3H4 Prüfrechte

• Kostendokumentation: Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Zahlungsbelege für Hardware, Software, Installation sowie alle servicebezogenen Kosten, die im Rahmen dieses Auftrags angefallen sind.

• Abrechnungen und Projektunterlagen: Verträge, Leistungsnachweise, Abnahmeprotokolle und sonstige Projektdokumentationen im Zusammenhang mit den Zutrittskontrollsystemen.

• Lohnunterlagen: Lohnabrechnungen, Arbeits- und Zeitverträge, Stundennachweise sowie weitere personalbezogene Dokumente der Mitarbeiter, die am Projekt beteiligt sind, insbesondere Nachweise zur Einhaltung des Mindestlohns und tarifvertraglicher Lohnvorschriften.

• Nachweise zu Sozialabgaben: Meldungen, Bescheinigungen und Zahlungsbestätigungen, die den ordnungsgemäßen Abzug und die fristgerechte Überweisung der Sozialversicherungsbeiträge und Steuern für das eingesetzte Personal belegen.

• Subunternehmernachweise: Verträge, Rechnungen und Lohnunterlagen aller eingesetzten Subunternehmer, um die Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Vorgaben bei Fremdvergaben sicherzustellen.

• Arbeitszeit- und Anwesenheitsnachweise: Detaillierte Anwesenheitslisten, Arbeitszeitaufzeichnungen und sonstige Nachweise über die geleisteten Arbeitsstunden der mit diesem Auftrag betrauten Personen.

• Leistungsnachweise: Wartungs- und Serviceberichte, Prüfprotokolle sowie Dokumentationen durchgeführter Einweisungen und Schulungen im Rahmen der Zutrittskontrollsysteme.

• Kostenverzeichnisse: Interne Kalkulationsunterlagen und Kostenaufstellungen, soweit diese zur Prüfung der Preisbildung herangezogen werden.

• Nachtrags- und Änderungsdokumentation: Sämtliche vertraglichen Änderungen, Nachträge oder Zusatzaufträge werden mit Begründung dokumentiert und sind prüfbar.

• Kommunikationsnachweise: Schriftwechsel, E-Mail-Verkehr und Protokolle über Absprachen und Besprechungen, die den Leistungs- und Kostenumfang beeinflussen, können als ergänzende Nachweise verlangt werden.

• Revisionssichere Dokumentenkontrolle: Alle übergebenen Dokumente sind im jeweils aktuellen Stand vorzulegen; Änderungen und Nachträge werden klar gekennzeichnet und sind nachvollziehbar.

• Subunternehmer- und Lieferantenberichte: Bei Bedarf können interne Berichte der Subunternehmer oder Lieferanten als weitere Belege eingefordert werden, um etwaige Fremdleistungen vollumfänglich zu überprüfen.

Dem Auftraggeber oder seinen Beauftragten wird für die Durchführung der Prüfungen Zugang zu den Geschäftsräumen des Auftragnehmers gewährt. Alternativ können die relevanten Unterlagen auch in elektronischer Form über gesicherte Übertragungsverfahren (z. B. verschlüsselte Datenkanäle oder sichere Cloud-Plattformen) bereitgestellt werden. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sämtliche angeforderten Dokumente innerhalb einer angemessenen Frist in vollständig lesbarer Form zur Verfügung zu stellen. Die Prüfungen erfolgen grundsätzlich während der üblichen Geschäftszeiten und nach vorheriger Abstimmung. Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass alle notwendigen Zugangsrechte (elektronisch oder vor Ort) rechtzeitig freigeschaltet werden, damit den Prüfern ein zügiger Zugriff ermöglicht wird. Nach Abschluss jeder Prüfung wird ein schriftliches Prüfungsprotokoll erstellt und beiden Parteien zur Verfügung gestellt, um die Ergebnisse nachvollziehbar zu dokumentieren.

Prüfungen finden mindestens einmal jährlich statt oder in einem im Vertrag vereinbarten Turnus. Bei umfangreichen Auftragsvolumina oder komplexen Leistungen kann der Auftraggeber auch kürzere Prüfintervalle festlegen. Zusätzlich kann der Auftraggeber jederzeit außerplanmäßige Prüfungen ansetzen, sofern konkrete Anhaltspunkte für Unregelmäßigkeiten oder Beanstandungen bestehen. Nach wesentlichen Änderungen des Leistungsumfangs (z. B. Erweiterungen des Systems oder Nachträgen) wird in Abstimmung mit dem Auftragnehmer ein weiterer Prüfungstermin vereinbart. Alle Prüfungstermine werden mit angemessener Vorankündigung und nach gemeinsamer Abstimmung festgelegt.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass seine Mitarbeiter und alle eingesetzten Subunternehmer den Prüfungen uneingeschränkt zur Verfügung stehen und aktiv mitwirken. Hierzu gehört insbesondere die unverzügliche Beantwortung von Rückfragen, das Ermöglichen von Besichtigungen vor Ort (z. B. in Sicherheitsleitständen, Serverräumen oder Lagerräumen) sowie die Bereitstellung weiterführender Unterlagen und Erläuterungen. Der Auftragnehmer benennt einen zentralen Ansprechpartner, der die Koordination der Prüfungen übernimmt und als ständiger Kontakt für Rückfragen dient. Alle betrieblichen Sicherheitsvorgaben sind während der Prüfung zu beachten; etwaige Zutrittsfreigaben oder Begleitmaßnahmen werden rechtzeitig organisiert. Dem Prüfungsteam werden alle erforderlichen Zugangsberechtigungen zu gesicherten Bereichen gewährt. Unbegründete Verzögerungen oder Behinderungen der Prüfungen sind untersagt.

Subunternehmer sind bereits bei Vertragsabschluss dazu verpflichtet, dem Auftraggeber oder dessen Beauftragten dieselben Prüfungsrechte einzuräumen und uneingeschränkt zu kooperieren. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber über den Einsatz von Subunternehmern und legt auf Verlangen entsprechende Unterlagen (z. B. Verträge, Lohnnachweise) vor. Alle vertraglichen Verpflichtungen des Auftragnehmers gelten gleichermaßen für nachgeschaltete Auftragnehmer.

Alle Prüfungsaktivitäten erfolgen unter strenger Wahrung der Datenschutzgrundsätze und Vertraulichkeitspflichten. Personenbezogene Daten werden nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (insbesondere DSGVO und BDSG) verarbeitet und, soweit möglich, pseudonymisiert oder anonymisiert. Es werden nur die für die Prüfung unbedingt erforderlichen Daten übermittelt. Daten, die im Zuge der Gehaltsabrechnung anfallen (z. B. Lohnsteuer-Identifikationsnummern, Sozialversicherungsnummern), werden nur in zulässigem Umfang bereitgestellt und soweit möglich anonymisiert. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass der Zugriff auf personenbezogene Daten auf die unmittelbar mit der Prüfung befassten Personen beschränkt ist.

Vertrauliche Geschäfts- und Betriebsdaten, die im Zuge der Prüfungen offengelegt werden, dürfen vom Auftraggeber ausschließlich zum Zwecke der vertraglichen Kontrolle verwendet werden. Der Auftraggeber verpflichtet sich, diese Informationen weder unbefugt zu vervielfältigen noch an unbeteiligte Dritte weiterzugeben. Alle am Prüfprozess beteiligten Personen verpflichten sich schriftlich zur Vertraulichkeit über alle erlangten Informationen.

Die Übertragung sensibler Daten erfolgt ausschließlich über gesicherte Kanäle (z. B. verschlüsselte E-Mail, VPN). Auf Wunsch des Auftraggebers können während der Prüfung Zugriffsprotokolle geführt werden, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Bei Bedarf kann der Datenschutzbeauftragte des Auftragnehmers in den Prüfprozess eingebunden werden, um die Einhaltung aller Datenschutzvorgaben zu überwachen. Nach Abschluss einer Prüfung werden alle Prüfberichte und Auswertungen gemäß den geltenden Datenschutzrichtlinien archiviert und anschließend nach den gesetzlichen Vorgaben entsorgt oder gelöscht.

• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Der Auftragnehmer führt eine lückenlose Buchführung über alle mit dem Auftrag verbundenen Aufwendungen und Leistungen. Alle Geschäftsvorfälle (Rechnungen, Zahlungen, interne Erfassungen) werden vollständig, richtig und zeitnah dokumentiert. Ein internes Kontrollsystem (z. B. Vier-Augen-Prinzip, interne Revision) dient der Prävention von Fehlern.

• Aufbewahrungspflichten: Sämtliche prüfungsrelevanten Unterlagen werden während der gesamten Vertragslaufzeit sowie für die darüber hinaus geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen revisionssicher aufbewahrt. Dokumente in Papierform werden geordnet archiviert; elektronische Daten werden so gespeichert, dass ihre Unverfälschtheit gewährleistet ist (z. B. durch Zeitstempel, Checksummen und eingeschränkten Zugriff).

• Korrekturmaßnahmen: Erkennt der Auftraggeber bei einer Prüfung Unstimmigkeiten, verpflichtet sich der Auftragnehmer, diese unverzüglich zu beheben. Dies kann eine Nachzahlung fehlender Lohnanteile, die Berichtigung fehlerhafter Abrechnungen oder die Anpassung interner Prozesse umfassen. Alle notwendigen Schritte zur Wiederherstellung einer korrekten Abrechnung werden vom Auftragnehmer auf eigene Kosten durchgeführt.

• Internes Kontrollsystem: Der Auftragnehmer unterhält ein systematisches internes Kontroll- und Berichtssystem, das regelmäßige interne Prüfungen und Soll-Ist-Vergleiche umfasst. Abweichungen werden dokumentiert und dienen als Grundlage für Verbesserungsmaßnahmen.

• Revisionssichere Ablage: Alle Unterlagen – sowohl in Papierform als auch digital – werden revisionssicher archiviert. Änderungen an Dokumenten sind transparent nachvollziehbar (z. B. durch Änderungshistorie oder Versionierung).

• Qualitätssicherung: Der Auftragnehmer verfügt über ein dokumentiertes Qualitätsmanagementsystem (z. B. nach ISO 9001) oder vergleichbare Prozesse, die auch interne Audits und kontinuierliche Verbesserungen der Arbeits- und Abrechnungsprozesse vorsehen.

• Reporting: Der Auftragnehmer erstellt regelmäßig interne Kosten- und Leistungsberichte, um die finanzielle Entwicklung des Projekts zu überwachen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen.

• Vertrags- und Dokumentenkontrolle: Alle Verträge mit Subunternehmern und Lieferanten, einschließlich etwaiger Nachträge, werden schriftlich festgehalten und aktuell gehalten. Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Der Auftragnehmer führt eine Liste aller Subunternehmer samt erbrachter Leistungen und Rechnungen, sodass Abrechnungen von Fremdleistungen vollständig überprüfbar sind.

• Verantwortlichkeiten: Zuständigkeiten für Abrechnung, Dokumentation und Kontrolle sind eindeutig festgelegt. Jeder Vorgang ist klar einer verantwortlichen Person zugeordnet.

• Einbeziehung Dritter: Bei Bedarf kann der Auftraggeber externe Sachverständige oder Auditoren in den Prüfprozess einbinden. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass auch diesen Dritten dieselben Zugriffs- und Kooperationsrechte eingeräumt werden.

Der Unterzeichnende bestätigt hiermit verbindlich, dass der Auftragnehmer dem Auftraggeber sämtliche in dieser Erklärung festgelegten Prüfungsrechte uneingeschränkt gewährt. Diese Erklärung wird von der Geschäftsführung des Auftragnehmers als verbindlicher Bestandteil des Vertrags anerkannt. Sie gewährleistet die erforderliche Transparenz, die lückenlose Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen und die Erfüllung der Ausschreibungsanforderungen im Bereich der Zutrittskontrollsysteme. Die Parteien sind sich einig, dass diese Erklärung integraler Bestandteil des Vertrags ist und für beide Seiten bindend bleibt.

Ort, Datum: ____________________________________

Name des Unterzeichners: __________________________

Position: _______________________________________

Unterschrift: ____________________________________

Firmenstempel: _________________________________