Timeline zu Zutritt und Zutrittskontrollsystemen

Ziel ist ein ganzheitliches, zukunftsfähiges Sicherheits- und Zutrittssystem, das alle Stakeholder (Mitarbeitende, Besucher, Fremdfirmen, Betriebsrat, IT, FM etc.) einbindet und den rechtlichen sowie technischen Anforderungen gerecht wird.

Diese Timeline schafft einen umfassenden Gesamtüberblick darüber, wie ein modernes, hochintegriertes Zutrittskontrollsystem mit Besuchermanagement, Fremdfirmen-Workflow, KFZ-Kennzeichenerkennung, , Barrierefreiheit, Alarmsystemen, Datenschutz und Betriebsvereinbarungen schrittweise umgesetzt wird. Von der Strategie über die Planung und Mitbestimmung bis hin zur Installation, dem Testbetrieb und dem Go-Live in Januar 2027 deckt das Projekt alle notwendigen organisatorischen, technischen und rechtlichen Aspekte ab.

• April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen

  Verantwortlich: Facility Management, Sicherheitsbeauftragte, Datenschutz, IT, Geschäftsleitung

  -Definition strategischer Ziele: Schutz sensibler Bereiche, Nachvollziehbarkeit, Zutrittssteuerung

  -Abgleich mit geltenden Anforderungen: DSGVO, VdS 2311, DIN EN 60839-11-1

  -Festlegung organisatorischer Zuständigkeiten (z. B. Rechtevergabe, Eskalation, Administration)

  -Festlegung von Zutrittszonen, Rollenmodellen und Sicherheitslevels

  

• Juni – Juli 2025: Bestandsaufnahme & Zielbildentwicklung (Neubau & Bestand)

  Verantwortlich: Facility Management, externe Sicherheitsplaner, Nutzervertretung

  -Erhebung bestehender Zutrittssysteme: mechanisch, elektronisch, biometrisch

  -Analyse von Risiken, Schwachstellen, Zugriffspfaden und Nutzergruppen

  -Definition eines Zielbildes: rollenbasiert, zeitgesteuert, mandantenfähig, DSGVO-konform

  -Abgleich mit Notfallmanagement, Brandschutz und Besuchermanagement

  

• Juli – August 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren

  Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, IT, Datenschutz, Rechtsabteilung

  -Erstellung technischer Anforderungen: Lesegeräte, Türsteuerung, Rechteverwaltung, Besuchererfassung

  -Definition von KPIs: Zutrittsanfragen, Fehlversuche, Störungen, Reaktionszeiten

  -Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Systemlieferung, Montage, Betrieb, Wartung

  -Auswahl qualifizierter Anbieter mit Erfahrung in DSGVO-konformen Zutrittssystemen

  

• August – September 2025: Anbieterwahl & Technologiefestlegung

  Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, IT, Datenschutz, Rechtsabteilung

  -Erstellung technischer Anforderungen: Lesegeräte, Türsteuerung, Rechteverwaltung, Besuchererfassung

  -Definition von KPIs: Zutrittsanfragen, Fehlversuche, Störungen, Reaktionszeiten

  -Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Systemlieferung, Montage, Betrieb, Wartung

  -Auswahl qualifizierter Anbieter mit Erfahrung in DSGVO-konformen Zutrittssystemen

  

• September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

  

• Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung

  

• Dezember 2025 – März 2026: Testinstallation & Pilotbetrieb

  Verantwortlich: Facility Management, IT, Sicherheitsdienst, Datenschutz

  -Testbetrieb der neuen Zutrittskontrolle in Pilotbereichen mit unterschiedlichen Schutzklassen

  -Einrichtung temporärer Zutrittsrechte, Besucherverwaltung, Ausweismanagement

  -Durchführung von Funktionstests (Türfreigabe, Notöffnung, Fehlversuche)

  -Vorbereitung der Systemanbindung an bestehende Prozesse (z. B. Zeiterfassung, Notfallalarm)

  

• März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen

  Verantwortlich: Facility Management, Personalentwicklung, IT

  -Schulung der Nutzer in Zutrittsprozessen, Rechtevergabe und Verhalten bei Störungen

  -Auswertung von Störmeldungen, Feedback, Zutrittsverhalten und Falschauslösungen

  -Anpassung der Berechtigungen, Zonenstruktur, Rollenmodelle

  -Einführung standardisierter Prozesse zur Rechtevergabe und Zutrittsfreigabe

  

• Juni – Juli 2026: Rollout und Systemfreigabe

  Verantwortlich: Facility Management, Sicherheitsdienst, IT

  -Komplette Einführung des Zutrittskontrollsystems in Neubau und ggf. im Bestand

  -Integration in Gebäudebetrieb, Besuchermanagement und Notfallmanagement

  -Kommunikation an alle Nutzergruppen über Prozesse, Meldewege und Verhaltensregeln

  -Freigabe zur ordnungsgemäßen Nutzung im laufenden Betrieb

• August – September 2026: Optimierung und Abschlussevaluation

  Verantwortlich: Facility Management, Datenschutz, interne Audits

  -Analyse der Zutrittsprotokolle, Schwachstellen, Nutzerfeedback

  -Optimierung der Zutrittszonen, Rollenkonzepte, Eskalationsstufen

  -Erstellung eines internen Standardmodells für weitere Standorte

• September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

• Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau

  Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Unternehmenskommunikation

  -Offizielle Inbetriebnahme der Zutrittskontrollsysteme im Neubau

  -Kommunikation an Mitarbeitende über Zugangsmöglichkeiten, Prozesse und Verantwortlichkeiten

  -Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

  -Integration in Gesamtstrategie für Sicherheit, Datenschutz und Gebäudeautomation

• Laufender Betrieb der Zutrittskontrollsysteme (beide Gebäude)

  -Regelmäßige Kontrolle, Pflege und Protokollierung aller Zutrittsereignisse

  -Wartung der Lesegeräte, Türen und Steuerungseinheiten durch zertifizierte Dienstleister

  -Dokumentation von Änderungen, Zwischenfällen und Prüfberichten

  -Fortlaufende Schulung der Nutzer und Administratoren

  -Kontinuierliche Anpassung an technische, rechtliche und organisatorische Anforderungen