3I3 Schulungskonzept

Zielgruppe: Empfangsmitarbeiter, Sicherheitsdienst, sonstiges operatives Personal.

• Einführung in das Zutrittskontrollsystem: Grundaufbau, Funktion der zentralen Komponenten (z. B. Controller, Lesegeräte, Server).

• Umgang mit Zugangsmitteln: Handhabung von Mitarbeiterausweisen (Ausweishalterung, Aufladen von RFID-Chips), PIN-Code-Eingabe, biometrische Verfahren (z. B. Fingerprint), Nutzung von mobilen Zutrittslösungen (Smartphone-Apps oder digitale Schlüssel).

• Tagesgeschäft: Anmeldung und Abmeldung von Benutzern, Verriegelungs- und Entriegelungsvorgänge, Statusabfrage und Kommunikation mit der Sicherheitsleitstelle.

• Störungsbehebung: Routinemäßige Problemlösungen (z. B. Ausweis lässt sich nicht lesen, Stromausfall im Lesegerät) sowie einfache Erste-Hilfe-Maßnahmen (Neuprogrammierung eines Ausweises, Neustart des Endgeräts).

• Besuchermanagement: Ausstellen und Erfassen temporärer Besucherausweise, Registrierung von Besucherdaten, Begleitung von Gästen während des Aufenthalts, Rücknahme bzw. Entsperrung der Ausweise bei Abgang.

• Notfall- und Alarmprozeduren: Verhalten im Brandfall oder bei anderen Gefahrenlagen (zum Beispiel Evakuierung mit automatischer Türenöffnung, manuelle Überbrückung der Türen, Zusammenarbeit mit Feuerwehr und Sicherheitsdienst).

• Rechtliche Grundlagen: Grundprinzipien des Datenschutzes beim Betrieb eines Zutrittskontrollsystems, Verhaltensregeln beim Umgang mit sensiblen Zugangsdaten und Protokolldaten.

Die Nutzerschulung ist praxisorientiert gestaltet und dauert in der Regel 2–4 Stunden. Sie beinhaltet eine Live-Demonstration des Systems am realen oder einem Schulungs-Demogerät. Durch praktische Übungen und Simulationen werden die Teilnehmer aktiv in den Systembetrieb eingeführt.

Systemadministratoren, IT-Abteilung, Facility Management Personal.

• Systemkonfiguration: Struktur und Modularität der Zutrittskontrollsoftware, Anlegen von Gebäudebereichen und Zutrittszonen, Festlegen von Benutzerhierarchien.

• Benutzerverwaltung: Anlegen und Löschen von Benutzerkonten, Zuweisen von Rollen und Berechtigungen, Verwaltung biometrischer Daten und mobiler Zugangsprofile.

• Zeit- und Zutrittspläne: Einrichtung zeitbasierter Zugangskontrollen (z. B. Arbeitszeiten, Sperrzeiten, Schichtübergänge) und Sonderfreigaben (z. B. Urlaubsvertretung).

• Protokoll- und Berichtswesen: Auslesen von Systemprotokollen, Erstellen von Berichten und Auswertungen (z. B. Zutrittsstatistiken, Alarmhistorien) zur Überwachung und Dokumentation.

• Schnittstellen-Integration: Einbindung des Zutrittskontrollsystems in übergeordnete Sicherheitsinfrastrukturen wie Videoüberwachung (CCTV), Einbruchmeldeanlagen, Besucherverwaltungssysteme oder Gebäudeleittechnik.

• Datensicherung und Wiederherstellung: Verfahren zur regelmäßigen Sicherung von Benutzerdaten und Systemkonfigurationen sowie Abläufe zur schnellen Wiederherstellung nach Ausfällen.

• Software-Updates und Wartung: Planung und Durchführung von System- und Softwareupdates, Installation von Sicherheitspatches und Pflege der Hardwarekomponenten.

• Rechtliche und organisatorische Aspekte: Vertiefte Datenschutzschulung (DSGVO) für Systemverwalter, Verantwortlichkeiten im Störungsfall, Eskalations- und Kommunikationswege.

Diese Schulung ist umfangreicher und praxisintensiver. Sie erstreckt sich in der Regel über 1–2 volle Tage und kombiniert theoretische Einweisungen mit zahlreichen praktischen Übungen an der Systemsoftware. In simulierten Szenarien konfigurieren die Administratoren das System eigenständig und bearbeiten anspruchsvolle Fehlersituationen.

• Lehrgespräche und Präsentationen: Vermittlung der Grundprinzipien und Abläufe mithilfe von Vorträgen, PowerPoint-Folien, Schulungshandbüchern und Teilnehmerunterlagen.

• Live-Demonstrationen: Vorführung der Systemfunktionen am installierten Zugangskontrollsystem oder an einem Demo-Setup, um reale Szenarien zu veranschaulichen.

• E-Learning-Module: Ergänzende webbasierte Schulungseinheiten und Video-Tutorials, die den Teilnehmern eine flexible Wiederholung und Vertiefung zentraler Themen ermöglichen.

• Aktive Teilnehmerbeteiligung: Praktische Übungen und Wissensüberprüfungen (z. B. Fallbeispiele, Quizfragen) zur Sicherstellung des Lernerfolgs.

Falls erforderlich, werden die Schulungen in kleineren Gruppen durchgeführt, um auf individuelle Fragestellungen einzelner Abteilungen einzugehen. Es wird gewährleistet, dass ausreichend Schulungstermine angeboten werden, damit alle beteiligten Mitarbeiter geschult werden können.

• Schulungsunterlagen: Ausführliche Handbücher, Benutzerleitfäden und Kurzreferenzen (Quick Guides) für Anwender und Administratoren, jeweils in gedruckter und elektronischer Form.

• Teilnehmerlisten: Erfassung aller Schulungsteilnehmer mit Datum, Schulungsthema und Dauer als Nachweis der durchgeführten Veranstaltungen.

• Zertifikate und Teilnahmebescheinigungen: Nach erfolgreicher Schulung erhält jeder Teilnehmer eine offizielle Bescheinigung, die Inhalt und Teilnahme bestätigt.

• Übungsprotokolle: Dokumentation der Ergebnisse praktischer Übungen und Wissenstests (sofern durchgeführt) zur Nachvollziehbarkeit und Erfolgskontrolle.

Alle Unterlagen werden während der Vertragslaufzeit aufbewahrt und dem Auftraggeber bei Bedarf zur Verfügung gestellt. Sie dienen als Nachweis für die Einhaltung der Schulungsverpflichtungen und ermöglichen Audits durch den Auftraggeber oder zuständige Behörden.

• Regelmäßige Aktualisierung: Bei Systemupdates, Funktionserweiterungen oder geänderten gesetzlichen Vorgaben werden die Schulungsinhalte zeitnah überarbeitet. So bleiben alle vermittelten Informationen stets auf dem neuesten Stand.

• Jährliche Auffrischungskurse: Es wird empfohlen, die Schulungen mindestens einmal jährlich aufzufrischen und neue Mitarbeiter einzuweisen. Der Auftragnehmer bietet entsprechende Wiederholungsschulungen auf Wunsch an, um Wissenslücken zu schließen und neue Funktionalitäten zu vermitteln.

• Qualifikation der Trainer: Alle Schulungen werden von zertifizierten Fachexperten durchgeführt. Die Trainer verfügen über fundierte Kenntnisse in Zutrittskontroll- und Sicherheitssystemen sowie pädagogisches Geschick zur verständlichen Vermittlung komplexer Inhalte.

• Feedbackmechanismus: Nach jeder Schulung werden die Teilnehmer gebeten, Feedback zu Inhalten, Verständlichkeit und Praxisrelevanz zu geben. Anregungen und Rückmeldungen werden ausgewertet und fließen in die kontinuierliche Optimierung des Schulungskonzepts ein.

• Wirksamkeitskontrolle: Der Lernerfolg wird durch abschließende Wissensabfragen oder praktische Prüfungen überprüft. Die Ergebnisse werden dokumentiert und genutzt, um mögliche weitere Schulungsbedarfe zu identifizieren.

Der Unterzeichnende bestätigt, dass der Auftragnehmer ein strukturiertes Schulungsprogramm für Anwender und Administratoren des Zutrittskontrollsystems bereitstellt. Alle Schulungsmaßnahmen sind dokumentiert, entsprechen den gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen des Facility Managements und sind so konzipiert, dass ein sicherer, effizienter und nachhaltiger Betrieb des Systems gewährleistet wird.

Ort, Datum: ____________________________

Name: ____________________________

Position: ____________________________

Unterschrift: ____________________________

Firmenstempel: ____________________________