3B5 Polizeiliche Führungszeugnisse

• Beantragung und Ausstellung: Jeder Mitarbeiter beantragt selbstständig ein polizeiliches Führungszeugnis bei der zuständigen Melde- oder Bürgerbehörde bzw. direkt beim Bundesamt für Justiz. Die anfallenden Gebühren übernimmt das Bieterunternehmen. Das Führungszeugnis wird in der amtlichen, ungekürzten Form ausgestellt.

• Inhalte: Das Führungszeugnis enthält alle strafrechtlichen Verurteilungen, für die noch keine Löschungsfrist vergangen ist. Besonders relevant sind Eintragungen bei Delikten wie Diebstahl, Betrug, Gewalttaten oder vergleichbaren Straftaten, die die Sicherheit des Objekts beeinträchtigen könnten. Ein eintragungsfreies Führungszeugnis zeigt, dass keine schwerwiegenden Verurteilungen vorliegen.

• Aktualität: Die vorgelegten Führungszeugnisse sind zum Zeitpunkt der Überprüfung nicht älter als drei Monate. Ältere Unterlagen können auf Verlangen des Auftraggebers durch frische Exemplare ersetzt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass gegebenenfalls kürzlich abgeschlossene Verfahren erfasst werden.

• Echtheitsprüfung: Die Personalabteilung kontrolliert die Gültigkeit der Führungszeugnisse. Dabei werden die amtlichen Sicherheitsmerkmale (Prägestempel, Unterschrift, Seriennummer) überprüft. Bei Unklarheiten erfolgt eine Rückfrage bei der ausstellenden Behörde.

• Erweitertes Führungszeugnis: Soweit es besondere behördliche Auflagen erfordert (z. B. Zugang zu besonders gesicherten Bereichen), wird bei den betroffenen Mitarbeitern ein erweitertes Führungszeugnis nach §30 Abs. 5 BZRG eingeholt.

• Dokumentation: Nach Prüfung werden die Originaldokumente sicher verwahrt, und die wichtigsten Ergebnisse (Ausstellungsdatum, Eintragungsfreiheit) werden in das Personalinformationssystem eingetragen. Dabei erfolgt die Speicherung personenbezogener Daten stets datenschutzkonform und unter Beachtung der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

• Installations- und Wartungstechniker: Fachkräfte, die Zugangskontrollkomponenten (z. B. Kartenleser, Türöffner, Sicherheitsschlösser) installieren und warten. Diese Mitarbeiter erhalten tiefen Einblick in die Architektur des Sicherheitssystems und Zugang zu verschlossenen Bereichen. Ein unzuverlässiger Techniker könnte das System manipulieren, daher ist seine Integrität unerlässlich.

• Betriebs- und Bedienpersonal: Mitarbeiter, die den laufenden Betrieb des Systems überwachen, Zutrittsrechte einrichten und Zugangsereignisse kontrollieren. Dazu gehören Schichtleiter und Operatoren, die Zugriffsanfragen sofort freigeben oder sperren. Sie verfügen über administrative Systemrechte und treffen Entscheidungen in Echtzeit. Auch für diese Funktionen muss ein einwandfreies Führungszeugnis vorliegen.

• IT- und Systemadministratoren: Zuständig für die Einrichtung und Pflege der IT-Infrastruktur des Zugangskontrollsystems (Server, Software, Netzwerke). Sie verwalten die Datenbanken mit Benutzerrechten, Schnittstellen zu anderen Systemen und sichern die Backup-Daten. Angesichts ihres umfassenden Systemzugriffs ist eine besonders hohe Vertrauenswürdigkeit erforderlich.

• Projekt- und Sicherheitsmanagement: Interne Projektleiter, Sicherheitsbeauftragte und Qualitätsmanager, die regelmäßig vor Ort arbeiten. Sie koordinieren Tätigkeiten, prüfen Abläufe und betreten ebenfalls sensible Bereiche. Daher müssen auch sie über ein sauberes Führungszeugnis und die erforderlichen Sicherheitsfreigaben verfügen.

• Externe Dienstleister und Subunternehmer: Sofern Fremdfirmen in das Projekt eingebunden sind (z. B. für Spezialinstallationen, Arbeiten in Reinräumen, Installation zusätzlicher Sicherheitstechnik), unterliegen auch deren Mitarbeiter den gleichen Hintergrundprüfungen, sofern sie Zugang zum Kontrollsystem oder zu sicherheitsrelevanten Zonen erhalten.

Jeder Mitarbeiter, der im Rahmen des Projekts Zugang zu sicherheitskritischen Daten oder Bereichen erhält, fällt unter dieses Prüfregime.

• Periodische Erneuerung: In der Regel werden Führungszeugnisse alle zwei bis drei Jahre neu beantragt, auch wenn keine gesetzliche Vorgabe dies verlangt. Dieser Zeitraum orientiert sich an behördlichen Empfehlungen und stellt sicher, dass zwischenzeitlich eingeleitete Verfahren berücksichtigt werden.

• Vertragsverlängerungen und Projektphasen: Vor jeder wesentlichen Vertragsverlängerung oder beim Übergang in eine neue Projektphase überprüft der Bieter, ob noch aktuelle Führungszeugnisse vorliegen. Andernfalls werden neue Führungszeugnisse angefordert, um lückenlose Nachweise zu gewährleisten.

• Änderung des Tätigkeitsumfangs: Ändert sich der Aufgabenbereich eines Mitarbeiters erheblich oder übernimmt er zusätzliche sicherheitsrelevante Verantwortungen, wird unverzüglich ein neues Führungszeugnis eingeholt. So wird sichergestellt, dass jede Position mit aktuell geprüfter Besetzung besetzt ist.

• Wiedereinsatz nach Unterbrechung: Nach längeren Pausen (z. B. Elternzeit, Krankheit, Beurlaubung) wird der betroffene Mitarbeiter vor Wiederaufnahme seiner Tätigkeit gebeten, ein aktuelles Führungszeugnis vorzulegen. Damit können Veränderungen während seiner Abwesenheit erfasst werden.

• Meldung kritischer Vorkommnisse: Treten während des Einsatzes sicherheitsrelevante Vorkommnisse auf (z. B. Ermittlungsverfahren gegen einen Mitarbeiter), wird die Personalabteilung umgehend informiert. In solchen Fällen kann ein neues Führungszeugnis angefordert werden, um die Zuverlässigkeit umgehend neu zu bewerten.

Diese Maßnahmen stellen sicher, dass jederzeit ein aktueller Überblick über die Zuverlässigkeit des eingesetzten Personals vorliegt.

• Antragstellung des Führungszeugnisses: Jeder betroffene Mitarbeiter beantragt eigenständig sein Führungszeugnis bei der zuständigen Behörde. Hierzu erhält er vom Bieter die notwendigen Formulare und Anleitungen. Die entstehenden Gebühren trägt der Bieter. Die persönliche Antragstellung dient auch der Identitätsverifizierung durch die Behörde.

• Vorprüfung: Nach Eingang des Führungszeugnisses wird dieses von der Personalabteilung überprüft. Es wird kontrolliert, ob die Ausstellungsbehörde, das Ausstellungsdatum und die amtlichen Sicherheitsmerkmale (Prägestempel, Unterschrift, Seriennummer) korrekt sind.

• Inhaltliche Bewertung: Das Führungszeugnis wird auf Eintragungen hin ausgewertet. Sind keine relevanten Eintragungen vorhanden, wird die Zuverlässigkeit des Mitarbeiters formell bestätigt. Bei auffälligen Eintragungen prüft ein Gremium aus Personal- und Rechtsabteilung den Einzelfall: Ist ein Vorwurf berechtigt oder liegt eine rechtskräftige Verurteilung vor, wird über die weitere Eignung des Mitarbeiters entschieden. Ein negativer Befund führt zum Ausschluss aus sicherheitskritischen Tätigkeiten.

• Freigabe zum Einsatz: Nur Mitarbeiter mit unbeanstandeten Führungszeugnissen erhalten eine offizielle Einsatzfreigabe für das Projekt. Diese Freigabe wird dokumentiert und abgezeichnet. Mitarbeiter, deren Führungszeugnis Einträge aufweist, werden bis zur Klärung des Sachverhalts von sicherheitsrelevanten Aufgaben ausgeschlossen.

• Fortlaufende Kontrolle: Auch nach der ersten Freigabe bleibt die Zuverlässigkeit fortlaufend im Blick. Bei längeren Projektdauern werden in regelmäßigen Abständen die vorhandenen Nachweise überprüft. Zum Beispiel kann jährlich eine Erinnerungsaufforderung erfolgen, in der die Mitarbeiter bestätigen, dass weiterhin keine neuen sicherheitsrelevanten Vorfälle vorliegen.

• Sichere Archivierung: Nach Prüfung werden die Original-Führungszeugnisse in einem verschlossenen Tresor oder gesicherten Bereich aufbewahrt. Elektronische Kopien werden ausschließlich in einem verschlüsselten Dokumentenmanagementsystem gespeichert, das ISO/IEC 27001-konform ist. Ein Backup der Prüfprotokolle wird ebenfalls sicher angelegt.

• Zugriffsberechtigung: Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff auf die sensiblen Unterlagen. Üblicherweise sind dies die Geschäftsführung, die Personalabteilung und der benannte Sicherheitsbeauftragte. Alle Zugriffsvorgänge werden protokolliert. Mitarbeiter, die das Zugangskontrollsystem bedienen oder den laufenden Betrieb vor Ort überwachen, haben keinen Zugriff auf die Führungszeugnisse ihrer Kollegen.

• Datenschutzkonforme Löschung: Nach Projektende oder beim Ausscheiden eines Mitarbeiters werden die Führungszeugnisse und alle Kopien gemäß den Löschfristen der DSGVO und des BDSG vernichtet, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Wird ein Mitarbeiter nicht mehr für sicherheitsrelevante Tätigkeiten eingesetzt, erfolgt ebenfalls zeitnah eine Löschung seiner personenbezogenen Daten.

• Verschwiegenheit: Alle Mitarbeiter, die im Rahmen dieses Projekts Zugang zu personenbezogenen Daten haben, verpflichten sich schriftlich zur Geheimhaltung. Diese Verpflichtung ist vertraglich geregelt. Verstöße gegen die Verschwiegenheitspflicht führen zu arbeits- und gegebenenfalls strafrechtlichen Konsequenzen.

• Dokumentation des Verfahrens: Jeder Schritt des Prüfprozesses wird dokumentiert. Hierzu zählen Datum der Anforderung und Vorlage des Führungszeugnisses, Name des Prüfers und Ergebnis der Prüfung. Diese Protokolle werden revisionssicher abgelegt, um dem Auftraggeber bei Bedarf einen Nachweis über die durchgeführten Maßnahmen zu erbringen.

• Vertragliche Verpflichtung: Unterauftragnehmer werden vertraglich dazu verpflichtet, für ihr Personal identische Hintergrundprüfungen durchzuführen. Die Vorlage aktueller Führungszeugnisse und eine Bestätigung über deren Unbedenklichkeit sind vor Beginn der Arbeiten erforderlich. Der Bieter achtet darauf, dass entsprechende Klauseln in den Verträgen verankert sind.

• Vorab-Prüfungen: Noch vor Aufnahme der Arbeiten müssen Subunternehmer die Führungszeugnisse ihrer Mitarbeiter vorlegen. Diese werden vom Bieter auf Aktualität und Eintragungsfreiheit geprüft. Mitarbeiter ohne gültiges Führungszeugnis werden für den Einsatz gesperrt.

• Kontinuierliche Überwachung: Während der Projektdurchführung überprüft der Bieter in Stichproben, ob die Subunternehmer die Anforderungen einhalten. Dies kann durch Vor-Ort-Kontrollen, Audits oder die Anforderung aktueller Nachweise erfolgen.

• Einbindung in Sicherheitsprozesse: Externes Personal wird in alle sicherheitsrelevanten Schulungen und Einweisungen eingebunden. So wird sichergestellt, dass auch Subunternehmerpersonal die Verhaltensregeln kennt und befolgt.

Hiermit bestätigt die Bieterfirma verbindlich, dass sämtliche für das Zugangskontrollsystem eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den polizeilichen Führungszeugnisprüfungen unterzogen wurden und alle gesetzlichen Anforderungen an ihre Zuverlässigkeit und persönliche Eignung vollständig erfüllen. Alle genannten Verfahren und Standards werden strikt eingehalten. Führungszeugnisse und die zugehörigen Prüfprotokolle werden sorgfältig aufbewahrt und können dem Auftraggeber auf Verlangen vorgelegt werden.

Mit Unterzeichnung dieses Dokuments übernimmt der Bieter die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der gemachten Angaben. Diese Erklärung ist integraler Bestandteil des Angebots und kann vertraglich verbindlich festgelegt werden, um dem Auftraggeber die Einsatzfähigkeit des vorgeschlagenen Personals zu garantieren.

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