3D6 Warn- und Aktualisierungsplan

• Sicherheitsrelevante Alarme: Diese umfassen Vorfälle wie unbefugte Zutrittsversuche, gewaltsame Öffnungen, Manipulationen am System oder missbräuchliche Nutzung von Zutrittsdaten (z.B. ungültige RFID-Karten, wiederholte Fehlversuche). Bei Auftreten eines sicherheitsrelevanten Alarms wird sofortige Aufmerksamkeit gefordert, um das Gebäude und Personen zu schützen. Typische Maßnahmen sind die sofortige Sperrung des betroffenen Zugangs sowie Alarmierung des Sicherheitspersonals.

• Systemalarme: Hierzu zählen technische Störungen und Grenzfälle wie Hardwareausfälle (z.B. defekte Kartenleser, Türsensoren oder Verkabelung), niedriger Batteriestand von Komponenten (z.B. elektronische Türschlösser) und Kommunikationsunterbrechungen zwischen Systemkomponenten (z.B. Netzwerk- oder Funkstörungen). Systemalarme dienen der frühzeitigen Fehlererkennung und -behebung, um Ausfälle und Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.

• Compliance-Alarme: Diese Meldungen beziehen sich auf Compliance-relevante Ereignisse, zum Beispiel das bevorstehende Ablaufdatum von digitalen Zertifikaten oder Schlüsseln, ausstehende regelmäßige Systemprüfungen (z.B. Sicherheitschecks, Zutrittsberechtigungsreviews) sowie die Einhaltung von Datenaufbewahrungsfristen und auditierbaren Protokollauflagen. Sie gewährleisten, dass rechtliche und unternehmensinterne Vorgaben (etwa aus Datenschutz und IT-Sicherheitsrichtlinien) eingehalten werden.

• Bildschirmwarnungen im Leitstand: Alle sicherheitsrelevanten und Systemalarme werden in Echtzeit über das Leitstandmonitoringsystem oder die Kontrollzentrale angezeigt. Die Anzeige erfolgt übersichtlich nach Alarmkategorien und Priorität, sodass das Sicherheitspersonal sofort erkennt, um welche Art von Ereignis es sich handelt.

• E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen: Abhängig von der definierten Alarmstufe werden automatisch E-Mails und/oder SMS an festgelegte Empfängergruppen versandt. Dazu gehören beispielsweise Sicherheitsverantwortliche, Facility Manager, Schichtleiter und externe Dienstleister (z.B. Servicepartner, Feuerwehr). Die Benachrichtigungen beinhalten alle relevanten Informationen zum Alarmereignis (Ort, Zeit, Art des Alarms) sowie ggf. erste Handlungsempfehlungen.

• Integration mit dem Gebäudeleitsystem (GLT): Sofern im Gebäude vorhanden, können Alarmmeldungen in das zentrale Gebäudeleittechniksystem eingebunden werden. Dadurch wird eine konsolidierte Übersicht aller sicherheits- und gebäudetechnischen Ereignisse ermöglicht und redundante Meldungen werden vermieden.

Der Bieter definiert klare Eskalationsstufen und Reaktionswege für den Fall, dass ein Alarm nicht innerhalb der vorgesehenen Frist bearbeitet wird.

• Schweregradeinstufung: Alarme werden nach Priorität kategorisiert (kritisch, hoch, mittel, niedrig) basierend auf der potenziellen Auswirkung auf Sicherheit und Betrieb. Kritische Alarme (z.B. Einbruch, technische Großausfall) erfordern sofortige manuelle Intervention, während mittlere und niedrige Alarme auch durch routinemäßige Prüfungen bearbeitet werden können.

• Reaktionszeiten: Für jede Schweregradstufe sind feste Reaktionszeiten definiert. Bei Nichterreichen der ersten Eskalationsstufe innerhalb der festgelegten Frist wird automatisch die nächste Eskalationsstufe aktiviert (z.B. Höherstufige Führungskraft, externer Notdienst, Sicherheitszentrum). Diese gestaffelten Reaktionsketten stellen sicher, dass keine Alarmmeldung unbehandelt bleibt.

• Dokumentation und Audit-Trail: Jeder Alarm- und Eskalationsschritt wird automatisch und revisionssicher im System protokolliert. Dies umfasst Zeitstempel, beteiligte Personen, ergriffene Maßnahmen und aktuelle Statusmeldungen. Die Protokolle ermöglichen eine lückenlose Nachverfolgung aller Ereignisse und bilden die Basis für Auswertungen und Audits.

Um die Sicherheit und Leistungsfähigkeit des Zutrittskontrollsystems dauerhaft zu gewährleisten, stellt der Bieter regelmäßig Software- und Firmware-Updates zur Verfügung.

• Regelmäßige Bereitstellung von Patches und Updates: Der Bieter liefert quartalsweise (oder nach Bedarf) sicherheitsrelevante Patches sowie Verbesserungs- und Funktionsupdates. Kritische Updates können bei Entdeckung relevanter Sicherheitslücken oder gesetzlicher Anforderungen auch kurzfristig bereitgestellt werden.

• Veröffentlichung von Release Notes: Zu jedem Update werden detaillierte Release Notes erstellt, die Verbesserungen, behobene Fehler und eventuelle neue Anforderungen dokumentieren. Diese Dokumentation wird den zuständigen Stellen (z.B. IT-Abteilung, Facility Management) rechtzeitig zur Verfügung gestellt und dient der Nachvollziehbarkeit der Änderungen.

• Sichere Verteilung: Updates werden über gesicherte, verschlüsselte Kanäle bereitgestellt. Installationsdateien sind digital signiert, um Authentizität und Integrität sicherzustellen. Unbefugte Änderungen an den Updatepaketen sind damit ausgeschlossen, was die IT-Sicherheit erhöht.

• Terminankündigung: Geplante Wartungs- und Aktualisierungsmaßnahmen werden mindestens fünf Werktage im Voraus schriftlich angekündigt. Dies ermöglicht eine angemessene Vorbereitung, Informationsweitergabe und Koordination mit dem Betriebspersonal.

• Produktions- und Betriebszeiten: Soweit möglich werden Updates außerhalb der Hauptbetriebszeiten und Stoßzeiten durchgeführt, um Produktions- oder Betriebsstörungen zu vermeiden. In kritischen Phasen wird in Abstimmung mit dem Betreiber ein abgestimmtes Wartungsfenster festgelegt, z.B. nachts oder am Wochenende.

• Minimale Ausfallzeiten und Rollback-Optionen: Kurze Systemunterbrechungen sind während der Installation erforderlich. Der Bieter garantiert, dass diese Zeitfenster minimiert werden. Für jedes Update steht eine definierte Rollback-Option zur Verfügung, so dass das System im Störfall schnell zum vorherigen Stand zurückkehren kann. Vor jeder Durchführung werden vollständige System-Backups erstellt.

• Testumgebung: Größere Updates oder Systemänderungen werden zunächst in einer separaten Testumgebung geprüft, um Funktionalität und Kompatibilität sicherzustellen. Nur nach erfolgreichem Test werden sie in die Produktionsumgebung übertragen.

• Kommunikation während Wartung: Während der Aktualisierungsmaßnahmen werden Statusmeldungen an die zuständigen Stellen übermittelt. Nach Abschluss der Arbeiten erhält der Facility-Manager eine formelle Bestätigung über den erfolgreichen Abschluss der Wartung, inklusive einer kurzen Ergebnisübersicht.

• Datenschutz-Prüfung: Updates werden dahingehend getestet, dass keine ungewollten Änderungen an personenbezogenen Daten erfolgen und die DSGVO-Vorgaben weiterhin eingehalten werden. Kritische Datenflüsse und Protokollierungen werden überprüft, um Datenschutzverstöße auszuschließen.

• Sicherheitsprüfung: Vorabtests identifizieren mögliche Schwachstellen, die durch ein Update entstehen könnten. Updates werden auf sichere Implementierung hin geprüft (z.B. Penetrationstests, Code-Reviews), um Datenschutz und IT-Sicherheit nicht zu gefährden.

• Dokumentation: Alle installierten Updates werden dokumentiert, inklusive Versionsnummern, Installationsdatum und verantwortlichen Personen. Diese Dokumentation wird revisionssicher archiviert und ermöglicht eine vollständige Nachvollziehbarkeit der Systemhistorie.

• Abgleich mit Sicherheitsrichtlinien: Der Bieter sichert zu, dass die Aktualisierungen im Einklang mit internen und externen Sicherheitsrichtlinien (z.B. IT-Sicherheitsrichtlinie, Herstellerempfehlungen) erfolgen. Notwendige Genehmigungen und Freigaben werden vorab eingeholt.

Der Bieter implementiert zusätzliche Maßnahmen, um den Betrieb und die Sicherheit des Zutrittskontrollsystems zu gewährleisten.

• Kontinuierliche Systemüberwachung: Die Zutrittskontrollanlage wird rund um die Uhr überwacht, um Anomalien frühzeitig zu erkennen. Hierzu gehören Performance- und Sicherheitsmonitoring, Netzwerküberwachung sowie regelmäßige Selbsttests der Systemkomponenten.

• 24/7 Bereitschaftsdienst: Ein dediziertes Sicherheitsteam und technischer Support sind permanent erreichbar. Kritische Alarme außerhalb der normalen Geschäftszeiten werden über Notfallkontakte weitergeleitet, um sofortige Reaktionen zu ermöglichen.

• Service Level Agreements (SLAs): Der Bieter garantiert feste Reaktions- und Wiederherstellungszeiten gemäß den vertraglich vereinbarten SLAs. Beispielsweise wird zugesichert, auf kritische Alarme binnen definierter Fristen zu reagieren und regelmäßige Systemaktualisierungen bereitzustellen.

• Regelmäßige Überprüfungen und Audits: Mindestens einmal jährlich erfolgt gemeinsam mit dem Facility Management eine formelle Überprüfung der Alarmregeln, Update-Strategien und Sicherheitsmaßnahmen. Darüber hinaus führt der Bieter interne Audits durch, um die Einhaltung der festgelegten Prozesse sicherzustellen.

• Schulung und Notfallbereitschaft: Das Sicherheitspersonal wird regelmäßig in den Abläufen des Alarm- und Wartungsmanagements geschult. Zusätzlich existieren klar definierte Notfallpläne (z.B. bei längeren Systemausfällen), die geprobt und dokumentiert werden.

• Datensicherung und Protokollführung: System- und Alarmdaten werden regelmäßig gesichert. Neben automatisierten Logdateien wird eine umfassende Protokollierung aller sicherheitsrelevanten Ereignisse geführt. Dies umfasst Zeitstempel, beteiligte Personen, getroffene Maßnahmen und Ergebnisse, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Hiermit bestätigt der Unterzeichner, dass der Bieter die vorstehend beschriebenen Alarm- und Aktualisierungsverfahren umsetzen wird. Ziel ist ein Höchstmaß an Systemzuverlässigkeit, gesetzlicher Konformität und betrieblicher Kontinuität im Zutrittskontrollsystem. Alle Alarme und Aktualisierungen werden dokumentiert, transparent und prüfbar durchgeführt.

Ort, Datum

Name des Zeichnungsberechtigten

Position

Unterschrift

Firmenstempel