Die Verwaltung von Firmen- und Poolfahrzeugen erfordert eine sichere, transparente und automatisierte Lösung für die Schlüsselverwaltung und Fahrberechtigungen. Klassische manuelle Schlüsselübergaben sind zeitaufwendig, fehleranfällig und bieten keine ausreichende Kontrolle über die Nutzung der Fahrzeuge.
Ein Schlüsselausgabeautomat mit App-basierter Führerscheinprüfung und Self-Service-Funktion ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Buchungs-, Entnahme- und Rückgabeprozess zu digitalisieren. Dies erhöht nicht nur die Effizienz, sondern stellt sicher, dass nur autorisierte und berechtigte Mitarbeitende Zugriff auf Fahrzeuge erhalten.
Kfz-Schlüsselausgabeautomaten: Automatisierte Lösungen für sichere Fahrzeugverwaltung
Automatisierte Führerscheinprüfung über eine App vor Fahrzeugfreigabe
Integration mit Zutrittskontrolle, Buchungssystemen und Fuhrparkmanagement
Echtzeit-Überwachung der Fahrzeugnutzung und Wartungsstatus
DSGVO-konforme Speicherung und Verwaltung von Fahrberechtigungen
Beispiel
Ein Mitarbeitender bucht über das digitale Self-Service-Portal ein Fahrzeug, verifiziert seinen Führerschein über eine App, und erhält anschließend die Berechtigung zur Schlüsselentnahme am Schlüsselausgabeautomaten.
Mit dieser Lösung wird das KFZ-Handling effizienter, sicherer und transparenter, während der administrative Aufwand auf ein Minimum reduziert wird.
Automatisierte Buchung und Schlüsselreservierung
Fahrzeugbuchung über eine digitale Plattform oder Microsoft Teams
Prüfung, ob ein gültiger Führerschein hinterlegt ist
Automatische Reservierung eines Fahrzeugschlüssels im Schlüsselausgabeautomaten
Benachrichtigung des Nutzers mit QR-Code oder RFID-Zugangsfreigabe
Beispiel:
Ein Außendienstmitarbeiter bucht ein Fahrzeug über Microsoft Teams. Das System prüft automatisch, ob eine gültige Führerscheinprüfung in der App hinterlegt ist, bevor der Schlüssel im Automaten freigegeben wird.
Führerscheinprüfung über eine App
Führerscheindaten werden einmalig in der App registriert und mit dem Nutzerkonto verknüpft
Regelmäßige Überprüfung (z. B. alle 6 Monate), um eine gültige Fahrerlaubnis sicherzustellen
Verknüpfung mit der Schlüsselausgabe: Ohne aktuelle Prüfung keine Schlüsselvergabe
Automatische Sperrung der Berechtigungen bei fehlender oder abgelaufener Prüfung
Beispiel
Ein Mitarbeitender wird automatisch über die App benachrichtigt, dass eine neue Führerscheinprüfung erforderlich ist. Erst nach erfolgreicher Prüfung kann er einen Fahrzeugschlüssel entnehmen.
Kontaktlose Schlüsselentnahme mit automatisierter Kontrolle
Zugriff über RFID-Karte, QR-Code oder PIN-Eingabe am Schlüsselausgabeautomaten
Nur berechtigte Nutzende erhalten Zugriff auf gebuchte Fahrzeugschlüssel
Automatische Sperrung nicht autorisierter Schlüsselentnahmen
Echtzeit-Benachrichtigung über Schlüsselentnahme für Fuhrparkmanagement
Beispiel
Ein Mitarbeitender scannt seinen QR-Code am Schlüsselausgabeautomaten, woraufhin sich nur das Fach mit dem zugewiesenen Fahrzeugschlüssel öffnet.
Rückgabeprozess mit direkter Schadens- und Mängelmeldung
Fahrzeugschlüssel können rund um die Uhr zurückgegeben werden
Möglichkeit zur direkten Schadensmeldung über den Automaten oder die App
Automatische Sperrung defekter Fahrzeuge bis zur Inspektion
Verknüpfung mit Wartungs- und Reparaturmanagement für schnelle Abwicklung
Beispiel
Nach der Nutzung gibt der Fahrer den Schlüssel zurück und meldet über die App oder den Automaten, dass ein Reifen beschädigt ist. Das Fahrzeug wird für neue Buchungen gesperrt, bis die Reparatur erfolgt ist.
Schutz vor unberechtigter Nutzung und Missbrauch
Rollenbasierte Zugangskontrolle: Nur berechtigte Fahrende erhalten Fahrzeugschlüssel
Automatische Sperrung bei wiederholten Fehlversuchen oder abgelaufener Fahrerlaubnis
Eskalation bei verspäteter Schlüsselrückgabe oder Nicht-Nutzung
Beispiel
Falls ein Fahrzeug nicht rechtzeitig zurückgegeben wird, erhält das nächste gebuchte Fahrzeug automatisch Priorität, und das Fuhrparkmanagement wird benachrichtigt.
Echtzeit-Überwachung der Fahrzeugnutzung
Live-Tracking von Schlüsselentnahmen und Fahrzeugstandorten
Integration mit GPS-Tracking und Kilometerstand-Erfassung
Automatische Protokollierung aller Fahrten für Abrechnung und Compliance
Beispiel
Falls ein Fahrzeug außerhalb der gebuchten Fahrtroute genutzt wird, kann eine Benachrichtigung an das Fuhrparkmanagement erfolgen.
Automatische Sperrung und Wartungsfreigabe
Fahrzeuge können bei Wartungsbedarf automatisch für neue Buchungen gesperrt werden
Freigabe erst nach Inspektion oder Reparatur durch das Fuhrparkmanagement
Integration mit Microsoft Teams zur Live-Statusanzeige von Wartungsarbeiten
Beispiel
Falls ein Fahrzeug regelmäßig für eine jährliche Inspektion gebucht wird, bleibt der Schlüssel für Nutzende gesperrt, bis die Inspektion abgeschlossen ist.
Datenschutzrichtlinien und DSGVO-konforme Speicherung
Speicherung von Fahrzeug- und Schlüsselhistorien nur für sicherheitsrelevante Zwecke
Automatische Anonymisierung oder Löschung von Nutzungsdaten nach definierten Fristen
Zugriff nur für berechtigte Personen (z. B. Fuhrparkmanagement, Facility-Management)
Beispiel
Schlüsselhistorien werden nach 6 Monaten anonymisiert, sodass keine personenbezogenen Daten dauerhaft gespeichert bleiben.
Sichere Authentifizierung und Zugriffskontrolle
Zwei-Faktor-Authentifizierung für Änderungen von Fahrzeug- oder Schlüsselrechten
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Buchungs- und Nutzungsdaten
Protokollierung aller administrativen Änderungen zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben
Beispiel
Falls eine Administratorin die Fahrerlaubnis eines Nutzers aktualisiert, wird dies automatisch protokolliert und für Audit-Zwecke gespeichert.
