Self‑Service‑Management

FM-Connect.com entwickelt Rahmenwerke, um Besuchern, Auftragnehmern und zeitlich befristetem Personal zeitlich begrenzte oder zweckgebundene Zutrittsberechtigungen zu erteilen. So kann einem Monteur beispielsweise ein digitaler Zutrittsausweis zugewiesen werden, der nur für den Tag seines Einsatzes oder nur für bestimmte Bereiche gilt. Nach Ablauf der festgelegten Zeit oder nach Beendigung der Aufgabe deaktiviert das System die Berechtigung automatisch. Dieser Ansatz reduziert Sicherheitsrisiken durch verlorene oder nicht zurückgegebene Ausweise und gewährleistet eine strikte Umsetzung der Zutrittsrichtlinien. Jeder befristete Zugang wird dabei in unserem System protokolliert und trägt so zu einem lückenlosen Nachweis bei, wer wann Zugang hatte.

In Umgebungen wie Coworking-Spaces, Fitnessstudios oder Hotels, in denen Dienstleistungen berechnet werden, integrieren wir automatisierte Abrechnungs- und Zahlungssysteme in die Besucherplattform. Unsere Lösungen können Gebühren auf der Grundlage der Nutzung berechnen (zum Beispiel Dauer einer Raumreservierung oder Trainingszeit) und bequeme Zahlungsoptionen anbieten, wie Kreditkartenterminals oder mobile Bezahl-Apps. Diese Automatisierung verringert den manuellen Aufwand und mögliche Fehler in der Rechnungsstellung und sorgt für transparente Transaktionen. Besucher erhalten sofort digitale Quittungen, was Transparenz und Zufriedenheit erhöht. Das Facility-Management profitiert gleichzeitig von genauer Umsatzverfolgung und schlanker Abrechnung, wodurch Verwaltungsaufwand und Fehlerquellen minimiert werden.

Wir erweitern das System um eine automatische Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung für Mitarbeiter, Auftragnehmer und andere regelmäßige Gebäudenutzer. Jeder Ein- und Austritt wird mit Zeitstempel festgehalten und liefert genaue Daten für die Lohnabrechnung, die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften und die Betriebsberichterstattung. Die Automatisierung dieser Erfassung eliminiert herkömmliche Papierlisten oder Tabellen, reduziert Fehler und senkt den Verwaltungsaufwand. Außerdem liefert die gesammelte Datengrundlage Erkenntnisse zur Gebäudenutzung – zum Beispiel um Spitzenzeiten zu identifizieren oder wenig genutzte Bereiche zu erkennen. Die Verwaltung kann diese Erkenntnisse nutzen, um Personalstärken und Ressourcenplanung zu optimieren, wodurch das Besuchermanagement-System zugleich zum nützlichen Werkzeug für das Workforce Management wird.

Unsere Lösungen werden nahtlos in bestehende Zutrittskontroll-, CAFM- (Computer-Aided Facility Management) und BMS- (Building Management System) Plattformen integriert. Sobald ein Besucher in unserem System freigegeben ist, erzeugt die Integration automatisch die erforderlichen Berechtigungen für die Sicherheitstechnik vor Ort. Beispielsweise kann ein digitaler Besucherausweis direkt an eine mobile App oder an einen Ausweisdrucker gesendet werden, um Tür- oder Aufzugszugang unmittelbar zu gewähren. Dadurch entfallen doppelte Dateneingaben und mögliche Inkonsistenzen zwischen den Systemen. Die integrierte Lösung ermöglicht es Sicherheits- und Gebäudemanagement-Teams, alle Zugangsberechtigungen und Besucherprotokolle über eine einzige Oberfläche zu verwalten, was Koordination und Reaktionsfähigkeit verbessert.

Datenschutz und gesetzliche Compliance sind fester Bestandteil unseres Angebots. Wir beraten hinsichtlich der DSGVO und anderer Datenschutzanforderungen, damit Besucherdaten legal erfasst, gespeichert und verarbeitet werden. Dabei erfassen wir nur die notwendigen personenbezogenen Daten, sichern diese durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen ab und legen Aufbewahrungsfristen fest, nach deren Ablauf die Daten gelöscht werden. Klar formulierte Datenschutzhinweise und Einwilligungserklärungen sind fester Bestandteil des Check-in-Ablaufs, damit Besucher verstehen, wie ihre Daten verwendet werden. Dank dieser Maßnahmen können sich Besucher darauf verlassen, dass ihre Daten verantwortungsvoll behandelt werden, während Unternehmen ihr rechtliches Risiko minimieren.

FM-Connect.com bietet fortschrittliche Dashboards und Berichtstools, die Facility-Managern Echtzeit-Einblicke in Besucheraktivitäten geben. Live-Anzeigen oder Dashboards können aktuelle Besucherzahlen nach Bereichen zeigen, bevorstehende Termine auflisten oder bei ungewöhnlichen Ereignissen Warnmeldungen ausgeben (zum Beispiel bei Betreten eines Sperrbereichs). Administratoren können mit wenigen Klicks detaillierte Berichte über Besucherprotokolle, Zutrittsereignisse und Compliance-Kennzahlen erstellen. Automatisierte Berichtsfunktionen unterstützen dabei, prüfungsbereite Dokumentationen zu erstellen – etwa indem Protokolle für bestimmte Zeiträume zusammengestellt werden, was die Erfüllung von Audit-Anforderungen oder behördlichen Kontrollen erleichtert. So haben Führungskräfte sowohl die aktuelle Lage als auch die historischen Daten zur Hand, die sie für Sicherheitsüberwachung und operative Planung benötigen.

Unsere Besuchermanagement-Module sind so konzipiert, dass sie sich an unterschiedlichste Einsatzszenarien anpassen – von kleinen Bürogebäuden bis hin zu großen, mehrstandortigen Campus-Bereichen, Hotels oder Veranstaltungsstätten. Die Plattform unterstützt mehrere Standorte, Sprachen und Nutzergruppen, sodass sie auf die Bedürfnisse jedes Kunden zugeschnitten werden kann. Ein Büro setzt zum Beispiel vielleicht auf schnelle Tagesanmeldungen und Konferenzraumbuchungen, während eine Sportarena Ticket-Scanning und Besucherstrom-Kontrolle erfordert. Die modulare Architektur des Systems erlaubt es, nachträglich neue Funktionen und Kapazitäten hinzuzufügen, sodass die Lösung mit dem Unternehmen mitwächst. Diese Flexibilität ermöglicht es FM-Connect, eine maßgeschneiderte Lösung für Büroimmobilien, Hotels, Campus-Gelände, Sportstätten und andere Anwendungsfälle anzubieten.

• Flexible, modulare Leistungen: Jedes Element unserer Besucher- und Self-Service-Plattform kann einzeln gebucht und auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Einrichtung abgestimmt werden. Dadurch investieren Sie nur in die Funktionen, die Sie wirklich benötigen – sei es ein einfacher Self-Service-Kiosk oder ein umfassend integriertes System.

• Transparente, DSGVO-konforme Prozesse: Wir gestalten jeden Schritt im Besuchsablauf datenschutzgerecht und gesetzeskonform. Von der sicheren Datenerfassung bis hin zu klar definierten Aufbewahrungsfristen sind alle Prozesse dokumentiert und prüfbar, was Vertrauen schafft und gesetzliche Vorgaben erfüllt.

• Besseres Nutzererlebnis: Digitaler Self-Service-Check-in und automatisierte Zutrittsabläufe machen den Besuch für alle Beteiligten schneller und bequemer. Schnelle QR-Code-Anmeldungen, mobile Benachrichtigungen und automatische Ausweisausgabe reduzieren Wartezeiten und vereinfachen den Prozess für Besucher, Mitarbeiter und Auftragnehmer gleichermaßen.

• Stärkere Steuerung und Sicherheit: Echtzeit-Dashboards und detaillierte Audit-Logs verschaffen Ihnen jederzeit vollständige Übersicht über alle Personen im Gebäude. Automatisierte Berichtsfunktionen vereinfachen die Einhaltung von Vorschriften und ermöglichen es Ihnen, die Sicherheits- und Compliance-Vorgaben jederzeit nachzuweisen.