3A4 Tariftreue & Lohnkonformität

• Mindestlohngesetz (MiLoG): Das Mindestlohngesetz regelt einen für alle Arbeitnehmer verbindlichen gesetzlichen Mindestlohn. Zum 1. Oktober 2022 wurde dieser auf 12 Euro brutto pro Stunde festgesetzt; Anpassungen erfolgen auf Vorschlag der unabhängigen Mindestlohnkommission. Arbeitgeber sind verpflichtet, den Mindestlohn spätestens am letzten Bankarbeitstag des Folgemonats auszuzahlen und Arbeitszeiten zu dokumentieren. Vereinbarungen, die diesen Anspruch unterschreiten oder einschränken, sind unwirksam.

• Tarifverträge: Branchenspezifische Tarifverträge für Sicherheitsdienste und das Facility Management regeln Mindestlöhne, Zuschläge für Nacht‑, Sonn‑ und Feiertagsarbeit sowie Eingruppierungen je nach Qualifikation. Diese Tarifverträge werden von den Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften ausgehandelt und können durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales für allgemeinverbindlich erklärt werden. In vielen Bundesländern gelten höhere tarifliche Mindestlöhne als der gesetzliche Mindestlohn.

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Das ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber, Arbeitsplätze so zu gestalten, dass Gefährdungen für Leben und Gesundheit der Beschäftigten möglichst vermieden oder gering gehalten werden. Dazu gehören die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen, die Dokumentation der Ergebnisse, die Bereitstellung von Schutzausrüstung und die Unterweisung des Personals. Beschäftigte müssen über bestehende Risiken informiert werden und haben ein Mitspracherecht bei Sicherheitsbelangen.

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Das ArbZG begrenzt die tägliche Arbeitszeit in der Regel auf acht Stunden, die auf bis zu zehn Stunden verlängert werden kann, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden. Es regelt Pausen, Ruhezeiten, Nacht‑ und Schichtarbeit sowie Arbeiten an Sonn‑ und Feiertagen. Für Sicherheitsdienste gelten teilweise besondere Regelungen, z. B. Ausgleich durch Freizeit oder Zuschläge.

• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): Das BetrVG gibt Beschäftigten das Recht, in Betrieben mit mindestens fünf wahlberechtigten Arbeitnehmern einen Betriebsrat zu wählen. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat umfassend informieren und in sozialen, personellen und wirtschaftlichen Angelegenheiten beteiligen. Bei bestimmten Maßnahmen, wie der Einführung technischer Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung, hat der Betriebsrat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht.

• Sozialgesetzbücher (SGB): Die Sozialgesetzbücher III und IV regeln unter anderem die Sozialversicherungspflicht. Arbeitgeber müssen für ihre Beschäftigten Beiträge zur gesetzlichen Renten‑, Kranken‑, Pflege‑, Arbeitslosen‑ und Unfallversicherung abführen. Die ordnungsgemäße Abführung dieser Beiträge ist Teil der Lohnkonformität.

• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO): Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten der Beschäftigten, insbesondere bei Lohnabrechnungen und Zeiterfassungssystemen, sind die Vorgaben des BDSG und der DSGVO einzuhalten. Dies umfasst Datenschutzkonzepte, Zugriffsbeschränkungen und die Transparenz gegenüber den Betroffenen.

• Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns und der aktuellen Anpassungen. Dies umfasst die regelmäßige Überprüfung der jeweiligen Entgeltsätze und deren Umsetzung in den Lohnabrechnungssystemen.

• Umsetzung branchenspezifischer Tarifverträge. Die Vergütung der Beschäftigten orientiert sich an den für Sicherheits‑ und Facility‑Management‑Dienstleistungen geltenden Entgelttabellen, einschließlich aller Zulagen für besondere Dienste (z. B. Nacht‑, Sonn‑, Feiertags‑ oder Schichtzulagen).

• Transparente Entgeltstruktur. Die Zuordnung der Beschäftigten zu Entgeltgruppen wird nachvollziehbar dokumentiert. Änderungen in der Tätigkeitsbeschreibung oder Qualifikation werden unmittelbar berücksichtigt. Beschäftigte erhalten schriftliche Arbeitsverträge, die Vergütungsbestandteile, Arbeitszeitregelungen und Zuschläge klar ausweisen.

• Zeitnahe Zahlung. Löhne und Gehälter werden fristgerecht ausgezahlt. Überstunden und Mehrarbeit werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben innerhalb von 12 Monaten durch Freizeit oder Auszahlung abgegolten. Bei Ausscheiden des Mitarbeiters erfolgt eine sofortige Auszahlung offener Ansprüche.

• Keine Umgehung durch Subunternehmer. Der Bieter wird keine unzulässigen Subunternehmer beauftragen. Vertragsbeziehungen mit Partnerunternehmen enthalten verbindliche Klauseln zur Lohn‑ und Tarifkonformität sowie zur Nachweisführung. Verstöße führen zur fristlosen Kündigung des Subunternehmervertrags.

• Berücksichtigung der Mitbestimmung. Bei der Einführung von Zugangskontrollsystemen und bei organisatorischen Änderungen, die die Arbeitnehmer betreffen (z. B. Arbeitszeitmodelle, Überwachungseinrichtungen), wird der Betriebsrat einbezogen und das Mitbestimmungsrecht respektiert. Betriebsvereinbarungen werden schriftlich fixiert.

Die vorliegende Lohn‑ und Tarifkonformitätserklärung umfasst alle Beschäftigten, die direkt oder indirekt an der Erbringung der ausgeschriebenen Zugangskontrollleistungen beteiligt sind.

• Installations‑ und Inbetriebnahmetechniker: Fachkräfte, die Hardware und Software der Zutrittskontrollanlagen installieren, konfigurieren und testen. Sie verfügen in der Regel über elektrotechnische oder informationstechnische Qualifikationen und müssen für ihre Arbeit eine angemessene Eingruppierung erhalten.

• Sicherheits‑ und Empfangspersonal: Mitarbeitende, die den laufenden Betrieb der Zugangskontrollen an Eingängen, Toren und Schleusen überwachen, Besucher legitimieren, Ausweise ausstellen und Alarme bearbeiten. Aufgrund ihres verantwortungsvollen Aufgabenbereichs ist eine besondere Zuverlässigkeitsüberprüfung erforderlich. Ihre Vergütung unterliegt den einschlägigen Sicherheits‑Tarifverträgen.

• Wartungs‑ und Servicetechniker: Beschäftigte, die für die regelmäßige Wartung, Updates und Störungsbeseitigung der Anlagen zuständig sind. Sie führen Prüfungen gemäß den Herstellervorgaben und einschlägigen Normen (z. B. VDE‑Vorschriften) durch.

• IT‑Spezialisten und Softwareadministratoren: Fachkräfte, die Server, Datenbanken und Netzwerke betreuen, Benutzerrechte verwalten, Schnittstellen zu Gebäudemanagementsystemen einrichten und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sicherstellen.

• Projektleiter und technische Sachbearbeiter: Personen, die die Projektplanung, Koordination und Dokumentation sowie die Kommunikation mit dem Auftraggeber, Behörden und ggf. Betriebsräten übernehmen.

• Vergütung oberhalb des gesetzlichen Mindestlohns. Alle Mitarbeitenden erhalten mindestens den nach MiLoG festgesetzten Stundenlohn, wobei der Bieter auf eine übertarifliche Bezahlung achtet, um qualifiziertes Personal zu binden. Bei tariflich geregelten Tätigkeiten orientiert sich das Entgelt an der jeweils gültigen Entgeltgruppe des einschlägigen Tarifvertrags.

• Eingruppierung nach Qualifikation und Tätigkeit. Die Zuordnung zu Lohn- oder Gehaltsgruppen erfolgt transparent anhand der ausgeübten Tätigkeit, der Verantwortung und der Qualifikation. Fortbildungen und Zusatzqualifikationen können eine Höhergruppierung rechtfertigen.

• Zuschläge und Sonderzahlungen. Für Überstunden, Nacht‑, Sonn‑ und Feiertagsarbeit sowie Arbeit in besonders sicherheitsrelevanten Bereichen werden Zuschläge gemäß Arbeitszeit‑ und Tarifrecht gewährt. Urlaubs‑ und Weihnachtsgeld werden, sofern tarifvertraglich vorgesehen, gezahlt. Im Krankheitsfall besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz.

• Vergütung von Reise‑ und Rüstzeiten. Zeiten für An‑ und Abfahrten zu Einsatzorten, Rüstzeiten sowie die Teilnahme an verpflichtenden Schulungen und Unterweisungen gelten als Arbeitszeit und werden vergütet. Reisekosten werden nach den internen Reisekostenrichtlinien erstattet.

• Gleichbehandlung. Es findet keine Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Herkunft, Alter oder anderen persönlichen Merkmalen statt. Alle Mitarbeitenden erhalten bei vergleichbarer Tätigkeit und Qualifikation das gleiche Entgelt. Befristete oder teilzeitbeschäftigte Mitarbeitende werden nicht schlechter gestellt als Vollzeitbeschäftigte.

• Keine unzulässige Arbeitnehmerüberlassung. Sofern der Einsatz von Zeitarbeit vorgesehen ist, werden nur zugelassene Zeitarbeitsunternehmen beauftragt. Für Leiharbeitnehmer gelten die gesetzlichen Gleichstellungsgrundsätze (Equal Pay), sodass sie nach spätestens neun Monaten das gleiche Arbeitsentgelt wie Stammarbeitnehmer erhalten.

• Verbindlichkeit von Unterauftragnehmern. Bei der Einbindung spezialisierter Dienstleister, beispielsweise zur Softwareentwicklung oder Systemintegration, verpflichtet der Bieter diese Unternehmen vertraglich zur Einhaltung aller gesetzlichen und tariflichen Anforderungen. Eine Subsubunternehmerbeauftragung ohne Zustimmung des Auftraggebers ist ausgeschlossen.

• Lohnabrechnungen und Zeitnachweise: Für jeden Mitarbeitenden werden monatliche Lohnabrechnungen erstellt, die Stundenlohn, Zuschläge, Urlaubsansprüche, Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuerabzüge ausweisen. Arbeitszeiten werden mittels digitaler Zeiterfassung dokumentiert und zehn Jahre aufbewahrt.

• Sozialversicherungsnachweise: Beiträge zur gesetzlichen Renten‑, Kranken‑, Pflege‑, Unfall‑ und Arbeitslosenversicherung werden ordnungsgemäß abgeführt. Die entsprechenden Meldebescheinigungen können dem Auftraggeber auf Wunsch vorgelegt werden.

• Steuerliche Compliance: Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag werden einbehalten und an die Finanzbehörden abgeführt. Etwaige freiwillige Leistungen sind in der Lohnabrechnung transparent ausgewiesen.

• Interne Audits: Die unternehmensinterne Compliance‑Abteilung führt regelmäßige Audits durch, um die Einhaltung aller Lohn‑ und Tarifbestimmungen zu überwachen. Prüfergebnisse werden dokumentiert und bei Bedarf Maßnahmen zur Korrektur eingeleitet.

• Externe Prüfungen: Der Bieter stellt sich Prüfungen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) sowie durch Sozialversicherungsträger und Berufsgenossenschaften. Aufforderungen zur Vorlage von Unterlagen wird umgehend nachgekommen.

• Vertraulichkeit und Datenschutz: Sämtliche personenbezogenen Daten werden gemäß BDSG und DSGVO verarbeitet. Im Rahmen von Nachweispflichten werden Unterlagen nur in anonymisierter Form oder auf Basis geeigneter Verschwiegenheitsvereinbarungen herausgegeben.

• Schriftliche Bestätigung der Konformität: Auf Anfrage erhält der Auftraggeber eine schriftliche Bestätigung der Personalabteilung über die Umsetzung des Mindestlohngesetzes, der Tarifverträge und der Sozialversicherungspflichten. Diese Bestätigung kann projektbezogen ausgestellt werden.

• Einsichtnahme in Unterlagen: Nach vorheriger Terminabsprache kann der Auftraggeber oder dessen Beauftragter Einblick in relevante Dokumente, wie anonymisierte Lohn‑ und Zeitnachweise, erhalten. Die Einsichtnahme erfolgt unter Berücksichtigung des Datenschutzes.

• Kooperation bei Audits: Sollte der Auftraggeber externe Prüfungen oder Audits durchführen lassen, unterstützt der Bieter diese durch Bereitstellung der notwendigen Unterlagen und durch Mitwirkung der verantwortlichen Mitarbeitenden. Eine enge Abstimmung zur Wahrung des Betriebsgeheimnisses ist selbstverständlich.

• Informationspflicht bei Änderungen: Änderungen in Gesetzgebung, Tarifrecht oder internen Abläufen, die die Vergütung betreffen, werden zeitnah kommuniziert. Der Bieter stimmt notwendige Anpassungen mit dem Auftraggeber und gegebenenfalls mit dem Betriebsrat ab.

• Vertragsklauseln: In alle Verträge mit Unterauftragnehmern und Personaldienstleistern werden verbindliche Klauseln zur Einhaltung der gesetzlichen Mindestlöhne, der einschlägigen Tarifverträge, der Arbeitszeitgesetze sowie der Sozialversicherungspflichten aufgenommen. Verstöße führen zu Vertragsstrafen bis hin zur außerordentlichen Kündigung.

• Compliance‑Beauftragter: Ein betrieblicher Compliance‑Beauftragter überwacht die Einhaltung aller relevanten arbeitsrechtlichen Vorschriften. Er fungiert als Ansprechpartner für Mitarbeitende, Auftraggeber und Behörden und erarbeitet Maßnahmen zur Risikominimierung.

• Schulungen und Sensibilisierung: Führungskräfte und Mitarbeitende werden regelmäßig zu arbeitsrechtlichen Themen, insbesondere zu Mindestlohn, Arbeitszeitregelungen, Gleichbehandlung und Datenschutz, geschult. Neue gesetzliche Vorgaben werden zeitnah in internen Richtlinien umgesetzt.

• Risikomanagement: Vor Projektbeginn werden Risiken hinsichtlich Lohn‑ und Tarifverstößen analysiert. Dabei werden auch die Lieferketten und eventuelle Subunternehmer erfasst. Bei erkannten Risiken werden präventive Maßnahmen, wie die Einschränkung der Subunternehmerauswahl, getroffen.

• Meldesystem für Unregelmäßigkeiten: Mitarbeitende können Verstöße gegen Lohn‑ und Tarifregelungen vertraulich melden. Alle Meldungen werden untersucht, und bei berechtigten Hinweisen werden unverzüglich Korrekturmaßnahmen ergriffen. Es wird sichergestellt, dass Hinweisgeber keinem Nachteil aus ihrer Meldung entstehen.

• Integration des Betriebsrats: Der Betriebsrat wird bei der Erstellung und Änderung von Regelungen zur Arbeitszeit, zur Eingruppierung und zu technischen Überwachungseinrichtungen beteiligt. Betriebsvereinbarungen werden rechtskonform gestaltet und regelmäßig überprüft.

Der Unterzeichnende bestätigt hiermit rechtsverbindlich, dass alle Beschäftigten und unterbeauftragten Kräfte, die im Rahmen dieser Ausschreibung für die Lieferung, Installation, den Betrieb und die Instandhaltung von Zugangskontrollsystemen eingesetzt werden, unter Einhaltung der deutschen Lohn‑ und Tarifbestimmungen vergütet werden. Es besteht keine Beschäftigung von Arbeitskräften unterhalb des gesetzlichen Mindestlohns, und alle kollektivrechtlichen Vereinbarungen werden beachtet. Die vorliegende Erklärung ist Bestandteil des Angebots und wird im Falle der Zuschlagserteilung Vertragsbestandteil.

Ort, Datum

Vertretungsberechtigte/r Unterzeichner/in

Name: ___________________________________

Funktion: ________________________________

Unterschrift: ______________________________

Firmenstempel: ___________________________