3H2 Rechnungsstellung & Zahlungsbedingungen
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Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen
Dieses Dokument legt die Verfahrensweisen des Auftragnehmers im Rahmen des Vertrags über Zugangskontrollsysteme zur Ausstellung von Rechnungen und die geltenden Zahlungsbedingungen fest. Ziel ist es, Transparenz bei der Abrechnung sowie klare vertragliche Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber sicherzustellen.
Rechtlicher und regulatorischer Rahmen- Anwendbare gesetzliche Regelungen
Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) – insbesondere §§ 305 ff. (Allgemeine Geschäftsbedingungen) sowie §§ 271, 288 (Zahlungsfristen und Verzugszinsen).
Umsatzsteuergesetz (UStG) – Einhaltung der umsatzsteuerlichen Vorschriften bei der Rechnungsstellung.
Vergaberecht – Transparente Abrechnungsverfahren und Einhaltung vergaberechtlicher Vorgaben bei öffentlichen Ausschreibungen.
Ausschreibungsverpflichtungen
Bereitstellung von Musterrechnungen zur nachvollziehbaren Darstellung der Kostenstruktur.
Festlegung klarer Zahlungspläne, einschließlich Meilensteinen und Fälligkeiten, im Angebot.
Sicherstellung der Revisionssicherheit und steuerlichen Konformität aller Rechnungen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.
Rechnungslegung- Häufigkeit
Rechnungen werden in der Regel gemäß den vertraglich vereinbarten Projektmeilensteinen oder nach dem vertraglich festgelegten Abrechnungsplan erstellt.
Wartungs- und SLA-Leistungen werden zu fest definierten Zeitpunkten (z. B. jährlich oder vierteljährlich) abgerechnet, wie vertraglich vereinbart.
Format- Jede Rechnung des Auftragnehmers enthält mindestens folgende Angaben:
Name und vollständige Anschrift des Auftragnehmers, einschließlich Steuernummer und ggf. Handelsregisternummer.
Name und Anschrift des Auftraggebers sowie die Vertrags- oder Auftragsnummer.
Eindeutige Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum.
Genaue Beschreibung der gelieferten Waren und/oder erbrachten Dienstleistungen.
Auflistung der einzelnen Positionen mit Mengenangaben sowie Stück- bzw. Einheitspreis.
Aufschlüsselung nach Hardware-, Software-, Installations- und Service-Leistungen.
Nettobetrag, Umsatzsteuer (mit ausgewiesenem Steuersatz) und Bruttobetrag.
Zahlungsziel (Fälligkeit) und Bankverbindung für die Überweisung.
Übermittlungsart
Rechnungen werden sowohl in elektronischer Form (PDF) als auch in Papierform übermittelt, sofern dies vertraglich gefordert ist.
Elektronische Rechnungen werden über vom Auftraggeber präferierte, gesicherte Kanäle (z. B. verschlüsseltes E-Mail-Postfach oder Kundenportal) versandt.
Jede Rechnung wird mit einer Kopie des zugehörigen Liefer- oder Abnahmeprotokolls versehen, um eine eindeutige Zuordnung zu den erbrachten Leistungen zu gewährleisten.
Zahlungsbedingungen- Standardzahlungsfrist
Die Zahlung des Rechnungsbetrags ist innerhalb von 30 Kalendertagen nach Rechnungsdatum fällig, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde. Zahlungen erfolgen ohne Abzug, es sei denn, ein Skonto wurde ausdrücklich vereinbart.
Meilensteinbezogene Zahlungen- Zahlungen erfolgen nach Erreichen definierter Projektmeilensteine:
Anzahlung: Ein Teilbetrag (z. B. 30 % des Auftragswerts) wird bei Auftragserteilung fällig.
Lieferung und Installation: Ein weiterer Teilbetrag (z. B. 40 % des Auftragswerts) wird nach Abschluss der Lieferung und Installation in Rechnung gestellt.
Inbetriebnahme und Abnahme: Der verbleibende Restbetrag (z. B. 30 % des Auftragswerts) wird nach erfolgreicher Inbetriebnahme und förmlicher Abnahme des Systems fällig.
Wartung und SLA: Leistungen aus Wartung und Service Level Agreements werden separat und fortlaufend gemäß den vereinbarten Zeitintervallen (jährlich oder vierteljährlich) in Rechnung gestellt.
Zahlungsverzug
Gerät der Auftraggeber in Zahlungsverzug, behält sich der Auftragnehmer das Recht vor, gesetzliche Verzugszinsen nach § 288 BGB geltend zu machen.
Bei fortdauernder Nichtzahlung nach Setzung einer angemessenen Nachfrist kann der Auftragnehmer weitere Leistungen aussetzen, nachdem er den Auftraggeber hierüber informiert hat.
Alle Ansprüche aus Zahlungsverzug bleiben vorbehalten.
Beispielrechnung
| Pos | Bezeichnung | Menge | Einzelpreis (€) | Gesamt (€) |
|---|---|---|---|---|
| 001 | Zutrittsleser (RFID) | 10 | 200,00 | 2.000,00 |
| 002 | Steuerungseinheiten | 5 | 300,00 | 1.500,00 |
| 003 | Software-Lizenz (jährlich) | 1 | 3.000,00 | 3.000,00 |
| 004 | Installation und Inbetriebnahme | 1 | 4.000,00 | 4.000,00 |
| 005 | SLA und Wartung (Jahr 1) | 1 | 2.000,00 | 2.000,00 |
| Summe (netto) | 12.500,00 | |||
| Umsatzsteuer (19 %) | 2.375,00 | |||
| Gesamtbetrag (brutto) | 14.875,00 |
Verfahrens- und Sicherungsmaßnahmen
Jede ausgestellte Rechnung wird mit den entsprechenden Liefer- und Abnahmeprotokollen sowie Leistungsnachweisen verknüpft, um Vollständigkeit und Korrektheit sicherzustellen.
Die Ausweisung der Umsatzsteuer erfolgt gemäß den gesetzlichen Vorgaben, um die steuerliche Nachprüfbarkeit zu gewährleisten.
Rechnungen und Zahlungsnachweise werden vom Auftragnehmer revisionssicher archiviert, um eine lückenlose Nachverfolgung und Prüfung durch interne oder externe Auditoren zu ermöglichen.
Bei Beanstandungen oder Unstimmigkeiten existiert ein definiertes Dispute-Management-Verfahren zur Klärung strittiger Rechnungspositionen.
Erklärung
Der unterzeichnete Bevollmächtigte bestätigt hiermit, dass der Auftragnehmer transparente und rechtskonforme Regelungen zur Rechnungsstellung und Bezahlung im Rahmen des vorliegenden Angebots vorsieht. Alle vorliegenden Rechnungen und Zahlungsbedingungen entsprechen den geltenden gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben sowie den Anforderungen des Facility Managements.
Ort, Datum: _________________________________________
Unterschrift des Bevollmächtigten: ___________________________
Name: ___________________________
Position: ________________________
Firmenstempel: ___________________