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Zutrittsregelung für Mitarbeitende

Facility Management: Zutritt » Strategie » Mitarbeitende

Zutrittsregelung für Mitarbeitende

Zutrittsregelung für Mitarbeitende

Die Zutrittsregelung für Mitarbeitende legt klare Vorgaben fest, um den sicheren, regelkonformen und effizienten Zugang zu Unternehmensstandorten und sensiblen Bereichen zu gewährleisten. Sie minimiert Sicherheitsrisiken, schützt Unternehmenswerte und vertrauliche Informationen und gewährleistet die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben.

Diese Regelung gilt für alle festangestellten Mitarbeitenden, befristet Beschäftigten, Werkstudierende und interne Dienstleister, die regelmäßig Zutritt zu Unternehmensstandorten benötigen.

Zutrittsbestimmungen: Regeln und Sicherheit

Geltungsbereich der Zutrittsregelung

Moderne Zugangssicherheitslösungen

Hochtechnologische Lösungen für sichere und effiziente Zutrittsverwaltung mit integrierten digitalen Sicherheitsprotokollen.

Diese Regelung gilt für alle Unternehmensstandorte, einschließlich:

Sicherheitsanforderungen für verschiedene Gebäudetypen

  • Bürogebäude und Verwaltungsbereiche

  • Produktionsstätten und Lagerhallen

  • Rechenzentren und Serverräume

  • Forschungslabore und Hochsicherheitsbereiche

  • Sonstige betriebliche Liegenschaften

Zutrittsrechte nach dem Least-Privilege-Prinzip

Mitarbeitende erhalten Zutrittsrechte entsprechend ihrer Funktion, Abteilung und Tätigkeitsanforderung nach dem „Least Privilege“-Prinzip, das den Zugang auf das notwendige Minimum beschränkt.

Grundsätze der Zutrittsregelung

  • Der Zutritt ist personalisiert und nicht übertragbar.

  • ???? Jede Person ist verpflichtet, ihre Zutrittskarte oder Zugangsdaten persönlich zu nutzen.

  • ???? Unbefugtes Betreten oder unzulässiges Weitergeben von Zutrittsmedien ist verboten und wird arbeitsrechtlich geahndet.

  • ???? Tailgating (Mitgehen durch eine geöffnete Tür ohne eigenes Zutrittsmedium) ist untersagt.

  • ???? Alle Zutrittsvorgänge werden automatisch protokolliert und DSGVO-konform verarbeitet.

Arten von Zutrittsmedien

Der Zutritt erfolgt über personalisierte Identifikationsmedien, darunter:

Zutrittssysteme und Authentifizierungsmethoden

  • RFID-Zutrittskarte / Chipkarte (Standard für alle Mitarbeitenden)

  • Mobile Zutrittslösungen (App oder QR-Code) für Smartphones

  • PIN-Codes oder Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Hochsicherheitsbereiche

  • Biometrische Zugangssysteme (z. B. Fingerabdruck, Gesichtserkennung) – nur nach freiwilliger Zustimmung

Vergabe von Zutrittsrechten

Zutrittsrechte werden durch den Vorgesetzten beantragt und durch die Sicherheitsabteilung oder das Facility Management freigegeben.

Antragsverfahren für Zutrittsrechte:

  • Antragstellung durch HR oder den Vorgesetzten

  • Prüfung und Genehmigung durch die Sicherheitsabteilung

  • Zuweisung von Zutrittsrechten entsprechend der Berechtigungsstufen

  • Ausgabe des Zutrittsmediums an den Mitarbeitenden

  • Dokumentation der Berechtigungsvergabe im Zutrittskontrollsystem

Reguläre Mitarbeitende

  • Erhalten Zutritt zu den für ihre Tätigkeit erforderlichen Bereichen.

  • Zutritt ist während der Kernarbeitszeiten automatisch freigeschaltet.

  • Zutritt außerhalb der Kernzeiten nur nach Genehmigung des Vorgesetzten.

Führungskräfte

  • Erhalten erweiterte Zutrittsrechte für mehrere Standorte, falls erforderlich.

  • Haben ggf. Zugang zu Vorstandsetagen und vertraulichen Bereichen.

IT-Administratoren & Datenschutzbeauftragte

  • Erweiterte Zutrittsrechte zu Serverräumen und IT-Sicherheitszonen

  • Mehrstufige Authentifizierung (MFA, biometrische Erkennung, PIN-Code)

  • Protokollierung jeder Zutrittsanfrage in Hochsicherheitsbereichen

Betriebsärzte & Betriebsräte

  • Zutritt zu sensiblen Bereichen (z. B. Personalakten, Gesundheitsdaten) nur für autorisierte Personen

  • Einhaltung der Datenschutzrichtlinien gemäß DSGVO

Befristete Mitarbeitende und Werkstudierende

  • Begrenzte Zutrittsrechte, die nach Ablauf des Vertrags automatisch deaktiviert werden

Flexible Zutrittszeiten für hybride Mitarbeitende

  • Automatische Deaktivierung von Zutrittsrechten für Mitarbeitende, die an bestimmten Tagen im Homeoffice sind

  • Freischaltung von temporären Zutrittsrechten für Mitarbeiter, die unregelmäßig ins Büro kommen

Außendienstmitarbeitende & Remote-Zutritt

  • Zutrittsrechte können über digitale Genehmigungsplattformen beantragt werden

Zutrittsverfahren für Hochsicherheitsbereiche

  • Zutritt nur mit Sondergenehmigung durch die Sicherheitsabteilung

  • Zusätzliche Authentifizierung (MFA, PIN, Biometrie) erforderlich

  • Automatische Protokollierung und Videoüberwachung

Automatisierte Zutrittsalarmierung

  • Meldesystem für wiederholte unautorisierte Zutrittsversuche

  • Benachrichtigung an den Sicherheitsdienst bei Auffälligkeiten

Zutritt bei Betriebsstörungen oder technischen Ausfällen

  • Backup-Schlüsselsystem für den Fall eines Ausfalls elektronischer Zutrittssysteme

Zutritt während Gesundheitskrisen (z. B. Pandemien)

  • Sperrung von Zutrittsrechten für infizierte oder gefährdete Mitarbeitende

  • Spezielle Zutrittszonen für betriebliche Gesundheitsmaßnahmen

Speicherung und Löschung der Zutrittsprotokolle

  • Regelmäßige automatische Löschung von alten Zutrittsprotokollen nach DSGVO-Vorgaben

  • Speicherdauer für Zutrittsdaten an Hochsicherheitsorten: bis zu 180 Tage nach DSGVO-konformer Prüfung

Mitarbeiterschulungen zur Zutrittskontrolle

  • Jährliche Schulungen zur sicheren Nutzung von Zutrittsmedien

  • Sensibilisierung für Datenschutz und unzulässige Weitergabe von Zutrittskarten

Eskalationsstufen für Regelverstöße

  • Erste Verstöße → Mündliche Verwarnung + Sicherheitsbelehrung

  • Wiederholte Verstöße → Schriftliche Abmahnung + temporäre Sperrung der Zutrittsrechte

  • Schwerwiegende Verstöße → Arbeitsrechtliche Maßnahmen bis hin zur Kündigung

Einführung und Kontrolle der Zutrittsrichtlinie

  • Diese Zutrittsregelung tritt ab [Datum] in Kraft.

  • Verstöße gegen diese Regelung werden konsequent geahndet.

  • Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Zutrittsrichtlinie erfolgt durch die Sicherheitsabteilung.