Rechtssichere Zutrittsregelung, operative Steuerung und digitale Integration für stationäre und mobile Sicherheitsdienste Im Umfeld kritischer Infrastrukturen, Industrieanlagen, Verwaltungsgebäude und Logistikstandorte ist der Wachdienst ein operativer Sicherheitsakteur mit unmittelbarer Zugangskontrolle. Seine Aufgaben reichen von der Identitätsprüfung über die Zutrittsfreigabe bis zur Notfallsteuerung. Damit diese Tätigkeiten rechtskonform, nachvollziehbar und effektiv durchgeführt werden, ist eine verbindliche Dienstanweisung für den Wachdienst unverzichtbar. Die Dienstanweisung fungiert dabei als regulatorischer Rahmen, als Verhaltenskodex und als Schnittstellenbeschreibung zwischen Mensch, Technik und Organisation. Sie steht im Zentrum der Umsetzung von Betreiberpflichten nach BGB § 823, Vorgaben aus dem Arbeitsschutzgesetz, der Gefahrstoffverordnung, der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der Gewerbeordnung (§ 34a GewO).
Eine rechtlich belastbare und praxisgerechte Dienstanweisung für den Wachdienst ist ein zentrales Instrument im Zutrittsmanagement. Sie sichert das Handeln der Wachkräfte, schützt das Unternehmen vor Haftungsrisiken und ermöglicht die Integration moderner Zutrittstechnik – von Kennzeichenerkennung über Anomalieerkennung bis zur Echtzeitüberwachung via Smart Devices.
Rechtlicher Hintergrund und Pflichtenkontext - Gewerberecht und Sicherheitsrecht § 34a GewO: Erlaubnispflicht für Bewachungstätigkeiten
Bewachungsverordnung (BewachV): Anforderungen an Ausbildung, Zuverlässigkeit und Dokumentation
Arbeitszeitrecht (ArbZG) und Arbeitsschutzvorgaben (ArbSchG, BetrSichV)
Datenschutz und Zutrittskontrolle Art. 6 DSGVO: Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (z B Legitimation durch berechtigtes Interesse oder Vertrag)
Art. 5 DSGVO: Grundsätze wie Datenminimierung, Zweckbindung, Speicherbegrenzung
§ 26 BDSG: Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungskontext
Löschfristen für Protokolle und Videoüberwachung, Transparenzpflichten für Betroffene
Betreiberverantwortung (BGB § 823, § 831) Pflicht zur Gefahrenabwehr und ordnungsgemäßen Organisation
Haftung für Schäden durch unqualifiziertes oder fehlgeleitetes Handeln des Wachdienstes
Nachweispflicht für Organisation, Einweisung und Überwachung
Arbeitsschutz, Brandschutz, Umweltsicherheit Zutrittssteuerung zu gefährlichen Bereichen (Chemikalienlager, Maschinenräume)
Kontrolle von PSA-Nutzung, Unterweisungsstatus und betrieblicher Freigabe
Unterstützung der Fluchtwegsicherung, Evakuierung, Notfallmaßnahmen
Ziel und Funktion der Dienstanweisung Klarstellung der Aufgaben, Rechte und Grenzen im Zutrittsprozess
Dokumentation der rechtlichen Verantwortungsverlagerung vom Betreiber an das beauftragte Sicherheitsunternehmen
Vermeidung von Haftungs- und Reputationsrisiken
Integration moderner Systeme und Prozesse in ein einheitliches Regelwerk
Standardisierung der Sicherheitsabläufe, auch bei wechselndem Personal oder Dienstleistern
Sie ist verpflichtend umzusetzen, schriftlich zu dokumentieren, regelmäßig zu prüfen und digital verfügbar zu halten.
Aufbau und Inhalte einer rechtskonformen Dienstanweisung - Allgemeines Geltungsbereich, Ort, Zeit, beteiligte Organisationseinheiten
Ansprechpartner im Facility, Sicherheits- und Umweltmanagement
Referenz auf geltende Zutrittsrichtlinien, Datenschutzkonzept und Arbeitsschutzordnung
Aufgabenbeschreibung Kontrolle von Personen, Fahrzeugen und mitgeführten Gegenständen
Bedienung von Schranken, Steelen, Zutrittslesern, Videoanlagen
Registrierung und Freigabe von Besuchenden und Fremdfirmen
Kontrolle von Schulungs- und Berechtigungsstatus
Reaktion auf Störungen, Fehlversuche, Alarmmeldungen
Standardprozesse (mit Prozessbeschreibung) Zugangskontrolle über RFID, Kennzeichenerkennung oder QR-Code
Handhabung verlorener Ausweise, vergessener Buchungen
Ausgabe von Besucherkarten, temporären Medien oder Begleitpflicht
Umgang mit Systemausfall: Rückgriff auf manuelle Listen, Notöffnung
Sonderprozesse Zutritt außerhalb der Regelarbeitszeit (z B Nachtarbeit, Feiertage)
Sonderfreigaben bei Baustellen, Veranstaltungen oder LKW-Beladung
Reaktion auf Anomalien (mehrfache Fehlversuche, Zugriffsversuche außerhalb der Logik)
Eskalationsmatrix bei Alarmen oder Unsicherheiten
Technische Komponenten Bedienung von LKW- und PKW-Steelen (Kennzeichenerkennung, Fahreranmeldung, Rampenzuordnung)
Nutzung mobiler Geräte zur Türsteuerung, Videoeinsicht, Systemabfrage
Zugriff auf das Besuchermanagementsystem, Sicherheitsleitstand, Zutrittssystem
Dokumentation im Wachbuch oder digitalem Ticket-/CAFM-System
Kommunikation und Meldung Sofortige Meldung sicherheitsrelevanter Vorfälle
Übergabeprotokolle bei Schichtwechsel
Eintragungen ins digitale Wachbuch mit Zeitstempel und Verantwortlichkeit
Rückmeldung bei Verbesserungsvorschlägen oder Systemabweichungen
Schulungspflichten gem. § 34a GewO, DGUV, DSGVO Einweisung vor Einsatzbeginn (regelkonform dokumentiert)
Wiederholungsschulung mindestens jährlich oder bei Systemänderung
Einweisung bei Einführung neuer Technik (z B neue Kennzeichenerkennung)
Sensibilisierung für Datenschutz, Umgang mit personenbezogenen Daten und Videoaufzeichnungen
Dokumentation: Nachweis der Einweisung durch Unterschrift oder digitaler Signatur
Versionierung der Dienstanweisung im Qualitäts- oder Umweltmanagementsystem
Prüf- und Aktualisierungsfristen (z B jährlich oder bei wesentlicher Systemänderung)
Schnittstellen und Verknüpfung mit anderen Managementsystemen - Facility Management: Dokumentation aller Zutrittspunkte, Schranken, Steelen und Lesegeräte
Anbindung an CAFM-Systeme zur Wartung, Störmeldung, Auswertung
Koordination mit Reinigung, Technik, Empfang und Dienstleistern
IT-Sicherheit und Datenschutz: Kontrolle datenschutzkonformer Protokollierung und Löschfristen
Authentifizierte Anmeldung am Wach-PC oder mobilen Endgeräten
Trennung personenbezogener Daten und rein technischer Zutrittsdaten
Umwelt- und Gefahrstoffmanagement: Zutrittssteuerung zu sensiblen Bereichen mit Umweltrelevanz
Zugriff nur nach Unterweisung oder Freigabe (z B Chemikalienlager)
Unterstützung der Nachweispflicht nach ISO 14001, EMAS, TRGS
Brandschutz und Arbeitssicherheit: Bedienung von Fluchtwegsicherungen, Notfallfreigaben
Erkennung blockierter Rettungswege, falsch verriegelter Türen
Einsatz im Alarmfall zur Zutrittskontrolle, Sammelstellenbestätigung, Räumung
Typische Herausforderungen: Unklar definierte Entscheidungsgrenzen (z B Zutritt trotz fehlender Buchung?)
Komplexität bei neuen Systemen ohne Schulung (z B biometrische Leser, QR-Codes)
Inkonsistente Dokumentation bei mehreren Dienstleistern
Datenschutzkonflikte bei Videoüberwachung oder Besucherdaten
Empfohlene Lösungen: Erstellung praxisnaher Entscheidungshilfen (Checklisten, Matrix)
Systemzugänge rollenbasiert vergeben (kein Vollzugriff auf persönliche Daten)
Einheitliche digitale Wachbuchlösung für alle Standorte
Regelmäßige Rücksprachen mit Facility, Datenschutz und IT zur Optimierung
