3B2 Finanzielle Stabilität
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Finanzielle Stabilität
Dieses Dokument dient als Nachweis der finanziellen Stabilität und langfristigen Leistungsfähigkeit des Bieters bei der Lieferung, Installation und Unterstützung von Zutrittskontrollsystemen für den Service‑ und Empfangsbereich eines industriellen Gebäudes. Der Bieter legt damit eine fundierte Grundlage für die Teilnahme an der Ausschreibung. Zweck ist es, die Auftraggeberin davon zu überzeugen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen verlässlich erfüllt werden können, dass die Beschaffung und der Betrieb der technischen Lösungen gesichert sind und dass der Bieter rechtliche und betriebliche Anforderungen vollständig einhält.
Im Kontext des Facility‑Managements in Deutschland umfasst Zutrittskontrolle mehr als die Bereitstellung von Lesegeräten und Ausweisen. Sie bildet ein zentrales Element der betrieblichen Sicherheit, des Arbeitsschutzes und der Steuerung von Personen‑ und Materialflüssen. Im industriellen Umfeld müssen Zutrittskontrollsysteme auf die baulichen Gegebenheiten des Servicezugangs abgestimmt sein, die Besucher‑ und Mitarbeitendenströme koordinieren, Schnittstellen zu Sicherheitszentralen bereitstellen und datenschutzrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Bieter stellt sicher, dass die finanziellen Ressourcen sowohl für den Erwerb der notwendigen Hardware und Software als auch für den fortlaufenden Betrieb, die Wartung und die Anpassung des Systems während der Laufzeit des Vertrages vorhanden sind.
Dieses Dokument stellt dar, wie der Bieter die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen erfüllt, insbesondere die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB), des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und der internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS/IAS). Es beschreibt die Struktur und den Inhalt der verfügbaren Jahresabschlüsse und erläutert die Maßnahmen, mit denen der Bieter Transparenz, Unabhängigkeit der Prüfung und fortlaufende Risikokontrolle sicherstellt. Ziel dieser Erklärung ist es, der Auftraggeberin umfassende Informationen zur finanziellen Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters zu geben.
3B2 Konzept zur gesicherten finanziellen Stabilität
Anwendbare Anforderungen
Der Bieter verpflichtet sich zur uneingeschränkten Einhaltung der für sein Unternehmen geltenden Rechnungslegungs‑ und Offenlegungsvorschriften. Grundlage hierfür ist das Handelsgesetzbuch, das als deutsches „Commercial Code“ den Rahmen für Jahresabschlüsse, Bilanzierungsregeln und allgemeine kaufmännische Vorgaben bildet. Nach HGB müssen die Jahresabschlüsse unter anderem aus einer Bilanz, einer Gewinn‑ und Verlustrechnung, dem Eigenkapitalspiegel, einer Kapitalflussrechnung und zusätzlichen Informationen bestehen. Diese Komponenten fassen den Finanzstatus zusammen und dienen als Basis für steuerliche und rechtliche Pflichten.
Neben dem HGB wendet der Bieter, soweit einschlägig, die International Financial Reporting Standards (IFRS/IAS) an. Diese Standards ermöglichen eine Vergleichbarkeit der Finanzdaten auf internationaler Ebene und ergänzen die nationalen Anforderungen. Während die IFRS die Neubewertung bestimmter Vermögenswerte zulassen, bleiben die deutschen Vorschriften im HGB am Prinzip der historischen Anschaffungskosten ausgerichtet. Zudem ist zu berücksichtigen, dass das HGB eine Kapitalflussrechnung nur für Konzernabschlüsse und börsennotierte Unternehmen vorschreibt; der Bieter legt freiwillig eine Kapitalflussrechnung vor, um zusätzliche Transparenz zu schaffen.
Die Beachtung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und weiterer arbeitsrechtlicher Bestimmungen ist ebenfalls zentral. Das MiLoG schreibt einen einheitlichen gesetzlichen Mindestlohn vor, der zum 1. Januar 2025 auf 12,82 Euro pro Stunde festgesetzt wurde. Diese Regelung gilt branchenunabhängig und soll eine angemessene Entlohnung aller Beschäftigten sichern. Darüber hinaus schreibt das HGB vor, dass Gehälter spätestens zum Monatsende zu zahlen sind. Der Bieter hält diese Fristen ein und stellt damit die Liquidität und die soziale Verantwortung gegenüber den Beschäftigten sicher.
Sicherstellung von Transparenz
Die Transparenz der finanziellen Berichterstattung ist unerlässlich. Die Jahresabschlüsse des Bieters werden jährlich durch staatlich zugelassene Wirtschaftsprüfer nach den einschlägigen EU‑Auditrichtlinien geprüft. Die EU‑Richtlinie 2006/43/EG über Pflichtprüfungen schreibt vor, dass gesetzliche Abschlussprüfungen nur von geprüften Wirtschaftsprüfern oder Prüfungsgesellschaften durchgeführt werden dürfen und dass Mitgliedstaaten ein öffentliches Register dieser Prüfer führen müssen. Sie stellt zudem sicher, dass Abschlussprüfungen nur von unabhängigen Prüfern durchgeführt werden dürfen und dass Fortbildungs‑ und Qualitätsanforderungen eingehalten werden. Der Bieter nutzt ausschließlich Prüfer, die in Deutschland zugelassen und in der Berufsaufsicht registriert sind.
Alle veröffentlichten Jahresabschlüsse umfassen geprüfte Berichte der letzten drei Geschäftsjahre. Die Auditoren bestätigen, dass die Berichte ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens‑, Finanz‑ und Ertragslage vermitteln und dass die Angaben im Lagebericht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Darüber hinaus werden keine wesentlichen offenen Insolvenz‑ oder Vergleichsverfahren geführt. Etwaige rechtliche Risiken, die die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit beeinträchtigen könnten, werden transparent in den Anhangangaben erläutert. Zertifizierte Jahresabschlüsse können auf Anfrage eingesehen werden, und die Auftraggeberin erhält uneingeschränkten Zugriff auf die testierten Berichte zur eigenen Prüfung.
Bilanzen der letzten drei Jahre
Die Bilanzen der letzten drei Geschäftsjahre dokumentieren die Vermögens‑ und Kapitalstruktur des Bieters. Wesentliche Anlagegüter sind moderne IT‑Infrastruktur, Sicherheitsanlagen, Fahrzeuge, Immobilien sowie immaterielle Vermögenswerte wie Softwarelizenzen und Patente. Die Aktiva zeigen einen kontinuierlichen Aufbau von Sachanlagen und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Eigen‑ und Fremdkapital. Durch die konservative Investitionspolitik wurde der Verschuldungsgrad niedrig gehalten, was die finanzielle Unabhängigkeit erhöht.
Auf der Passivseite weisen die Bilanzen ein solides Eigenkapital aus, das in den letzten drei Jahren durch Gewinnthesaurierung gestärkt wurde. Rückstellungen wurden gebildet, um Risiken aus Garantieleistungen, Gewährleistungen und langfristigen Dienstleistungsverträgen abzudecken. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten sind maßvoll und langfristig angelegt; kurzfristige Finanzverbindlichkeiten bestehen ausschließlich zur Liquiditätssicherung. Zusammenfassend belegen die Bilanzstrukturen die Stabilität und die Fähigkeit des Bieters, größere Investitionen ohne Gefährdung der Solvabilität zu tätigen.
Gewinn‑ und Verlustrechnungen
Die Gewinn‑ und Verlustrechnungen der letzten drei Jahre zeigen einen stetigen Umsatzanstieg, insbesondere im Geschäftsbereich Sicherheits‑ und Zutrittskontrollsysteme. Die Umsatzerlöse resultieren aus der Implementierung von elektronischen Schließsystemen, der Wartung von Zutrittssteuerungen sowie aus Beratungs‑ und Integrationsdienstleistungen. Parallel dazu konnten Material‑ und Personalaufwendungen durch effiziente Einkaufsprozesse und einen bedarfsgerechten Personaleinsatz optimiert werden, was sich in einer stabilen Ergebnislage widerspiegelt.
Der Betriebsgewinn zeigt eine positive Entwicklung, was auf eine Kombination aus wachsendem Auftragseingang und Kostendisziplin zurückzuführen ist. Der Bieter investiert kontinuierlich in Forschung und Entwicklung, um innovative Lösungen wie biometrische Lesegeräte, verschlüsselte Zutrittsausweise und integrative Steuerungssoftware anzubieten. Diese Investitionen werden als immaterielle Vermögenswerte aktiviert und planmäßig abgeschrieben. Die Ergebnisse vor Steuern unterstreichen die Profitabilität und die Fähigkeit, Reserven für künftige Projekte aufzubauen.
Kapitalflussrechnungen und Liquiditätsanalyse
Obwohl nach HGB eine Kapitalflussrechnung nur für Konzernabschlüsse und börsennotierte Unternehmen verpflichtend ist, erstellt der Bieter freiwillig eine Kapitalflussrechnung. Diese zeigt im Zeitraum der letzten drei Jahre positive operative Cashflows, die aus dem laufenden Geschäft resultieren. Investitionen in Hard‑ und Software für Zutrittskontrollsysteme sowie in Personalqualifizierung wurden überwiegend aus dem operativen Cashflow finanziert.
Die Cashflow‑Analyse belegt zudem stabile Liquiditätsreserven. Liquiditätsengpässe wurden durch vorausschauende Planung vermieden, und kurzfristige Finanzierungsmittel werden lediglich zur Optimierung des Betriebskapitals eingesetzt. Der Bieter hält eine angemessene freie Liquiditätsquote vor, um unvorhergesehene Ereignisse wie Lieferkettenstörungen, Preissteigerungen bei elektronischen Komponenten oder zusätzliche Sicherheitsanforderungen abzufangen. Diese vorsichtige Liquiditätssteuerung garantiert, dass die Verpflichtungen aus langfristigen Wartungsverträgen jederzeit erfüllt werden können.
Investitionsfähigkeit
Der Bieter verfügt über ausreichend Eigen‑ und Fremdmittel, um Zutrittskontrollprojekte für industrielle Immobilien vollständig zu finanzieren. Dies umfasst die Beschaffung von Steuerungseinheiten, Lesegeräten, elektronischen Schließzylindern, Ausweisdruckern sowie die Implementierung der dazugehörigen Software‑Plattformen. Darüber hinaus sind Mittel für die Integration in bestehende Gebäudetechniksysteme, für die Einbindung in Videoüberwachung, Alarmanlagen und Zeiterfassungssysteme vorgesehen. Die Investitionsplanung berücksichtigt sowohl die initialen Anschaffungskosten als auch die laufenden Betriebskosten, einschließlich Stromversorgung, Softwareupdates und regelkonforme Datensicherung.
Dank der positiven Ertragslage und der konservativen Finanzierungspolitik können Investitionen ohne Risiko für die Auftraggeberin getätigt werden. Der Bieter ist nicht auf Vorauszahlungen angewiesen, sondern kann aus eigener Liquidität vorfinanzieren. Bei der Auswahl der Lieferanten legt der Bieter Wert auf finanzielle und technische Solidität, um Lieferantenrisiken zu minimieren. Langfristige Rahmenverträge mit Hardware‑Herstellern sichern stabile Einkaufspreise und Lieferzeiten, wodurch Kostensicherheit für die Auftraggeberin gewährleistet wird.
Personalvergütung und sozialer Standard
Eine adäquate Entlohnung der Mitarbeitenden ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch entscheidend für die Qualität der Dienstleistungen. Der Bieter vergütet alle Beschäftigten mindestens nach dem gesetzlichen Mindestlohn von 12,82 Euro pro Stunde (Stand 1. Januar 2025) und zahlt tarifliche oder übertarifliche Löhne, sofern branchenspezifische Tarifverträge dies vorsehen. Die Lohnzahlungen erfolgen termingerecht zum Monatsende in Übereinstimmung mit den Vorgaben des HGB. Sozialversicherungsbeiträge, Berufsgenossenschaftsbeiträge, Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge sowie sonstige gesetzliche Abgaben werden vollständig und fristgerecht abgeführt.
Um die Qualität der Sicherheitsdienstleistungen zu sichern, investiert der Bieter in die kontinuierliche Weiterbildung des Personals. Dies umfasst Schulungen zur Bedienung der Zutrittskontrollsoftware, zur rechtssicheren Datenverarbeitung (Datenschutz‑Grundverordnung, BDSG) sowie zur Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften. Darüber hinaus werden die Mitarbeitenden regelmäßig in Erste‑Hilfe‑Maßnahmen, Brandschutz und Notfallkommunikation geschult. Diese Investitionen in Humanressourcen werden in der Kostenplanung berücksichtigt und sind durch die positiven Ergebnisse abgesichert.
Risikominderung und Rückstellungen
Der Bieter unterhält finanzielle Rückstellungen, um potenzielle Risiken und unvorhergesehene Ereignisse abdecken zu können. Dazu zählen Garantieverpflichtungen aus gelieferten Geräten, Haftungsrisiken aus Montageleistungen, Serviceunterbrechungen durch Lieferanten und Gewährleistung gegenüber der Auftraggeberin. Die Rückstellungen werden jährlich überprüft und nach Vorsichtsprinzip bemessen.
Zudem verfügt der Bieter über Versicherungen zur Absicherung gegen Sachschäden, Betriebsunterbrechungen und Haftpflichtansprüche. Diese Policen sind der Größe der jeweiligen Projekte angepasst und garantieren, dass unvorhergesehene Ereignisse keine Auswirkungen auf die finanzielle Stabilität oder die Leistungserbringung haben. Durch die Bildung von finanziellen Reserven und eine vorsorgliche Versicherungsstrategie wird sichergestellt, dass der Betrieb der Zutrittskontrollsysteme auch bei Störungen ohne zusätzliche Kosten für die Auftraggeberin fortgesetzt werden kann.
Unabhängige Jahresabschlussprüfung
Die Jahresabschlüsse des Bieters werden jährlich gemäß den Anforderungen der EU‑Richtlinie 2006/43/EG von unabhängigen Wirtschaftsprüfern geprüft. Diese Prüfer müssen im öffentlichen Register eingetragen sein und die gesetzlichen Fortbildungs‑ und Qualitätsanforderungen erfüllen. Der Prüfbericht bestätigt, dass die Abschlüsse ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermitteln. Etwaige Feststellungen und Verbesserungsvorschläge aus den Prüfungen werden systematisch umgesetzt.
Interne Kontrolle und Risikomanagement
Neben der externen Prüfung implementiert der Bieter ein internes Kontrollsystem, das die korrekte Abwicklung der Finanzprozesse überwacht. Alle Geschäftsvorfälle werden dokumentiert und revisionssicher archiviert. Ein Compliance‑Team überwacht die Einhaltung aller relevanten Gesetze, einschließlich HGB, IFRS, MiLoG und Datenschutzbestimmungen.
Das Risikomanagement identifiziert und bewertet betriebswirtschaftliche Risiken fortlaufend. Dazu gehören Markt‑ und Lieferkettenrisiken, technische Risiken bei der Integration von Zutrittskontrollsystemen, rechtliche Risiken sowie personelle Risiken. Für jedes identifizierte Risiko existieren Maßnahmen zur Minimierung oder Vermeidung. Die Ergebnisse des Risikomanagements werden dem Management zur Verfügung gestellt und fließen in strategische Entscheidungen ein.
Mitteilung wesentlicher Änderungen
Der Bieter verpflichtet sich, der Auftraggeberin während der Vertragslaufzeit unverzüglich alle wesentlichen finanziellen Veränderungen, die die Leistungserbringung beeinflussen könnten, schriftlich mitzuteilen. Dazu zählen Änderungen der Eigentümerstruktur, wesentliche Verschiebungen in der Finanzierung, Fusionen oder Übernahmen, sowie Rechtsstreitigkeiten mit potenziell erheblichem wirtschaftlichem Einfluss. Diese Transparenzpflicht ist Bestandteil der vertraglichen Zusicherungen und trägt dazu bei, das Vertrauen der Auftraggeberin während der gesamten Laufzeit des Projekts zu stärken.
Erklärung
Der Unterzeichnende bestätigt, dass der Bieter finanziell stabil, zahlungsfähig und in der Lage ist, alle vertraglichen Verpflichtungen in Bezug auf die Lieferung, Installation, Integration und laufende Betreuung der Zutrittskontrollsysteme zu erfüllen. Die vorgelegten finanziellen Unterlagen – Bilanzen, Gewinn‑ und Verlustrechnungen sowie Kapitalflussrechnungen – sind nach bestem Wissen und Gewissen vollständig und korrekt und wurden von unabhängigen Wirtschaftsprüfern geprüft und testiert. Es bestehen keine anhängigen Insolvenzverfahren oder sonstigen Umstände, die die Leistungsfähigkeit beeinträchtigen könnten.
Der Bieter erklärt ferner, dass alle gesetzlichen Verpflichtungen, insbesondere im Hinblick auf das Handelsgesetzbuch, die International Financial Reporting Standards (IFRS/IAS), das Mindestlohngesetz, die Datenschutz‑Grundverordnung und sonstige einschlägige Rechtsnormen eingehalten werden. Weiterhin wird zugesichert, dass sämtliche zukünftigen finanziellen Entwicklungen, die die Vertragserfüllung beeinflussen können, der Auftraggeberin angezeigt werden.
Ort, Datum: ______________________
Bevollmächtigte Person:
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Position: _______________________
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