Zeitbuchung, arbeitsplatznah

Neben den rechtlichen Vorgaben spielen wirtschaftliche Überlegungen eine große Rolle bei der Entscheidung, wie ein Zeiterfassungssystem umgesetzt wird. Ein Großunternehmen muss die Kosten (Investitions-, Betriebs- und gegebenenfalls Skalierungskosten) verschiedener Lösungen analysieren und dem Nutzen in Form von Produktivitätsgewinnen, Effizienzsteigerungen und Risikominimierung gegenüberstellen. Im Folgenden werden die wichtigsten wirtschaftlichen Aspekte beleuchtet:

Die Kostenstruktur eines Zeiterfassungssystems hängt wesentlich davon ab, ob man eine arbeitsplatznahe (dezentrale) oder zentralisierte Lösung wählt. Bei einer dezentralen/arbeitsplatznahen Zeitbuchung werden mehrere Terminals auf dem Gelände verteilt – z. B. in jedem Gebäude, jeder Produktionseinheit oder an jedem Eingang größerer Hallen. Dagegen steht die zentrale Zeiterfassung, bei der nur wenige Stempelstellen existieren (etwa nur am Haupteingang oder an einigen Hauptzugängen zum Betrieb).

• Investitionskosten: Arbeitsplatznahe Systeme erfordern in der Regel die Anschaffung mehrerer Zeiterfassungsterminals. Moderne Terminals (mit RFID-Leser, Touchscreen, Netzwerkanschluss etc.) kosten pro Stück mehrere hundert bis zu rund eintausend Euro. Beispielsweise liegen professionelle elektronische Stempeluhren mit Chipkartenleser durchschnittlich bei etwa 1.000 € pro Terminal, hochwertige Industrie-Terminals mit erweiterten Funktionen (Fingerabdruck, Sicherheitsschloss) entsprechend höher. Kommt ein großes Unternehmen etwa mit 50 dezentralen Terminals aus, wären allein die Hardwarekosten dafür in der Größenordnung von 50.000 € plus Installation. Hinzu kommen Kosten für Software-Lizenzen oder Cloud-Dienste, die oft nach Anzahl der Nutzer abgerechnet werden (z. B. X € pro Mitarbeiter und Monat). Eine zentrale Lösung kommt unter Umständen mit nur 5 Terminals aus, was die Hardware-Investition deutlich reduziert. Allerdings kann bei wenigen Terminals die Leistungsfähigkeit (z. B. in Stoßzeiten) zum Engpass werden, was wiederum zu indirekten Kosten führt (siehe Produktivität unten).

• Infrastruktur & Einrichtung: Dezentral verteilte Geräte erfordern eventuell zusätzliche Verkabelung oder WLAN-Abdeckung an mehr Orten. Beispielsweise muss an jedem Terminal-Standort Strom und Netzwerk (LAN oder WLAN) vorhanden sein; evtl. müssen Wände oder Säulen für die Geräte hergerichtet werden. Die Firma muss zudem die Standorte so auswählen, dass die Terminals geschützt sind (vor Witterung, vor Sabotage in unbeaufsichtigten Bereichen etc.). All dies erhöht initial den Planungs- und Installationsaufwand gegenüber einer Konzentration weniger Punkte. Allerdings verteilen sich diese Kosten in einem Großunternehmen oft auf die jeweiligen Standort-Budgets und sind im Verhältnis zum Gesamthaushalt gering.

• Betriebskosten: Hier sind etwa Wartung, regelmäßige Updates und eventuelle Reparaturen zu nennen. Viele Anbieter bieten Wartungsverträge an; die Kosten skalieren teils mit der Geräteanzahl. Mehr Terminals bedeuten mehr potenzielle Störquellen. Fällt jedoch in einem dezentralen System ein Terminal aus, betrifft dies meist nur einen Teil der Belegschaft (die ggf. auf benachbarte Terminals ausweichen können), während in einem stark zentralisierten System der Ausfall eines einzelnen Hauptterminals einen großen Teil der Belegschaft betrifft – was im Ernstfall sehr teuer werden kann (Ausfallzeiten, manuelle Nacherfassung). Skalierungskosten spielen insbesondere bei wachsenden Unternehmen oder Standorterweiterungen eine Rolle: Ein dezentrales Konzept ermöglicht es, bei Erweiterung eines Werkes einfach zusätzliche Terminals an neuen Standorten hinzuzufügen (lineare Skalierung der Kosten). Ein zentrales System hat vielleicht anfangs Reserven, ist aber irgendwann begrenzt durch Durchsatz oder Kapazität, so dass dann ein disruptiver Umbau (z. B. Installation weiterer Gate-Terminals) nötig werden kann. Insgesamt sind zentrale Systeme hardwareseitig etwas günstiger, dezentralisierte Systeme sind teurer in der Anschaffung, bieten aber oft Redundanzen und mehr Flexibilität.

• Software und Integration: Unabhängig von zentral/dezentral fallen Kosten für die Zeiterfassungssoftware selbst an. Hier kalkuliert man oft pro Nutzer oder Pauschalen; diese Kosten unterscheiden sich zwischen den Konzepten nicht grundlegend – abgesehen davon, dass bei dezentral ggf. mehr Schnittstellen zur Zutrittskontrolle oder mehr Gerätelizenzen zu verwalten sind. Heutige Softwarelösungen erlauben es aber meist, beliebig viele Terminals an denselben zentralen Server anzubinden, ohne viel Mehrkosten. In Cloud-Lösungen zahlt man eher pro Mitarbeiter (z. B. 3–5 € pro Mitarbeiter und Monat für einfache Zeiterfassung als Software-as-a-Service). Die Total Cost of Ownership (TCO) umfasst auch Schulungen (Nutzer müssen mit dem System umgehen können, Admin-Personal braucht Training für Bedienung und Auswertung) sowie laufende Administrationsaufwände (Einpflegen neuer Mitarbeiter, Pflege von Schichtplänen im System etc.). Diese sind weniger abhängig vom Terminalkonzept, sondern eher vom Funktionsumfang der Software.

• Fazit Kosten: Hohe Anschaffungskosten sind ein Nachteil elektronischer Zeiterfassungsterminals. Zentralisierung kann diese dämpfen, aber man sollte die Folgekosten eines möglicherweise ineffizienten Ablaufs (etwa lange Schlangen beim Einstempeln) nicht außer Acht lassen. Für Unternehmen mit verteilten Gebäuden oder hunderten Beschäftigten pro Schicht ist es oft sinnvoller, etwas mehr in dezentrale Geräte zu investieren, um dafür reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Gleichzeitig muss ein Unternehmen mit mobilen Arbeitsmodellen (Homeoffice, Außendienst) bedenken, dass stationäre Terminals für diese Mitarbeiter gar nicht erreichbar sind – dort kommen dann ohnehin parallel Lösungen zum Einsatz (siehe Abschnitt 4.4), was ebenfalls Kosten verursacht.

Produktivität der Mitarbeiter kann durch ein Zeiterfassungssystem direkt und indirekt beeinflusst werden. Direkt wirkt es sich aus durch die Zeit, die für das An- und Abstempeln selbst benötigt wird, sowie eventuelle Warte- oder Gehzeiten im Umfeld. Indirekt kann ein gutes System Prozesse optimieren und administrative Arbeiten verringern.

• Wege- und Wartezeiten: Jede Minute, die ein Mitarbeiter nicht produktiv seiner eigentlichen Tätigkeit nachgeht, sondern z. B. darauf verwendet, zu einer weit entfernten Stechuhr zu laufen oder in einer Schlange vor dem Terminal zu stehen, ist aus Unternehmenssicht verlorene Arbeitszeit. In großen Betrieben mit zentralen Zeiterfassungsstellen kommt es insbesondere beim Schichtwechsel zu Staus: Hunderte Mitarbeiter treffen nahezu gleichzeitig am Werkstor ein und wollen stechen. Selbst wenn ein Terminal nur wenige Sekunden pro Buchung braucht, können sich Schlangen bilden. Diese „unproduktiven“ Zeiten addieren sich: Beispielsweise 5 Minuten pro Schicht und Mitarbeiter multipliziert mit 1.000 Beschäftigten ergeben 5.000 Minuten (über 83 Stunden) pro Tag an entgangener Arbeitszeit – das entspricht der Arbeit von über 10 Vollzeitkräften, die allein fürs Warten draufgeht. Arbeitsplatznahe Zeitbuchung kann hier erhebliche Einsparungen bringen: Verteilt man die Terminals so, dass kleine Gruppen dezentral stechen, verkürzt sich die Wartezeit dramatisch oder fällt ganz weg. Auch Laufwege werden reduziert: Wenn die Stechuhr „um die Ecke“ vom Arbeitsplatz hängt (z. B. am Eingang zum Produktionsbereich oder auf dem Flur in der Büroetage), müssen Mitarbeiter nicht mehr große Distanzen zurücklegen nur zum Stempeln. Die überflüssigen Wegezeiten entfallen. In einem konkreten Beispiel berichtete ein Unternehmen, dass es Terminals zusätzlich an den Eingängen zur Kantine und zu den Umkleiden installiert hat, damit Mitarbeitende für die Pausenbuchung nicht extra bis zum Haupteingang laufen müssen – dadurch wurden spürbar Zeitverluste vermieden. Die gesparte Zeit steht der wertschöpfenden Arbeit zur Verfügung oder verkürzt den effektiven Arbeitstag der Beschäftigten (was letzteren zugutekommt, ohne dass die Firma weniger Output hat).

• Organisatorischer Aufwand: Dezentral mehr Terminals zu haben, bedeutet zwar mehr Geräte zu betreuen (wie oben erörtert), kann aber den organisatorischen Ablauf verschlanken. Vorgesetzte müssen nicht Pufferzeiten einplanen für „Truppentransporte“ zum einzigen Stechpunkt; stattdessen können Schichtübergaben effizienter stattfinden. Auch die Personalabteilung profitiert: Wenn keine langen Schlangen entstehen, sind die Zeitbuchungen erfahrungsgemäß akkurater (jeder kann rechtzeitig stempeln, keine Hast oder vergessene Buchungen). Es müssen dann weniger Korrekturbuchungen oder nachträgliche Einträge administriert werden. Zentralisierte Systeme mit viel Andrang führen oft dazu, dass einzelne Mitarbeiter zu spät stempeln (weil das Terminal überlastet war) und dann Korrekturanträge stellen – all das bindet Kapazitäten in der Administration. Ein gut verteiltes System minimiert solche Fälle.
  Zudem kann ein modernes Zeiterfassungssystem weitere Automatisierungen ermöglichen, die den organisatorischen Aufwand senken. Zum Beispiel können Berichte über Arbeitszeiten, Überstunden, Schichtsalden etc. automatisch erzeugt werden, was die Arbeit von Schichtleitern und HR vereinfacht. Eine Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Datenbasis lückenlos und richtig ist – was wiederum eine hohe Nutzungsakzeptanz und geringe Fehlerquote beim Buchungsvorgang erfordert. Hier zahlt es sich aus, wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, das System ist „für sie“ gemacht und nicht gegen sie. Transparenz spielt dabei eine Rolle: Viele Terminals zeigen z.B. den Stundenkontostand direkt an oder ob die Pause korrekt verbucht wurde. Damit können Beschäftigte eigenständig ihre Zeiten prüfen, was Vertrauen schafft und Nachfragen reduziert.

• Produktivitätsgewinne durch Datenanalyse: Über die unmittelbaren Zeitgewinne hinaus kann ein digitales Zeiterfassungssystem dem Unternehmen helfen, Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Werden die erfassten Zeitdaten ausgewertet, lassen sich etwa Überstunden in bestimmten Abteilungen erkennen oder regelmäßige Engpässe im Personaleinsatz identifizieren. Laut einer Untersuchung können durch geschicktes Arbeitszeit-Tracking die Arbeitsmuster und die Produktivität der Belegschaft besser verstanden werden; daraus gewonnene Erkenntnisse erlauben es, Aufgaben gemäß den Stärken der Mitarbeitenden zu verteilen und die Effizienz von Projekten zu steigern. Beispielsweise könnte man sehen, dass Team A konstant kurz vor Schichtende noch Arbeit übrig hat (Überstunden anfielen), während Team B Puffer hat – daraus ließen sich Kapazitäten umverteilen. Zeitdaten können auch anzeigen, ob Pausenzeiten eingehalten werden oder ob manche Mitarbeiter regelmäßig die zulässigen Grenzen überschreiten. Durch frühzeitiges Gegensteuern (Einstellung von zusätzlichem Personal, Umorganisation von Abläufen) können Leistungsschwankungen und Fehlzeiten verringert werden.
  Allerdings darf man diese sekundären Produktivitätsgewinne nicht überstrapazieren: Sie erfordern eine intelligente Nutzung der Daten. Wenn das Erfassungssystem nur als Kontrollinstrument wahrgenommen wird, könnten Mitarbeiter dem mit Dienst nach Vorschrift oder Umgehungsverhalten (z. B. pünktlich ausstempeln, aber dann doch noch arbeiten – sogenanntes „Off-the-clock“-Arbeiten) begegnen, was kontraproduktiv wäre. Die Produktivität steigt besonders dann, wenn die Zeiterfassung als sinnvolles Tool und nicht als lästige Pflichtübung verstanden wird. Dazu gehört, dass das Management die Daten in positive Maßnahmen umsetzt (Workload besser verteilen, Überstunden honorieren oder abbauen lassen, flexible Arbeitszeiten unterstützen) statt sie primär für Sanktionen zu nutzen. Mit anderen Worten: Ein gut eingeführtes System kann zum Instrument der Organisationsentwicklung werden (Stichwort Workforce Analytics), anstatt nur Kontrolle auszuüben.

• Betriebskosten vs. Produktivität: Man kann auch monetär abschätzen, ab wann sich ein teureres, aber arbeitsplatznahes System lohnt. Setzt man beispielsweise einen Produktivitätswert pro Mitarbeiterstunde an (z. B. 30 € Wertschöpfung pro Stunde), dann würden die im obigen Beispiel genannten 83 Stunden Wartezeit pro Tag etwa 2.490 € an Wertschöpfungsverlust bedeuten – pro Tag! Hochgerechnet auf 220 Arbeitstage wären das >500.000 € im Jahr. Dem stehen vielleicht Mehrkosten von 50.000 € für zusätzliche Terminals gegenüber – diese würden sich also innerhalb eines Monats amortisieren. Natürlich sind solche Rechnungen vereinfacht, aber sie verdeutlichen: Ineffiziente Zeiterfassung kann teurer sein als die Hardware dafür. Neben der reinen Zeitersparnis trägt auch die zufriedenere Belegschaft zur Produktivität bei. Wer morgens nicht erst Schlange stehen muss, startet entspannter in den Arbeitstag; wer sicher sein kann, dass seine gesamte Anwesenheitszeit erfasst wird, ist motivierter, pünktlich Feierabend zu machen ohne Misstrauen. Es kommt also zu einem weichen Produktivitätsgewinn durch bessere Arbeitsatmosphäre und weniger Ärger über „verlorene“ Minuten.

Die Total Cost of Ownership (TCO) eines Zeiterfassungssystems umfasst neben Anschaffung und Betrieb auch indirekte Kosten über den gesamten Nutzungszeitraum. Hierzu zählen Kosten durch Fehlbedienungen, Systemausfälle, Updates, rechtliche Anpassungen und ähnliches. Wichtig ist es, in der wirtschaftlichen Bewertung auch die Kosten von Nicht-Compliance zu berücksichtigen – also potenzielle finanzielle Risiken, falls man gesetzliche Vorgaben nicht erfüllt oder Arbeitnehmerrechte verletzt. Demgegenüber stehen Vermeidungskosten bzw. Einsparungen, die durch ein rechtskonformes, gut akzeptiertes System erzielt werden (Stichwort Return on Compliance).

• Compliance-Risiken: Wenn ein Unternehmen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ignorieren oder ungenügend umsetzen würde, drohen einerseits aufsichtsrechtliche Sanktionen (Bußgelder der Behörden bei Verstößen gegen ArbZG oder DSGVO) und andererseits gerichtliche Auseinandersetzungen mit Mitarbeitern. Zwar war bis zur BAG-Entscheidung unklar, wie streng die Pflicht gilt, doch spätestens jetzt muss jedes Großunternehmen ein System vorweisen können. Sollte z. B. ein Arbeitszeitverstoß (Überschreitung der Höchstarbeitszeit oder keine Gewährung der Pausen) festgestellt werden und es stellt sich heraus, dass keine ordentliche Zeiterfassung vorhanden ist, könnte das Bußgeld erhöht werden. Außerdem: In Streitfällen vor dem Arbeitsgericht (z. B. über unbezahlte Überstunden) kann eine fehlende oder lückenhafte Zeiterfassung dazu führen, dass der Arbeitgeber prozessual im Nachteil ist. Denn nach neuer Rechtslage wird man von einem Arbeitgeber erwarten, die Stunden nachweisen zu können. Die Beweislast könnte sich faktisch umkehren, so dass schlechte Dokumentation teuer werden kann (z. B. muss man dann Vergleichssummen zahlen, weil man die genaue Arbeitszeit nicht belegen kann).

• Auch Mitbestimmungsverstöße sind ein ökonomisches Risiko: Führt ein Arbeitgeber ein System ohne Betriebsratszustimmung ein, kann der Betriebsrat per Unterlassungsanspruch dessen Nutzung stoppen lassen – was im Worst Case bedeutet, dass eine teure Anlage ungenutzt daliegt, bis eine Einigung erzielt ist. Das verzögert die Amortisation und könnte sogar Schadenersatzpflichten auslösen (etwa wenn ein externer Dienstleister schon bezahlt wird, aber wegen Stillstand nicht genutzt werden kann). Daher gehören mögliche Rechtsstreit-Kosten (Gerichts- und Anwaltskosten, evtl. Vertragsstrafen) mit in die TCO-Betrachtung: Ein System, das mitbestimmt und datenschutzkonform eingeführt wurde, vermeidet diese.

• Vermeidungskosten und Return on Compliance: Demgegenüber kann die Investition in ein hochwertiges, rechtskonformes System als eine Art versicherungstechnische Maßnahme gesehen werden, die potenzielle Strafzahlungen oder Schäden verhindert. Zum Beispiel: die Einhaltung der DSGVO durch Pseudonymisierung und Zugriffsschutz mag zusätzlichen Aufwand und Kosten verursachen, bewahrt das Unternehmen aber vor einem möglichen Bußgeld (das die eingesparten Kosten bei weitem übersteigen könnte). Ebenso kann ein systematisches Erfassen der Arbeitszeit teure Prozesse wegen angeblicher Mehrarbeit verhindern oder zumindest die Position des Unternehmens in solchen Prozessen stärken, was langfristig Kosten spart. Insofern gibt es einen monetären Nutzen rechtskonformer Lösungen: Return on Compliance bezeichnet den Effekt, dass investiertes Geld in Compliance-Maßnahmen sich durch vermiedene Sanktionen, geringeres Prozessrisiko und auch bessere Kreditwürdigkeit oder Reputation „auszahlt“. Gerade börsennotierte oder international tätige Großunternehmen legen Wert auf Compliance, um Skandale und damit verbundene Börsenwertverluste zu vermeiden.

• Ein weiterer Aspekt ist die Vermeidung von Fehlerkosten: Ein robustes Zeiterfassungssystem reduziert Fehler in der Lohnabrechnung (wenn vollintegriert, rechnet es Überstundenzuschläge korrekt aus, vermeidet manuelle Eingabefehler). Fehler in der Lohnabrechnung können nicht nur Nacharbeiten verursachen, sondern im Konfliktfall auch zu Strafzinsen oder Säumniszuschlägen (z. B. wenn Sozialversicherungsbeiträge falsch berechnet wurden) führen. All das sind indirekte Kosten, die ein verlässliches System abwendet.

• Weiche Faktoren in €: Schwer in Euro zu beziffern, aber für die TCO dennoch relevant, sind Image und Mitarbeiterzufriedenheit. Ein Unternehmen, das eine transparente und faire Zeiterfassung etabliert hat, reduziert Konflikte mit der Belegschaft und signalisiert Wertschätzung der geleisteten Arbeitszeit. Dies kann die Fluktuation senken und somit Kosten der Personalgewinnung und -einarbeitung sparen – was bei großen Firmen signifikant sein kann. Umgekehrt würde ein als überwachend und ungerecht empfundenes System (z. B. eins, das ständig Meldungen über kleine Verspätungen generiert und Sanktionen triggert) das Betriebsklima verschlechtern, was zu Leistungsabfall oder verstärkten Krankmeldungen führen kann. Mitarbeiterakzeptanz ist hier der Schlüssel: Ist sie gegeben, trägt die Zeiterfassung zur Employer Brand und zum vertrauensvollen Verhältnis bei. Das BAG selbst hat in seiner Entscheidung betont, dass Zeiterfassung eben Pflicht ist und kein Misstrauensvotum – wenn Arbeitgeber das genauso gegenüber den Mitarbeitern kommunizieren, steigt die Bereitschaft, das System zu nutzen, was wiederum die Datenqualität und damit den Nutzen erhöht.

• Kostenvergleich arbeitsplatznah vs. zentral (TCO): In die TCO müssen schließlich die oben diskutierten Effizienzgewinne einfließen. Ein arbeitsplatznahes System mag teurer sein, aber wenn es pro Tag z.B. 100 Stunden Arbeitszeit einspart, kann man dessen Effekt in Euro fassen (s. Rechnung oben). Dies mindert die Netto-Kosten erheblich. Zentralisierte Lösungen sparen an Technik, verursachen aber u.U. Opportunity Costs durch verlorene Arbeitszeit. Ein integraler Wirtschaftsvergleich sollte daher nicht nur auf die Budgetposten Hardware/Software schauen, sondern auf die Gesamtauswirkung auf die Wertschöpfung.

Man kann diesen Gedanken weiterführen: Ein in die Produktionsprozesse gut integriertes Zeiterfassungssystem kann qualitative Vorteile bringen – z. B. indem es automatische Meldungen generiert, wenn irgendwo zu lange gearbeitet wird (Verstoß droht) oder wenn zu wenig Personal eingecheckt hat (Schicht ist unterbesetzt, was Produktionsausfall riskieren könnte). Solche Mechanismen reduzieren Risiken von Arbeitsunfällen durch Übermüdung oder von Produktionsengpässen, was in Branchen mit teuren Anlagen (Chemie, Stahl) Gold wert ist. Auch das ist Teil des Return on Compliance: durch Einhaltung der Arbeitszeitregeln werden z.B. Unfälle vermieden (deren Kosten immens wären, von menschlichem Leid ganz abgesehen), was wirtschaftlich rational ist.

Zusammengefasst zeigt die wirtschaftliche Bewertung, dass arbeitsplatznahe Zeiterfassung nicht nur eine Frage der zusätzlichen Geräteanschaffung ist, sondern umfassend in Effizienz- und Risikokalkulationen eingeht. Unternehmen, die hier kurzfristig sparen, könnten langfristig draufzahlen – während eine durchdachte Investition sich durch höhere Produktivität, geringere Fehlerkosten und vermiedene Strafzahlungen amortisiert. In Zahlen lässt sich das oft schwer präzise vorhersehen, aber die Tendenz ist klar: In einer streng regulierten Arbeitswelt wird Compliance zu einem Teil der Unternehmensstrategie, und Compliance-Investitionen (wie ein gutes Zeiterfassungssystem) haben ähnlich wie Qualitätsmanagementsysteme oder Sicherheitsausrüstungen einen positiven Business-Case über mehrere Jahre.

Der Begriff Return on Compliance bezeichnet den Nutzen, den ein Unternehmen aus der Erfüllung regulatorischer Anforderungen zieht – jenseits des bloßen Vermeidens von Strafen.

• Vermeidung von Bußgeldern und Nachzahlungen: Wie oben ausgeführt, stellen die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes und des Datenschutzes sicher, dass keine behördlichen Sanktionen drohen. Auch Nachzahlungen etwa von Überstundenvergütung (weil alles korrekt erfasst und abgegolten wurde) entfallen. Jede potentielle Strafe, die nicht eintritt, verbessert gewissermaßen die finanzielle Lage des Unternehmens im Vergleich zu einer Situation der Non-Compliance.

• Niedrigere Rechtsverfolgungskosten: In einem Umfeld, wo die Arbeitszeiten präzise dokumentiert sind, kommt es seltener zu Rechtsstreitigkeiten mit Arbeitnehmern (etwa um Überstunden oder Arbeitsschutzverstöße). Das spart Anwalts- und Gerichtskosten und Managementzeit, die andernfalls gebunden wäre.

• Höhere Effizienz und Produktivität: Ein rechtskonformes System bedeutet nicht nur, dass es legal korrekt ist, sondern meist auch, dass es fair und transparent organisiert ist (denn das fordert das Gesetz/Betriebsrat). Diese Fairness steigert die Arbeitsmoral. Mitarbeiter, die ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen vertrauen, werden ehrlicher und genauer arbeiten – sie wissen, Mehrarbeit wird erfasst und irgendwann ausgeglichen oder vergütet, statt unter den Tisch zu fallen. Das Konzept der „Stechuhr“ hat einen altmodischen Beigeschmack, aber richtig eingesetzt kann es sogar Motivation fördern: Einige Unternehmen haben festgestellt, dass die Erfassung von sonst „unsichtbarer“ Zusatzarbeit Wertschätzung signalisiert und Überlastung sichtbar macht, sodass diese abgebaut werden kann.

• Besseres Arbeitszeitmanagement: Rechtskonforme Systeme zwingen zur genauen Planung der Arbeitszeiten. Dadurch entsteht ein bewussterer Umgang mit Arbeitszeit als Ressource. Schichtpläne werden optimiert, Überstunden reduziert – was Lohnkosten spart oder eine bessere Verteilung der Arbeit ermöglicht. Diese Optimierungen können zu Kostensenkungen führen (etwa weniger Zuschläge zahlen zu müssen, weil man innerhalb der regulären Zeit bleibt).

• Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität: Ein akzeptiertes Zeiterfassungssystem – idealerweise in Abstimmung mit dem Betriebsrat entwickelt – kann von den Mitarbeitern als Schutzinstrument verstanden werden. Gerade in Bereichen, wo bislang Vertrauensarbeitszeit herrschte und viele Überstunden „untergingen“, begrüßen Beschäftigte mitunter ein System, das ihre gesamte Arbeitsleistung erfasst (das zeigte sich z.B. in Umfragen nach dem EuGH-Urteil 2019). Damit erhält der Arbeitnehmer Transparenz über seine eigene Work-Life-Balance und der Arbeitgeber signalisiert, dass ihm die Einhaltung der Ruhezeiten wichtig ist. Ein Unternehmen, das so modern und zugleich fürsorglich auftritt, punktet auf dem Arbeitsmarkt. Die Stärkung der Arbeitgebermarke durch konsequente, aber mitarbeiterorientierte Zeiterfassung ist ein oft unterschätzter Vorteil. In Zeiten von Fachkräftemangel kann dies ein Differenzierungsmerkmal sein.

• Nutzung der Daten für strategische Entscheidungen: Vollständige, korrekte Arbeitszeitdaten sind eine wertvolle Datenquelle. Sie erlauben z.B. das Erkennen von saisonalen Peaks, das Planen von Neueinstellungen oder das Controlling von Projekten (z. B. ob bestimmte Aufgaben regelmäßig mehr Zeit brauchen als gedacht). Diese Datenintelligenz kann strategische Entscheidungen verbessern, was einen indirekten ökonomischen Vorteil darstellt. Hierbei ist wichtig, die Privatsphäre zu wahren und z.B. nur aggregierte Daten für solche Analysen heranzuziehen, aber das lässt sich technisch lösen. Unternehmen, die gesetzeskonform Daten sammeln, können diese mit gutem Gewissen nutzen, während bei illegal erhobenen oder unsauberen Daten selbst die Nutzung problematisch wäre.

In Summe zeigt sich: Compliance in der Arbeitszeiterfassung ist nicht nur ein Kostenfaktor, sondern kann, richtig angegangen, Mehrwert stiften. Der „Return“ besteht vor allem in Kostenvermeidung (Strafen, Ineffizienzen, Rechtskosten) und Wertschöpfungssteigerung (Produktivität, Planungssicherheit, Mitarbeiterbindung). Zahlreiche große Unternehmen haben in den letzten Jahren entsprechende Projekte gestartet, getrieben durch die Rechtsentwicklung. Zwar stehen die konkreten quantitativen Nachweise oft noch aus (da die Pflicht neu ist), aber qualitative Berichte bestätigen: Wer frühzeitig ein mitbestimmtes, datenschutzkonformes System eingeführt hat, fährt langfristig besser, als wer erst nach Strafandrohung hektisch reagiert. Es lohnt sich also, die arbeitsplatznahe Zeitbuchung nicht nur als Pflichterfüllung zu sehen, sondern als Chance, Arbeitsprozesse zeitgemäß zu gestalten.

Auf Basis der rechtlichen und wirtschaftlichen Analyse stellt sich die Frage, wie ein Unternehmen die arbeitsplatznahe Zeiterfassung konkret umsetzen kann. Was bedeutet „arbeitsplatznah“ genau, und welche technischen sowie organisatorischen Lösungen existieren? In diesem Kapitel werden verschiedene Dimensionen der Gestaltung behandelt: Zunächst die Begriffsbestimmung und konzeptionelle Überlegungen (4.1), dann die mögliche Integration mit Zutrittskontrollsystemen (4.2), sodann praktische Empfehlungen zur Terminalplatzierung in Abhängigkeit von Größe, Schichtmodell und Branche (4.3), und schließlich der Umgang mit Sondergruppen wie mobil Arbeitenden, Außendienstlern oder Fremdfirmen (4.4).

Der Begriff „arbeitsplatznah“ ist gesetzlich nicht klar definiert, aber in der Diskussion und Praxis hat er folgende Konnotation: Die Zeiterfassung erfolgt möglichst in unmittelbarer Nähe zum tatsächlichen Arbeitsort des Mitarbeiters. Dies kann physisch bedeuten: im selben Raum, Gebäude oder Werksbereich, in dem der Beschäftigte tätig ist, im Gegensatz zu einem weit entfernten zentralen Punkt. Organisatorisch heißt arbeitsplatznah, dass die Zeitbuchung in den normalen Arbeitsablauf integriert ist, ohne separate Wege oder Unterbrechungen. Rechtlich kann arbeitsplatznahe Zeiterfassung dazu beitragen, dass tatsächlich die gesamte vergütungspflichtige Arbeitszeit erfasst wird (siehe Diskussion zu innerbetrieblichen Wegezeiten in Abschnitt 2.3). Es minimiert das Risiko, dass es Streit darüber gibt, ob ein Weg vom Stechplatz zum Arbeitsplatz Arbeitszeit ist – weil Stechplatz und Arbeitsplatz quasi identisch sind.

Beispiele für arbeitsplatznahe Erfassung: In einem Bürogebäude könnte jede Etage oder jedes Großraumbüro ein Terminal am Eingang haben, wo Mitarbeiter beim Betreten ihren Chip halten. In einer Fabrikhalle könnten an jedem Hallentor oder jedem Werkstattbereich Terminals installiert sein. In einem Krankenhaus könnte jede Station oder jede Funktionsabteilung ein eigenes Buchungsgerät haben, damit das Pflegepersonal nicht ans andere Ende des Gebäudes laufen muss.

Eine Sonderform der arbeitsplatznahen Erfassung ist die Erfassung direkt am Arbeitsgerät oder Computer. Viele Softwarelösungen erlauben den „Stich“ via PC oder Mobilgerät. Wenn ein Büroangestellter morgens seinen Rechner einschaltet und über eine Software die Arbeitszeit startet, ist das in einem Sinne sogar arbeitsplatzgenau. Allerdings ist das schon nicht mehr „Terminal“ im klassischen Sinne, sondern eher digital/mobile Zeiterfassung (dazu mehr in 4.4). Insofern bezieht sich „arbeitsplatznah“ hier vorrangig auf physisch stationäre Terminals in der Nähe des Arbeitsplatzes.

• Infrastrukturelle Anforderungen: Um arbeitsplatznahe Erfassung zu realisieren, muss das Unternehmen die entsprechenden Standorte ausstatten (Strom, Datenleitung/WLAN, Montage). In einer rauen Industrieumgebung müssen Terminals robust (staubgeschützt, stoßfest) sein; in explosionsgefährdeten Bereichen eventuell EX-geschützt. In repräsentativen Büros sollen sie ins Ambiente passen (einige Hersteller bieten designorientierte Terminals für den Empfangsbereich an). All dies fließt in die Planung ein. Ferner sollte bedacht werden, dass die Terminals barrierefrei erreichbar sind, also z.B. auch für Rollstuhlfahrer zugänglich in passender Höhe montiert. Das gehört zwar eher zu allgemeinen Anforderungen, aber ist Teil der „Nähe zum Arbeitsplatz“ – was nützt ein Terminal, wenn bestimmte Mitarbeitergruppen es schwer bedienen können.

• Rechtliche Bewertung arbeitsplatznaher Systeme: Aus juristischer Sicht ist die arbeitsplatznahe Zeiterfassung nicht vorgeschrieben, aber sie kann helfen, den Arbeitgeberpflichten besser nachzukommen. Sie erleichtert die vollständige Erfassung aller relevanten Zeiten (inkl. Pausen, Umkleidewege etc.) und reduziert Streitpunkte. Betriebsräte befürworten oft solche Lösungen, da sie arbeitnehmerfreundlich sind (kein unnötiger Stress durch Laufwege). Es kann Teil der Betriebsvereinbarung sein, was „nah“ bedeutet – z.B. könnte man festlegen: „Für jede Abteilung mit mehr als 50 Mitarbeitern wird mindestens ein Zeiterfassungsterminal in unmittelbarer Nähe zur Abteilung eingerichtet“. Falls dies nicht möglich ist (z.B. kleine Außenlager), muss der Arbeitgeber Kompensationen überlegen (etwa wird die Wegezeit vom Lager zum Terminal pauschal der Arbeitszeit zugeschlagen). In Tarifverträgen findet sich der Begriff selten, aber manche Tarifparteien vereinbaren z.B., dass bei geographisch verstreuten Arbeitsorten mobile Erfassungslösungen gestellt werden müssen.

Ein Nebenaspekt: arbeitsplatznahe Zeiterfassung kann mit dem Prinzip der Vertrauensarbeitszeit kombiniert werden, wenn man es flexibel handhabt. Das heißt, auch wenn Mitarbeiter ihre Zeit buchen, kann man ihnen dennoch Autonomie lassen, wann und wo sie arbeiten – die Buchung dient primär der Dokumentation, nicht der Kontrolle. In vielen Unternehmen wird Vertrauensarbeitszeit (wo bis dato keine Stechuhren existierten) nun durch die neue Pflicht abgelöst werden müssen. Ein guter Kompromiss ist dann, die Erfassung so mitarbeiterfreundlich wie möglich zu gestalten, eben dezentral, flexibel und vielleicht digital, sodass der Charakter nicht der einer strengen Stechuhr von anno dazumal ist, sondern eher eines „Worktracker-Tools“, das auch dem Mitarbeiter nützt (er sieht sein Zeitkonto).

Zusammengefasst meint arbeitsplatznah: Erfassung dort, wo gearbeitet wird. Dies minimiert Unschärfen bei der Zeitdefinition und wird von allen Beteiligten positiv gesehen, erfordert aber unter Umständen höhere Infrastrukturkosten. Jedes Unternehmen muss je nach räumlicher Situation definieren, was „nahe“ heißt – für manchen Betrieb mag ein Terminal pro Gebäude ausreichend sein (wenn die Wege innerhalb des Gebäudes kurz sind), für andere mag es pro Stockwerk nötig sein. In sehr großen Hallen kann man auch zwei gegenüberliegende Ecken mit Terminals ausstatten, damit nicht Leute weite Strecken in der Halle selbst laufen. Hier helfen ggf. Zeitstudien oder Testläufe, um die optimale Abdeckung zu ermitteln.

In vielen Großunternehmen existieren neben der Zeiterfassung auch Zutrittskontrollsysteme: Mitarbeiterausweise oder Schließkartensysteme, die Türen, Drehkreuze oder Schranken steuern. Naheliegend ist der Wunsch, Zeiterfassung und Zutrittskontrolle zu koppeln, da beide Systeme dieselben Personen und ähnliche Daten (Zeitstempel bei Betreten/Verlassen) betreffen. Eine Integration kann doppelte Hardware ersparen – z.B. ein Terminal, das gleichzeitig als Türöffner und als Stechuhr fungiert. Moderne Terminals bieten solche Kombinationsfunktionen an: Etwa ermöglichen es Terminals von Interflex oder Kaba, Zugangskontrolle und Zeiterfassung in einem durchzuführen. Mitarbeiter scannen ihren Ausweis, die Tür öffnet sich und zugleich wird „Kommen“ gebucht. Auch biometrische Zutrittssysteme (z.B. Fingerabdruckscanner an der Tür) lassen sich so programmieren, dass sie Arbeitszeitbuchungen generieren.

Dieser integrative Ansatz hat offensichtliche Vorteile: weniger Geräte, weniger verschiedene Ausweise/PINs, ein einheitlicher Identifikationsvorgang pro Eintritt/Verlassen, zentralisierte Verwaltung. Insbesondere in sicherheitsrelevanten Branchen kann es sinnvoll sein, dass nur berechtigte und eingebuchte Personen im Gelände sind. Beispielsweise könnte ein Rechenzentrum vorschreiben, dass Mitarbeiter sich mit ihrer Zugangskarte und einer Zeiterfassungsbuchung anmelden – so weiß man jederzeit, wer sich im Gebäude aufhält (wichtig für Evakuierungen) und zugleich wird die Arbeitszeit registriert. Auch betrugssicher ist das: Man kann nur stempeln, wenn man physisch präsent ist (Karte durch das Zutrittslesegerät).

Allerdings bestehen beim Verbund von Zutritt und Zeit einige Problempunkte. Aus datenschutzrechtlicher Sicht gilt das Zweckbindungsprinzip: Daten, die für die Sicherheit erhoben werden (Wer betritt wann welches Gelände), dürfen nicht automatisch für andere Zwecke (Arbeitszeitkontrolle) verwendet werden, sofern hierfür keine Rechtsgrundlage besteht. Ohne Betriebsvereinbarung oder gesetzliche Pflicht wäre es unzulässig, bloße Zugangsdaten aus einer Türanlage zur minutengenauen Arbeitszeiterfassung auszuwerten – das wäre ein klassischer Überwachungssachverhalt und voll mitbestimmungspflichtig. In der Praxis löst man das, indem man von Anfang an die Systeme gemeinsam konzipiert und z.B. im Mitbestimmungsverfahren offenlegt, dass Zutritt und Zeiterfassung verknüpft werden. Wichtig ist, transparent zu machen, welche Daten für was genutzt werden: Etwa kann vereinbart werden, dass zwar ein gemeinsames System genutzt wird, aber die sicherheitsrelevanten Zugangsdaten (z.B. genaue Bewegungen innerhalb des Geländes) nicht für arbeitszeitliche Sanktionen genutzt werden dürfen, sondern nur Ankunft und Endzeit zählen.

Ein weiteres Thema ist das Trennungsgebot: In der Datenschutz-Community wird teils empfohlen, besonders bei sensiblen Daten, die Zwecke organisatorisch und technisch zu trennen. So könne man sicherstellen, dass eine etwaige Kompromittierung weniger Auswirkungen hat (z.B. ein Hacker hackt nur die Zutrittslogs, nicht zugleich die Zeitkonten). Vollständige Trennung hieße getrennte Karten, getrennte Terminals. Das ist jedoch im Alltag unpraktisch und wird selten stringent umgesetzt. Stattdessen achtet man eher auf Zugriffstrennung in der Software: Sicherheitsabteilung kann z.B. nur sehen, ob jemand Zutrittsberechtigung hat, HR kann die Arbeitszeitdaten sehen, aber beide greifen auf dieselbe Karte/Hardware zurück. Das muss aber technisch unterstützt werden (Rollenkonzepte).

Aus mitbestimmungsrechtlicher Perspektive greift bei integrativen Systemen § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG doppelt: Einmal für die Zeiterfassung, einmal für die Zutrittskontrolle, sofern letztere zur Verhaltenskontrolle geeignet ist. In vielen Unternehmen wird eine gemeinsame Betriebsvereinbarung abgeschlossen, die beides regelt, oder zwei eng koordinierte Vereinbarungen (eine „Betriebsvereinbarung Zeiterfassung“, eine „Betriebsvereinbarung Zutrittssystem“). Ein wesentlicher Punkt darin ist häufig das Verbot der Verhaltenskontrolle über den Zweck hinaus. Beispielsweise könnte man definieren: „Die im Rahmen der Zutrittskontrolle anfallenden Daten (Ein- und Austrittszeiten an den Werkstoren) werden ausschließlich zur Sicherung gegen unbefugten Zutritt und zur Notfall-Evakuierungsliste verwendet. Eine Auswertung dieser Daten zu leistungs- oder verhaltenskontrollierenden Zwecken (z. B. Disziplinarmaßnahmen wegen verspäteten Erscheinens) erfolgt nicht; hierfür dient ausschließlich das Zeiterfassungssystem.“ – Solche Klauseln stellen klar, dass trotz Integration eine funktionale Trennung gewahrt bleibt.

• Integration in der Praxis: Viele große Unternehmen integrieren erfolgreich – z.B. wird der Firmenausweis multifunktional (Zutritt, Zeiterfassung, Kantinenzahlung). Das spart Kosten (nur ein Kartendruck und Verwaltungssystem). Wenn die Systeme vom gleichen Anbieter stammen (manche Firmen wie Dormakaba oder Honeywell bieten Komplettlösungen), ist die technische Integration nahtlos. Wenn nicht, lassen sich oft Schnittstellen einrichten (z. B. das Zeitsystem erhält von der Türsteuerung einen „Impuls“). Wichtig ist die Synchronisation: Es muss klar definiert sein, wann eine Buchung als Kommen/Gehen gewertet wird. Oft wird in integrierten Systemen so verfahren: Erster Zutritt am Tag = „Kommen“ buchen; letzter Austritt = „Gehen“ buchen. Zwischendurch verlassene und wiederbetretene Bereiche können als Pausen interpretiert werden, falls sie die Betriebsstätte verlassen. Das kann aber komplex werden, wenn Leute z.B. das Gelände für kurze externe Wege verlassen, oder verschiedene Türen nutzen. Manche Systeme verlangen dann, dass man an einem Terminal einen Modus wählt („Kurz raus“ vs. „Feierabend“). Schulung der Mitarbeiter ist hier relevant, damit die Buchungen stimmen.

• Trennungsgebot – Argumente dafür: Absolute Trennung (verschiedene Systeme) kann sinnvoll sein, wenn man Mitarbeiterdatenschutz hochhalten will. Ein Beispiel: Ein Unternehmen belässt das Sicherheits-Zutrittssystem anonymisiert, d.h. es wird nur geprüft „Karte gültig?“, ohne Personaldaten zu loggen, und die Arbeitszeit erfassen die Mitarbeiter separat an ihrem Terminal. So verhindert man, dass theoretisch jemand nachschauen könnte „wer war wann wo genau“. Das kann in Betrieben mit hoher Vertrauenskultur ein Thema sein. Allerdings in sicherheitskritischen Branchen ist so eine Anonymisierung nicht praktikabel – dort muss man wissen, wer im Gebäude ist.

• Integration – Argumente dafür: Aus ökonomischer und funktionaler Sicht ist die Integration meist vorteilhaft, solange Datenschutz und Mitbestimmung sauber gelöst sind. Es gibt sogar Fälle, wo Integration gefordert wird: Etwa in einem Hochsicherheitsbereich möchte man nicht, dass jemand „vergisst“ auszustempeln – daher koppelt man das Auschecken ans Türsystem (man muss z.B. ausstempeln, sonst kommt man nicht raus). Umgekehrt kann Integration auch Missbrauch verhindern: Wenn Zutritt und Zeit getrennt sind, könnte jemand theoretisch die Karte eines Kollegen nutzen, um für ihn „mitzustempeln“ (sog. Buddy-Punching). Hat aber jeder Karte eine Personenbindung und braucht er sie auch zum Reinkommen, wird Betrug erschwert.

• Empfehlung: Unternehmen sollten eine Risikoabwägung machen. Bei normalem Risiko und großem Effizienzgedanken ist eine Integration von Zutritt und Zeiterfassung zu empfehlen – aber nur unter transparenter Regelung und Zustimmung des Betriebsrats. Das Trennungsgebot sollte man zumindest als Prinzip im Hinterkopf behalten: Das heißt, es sollte organisatorisch sichergestellt sein, dass Daten für jeweils klar getrennte Zwecke nicht vermischt werden, es sei denn, die Belegschaftsvertretung hat zugestimmt. Eine mögliche Kompromisslösung ist, die Systeme zwar technisch zu verbinden, aber die Datenhaltung logisch zu trennen: Beispielsweise zwei Datenbanken, die über eine Schnittstelle kommunizieren. Kommt es mal zu einem Streit, kann man so nachweisen, dass z.B. Sicherheitsdaten nicht unerlaubt ausgelesen wurden von HR.

In einigen Unternehmen, etwa der kritischen Infrastruktur (Energie, Chemie), existiert praktisch ein faktisches Integrationsgebot: Denn dort darf sich niemand ohne Autorisierung bewegen, so dass jeder Arbeitszeitbeginn mit dem Passieren einer Schleuse gekoppelt ist. Hier ist Integration ohnehin gegeben, und man konzentriert sich auf Datensicherheit – etwa dass die sensiblen Ausstempeldaten (wann wer gegangen ist) nur einem kleinen berechtigten Personenkreis zugänglich sind. In Branchen mit weniger Sicherheitsfokus (IT-Unternehmen, Verwaltungen) könnte man hingegen erwägen, auf Zutrittskontrollen weitgehend zu verzichten (offene Türen) und nur auf Zeiterfassung zu setzen, um Überwachung gering zu halten – aber das ist in Großunternehmen selten realistisch, allein schon wegen Werksschutz, Diebstahlprävention etc.

Eine optimale Terminalplatzierung hängt von mehreren Faktoren ab: der Anzahl der Mitarbeiter und ihrer Verteilung (Betriebsgröße), dem Schichtsystem (gleichzeitiges Kommen/Gehen oder flexible Zeiten) und branchentypischen Gegebenheiten (z. B. in Produktion vs. Büro vs. öffentlich zugängliche Bereiche).

• Betriebsgröße und Flächenausdehnung: In einem einzigen Bürogebäude mit 100 Mitarbeitern mag ein Terminal in der Lobby genügen; in einem Campus mit 20 Gebäuden und 5.000 Mitarbeitern wird man dutzende brauchen. Eine Faustregel kann sein: Pro X Mitarbeiter sollte mindestens 1 Terminal vorhanden sein, wobei X von der Schichtverteilung abhängt. Hat man z.B. 500 Mitarbeiter, die alle etwa gleichzeitig anfangen, wird man vielleicht 5–6 Geräte an verschiedenen Zugängen benötigen, um Wartezeiten kurz zu halten (d.h. ~100 Pers./Terminal bei Peak). Bei der Flächenausdehnung gilt: Wege kurz halten (Prinzip arbeitsplatznah). In einem weitläufigen Werk (z. B. Chemiewerk mit mehreren Quadratkilometern Areal) empfiehlt sich ein Terminal pro Werksabschnitt oder Halle. Mitarbeiter sollten nicht mehr als vielleicht 1–2 Minuten Fußweg zum nächsten Buchungspunkt haben müssen, sonst verliert man wieder Zeit (und vergütungstechnisch wird es heikel, siehe 2.3). Bei Verwaltungsgebäuden kann pro Etage oder pro Abteilung ein Gerät sinnvoll sein, sofern räumlich getrennt.

• Schichtmodell und zeitliche Verteilung: Bei Vollkonti-Schichtbetrieb (rund um die Uhr in festen Schichten) kommt es zu Stoßzeiten beim Schichtwechsel. Hier sollten in der Nähe der Umkleiden oder Werkstore genug Terminals vorhanden sein, dass ein ganzes Schichtteam (z.B. 100 Leute) innerhalb weniger Minuten stempeln kann. Einige Firmen planen, dass jeder Mitarbeiter innerhalb von max. 5 Minuten stempeln kann, und dimensionieren Anzahl/Standorte entsprechend. Falls Schichtteams an unterschiedlichen Orten ankommen (z.B. Parkplatz Ost und West), dort je eigene Terminals aufstellen. Überschneidungsfreie Schichten (wo nie zwei Schichten gleichzeitig ein-/ausstempeln) brauchen eventuell weniger Terminals als Gleitzeitbetrieb, in dem alle zufällig irgendwann kommen – denn bei Gleitzeit verteilen sich Ankünfte über einen Zeitraum, während Schichtwechsel punktuell hohe Last hat. Bei Gleitzeit kann man also eher mit etwas geringerer Terminaldichte arbeiten, solange es keine Engpässe gibt. Allerdings hat Gleitzeit oft den Effekt von „Kernzeiten“, wo dann doch viele kommen – das sollte beobachtet werden und ggf. nachjustiert.

• In Industriebetrieben (Fertigung, Logistik) ist Robustheit und Schnelligkeit der Terminals wichtig. Dort ist auch oft Umkleidezeit ein Thema: Empfehlung, Terminals in oder vor den Umkleideräumen zu platzieren, damit Beschäftigte die Zeit nach dem Anziehen stempeln (oder je nach BV evtl. vorher, je nachdem, wie es vergütet wird). Die Virtic-Empfehlung aus einem Praxisbericht lautet z.B., dass man Terminals am Eingang zur Kantine oder Umkleide anbringt, um unnötige Wege gerade bei Pausen zu vermeiden. Ebenso in Lagerhäusern oder auf dem Betriebshof (Bauhof) – auch dort sind dezentrale Terminals sinnvoll, damit Mitarbeiter nicht erst zum Haupttor laufen müssen. In der Produktion kann es ratsam sein, vor jedem größeren Maschinenbereich ein Terminal zu haben, sodass Teams sich direkt dort ein- und ausbuchen (das erleichtert auch projektbezogene Zeiterfassung, falls relevant).

• In Verwaltungs- und Dienstleistungsbetrieben (Bürokomplexe, Banken etc.) ist die Herausforderung meist geringer, da viele auf Gleitzeit sind und die Arbeitsplätze konzentrierter. Hier bietet es sich an, im Eingangsfoyer Terminals aufzustellen, eventuell ergänzt durch ein Gerät pro Stockwerk, falls die Wege vom 10. Stock zur Lobby sonst zu lang sind. Alternativ können hier auch PC-Terminals (oder Self-Service am Arbeitsplatzrechner) als Ersatz fungieren. Wichtig ist auch ein Terminal nahe der Empfangsbereiche, falls Besucher oder externe Kollegen erfasst werden müssen.

• In kritischen Infrastrukturen (Kraftwerke, Chemieanlagen, Flughäfen) sind oft strenge Zutrittsschleusen vorhanden. Hier wird die Terminalplatzierung an die Schleusen gekoppelt sein. Z.B. zuerst Person identifizieren (Sicherheitskontrolle), dann am gleichen Drehkreuz Zeiterfassung. Manchmal gibt es doppelte Systeme: erst Sicherheitsbadge am äußeren Tor, und innen dann das eigentliche Zeitterminal. Die Empfehlung hier: Integration (siehe 4.2), um Mitarbeiter nicht zweimal tätigt werden zu lassen. In solchen Umgebungen muss das Terminal auch in die Notfallkonzepte passen – etwa USV-gepuffert sein, damit es bei Stromausfall noch funktioniert und eine Evakuierungsliste bereitstellen kann.

• In öffentlichen Einrichtungen (Museen, Unis) oder Einzelhandel ist oft das Problem, dass Standorte öffentlich zugänglich sind. Terminals könnten manipulationsgefährdet sein (Spätkunden tippen darauf herum?). Lösung: eher in Personalräumen platzieren oder mit PIN/biometrie schützen, falls öffentlich zugänglich. Filialunternehmen (z. B. Einzelhandel mit vielen Filialen) nutzen oft einfach je Filiale ein Terminal, das ist „arbeitsplatznah“ im Sinne filialeigen (das sind ja kleine Einheiten).

• Anzahl der Terminals pro Standort: Ein Richtwert ist, dass pro 50–100 gleichzeitigen Stempelnden ein Terminal bereitstehen sollte, um Wartezeit unter ~5 Minuten zu halten. Wenn an einem einzigen Punkt alle 500 einer Schicht stempeln müssten, bräuchte man dort eher 5–10 Geräte in Reihe (oder RFID-Gates, die mehrere gleichzeitig abfertigen). Oder man verteilt diese 500 auf mehrere Lokationen. Wenn die Firma unsicher ist, kann sie zunächst minimal ausstatten und dann anhand der Nutzungsdaten (viele Systeme loggen, wie oft welches Terminal genutzt wird zu welcher Uhrzeit) optimieren. Es ist z.B. denkbar festzustellen, dass Terminal A ständig überlastet ist, Terminal B aber selten genutzt – dann könnte man Terminal B an einen günstigeren Ort umsetzen.

• Aufstellungsort – konkret: Terminals sollten gut sichtbar und leicht zugänglich sein, aber nicht im Weg stehen. In engen Fluren kann sich Stau ungünstig auswirken, daher eher in Nischen oder großzügigen Foyers platzieren. Bei großen Mitarbeiterzahlen können Markierungen am Boden (wie bei Supermarktkassen) helfen, dass sich Schlangen ordentlich bilden. Außerdem spielt die Höhe eine Rolle: typische Montagehöhe ist ca. 1,2–1,4 m, damit durchschnittlich große Personen bequem bedienen können. Wenn viele großgewachsene oder kleinere Leute da sind, ggf. Kompromiss oder zweites Terminal niedriger/höher.

• Beschilderung und Beleuchtung: Für die Anfangsphase empfiehlt es sich, Terminals deutlich zu beschildern („Hier bitte Arbeitszeit buchen“) und bei Bedarf Personal zur Einweisung abzustellen. Gute Beleuchtung stellt sicher, dass auch in Nachtschichten das Display ablesbar ist. Outdoor-Terminals (z.B. an Werkstoren) müssen witterungsgeschützt und ggf. beheizt (im Winter) sein, damit sie funktionieren.

• Terminalkapazität für Pausen: Ein oft übersehener Punkt ist die Pausenbuchung. Wenn Mitarbeiter ihre Pausen nicht automatisch abgezogen bekommen, sondern aktiv buchen sollen/müssen, entsteht auch vor und nach der Mittagspause ein Peak. Hier kann man, wie erwähnt, Terminals in Nähe von Kantine oder Pausenräumen aufstellen. Das entlastet die Hauptterminals und spart Wege. Alternativ erlauben viele Systeme auch Pausen via PC zu buchen, insbesondere bei Gleitzeit, was den Andrang reduziert.

Zusammengefasst: Je größer und verteilter ein Unternehmen, desto dezentraler muss die Terminalstruktur sein. Schichtsysteme mit gleichzeitigen Buchungen erfordern höhere Gerätedichte oder parallele Buchungsmöglichkeiten. Industrie braucht robuste, nah an der Produktion platzierte Terminals; Büro/Verwaltung kann mit zentraleren oder Software-Lösungen arbeiten, sollte aber dennoch Laufwege minimieren. Letztlich ist Ziel, dass für jeden Mitarbeiter ein Buchungspunkt in unmittelbarer Nähe liegt, sodass das System im Hintergrund arbeitet, ohne den Ablauf zu stören.

Abb. 2: Beispiel für arbeitsplatznahe Zeiterfassung in einem Bürogebäude. Die Mitarbeiterin bucht mit ihrem RFID-Schlüsselanhänger direkt an einem Wandterminal im Büroflur, ohne lange Wege zum Haupteingang zurücklegen zu müssen. Durch verteilte Terminals können Staus vermieden und Wegezeiten reduziert werden.

Nicht alle Beschäftigten arbeiten an fest installierten Arbeitsplätzen auf dem Betriebsgelände. In modernen Großunternehmen gibt es Mobile Arbeit/Homeoffice, vielreisende Mitarbeiter im Außendienst, sowie auf dem Gelände tätige Fremdfirmen oder Besucher. Die Arbeitszeiterfassung muss so gestaltet sein, dass auch diese Gruppen erfasst werden – allerdings oft mit anderen technischen Mitteln und unter Berücksichtigung zusätzlicher Regelungen.

• Mobile Arbeit und Homeoffice: Mit dem Anstieg von Homeoffice (verstärkt seit der Corona-Pandemie) stehen Arbeitgeber vor der Aufgabe, die Arbeitszeiten auch dann zu erfassen, wenn Mitarbeiter von zu Hause oder unterwegs arbeiten. Eine stationäre Stempeluhr steht dort nicht zur Verfügung. Hier kommen digitale Lösungen ins Spiel: beispielsweise Webportale oder Zeiterfassungs-Apps, über die Mitarbeiter Beginn und Ende ihrer Arbeit eingeben können. Viele Zeiterfassungssysteme bieten eine Weboberfläche oder Smartphone-App an, so dass ein Mitarbeiter per Laptop oder Handy seine Zeiten buchen kann. Diese Buchungen fließen dann in das zentrale System ein, als wäre sie an einem Terminal erfolgt. Für mobiles Arbeiten ist das praktisch die einzige Lösung – außer man würde auf Vertrauensarbeitszeit setzen, was jedoch künftig nicht mehr zulässig ist, da die Zeiten ja erfasst werden müssen.
  Bei der Verwendung von privaten Geräten (z. B. App auf dem privaten Smartphone) sind wieder Datenschutz und IT-Sicherheit relevant. Arbeitgeber sollten bevorzugt Dienstgeräte stellen oder zumindest Web-Zugriff ermöglichen, um die Datenübertragung zu sichern. Die DSGVO verlangt, bei Nutzung privater Hardware, besondere Schutzmaßnahmen (Mobile Device Management oder strikte Trennung der App-Daten), was aufwendig sein kann. Daher kalkulieren einige Unternehmen in die Kosten mit ein, dass Außendienstler ein Diensthandy erhalten, worüber sie dann auch die Zeiterfassung bedienen können.

• Außendienst und Reisetätigkeit: Außendienstmitarbeiter (Vertriebsleute, Servicetechniker, Berater) sind viel unterwegs – im Auto, beim Kunden – und oft selten im Büro. Für sie ist eine ortsunabhängige Zeiterfassung erforderlich. Die gängigste Lösung sind mobile Zeiterfassungs-Apps auf dem Smartphone oder Tablet. Diese Apps ermöglichen, von überall aus die Arbeitszeit zu starten/stoppen. Einige erfassen optional den Standort via GPS, um nachzuweisen, dass der Mitarbeiter z.B. beim Kunden war (was aber datenschutzrechtlich nur mit Vorsicht zu genießen ist und klarer Regelung bedarf). Oft wird auch ermöglicht, via App projektbezogene Zeiten zu erfassen (z.B. "Kundenberatung Firma X von 10:00-12:00", dann Fahrt, dann "Kundenberatung Firma Y..."), was dem Controlling dient. Solche Systeme verbessern nicht nur die Pflichterfüllung, sondern auch die Abrechnung von Dienstreisen und Projekten.
  Eine Herausforderung ist die Erfassung der Wegezeiten im Außendienst. Fahrten von Zuhause zum ersten Kunden zählen in der Regel als Arbeitszeit, sobald die reguläre Arbeit beginnt (die erste Fahrt kann ggf. als normale Pendelzeit gelten, aber sobald es über die übliche Pendelzeit hinausgeht oder vom Büro aus gerechnet wird, ist es Arbeitszeit). Entsprechend müssen Mitarbeiter die Fahrzeiten buchen können. Hierfür bieten manche Apps spezielle Modi („Fahrtbeginn/Fahrtende“). Schulung ist hier wichtig, damit Mitarbeiter wissen, was sie als Arbeitszeit erfassen dürfen (z.B. der Weg zum Flughafen für eine Dienstreise ist Arbeitszeit). Das Unternehmen sollte hierzu Richtlinien aufstellen, im Einklang mit Rechtsprechung und Tarifverträgen, damit die App-Nutzung konsistent erfolgt. Beispielsweise: „Wegzeiten zu Kunden innerhalb der normalen Region gelten bis zu X Minuten als unbezahlte Pendelzeit, danach als Arbeitszeit“ – solche Regeln gibt es teils in Branchen (z. B. Bau, Montage). Das System muss solche Regeln ggf. hinterlegen können (oder es wird manuell gehandhabt mit Vorgaben).

• Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz: Es gibt auch interne Mitarbeiter, die ständig in Bewegung sind (z.B. Betriebshandwerker, IT-Supporter im Haus). Für diese ist „arbeitsplatznah“ relativ – sie haben keinen festen Platz. Hier sollte man dafür sorgen, dass überall da, wo sie hingehen, eine Buchungsmöglichkeit in Reichweite ist oder sie eine mobile Lösung haben. Man könnte z.B. Handwerkern ein Tablet mitgeben, worauf sie sich auf/ab melden, oder es reicht, dass in jedem Gebäude ein Terminal ist, wo sie schnell ran können.

• Besonderheit Arbeitszeit bei Rufbereitschaft/Homeoffice: Wenn jemand von zu Hause arbeitet, gilt es auch, Pausenzeiten sicherzustellen. Reine Vertrauenslösung („geh halt zwischendurch mal weg“) reicht rechtlich nicht. Daher sollte auch im Homeoffice die Pause via System gebucht werden. Ebenso bei Rufbereitschaften: Wenn ein Mitarbeiter abends zu Hause in Rufbereitschaft ist und ggf. Arbeit aufnimmt, muss er diese Zeiten auch erfassen können (zumindest die Arbeitseinsätze). Das kann durch Smartphone-App spontan geschehen.

• Akzeptanz und Kontrolle: Bei mobil und remote erfassten Zeiten besteht mitunter die Sorge der Arbeitgeber, ob die Daten ehrlich sind (Stichwort: jemand könnte zu Hause „arbeitet“ buchen, aber gar nicht arbeiten). Hier ist das Vertrauenselement wichtig – Kontrolle über Kameras oder GPS wäre unverhältnismäßig. Besser ist es, auf Ergebnisorientierung zu setzen und stichprobenartig Plausis zu prüfen (z.B. ob derjenige Mails schreibt zu der gebuchten Zeit etc., aber das nur, wenn Auffälligkeiten bestehen, sonst wäre es wieder Überwachung). Letztlich ersetzt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht die Vertrauenskultur, sondern ergänzt sie: Arbeitnehmer sind jetzt angehalten, auch im Homeoffice ehrlich ihre Zeiten zu erfassen – das kann man als Teil ihrer arbeitsrechtlichen Pflicht definieren (was es de facto ist). Bei Missbrauch greifen ohnehin die üblichen arbeitsrechtlichen Mittel (Abmahnung, Kündigung bei Arbeitszeitbetrug).

Für Homeoffice und Außendienst sind Software-Lösungen (Web/App) unabdingbar. Die Datenintegration ins zentrale System sollte in Echtzeit erfolgen, sodass auch diese Mitarbeiter in Übersichten auftauchen. Fremdfirmen sollten nach Möglichkeit getrennt behandelt werden, außer es gibt gute Gründe für Integration. Die Kommunikation an alle Arten von Beschäftigten ist wichtig: Jeder muss wissen, wie er/sie Zeit zu erfassen hat in seiner Arbeitssituation. Klare Anleitungen, Hilfestellungen und bei Fremdpersonal die Abstimmung mit dem Arbeitgeber der Fremden vermeiden Chaos. Beispielsweise sollte ein Außendienstler nicht erst umständlich per E-Mail seine Stunden ans Backoffice schicken müssen – das ist fehleranfällig. Besser ist ein einheitliches System, wo er mobil stempeln kann, und das HR kann es kontrollieren.