3B4 Trainingspläne

Bei der Erstellung der Monatsberichte sind alle einschlägigen gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben einzuhalten. Insbesondere müssen die Berichte den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen (einschließlich der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)), da unter Umständen personenbezogene oder vertrauliche Informationen verarbeitet werden. Darüber hinaus sind die vertraglichen Berichtspflichten strikt zu beachten – der Inhalt und Umfang der Berichte muss den im Vertrag festgelegten Anforderungen vollumfänglich genügen.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sämtliche Angaben in den Monatsberichten richtig, vollständig und überprüfbar sind. Die Berichte sind so aufzubereiten, dass sie einer eventuellen Prüfung (Audit) standhalten können. Insbesondere müssen Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Daten gewährleistet sein (z.B. durch eindeutige Belege, Dokumentationen oder Anlagen mit Detailinformationen). Ferner sollen die Berichte im Einklang mit den im Vertrag definierten Qualitätssicherungsmechanismen stehen, sodass sie als Teil des vertraglichen Qualitätsmanagements dienen können.

• Leistungsübersicht: Eine allgemeine Zusammenfassung der im Berichtsmonat erbrachten Leistungen und des Betriebsverlaufs. Hier wird in kurzer Form (Management Summary) dargestellt, welche Hauptleistungen erbracht wurden, welche Systeme oder Anlagen in Betrieb waren und ob es Besonderheiten oder signifikante Ereignisse gab. Dieser Abschnitt bietet dem Leser einen schnellen Überblick über die Gesamtperformance im Monat.

• KPIs und SLA-Ergebnisse: Darstellung der vereinbarten Key Performance Indicators (KPIs) und der Ergebnisse der Service-Level Agreements im Berichtszeitraum. Es erfolgt ein Soll-Ist-Vergleich der wichtigsten Leistungskennzahlen, um die Vertragserfüllung quantitativ zu bewerten. Typische Kennzahlen können z.B. Anlagenverfügbarkeiten, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten bei Störungen, Anzahl der abgearbeiteten Arbeitsaufträge oder Energieverbrauchswerte umfassen. Abweichungen von den Zielwerten sind zu erläutern und mit entsprechenden Maßnahmen oder Erklärungen zu versehen.

• Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen: Auflistung aller im Monat durchgeführten Wartungs-, Inspektions- und Instandsetzungsarbeiten. Dieser Abschnitt enthält Angaben zu planmäßigen turnusmäßigen Wartungen (inklusive gesetzlich vorgeschriebener Prüfungen, z.B. nach der Betriebssicherheitsverordnung für Aufzüge oder Brandschutzeinrichtungen) sowie außerplanmäßigen Instandsetzungen. Für jede Maßnahme sollten Datum, durchgeführte Tätigkeit, betroffene Anlage oder System und der Status (abgeschlossen, offen, verschoben etc.) vermerkt sein.

• Störfall- und Vorfallberichte: Dokumentation aller relevanten Störungen, Zwischenfälle oder Unregelmäßigkeiten im Berichtszeitraum. Hierzu zählen z.B. technische Ausfälle von Anlagen, sicherheitsrelevante Vorfälle oder andere Ereignisse, die den Betriebsablauf beeinträchtigen. Jeder Vorfall ist mit Beschreibung, Zeitpunkt, betroffener Anlage/Bereich, Auswirkungen auf den Betrieb und den ergriffenen Gegenmaßnahmen bzw. der Problembehebung darzustellen. Zudem sollten identifizierte Risiken (z.B. sich abzeichnende Probleme oder Engpässe) aufgeführt und bewertet werden.

• Geplante Maßnahmen und Verbesserungen: Ausblick auf anstehende Maßnahmen, Empfehlungen und Verbesserungsinitiativen. Dieser Abschnitt beschreibt, welche Aktivitäten im Folgemonat geplant sind (z.B. geplante Wartungen, Schulungen oder Projekte) und welche Verbesserungsmaßnahmen der Auftragnehmer vorschlägt, um die Servicequalität oder Effizienz zu steigern. Auch etwaige aus dem aktuellen Berichtsmonat abgeleitete Korrekturmaßnahmen (zur Behebung festgestellter Mängel oder zur Vermeidung zukünftiger Störungen) werden hier festgehalten.

Jeder Monatsbericht muss sowohl quantitative Daten als auch qualitative Analysen enthalten. Die quantitativen Angaben (wie Kennzahlen, Messwerte, Anzahl von Ereignissen etc.) liefern objektive Fakten zur Leistung. Die qualitativen Erläuterungen stellen diese Zahlen in den richtigen Kontext, erklären Abweichungen, nennen Ursachen für bestimmte Entwicklungen und beschreiben die eingeleiteten Korrektur- oder Verbesserungsmaßnahmen. Dieses Zusammenspiel aus Daten und Erläuterungen gewährleistet ein umfassendes Verständnis der Performance im Berichtszeitraum.

• Turnus und Fristen: Die Berichte sind monatlich zu erstellen und jeweils innerhalb von fünf Werktagen nach Ablauf des Berichtsmonats einzureichen. Damit wird sichergestellt, dass dem Auftraggeber zeitnah ein aktueller Leistungsbericht vorliegt. Abweichungen von diesem Zeitplan bedürfen der Absprache und Zustimmung des Auftraggebers.

• Format und Übermittlung: Jeder Monatsbericht ist in geeigneter digitaler Form bereitzustellen, beispielsweise als PDF-Dokument. Zusätzlich kann verlangt werden, dass der Bericht in einem editierbaren Format (z.B. Microsoft Word/Excel) oder als Druckversion vorgelegt wird. Die Formatierung der Berichte soll einheitlich und druckfähig sein, sodass bei Bedarf auch eine physische Ablage oder Verteilung möglich ist.

• Datenkonsistenz: Der Auftragnehmer stellt sicher, dass in allen Monatsberichten konsistente Daten und Definitionen verwendet werden. Kennzahlen, Begriffe und Messmethoden sollen über die Berichtszeiträume hinweg einheitlich sein, um Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Werden kumulative Werte berichtet (z.B. eine Jahressumme), sind diese fortlaufend und korrekt zu führen.

• Änderungsdokumentation: Sollten nachträglich Korrekturen oder Aktualisierungen an einem bereits eingereichten Monatsbericht nötig werden, sind diese Änderungen transparent zu dokumentieren. Der geänderte Bericht ist als Revision kenntlich zu machen (mit Angabe einer Versionsnummer oder eines Änderungsdatums), und die Korrekturen sind dem Auftraggeber umgehend mitzuteilen. Sowohl die ursprünglichen als auch die korrigierten Daten müssen nachvollziehbar bleiben.

Mit der Einreichung einer standardisierten Monatsberichtsvorlage im Rahmen des Angebots bestätigt der Bieter, dass er alle in diesem Dokument genannten gesetzlichen, technischen und verfahrensbezogenen Anforderungen erfüllt und umzusetzen bereit ist. Die vorgelegte Berichtsstruktur und deren Inhalte entsprechen den Vorgaben der Ausschreibung. Die monatlichen Berichte werden damit zu einem integralen Bestandteil der vertraglichen Leistung und dienen als verbindliche Grundlage für die laufende Leistungsbewertung sowie das Monitoring der Vertragserfüllung durch den Auftraggeber.

• Monatsberichtsvorlage (Muster): Ein strukturiertes Musterdokument des Monatsberichts im vorgesehenen Format (z.B. PDF oder kompatibles Dateiformat), das sämtliche geforderten Sektionen enthält und die Aufteilung sowie Gestaltung des monatlichen Berichts veranschaulicht.

• KPI- & SLA-Berichtssektion: Beispielhafte Darstellung des Abschnitts für Key Performance Indicators und SLA-Ergebnisse, inklusive Tabellen oder Grafiken, welche die Überwachung der Leistungskennzahlen zeigen. Dieser Teil sollte klar erkennen lassen, wie Soll-Ist-Vergleiche und etwaige Ampelbewertungen (z.B. Grün/Gelb/Rot-Indikatoren für die Zielerreichung) im Bericht integriert werden.

• Störfall- & Risiko-Sektion: Beispielhafte Ausgestaltung des Berichtsteils für Zwischenfälle und Risiken. Hier ist aufzuzeigen, wie Störungen dokumentiert werden (etwa in einer Tabelle mit Datum, Beschreibung, betroffener Anlage, Dauer der Störung, ergriffenen Maßnahmen) und wie Risiken oder potenzielle Probleme berichtet und bewertet werden.

• Maßnahmen- & Verbesserungssektion: Vorlage des Abschnitts für geplante Maßnahmen und Verbesserungen, in dem dargelegt wird, welche Informationen über anstehende Aktivitäten, Optimierungsvorschläge und eingeleitete Korrekturmaßnahmen enthalten sein werden. Dieser Abschnitt sollte z.B. in Form einer Liste oder Tabelle darstellen, welche Maßnahmen geplant sind, bis wann sie umgesetzt werden sollen und welches Ziel damit jeweils verfolgt wird.

• Bietererklärung (Compliance Statement): Eine vom bevollmächtigten Vertreter des Bieters unterzeichnete Erklärung, die die Gültigkeit und Vollständigkeit der eingereichten Monatsberichtsvorlage bestätigt und versichert, dass alle Anforderungen dieser Ausschreibung darin erfüllt werden. Diese Erklärung dient als Nachweis der Verbindlichkeit der Angaben und wird nachfolgend in Abschnitt 8 näher ausgeführt.

Ort: _______________________

Datum: _______________________

Unterschrift: ________________

Name: _______________________

Position: ____________________

Firma: _______________________