Der Empfangsbereich ist die erste Sicherheitslinie eines Unternehmens. Eine moderne Zutrittskontrolle am Empfang sorgt nicht nur für eine schnelle und effiziente Besucherabwicklung, sondern auch für eine höhere Sicherheitsstufe, indem unautorisierter Zugang verhindert wird. Unternehmen profitieren von automatisierten Prozessen, die den Verwaltungsaufwand für Mitarbeitende im Empfangsbereich reduzieren und gleichzeitig für eine transparente und lückenlose Erfassung von Gästen, Dienstleistern und Lieferanten sorgen. Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Zutrittskontrolle am Empfang werden Unternehmen in die Lage versetzt, den gesamten Besucher- und Dienstleisterprozess effizient zu steuern. Die Kombination aus automatisierter Besucherregistrierung, digitalen Zutrittsrechten und Sicherheitsmaßnahmen macht den Empfang zu einem effizienten und sicheren Zugangspunkt
Viele Unternehmen setzen auf digitale Voranmeldungen, die direkt über Outlook, eine Web-App oder ein Self-Service-Portal erfolgen können. Die wichtigsten Funktionen umfassen:
Digitale Besucherverwaltung und Zutrittssteuerung
Terminplanung und Einladung durch den Gastgeber
Automatische Erstellung eines Besuchertickets oder QR-Codes für den Check-in
Vordefinierte Zutrittsrechte basierend auf dem Besuchszweck
Selbstanmeldung am Empfang
Falls keine Voranmeldung erfolgt ist, können Besucher sich direkt am Empfang über Tablets, Selbstbedienungsterminals oder PCs registrieren. Dabei wird der Besucher durch einen geführten Anmeldeprozess geleitet, der folgende Schritte beinhalten kann:
Digitale Besucherverwaltung und Sicherheitskontrolle
Eingabe persönlicher Daten oder Scan eines Ausweisdokuments
Sicherheitsunterweisung (z. B. Ansehen eines Sicherheitshinweises oder Bestätigung einer Sicherheitsbelehrung)
Automatische Erstellung und Ausdruck eines Besucherausweises oder Passierscheins
Automatische Benachrichtigung des Gastgebers
Nach der Anmeldung wird der Mitarbeitende, der den Besuch erwartet, automatisch per E-Mail oder SMS benachrichtigt, sodass eine schnelle und unkomplizierte Besucherabwicklung möglich ist.
Besucherausweise und digitale Zutrittsrechte
Nach der Registrierung erhält der Besucher eine digitale oder physische Zutrittsberechtigung, die als:
Zugangsmethoden für Besucher und Mitarbeitende
QR-Code auf dem Smartphone
RFID-Karte oder Besucherausweis
Temporärer PIN-Code für ein Zutrittsterminal
Ausgedruckter Passierschein
ausgestellt werden kann.
Hardware für die Zutrittskontrolle am Empfang
Um den Anmeldeprozess sicher und effizient zu gestalten, werden verschiedene Hardware-Komponenten eingesetzt:
Technologien zur digitalen Zutrittskontrolle
QR-Code-Scanner: Zur schnellen Identifikation über digitale Tickets
RFID-Leser: Ermöglicht kontaktlose Zutrittskontrolle für Besucher und Mitarbeitende
ID-Dokumenten-Scanner: Erfassung von Führerscheinen, Personalausweisen oder Pässen
Abmelde- oder Einzugsterminals: Automatische Erfassung des Verlassens des Gebäudes
Einhaltung von Sicherheitsvorgaben
Viele Unternehmen sind dazu verpflichtet, Sicherheitsrichtlinien und Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Dazu gehören:
Digitale Besucherverwaltung und Sicherheitskonformität
Digitale Sicherheitsunterweisungen für Besucher und Dienstleister
DSGVO-konforme Speicherung und Verwaltung von Besucherdaten
Zeitlich begrenzte Zutrittsrechte, die automatisch verfallen
Protokollierung und Nachvollziehbarkeit aller Zutrittsversuche
Differenzierte Zutrittsrechte für Besuchergruppen
Allgemeine Besucher: Begrenzter Zutritt zu öffentlichen Bereichen
Externe Dienstleister: Zutritt zu spezifischen Gebäudeteilen für die Dauer eines Projekts
VIP-Gäste: Erweiterte Zutrittsrechte mit personalisiertem Empfang
Besucherkategorien und Zutrittszonen
Unternehmen können Besuchende in verschiedene Sicherheitsstufen einteilen, sodass sensible Bereiche nur von autorisierten Personen betreten werden dürfen:
Verbindung mit Zutrittskontroll- und Zeiterfassungssystemen
Die Besucherregistrierung am Empfang kann direkt mit Zutrittskontrollsystemen und Zeiterfassungssoftware verknüpft werden, um:
Automatisierte Zutrittskontrolle für Dienstleister und temporäre Mitarbeitende
Automatische Zeiterfassung für Dienstleister und temporäre Mitarbeitende
Direkte Zutrittsfreigabe zu bestimmten Bereichen nach erfolgreicher Registrierung
Verknüpfung mit Videoüberwachungssystemen zur Sicherheitsüberwachung
Anbindung an SAP & ERP-Systeme
Durch die Integration mit SAP oder anderen ERP-Systemen können Besucherinformationen und Zutrittsberechtigungen direkt in bestehende Unternehmenssysteme übernommen werden.
Ablauf einer modernen Besucheranmeldung am Empfang
Voranmeldung oder spontane Registrierung am Empfangsterminal
Sicherheitsunterweisung und digitale Bestätigung
Automatische Benachrichtigung des Gastgebers
Ausgabe eines digitalen oder physischen Besucherausweises
Automatische Zutrittssteuerung mit begrenzten Berechtigungen
