3J2 Ausschreibungspaket (RFQ)

• Projektbezeichnung und Referenznummer: Interne Bezeichnung des Projekts (z. B. "Neubau eines Industriegebäudes") und Dokumentenreferenz für die Angebotsverwaltung.

• Standort und Projektumfang: Kurzbeschreibung des Objekts (ohne vertrauliche Details), Leistungsort(e) und geplanter Fertigstellungstermin.

• Leistungsbeschreibung: Übersicht über das geforderte Zutrittskontrollsystem einschließlich aller Komponenten (Hardware, Software) und Leistungen (Planung, Lieferung, Installation, Inbetriebnahme, Schulung, Wartung).

• Frist für Angebotsabgabe: Datum, Uhrzeit und Empfangsart (digital, postalisch) sowie Mindestgültigkeit des Angebots (z. B. 90 Tage).

• Ansprechpartner und Kommunikation: Name, Funktion und Kontaktdaten des verantwortlichen Ansprechpartners für Rückfragen sowie gewünschtes Verfahren für Informationsaustausch (E-Mail, Portal).

• Liefer- und Leistungszeitplan: Gewünschte Termine für Lieferung und Implementierung der einzelnen Leistungsphasen sowie relevante Meilensteine.

• Rechtliche Hinweise: Hinweise zu Vertragsformen, Vergabeart (z. B. Verhandlungsverfahren, offene Ausschreibung) und etwaigen Besonderheiten.

Die technischen Anforderungen sind detailliert zu beschreiben.

• Hardwarekomponenten: Zutrittskontrollzentralen (Steuerungseinheiten), elektronische Türsteuerungen und -schlösser, Karten- oder Biometrie-Lesegeräte, Profilzylinder, Türkontakte, Notausgangswarnung sowie unterstützende Geräte (z. B. Bremsmagnete, Notentriegelungsbeschläge).

• Zugangsmedien: Transponder, Chipkarten, Schlüsselanhänger, mobile Zutrittslösungen (Smartphone-Apps). Anforderungen an Technologie (RFID, NFC, Bluetooth) und Sicherheitsmerkmale (Verschlüsselung, fälschungssichere Kodierung).

• Softwarefunktionen: Zutrittskontrollsoftware mit Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, Alarm- und Ereignisprotokollierung, Schnittstellen zu anderen Systemen (z. B. Zeiterfassung, Gebäudeleittechnik). Anforderungen an Datenbanksysteme oder cloudbasierte Lösungen, Mehrplatzfähigkeit und Fernwartungsoptionen.

• Benutzerverwaltung: Hierarchie der Zutrittsberechtigungen (Rollenkonzepte, Gruppenberechtigungen), Integration von Verwaltungs- bzw. HR-Systemen für automatisierte Nutzerpflege.

• Sicherheit und Verschlüsselung: Datensicherung, sichere Kommunikationsprotokolle (z. B. TLS, VPN) sowie Manipulationsschutz (z. B. Alarm bei Sabotage, versiegelte Gehäuse).

• Netzwerkinfrastruktur: Anforderungen an Netzwerkkomponenten und -topologie (LAN/WAN), Server, redundante Anbindung und Bandbreite. Empfehlungen für VLAN oder separate Netzwerke für sicherheitskritische Komponenten.

• Notstromversorgung: Dimensionierung der USV für zentrale Systeme und kritische Bereiche, um einen unterbrechungsfreien Betrieb bei Stromausfall sicherzustellen.

• Installation und Inbetriebnahme: Vorgaben für Montage (Einbauorte, Einbaumaße), Verkabelung (Kennzeichnung, Verlegearten), Konfiguration der Systeme, Funktionstests (Zugriffstests, Fehlerfälle) sowie Dokumentation der Inbetriebnahme.

• Schulung und Dokumentation: Schulung des Facility-Management-Personals und Endanwendern sowie Übergabe von technischen Unterlagen, Bedienungsanleitungen und Schaltplänen.

• Service und Wartung: Anforderungen an Serviceverträge (z. B. Reaktionszeit, Verfügbarkeitssicherung), regelmäßige Wartungsintervalle, Fernwartungsmöglichkeiten sowie Schulung für Support-Personal.

• Preisangaben: Detaillierte Aufschlüsselung der Kosten pro Leistungsposition (Einheitspreis, Menge, Gesamtpreis). Alle Preise sind ohne und mit ausgewiesener Mehrwertsteuer anzugeben. Optionale Kostenpositionen und mögliche Rabatte sind transparent auszuweisen.

• Währung und Zahlungsbedingungen: Preisangabe in Euro. Zahlungsziel und Zahlungsplan (z. B. Abschlagszahlungen nach Erreichen definierter Meilensteine wie Lieferung, Installation, Abnahme).

• Liefer- und Leistungszeiten: Genaue Angaben zu Lieferfristen nach Auftragserteilung sowie zeitliche Meilensteine für Teillieferungen oder Projektphasen. Falls Teillieferungen vorgesehen sind, sind hierfür separate Liefertermine anzugeben.

• Liefer- und Verpackungsbedingungen: Lieferort(e), Verpackungsart (Schutzverpackung, Palettierung) und Transportversicherung. Angaben zu Incoterms (z. B. DAP/Ab Werk) und etwaigen Transportkosten.

• Gewährleistung und Garantie: Garantiezeiträume für Hardware (z. B. 24 Monate) und Software (z. B. 12 Monate) einschließlich Serviceleistungen. Kosten und Modalitäten für eventuelle erweiterte Garantie- oder Wartungsverträge.

• Lizenz- und Folgekosten: Angaben zu Softwarelizenzgebühren, jährlichen Wartungsgebühren oder Upgrade-Kosten nach Ablauf der Garantiezeit.

• Nachtragsmanagement: Stundensätze oder Tagessätze für Service- und Projektleistungen, die über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen (Nachträge, Änderungswünsche).

• Preisbindung: Gültigkeitsdauer der angegebenen Preise, ggf. Index- oder Preisanpassungsklauseln.

• Konventionalstrafen: Hinweise auf Vertragsstrafen bei Nichteinhaltung vereinbarter Termine oder Leistungen (falls vorgesehen).

• Zahlungsplan und Skonti: Aufteilung der Zahlungen (Anzahlung, Teilrechnungen, Schlussrechnung) sowie mögliche Skonti für frühzeitige Zahlung.

• Konformitätserklärungen: Nachweis über die Einhaltung aller relevanten Normen und Richtlinien (z. B. DIN EN 60839-11-1, CE-Kennzeichnung, VdS-Zertifikate). Kopien von Zertifikaten oder Prüfprotokollen sind beizufügen.

• Qualifikationen und Referenzen: Nachweise über fachliche Qualifikation (z. B. Zertifizierung nach ISO 9001, VDE-Qualifikation) und Erfahrung des Unternehmens im Bereich Zutrittskontrolle (Referenzprojekte).

• Versicherungsschutz: Bestätigung einer gültigen Betriebshaftpflicht- bzw. Produkthaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssumme.

• Datenschutz und Datensicherheit: Erklärung zur Einhaltung der DSGVO und zum Schutz sensibler Daten. Angaben zu Serverstandort (Datenhosting) und Sicherheitskonzept.

• Subunternehmer und Compliance: Angaben zu eingesetzten Subunternehmern. Bestätigung, dass die Vertragserfüllung gemäß deutschem Recht erfolgt und keine unethischen Geschäftspraktiken vorliegen.

• Steuer- und Rechtsstatus: Handelsregisterauszug oder vergleichbarer Nachweis der Unternehmensidentität, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bonitätsnachweis (sofern gefordert).

• AGB und Vertragskonditionen: Vorlage der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, sofern sie Vertragsbestandteil werden sollen, mit Angaben zu Haftungsgrenzen, Gewährleistungsbedingungen und Gerichtsstand.

• Vertraulichkeit: Verpflichtung, alle erhaltenen Informationen vertraulich zu behandeln, mit Hinweis auf etwaige Geheimhaltungsvereinbarungen.

• Technische Eignung: Detaillierter Abgleich der vorgeschlagenen Lösung mit den geforderten technischen Spezifikationen und Normen. Hierzu zählen Funktionstests, Skalierbarkeit und Interoperabilität mit bestehenden Systemen.

• Preis-Leistungs-Verhältnis: Vergleich aller Angebote hinsichtlich der Gesamtkosten und der Leistungskomponenten bei maximaler Kostenklarheit.

• Qualität und Garantie: Bewertung der Produkt- und Servicequalität (z. B. Herstellerzuverlässigkeit, Verfügbarkeit von Zertifizierungen wie ISO 9001) sowie des Umfangs und der Dauer von Garantie- und Wartungsleistungen.

• Liefertermin und Zeitplan: Analyse der Einhaltung und Plausibilität der vorgelegten Liefer- und Meilensteinpläne. Berücksichtigung möglicher Pönalen bei Nichteinhaltung.

• Nachhaltigkeit: Berücksichtigung ökologischer Kriterien (Energieeffizienz der Komponenten, Materialien, Recyclebarkeit) sowie sozialer Aspekte in der Lieferkette (z. B. Zertifikate für faire Produktion, Einhaltung arbeitsrechtlicher Standards).

• Service und Support: Beurteilung der angebotenen Serviceleistungen (z. B. Reaktionszeiten, Supporthotline, Ersatzteilversorgung, Schulungen) und der allgemeinen Kundenbetreuung.

• Dokumentation: Vollständigkeit und Qualität der technischen und organisatorischen Dokumentation, die dem Angebot beigefügt ist (z. B. Schaltpläne, Bedienungsanleitungen, Projektmanagement-Pläne).

• Flexibilität: Bereitschaft und Fähigkeit des Anbieters, auf Änderungswünsche oder Sonderfälle flexibel zu reagieren (z. B. Angebot alternativer Lösungen oder zusätzlicher Services).

Jede Angebotsabgabe erfolgt anhand eines einheitlichen, vom Auftragnehmer bereitgestellten Formulars.

• Angaben zum Anbieter: Vollständiger Name, Adresse, Kontaktperson (mit Funktion und Kommunikationsdetails) und ggf. Firmenregistrierungsnummer.

• Angebotsreferenz: Eindeutige Angebotsnummer oder Kennung sowie Datum der Angebotserstellung.

• Leistungsverzeichnis / Mengengerüst: Detaillierte Auflistung aller geforderten Positionen mit Mengen, Beschreibung, Einzelpreis, Gesamtpreis und Währung. Variantenangebote sind klar getrennt und gekennzeichnet darzustellen.

• Technische Beschreibung: Ergänzende Erläuterung zu angebotenen Produkten und Leistungen, ggf. Abweichungen oder Alternativvorschläge.

• Bedingungen: Ausformulierte Zahlungs- und Lieferbedingungen, Angaben zur Angebotsgültigkeit sowie wesentliche Vertragsbedingungen (z. B. Allgemeine Geschäftsbedingungen).

• Preisbemessung: Trennung von Nettopreisen, anfallender Mehrwertsteuer und Bruttopreisen.

• Unterzeichnungsbereich: Raum für Unterschrift und Firmenstempel des bevollmächtigten Vertreters, inklusive Name, Position und Datum.

• Anlagen: Checkliste oder Feld, welche ergänzende Unterlagen (z. B. Zertifikate, Referenzen, AGB, Datenschutzerklärungen) der Bieter beigefügt hat.

• Auswahl der Anbieter: Nur vorab geprüfte und zum Verfahren zugelassene Unternehmen erhalten die Einladung zur Angebotsabgabe. Voraussetzungen für die Teilnahme (z. B. finanzielle Stabilität, Erfahrung) werden dokumentiert.

• Dokumentation: Alle eingehenden Angebote werden registriert und in einem Beschaffungsregister archiviert. Sämtliche Angebotsunterlagen bleiben bis zum Abschluss des Verfahrens vertraulich.

• Vertraulichkeit: Die Informationen der Bieter werden gegenüber unbeteiligten Dritten geschützt. Es können bei Bedarf Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) abgeschlossen werden.

• Vergleichbarkeit: Angebote werden anhand eines standardisierten Bewertungsschemas objektiv verglichen. Etwaige Rückfragen oder Änderungen im Prozess werden allen Anbietern transparent mitgeteilt.

• Revisionssicherheit: Die Entscheidungsfindung wird mit Protokollen dokumentiert. Bewertungslisten und Vergleichstabellen werden revisionssicher archiviert, um eine spätere Überprüfung zu ermöglichen.

• Gleichbehandlung: Alle Bieter haben die gleichen Chancen. Fristverlängerungen, Änderungen der Ausschreibungsunterlagen oder weitere Informationen werden allen Teilnehmern gleichzeitig bekanntgegeben.

• Abschlussprotokoll: Zum Ende des Verfahrens wird ein Abschlussbericht erstellt, der die Gründe für die Auswahl oder Ablehnung von Angeboten festhält. Dieser Bericht dient als Nachweis im Vergabeverfahren.

Hiermit bestätigt der Unterzeichner, dass der Auftragnehmer standardisierte RFQ-Dokumente bereitstellt, um einen transparenten, prüfbaren und rechtskonformen Beschaffungsprozess für Zutrittskontrollsysteme sicherzustellen. Alle Angebotsanfragen sind so konzipiert, dass sie die technischen, rechtlichen und betrieblichen Anforderungen dieses Projekts erfüllen.

Ort, Datum: _______________________________________________

Unterschrift: _____________________________________________

Name des Unterzeichners: __________________________________

Position: ________________________________________________

Firmenstempel: ____________________________________________