3H3 Jährliches Prognosedokument

Die folgenden Kostenkategorien bilden die Grundlage der Kalkulation für die Budgetplanung:

• Austausch von Systemkomponenten: Ersatz von Zutrittslesegeräten (Kartenleser, Türstationen), Steuergeräten, elektronischen Türschlössern und biometrischen Erfassungseinheiten. Diese Komponenten unterliegen regelmäßigem Verschleiß und müssen nach definierten Intervallen erneuert werden.

• Ersatzteilbevorratung: Vorhaltung kritischer Ersatzteile gemäß Herstellervorgaben (z. B. Batterien, Lesermodule, Steuerplatinen), um im Störungsfall schnelle Reparaturen zu ermöglichen und eine hohe Systemverfügbarkeit sicherzustellen.

• Technische Upgrades: Investitionen, die bei Systemerweiterungen oder neuen Anforderungen anfallen (z. B. Einbau neuer Generationen von Lesegeräten oder Erweiterung um zusätzliche Sicherheitsfunktionen).

Die Berechnung dieser Kosten basiert auf den erwarteten Lebenszyklen der einzelnen Komponenten und den Empfehlungen der Hersteller. In den ersten Jahren nach Inbetriebnahme fallen typischerweise höhere Hardwareinvestitionen an, z. B. bei der anfänglichen Installation und der Anbindung zusätzlicher Türen oder Zugänge. In späteren Jahren sinken die Hardwarekosten in der Regel, sofern keine größeren Systemerweiterungen erforderlich werden. Diese Planung trägt den Aspekten technischer Weiterentwicklung und notwendigen Anpassungen Rechnung.

• Lizenzverlängerungen: Jährliche Kosten für die Verlängerung von Softwarelizenzen des Zutrittsmanagementsystems sowie unterstützender Systeme (Betriebssysteme der Server, Datenbanksoftware). Diese Lizenzen sind Voraussetzung für den ordnungsgemäßen Betrieb des Systems und beinhalten meist regelmäßige Updates und Sicherheitspatches.

• Support- und Wartungsverträge: Wiederkehrende Gebühren für technischen Support durch den Hersteller oder Fachpartner, einschließlich 24/7-Hotline, Fernwartung und Bereitstellung von Sicherheitsupdates.

• Software-Upgrades: Investitionen für größere Versionssprünge oder neue Funktionalitäten der Zutrittskontrollsoftware (z. B. erweiterte Protokolle, zusätzliche Schnittstellen oder verbesserte Sicherheitsfunktionen) über die Basiswartung hinaus.

Die Softwarekosten sind in der Regel gut kalkulierbar, da Lizenzintervalle und Updatezyklen vertraglich festgelegt sind. Laufende Kosten hängen von der Anzahl der verwalteten Zugänge und Nutzer ab. Geplante Erweiterungen, wie modulare Funktionserweiterungen oder Änderungen des Lizenzmodells (z. B. Umstieg auf cloudbasierte Lösungen), können die Kosten beeinflussen. Die Prognose wurde konservativ kalkuliert, um auch mittelfristige Systementwicklungen und gesetzliche Vorgaben (z. B. Datensicherheitsanforderungen) abzudecken.

• Präventive Wartung: Geplante Inspektionstermine (vierteljährlich oder halbjährlich) durch geschultes Personal. Dabei werden Funktionstests der Komponenten durchgeführt, Sicherheitsfunktionen überprüft und Systembackups erstellt, um potenzielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

• Korrektive Wartung: Fachgerechte Behebung von Störungen und Defekten am System, sowohl im Normalbetrieb als auch im Notfall. Diese Kostenposition umfasst Anfahrts- und Reparaturzeiten sowie erforderliches Material und Ersatzteile.

• Service-Level-Agreements (SLA): Vereinbarte Reaktions- und Wiederherstellungszeiten im Störfall. Die kalkulierten Kosten beinhalten Vertragsbestandteile mit garantierten Fristen (z. B. Vor-Ort-Einsatz innerhalb von 24 Stunden bei kritischen Ausfällen) sowie eine 24/7-Hotline-Betreuung.

Die Wartungskosten sichern die dauerhafte Funktionsfähigkeit und Verfügbarkeit des Zutrittssystems. Regelmäßige Wartungen verringern ungeplante Ausfallzeiten, und ein striktes SLA sorgt für schnelle Störungsbehebung. Für die Kalkulation wurden Erfahrungswerte aus vergleichbaren Projekten und die Bedingungen gängiger Serviceverträge zugrunde gelegt.

• Verbrauchsmaterialien: Regelmäßige Nachbestellung von Zutrittsmedien (z. B. Chipkarten, RFID-Transponder), Ersatzetiketten und Batterien. Diese Kosten variieren mit der Nutzerzahl und der Häufigkeit von Neubestellungen (z. B. bei Verlust oder Beschädigung von Karten).

• Schulungen: Kosten für Anwender- und Administrationsschulungen. Neue Mitarbeiter erhalten eine Grundschulung, und es werden regelmäßige Auffrischungsschulungen für Systemadministratoren sowie Sicherheitsschulungen für alle Nutzer eingeplant.

• Energiekosten: Stromverbrauch der Zutrittskontrollgeräte (Lesegeräte, Steuerungseinheiten, Server). Zwar ist der Verbrauch einzelner Geräte gering, summiert sich jedoch bei vielen Geräten und langem Betrieb. In der Planung wurden die voraussichtlichen Energiebedarfe auf Basis der Leistungsangaben der eingesetzten Hardware berücksichtigt.

Die Betriebskosten fallen kontinuierlich an und lassen sich gut prognostizieren. Im Verhältnis zu den Investitionskosten sind sie geringer, müssen jedoch in die Gesamtbudgetierung einbezogen werden, um Unterbrechungen im laufenden Betrieb zu vermeiden.

Die folgende Tabelle stellt eine beispielhafte Kostenprojektion über sieben Jahre dar, basierend auf aktuellen Annahmen, geplanten Wartungszyklen und Erfahrungswerten. Es zeigen sich typische Muster: Einmalige Hardwareinvestitionen in bestimmten Jahren sowie fortlaufende Kostenanteile für Software und Wartung, während die Betriebskosten relativ stabil bleiben.

Die genannten Zahlen sind indikativ und beruhen auf aktueller Lebenszyklusplanung sowie Herstellerempfehlungen. Sie dienen der Budgetorientierung; die endgültigen Beträge werden zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung verbindlich festgelegt. Etwaige Anpassungen aufgrund technischer Innovationen oder marktüblicher Preisentwicklungen werden im Rahmen der Vertragsbedingungen berücksichtigt.

• Jährlicher Soll-Ist-Abgleich: Einmal jährlich wird ein Vergleich zwischen den prognostizierten und den tatsächlich angefallenen Kosten durchgeführt. Abweichungen werden dokumentiert, damit gegebenenfalls zeitnah Gegenmaßnahmen (z. B. Budgetanpassungen) ergriffen werden können.

• Regelmäßige Anpassung: Bei Bedarf wird die Prognose aktualisiert, um Inflation, neue Herstellerempfehlungen oder geänderte gesetzliche Vorgaben (z. B. Datenschutzbestimmungen, Sicherheitsrichtlinien) zu berücksichtigen. Dadurch bleibt die Kostenplanung stets aktuell und realitätsnah.

• Transparenz durch Dokumentation: Alle Kostenpositionen werden detailliert erfasst und belegt. Auf Verlangen des Auftraggebers stellt der Bieter vollständige Rechnungen und Belege zur Verfügung. Dies gewährleistet die Nachvollziehbarkeit jeder einzelnen Kostenkomponente.

• Einhaltung von Garantien und SLAs: Die vereinbarten Reaktionszeiten sowie Ersatzteilverfügbarkeiten aus den Serviceverträgen werden eingehalten. Sollte die Ersatzteillagerung einmal nicht ausreichen, wird gemäß den vertraglichen Vereinbarungen umgehend für Nachschub gesorgt.

Der Unterzeichnende bestätigt hiermit, dass der Bieter eine vollständige und transparente jährliche Kostenprognose für den gesamten Lebenszyklus des Zutrittskontrollsystems vorlegt. Dies ermöglicht dem Auftraggeber, seine Budgets für Hardware, Software, Wartung und Betriebskosten über die vertraglich vereinbarte Laufzeit hinweg zuverlässig einzuplanen.

Ort, Datum: __________________________

Bevollmächtigter (Name): __________________________

Position: __________________________

Unterschrift: __________________________

Firmenstempel: __________________________