3J3 Verfahrensregeln

Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur strikten Einhaltung aller Verfahrensvorgaben, die im Rahmen der Ausschreibung gestellt werden. Dies umfasst sowohl die vorvertraglichen Pflichten bei der Angebotserstellung als auch die vertraglichen Verpflichtungen während der gesamten Projektabwicklung.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sämtliche im Vergabeverfahren geforderten Unterlagen und Nachweise vollständig, korrekt und fristgerecht eingereicht werden.

• Firmen- und Bonitätsnachweise,

• Qualifikations- und Zertifizierungsnachweise (z.B. Referenzen, Zertifikate, Ausbildung),

• Bescheinigungen über die Einhaltung von Tarif- und Sozialstandards,

• Konformitätserklärungen und weitere geforderte Erklärungen gemäß den Vergabeunterlagen.

Alle vorgelegten Unterlagen sind in deutscher Sprache (bzw. in beglaubigter Übersetzung) erstellt und entsprechen den formalen Anforderungen der Ausschreibung. Der Auftragnehmer trägt die Verantwortung für die Vollständigkeit und Richtigkeit seiner Angaben. Sollten zusätzliche Nachweise oder Klarstellungen seitens des Auftraggebers erforderlich sein, werden diese unverzüglich und umfassend nachgereicht, um den ordnungsgemäßen Angebotsumfang sicherzustellen.

Der Auftragnehmer gewährleistet, dass alle Arbeiten zur Lieferung, Installation und Inbetriebnahme des Zutrittskontrollsystems nach anerkannten Regeln der Technik sowie den Vorgaben des Auftraggebers ausgeführt werden.

• Einhaltung von Arbeits- und Sicherheitsvorschriften: Alle Tätigkeiten erfolgen gemäß den gesetzlichen Arbeitsschutzbestimmungen (ArbSchG) und einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften. Die Baustelle wird ordnungsgemäß abgesichert, und alle Mitarbeiter sind durch regelmäßige Unterweisungen über Sicherheitsmaßnahmen informiert.

• Tarif- und Sozialstandards: Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Einhaltung der gültigen Tarifverträge, Mindestlohnbestimmungen und der Sozialversicherungspflicht. Eventuelle Tariftreue- und Vergabegesetze werden konsequent beachtet.

• Umwelt- und Abfallmanagement: Der Auftragnehmer sorgt für umweltgerechtes Arbeiten. Alle anfallenden Abfälle werden ordnungsgemäß und fristgerecht gemäß den gesetzlichen Vorschriften entsorgt; umweltrelevante Vorgaben und Recyclingrichtlinien werden beachtet.

• Qualifiziertes Fachpersonal: Es wird ausschließlich qualifiziertes und geschultes Personal eingesetzt. Jeder Techniker und Monteur verfügt über die erforderlichen Fachkenntnisse und Zulassungen im Bereich Zutrittskontrolle und Sicherheitstechnik.

• Koordination mit dem Facility Management: Alle Arbeiten erfolgen in enger Abstimmung mit dem Facility Management des Auftraggebers. Besondere Betriebsbereiche (z.B. Rechenzentren, Labore) werden nur in Begleitung eines bevollmächtigten Vertreters des Auftraggebers betreten.

• Dokumentation und Schulung: Nach der Installation wird dem Auftraggeber ein umfassendes Betriebshandbuch übergeben, das Schaltpläne, Konfigurationsdetails und Wartungsanleitungen enthält. Außerdem werden die vom Auftraggeber benannten Bedienungspersonen eingehend in die Bedienung und Funktionsweise des Systems eingewiesen.

• Gewährleistung und Support: Der Auftragnehmer gewährleistet die gesetzlich vorgeschriebene Gewährleistung für die gelieferte Anlage und sichert die Verfügbarkeit von Ersatzteilen sowie technischen Support zu. Ein qualifizierter Support- oder Störungsdienst steht rund um die Uhr zur Verfügung, um Systemausfälle umgehend zu beheben.

Sofern Subunternehmer eingesetzt werden, sind diese durch den Auftragnehmer vertraglich dazu zu verpflichten, dieselben hohen Standards und Verfahrensregeln einzuhalten. Der Auftragnehmer haftet uneingeschränkt für das Verhalten und die Leistungen seiner Subunternehmer und stellt sicher, dass alle einschlägigen Anforderungen auch von den Subunternehmern erfüllt werden.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich zu transparenter Dokumentation und Offenlegung aller projektbezogenen Prozesse.

• Nachvollziehbare Dokumentation: Alle Arbeitsschritte, von der Planung über die Ausführung bis zur Wartung, werden schriftlich festgehalten. Dies umfasst Projektpläne, Änderungsprotokolle, Prüfberichte und Abnahmeunterlagen.

• Offenlegung von Unterlagen: Auf Verlangen legt der Auftragnehmer dem Auftraggeber Kopien aller relevanten Unterlagen vor, wie z.B. Stundenzettel, Gehaltsnachweise und Abrechnungen. Insbesondere können Lohnlisten und Zahlungsbelege eingesehen werden, um die Einhaltung tariflicher Vergütungen zu überprüfen.

• Regelmäßiges Reporting: Der Auftragnehmer erstellt fortlaufend Statusberichte über den Projektfortschritt. Diese Berichte enthalten Informationen über abgeschlossene Leistungen, den aktuellen Stand der Installation sowie identifizierte Risiken und deren Beseitigung.

• Audit- und Kontrollrechte: Der Auftragnehmer erkennt das Recht des Auftraggebers an, Audits und Prüfungen aller projekt- und abrechnungsrelevanten Unterlagen durchzuführen. Sollten Unstimmigkeiten auftreten, verpflichtet sich der Auftragnehmer zur sofortigen Klärung und Korrektur.

• Transparente Kostenabrechnung: Alle abrechenbaren Leistungen, Arbeitszeiten und Materialkosten werden detailliert aufgeführt, um eine vollständige Nachprüfbarkeit zu gewährleisten. Auf Verlangen werden detaillierte Kostenaufstellungen und Belege vorgelegt.

Durch diese Maßnahmen wird sichergestellt, dass alle Abläufe nachvollziehbar sind und eine faire Abrechnung der Leistungen möglich ist.

• Qualitätsmanagement und interne Audits: Es werden regelmäßige interne Kontrollen durchgeführt, um die Konformität mit den Verfahrensregeln und Qualitätsstandards sicherzustellen. Etwaige Abweichungen werden dokumentiert und unverzüglich behoben.

• Kommunikation und Eskalation: In Projektsitzungen und Statusmeetings wird der Auftraggeber kontinuierlich über die Einhaltung der Ausschreibungsregeln informiert. Aufgetretene Abweichungen oder Probleme werden gemäß einem festgelegten Eskalationsverfahren umgehend an die zuständigen Stellen beider Parteien weitergeleitet.

• Mängelrüge und Nachbesserung: Sollte der Auftraggeber Abweichungen von den Ausschreibungsbedingungen oder mangelhafte Leistungen feststellen, ergreift der Auftragnehmer sofortige Korrekturmaßnahmen. Dies umfasst die umgehende Behebung festgestellter Mängel und die Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen.

• Rechtsfolgen und Sanktionen: Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass bei wiederholten oder erheblichen Verstößen gegen die Verfahrensregeln vertragliche Sanktionen möglich sind. Diese reichen von Nachforderungen über Vertragsstrafen bis hin zur Kündigung des Vertrags. Der Auftragnehmer akzeptiert diese Konsequenzen vorbehaltlos.

Durch diese Sicherungsmaßnahmen wird gewährleistet, dass die Ausschreibungsprozesse und vertraglichen Vorgaben zu jeder Zeit lückenlos eingehalten und überwacht werden.

Mit der Unterzeichnung dieser Verfahrensregelungserklärung bestätigt der Auftragnehmer verbindlich, dass er sämtliche im Rahmen dieser Ausschreibung festgelegten Verfahrensregeln, Vergabebedingungen und vertraglichen Vorgaben uneingeschränkt anerkennt und einhält. Diese Erklärung ist fester Bestandteil des Angebots und bindend für die gesamte Vertragsdauer. Dem Auftraggeber ist dadurch gewährleistet, dass der Auftragnehmer die Einhaltung der Verfahrensregeln während der gesamten Projektdurchführung garantiert. Der Auftragnehmer ist sich bewusst, dass Verstöße gegen diese Bestimmungen Konsequenzen nach sich ziehen können, und verpflichtet sich, alle Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Auftragsdurchführung zu erfüllen.

Ort, Datum: __________________________

Bevollmächtigter Unterzeichner:

Name: __________________________

Position: ______________________

Unterschrift: ______________________

Firmenstempel: ____________________