3J4 Bewertungsmatrix
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Bewertungskriterienmatrix für Zutrittskontrollsysteme
Zutrittskontrollsysteme stellen einen essenziellen Bestandteil eines modernen Facility Managements dar. Sie regeln den Zugang befugter Personen zu sicherheitsrelevanten Bereichen und tragen wesentlich zum Schutz von Sachwerten und Personen bei. Das vorliegende Dokument beschreibt die Bewertungsmatrix, mit der dargestellt wird, inwieweit das Angebot des Bieters den im Rahmen der Ausschreibung definierten Kriterien für Zutrittskontrollsysteme entspricht. Die Bewertung erfolgt entlang der drei Hauptdimensionen Preis, Qualität und Service, um ein transparentes, nachvollziehbares und an die betrieblichen Anforderungen des Facility Managements angepasstes Angebot zu gewährleisten. Diese Matrix dient sowohl dem Auftraggeber als auch dem Bieter als Leitfaden und unterstützt die vergleichende Bewertung eingereichter Angebote.
Dieser Abschnitt gibt einen Überblick über die relevanten gesetzlichen Vorgaben, technischen Normen und Unternehmensstandards, die bei der Planung, Lieferung und dem Betrieb der Zutrittskontrollsysteme zu beachten sind:
Vergaberecht (GWB, VgV): Der Bieter hält die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) ein, um ein transparentes und diskriminierungsfreies Vergabeverfahren sicherzustellen.
DIN EN 60839-11-1: Für elektronische Zutrittskontrollanlagen gilt die Norm DIN EN 60839-11-1, welche die Mindestanforderungen an Zutrittssysteme definiert. Dazu zählen Sicherheitsgrade, Schnittstellen, Signalisierung, Energieversorgung und Umweltschutz. Der Bieter gewährleistet, dass alle Komponenten den Anforderungen dieser Norm entsprechen.
Produktnormen und Sicherheitsvorschriften: Alle eingesetzten Komponenten sind CE-konform und erfüllen relevante DIN/VDE-Normen (z. B. DIN VDE 0830 für Alarmanlagen, EMV-Anforderungen). Zertifizierungen wie VdS werden, sofern relevant, nachgewiesen.
ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001: Das Qualitätsmanagement des Bieters ist nach ISO 9001 zertifiziert. Zusätzlich sind Umweltmanagement (ISO 14001) und Arbeitsschutzmanagement (ISO 45001) implementiert, um nachhaltige und sichere Betriebsabläufe zu gewährleisten.
Facility-Management-Standards: Wo zutreffend, orientiert sich das Unternehmen an FM-spezifischen Standards wie ISO 41001, um eine effiziente und effektive Nutzung der Infrastruktur sicherzustellen.
Datenschutz (DSGVO, BDSG): Der Schutz personenbezogener Daten in Zutrittskontrollsystemen wird gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) umgesetzt. Zugriffs- und Protokolldaten werden nur nach gesetzeskonformer Erhebung gespeichert und verarbeitet.
Arbeitssicherheitsvorschriften: Die Planung und Installation erfolgt unter Beachtung relevanter Arbeitsschutzvorgaben (ArbSchG, BetrSichV, TRBS), insbesondere bei elektrischen Komponenten und Türen, um die Sicherheit von Mitarbeitern und Nutzern zu gewährleisten.
Im Rahmen der Ausschreibung sind folgende Verpflichtungen für den Bieter maßgeblich:
Wettbewerbsfähige Preisgestaltung: Der Bieter legt ein Angebot vor, das marktgerechte und transparente Preise enthält. Alle Kostenpunkte (Geräte, Software, Installation, Betrieb) sind detailliert aufgeschlüsselt, um Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Nachweis von Qualitätsstandards: Der Bieter übermittelt aussagekräftige Nachweise zu Produkt- und Qualitätszertifizierungen. Hierzu gehören Zertifikate, Gutachten und Prüfnachweise (z. B. ISO-Zertifikate, CE-Kennzeichnung, VdS-Prüfzeichen) als Beleg für die Einhaltung hoher Qualitätsanforderungen.
Zuverlässige Servicezusage: Der Bieter verpflichtet sich zu verbindlichen Serviceleistungen (SLA, Wartung, Schulungen) und stellt diese Zusagen in der Angebotsdokumentation dar. Die Serviceangebote sind transparent formuliert und auditierbar.
Nachvollziehbarkeit und Korrektheit: Sämtliche im Angebot gemachten Angaben sind wahrheitsgemäß, vollständig und nachvollziehbar. Der Bieter legt Wert auf eine dokumentierte Kalkulation und kann diese auf Nachfrage belegen.
Preis
Die Preisbewertung erfolgt auf Basis einer transparenten Kostenaufstellung, die alle relevanten Posten der Zutrittskontrolllösung umfasst. Der Bieter gliedert sein Angebot detailliert nach Hardware (z. B. Lesegeräte, Schließzylinder), Software (Lizenzen, Systemmanagement) sowie Installations- und Betriebskosten. Hierzu zählen neben der Erstanschaffung auch laufende Kosten wie Wartung, Ersatzteile und Software-Updates. Die Kosten werden über den Lebenszyklus des Systems betrachtet, um langfristige Wirtschaftlichkeit und Kostentransparenz zu gewährleisten.
Qualität
Die Qualitätsbewertung orientiert sich an technischen Standards, nachgewiesenen Managementsystemen und Praxiserfahrungen. Der Bieter sichert zu, dass alle Komponenten und Leistungen den einschlägigen Normen entsprechen. Dies umfasst die Einhaltung der relevanten DIN-/EN-Standards für Zutrittskontroll-Hardware und -Software (z. B. DIN EN 60839-11-1). Alle Produkte sind CE-zertifiziert und wurden in unabhängigen Prüfverfahren auf Zuverlässigkeit und Sicherheit getestet.
Ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 garantiert systematische Qualitätssicherung im Projektverlauf. Durch gültige ISO-Zertifikate (ISO 14001 für Umweltmanagement, ISO 45001 für Arbeitsschutz) wird zusätzlich sichergestellt, dass beim Betrieb und während Wartungsarbeiten umwelt- und arbeitsschutzgerecht vorgegangen wird. Erwähnenswert ist auch eine mögliche Zertifizierung nach ISO 41001 (Facility Management), die eine professionelle Strukturierung der FM-Prozesse begünstigt.
Der Bieter kann Referenzen vergleichbarer Projekte vorweisen, die den erfolgreichen Einsatz ähnlicher Zutrittskontrollsysteme belegen. Anwender- und Betreiberschulungen sowie Übergabedokumentationen wurden durchgeführt.
Alle eingesetzten Komponenten verfügen über erforderliche Sicherheitsnachweise:
Transparente Aufschlüsselung der Kosten für Hardware, Software, Installation und laufende Betriebskosten (Wartung, Support, Lizenzupdates).
Darstellung der Lebenszykluskosten über einen definierten Betrachtungszeitraum (z. B. 10 Jahre), inklusive regelmäßiger Wartung und Ersatzteilbedarf.
Berücksichtigung von Servicegebühren, Garantiebedingungen und langfristigen Kosteneinsparungen (z. B. durch Reduktion von Schäden oder Ausfallzeiten).
Einhaltung der vorgegebenen Budgetrahmen und Kalkulationsvorgaben gemäß Vergabebestimmungen.
Ein umfassendes Servicekonzept ist für den zuverlässigen Betrieb der Zutrittskontrollsysteme unerlässlich. Der Bieter legt dar, welche Service-Level-Agreements (SLA) für Support und Instandhaltung gelten. Hierbei werden konkrete Reaktions- und Wiederherstellungszeiten definiert, um im Störfall eine schnelle und transparente Bearbeitung sicherzustellen. Der 24/7-Support-Hotline-Service steht für dringende Probleme jederzeit bereit und wird ergänzt durch eine zentrale Überwachung (Remote-Monitoring) zur frühzeitigen Erkennung von Störungen.
Ein detaillierter Wartungsplan garantiert regelmäßige Inspektionen und vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen. Dazu gehören periodische Funktionsprüfungen, Kalibrierungen und Sicherheitsupdates der Software. Wartungsverträge umfassen sowohl planmäßige Kontrollen als auch kurzfristige Störungsdienstleistungen.
Schulung und Einweisung der Betreiber und Facility-Management-Mitarbeiter werden als Bestandteil des Serviceangebots bereitgestellt. Der Bieter führt umfassende Trainings durch und stellt Benutzerhandbücher sowie Betriebsanleitungen zur Verfügung. So wird sichergestellt, dass das Personal in der Lage ist, das System eigenständig zu bedienen und einfache Probleme selbst zu beheben.
Ein umfassendes Servicekonzept ist für den zuverlässigen Betrieb der Zutrittskontrollsysteme unerlässlich. Der Bieter legt dar, welche Service-Level-Agreements (SLA) für Support und Instandhaltung gelten. Hierbei werden konkrete Reaktions- und Wiederherstellungszeiten definiert, um im Störfall eine schnelle und transparente Bearbeitung sicherzustellen. Der 24/7-Support-Hotline-Service steht für dringende Probleme jederzeit bereit und wird ergänzt durch eine zentrale Überwachung (Remote-Monitoring) zur frühzeitigen Erkennung von Störungen.
Ein detaillierter Wartungsplan garantiert regelmäßige Inspektionen und vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen. Dazu gehören periodische Funktionsprüfungen, Kalibrierungen und Sicherheitsupdates der Software. Wartungsverträge umfassen sowohl planmäßige Kontrollen als auch kurzfristige Störungsdienstleistungen.
Schulung und Einweisung der Betreiber und Facility-Management-Mitarbeiter werden als Bestandteil des Serviceangebots bereitgestellt. Der Bieter führt umfassende Trainings durch und stellt Benutzerhandbücher sowie Betriebsanleitungen zur Verfügung. So wird sichergestellt, dass das Personal in der Lage ist, das System eigenständig zu bedienen und einfache Probleme selbst zu beheben.
| Kriterium | Gewichtung (%) | Bewertungsaspekte | Verpflichtung des Bieters |
|---|---|---|---|
| Preis | 40 % | Kostenaufgliederung, Lebenszykluskosten, Transparenz | [Bieter trägt hier detaillierte Werte ein]. |
| Qualität | 35 % | Normenkonformität, Zertifizierungen, Referenzen | [Bieter beschreibt Maßnahmen und Nachweise]. |
| Service | 25 % | SLA, Wartung, Support, Schulung | [Bieter beschreibt Servicemodalitäten]. |