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Steuerung von Zufahrten durch Schrankenanlagen

Planung
Genehmigung
Technische
Betrieb
Sicherheit
Finanzielles

Planung und Ausschreibung- Angebot (Bauleistungen)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Angebot (Bauleistungen)
Zweck & Umfang	Das Angebot ist die schriftliche Unterlage des Bieters im Vergabeverfahren. Es bildet sowohl die kaufmännische als auch die technische Grundlage für den Vertrag.
Relevante Vorschriften/Normen	Vergabeverordnung (VgV); Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A 2019)
Schlüsselelemente	Preisverzeichnis (Leistungsverzeichnis), Erklärungen zur Eignung und Zuverlässigkeit, technische Nachweise (z. B. Konformitätsaussagen), Bauzeitenplan
Verantwortlich	Bieter bzw. Auftragnehmer
Praktische Hinweise	Facility Manager (FM) prüfen Angebote auf Vollständigkeit, korrekte Kalkulation, technische Eignung und Einhaltung der VOB/A. Sie vergleichen die Leistungen anhand des Leistungsverzeichnisses und stellen sicher, dass die angebotenen Materialien und Komponenten allen relevanten Normen entsprechen.

Erläuterung

Die Angebotsunterlagen sichern Transparenz und Vergleichbarkeit im Beschaffungsprozess. Nach VOB/A muss das Leistungsverzeichnis alle Positionen, Mengen und technischen Anforderungen enthalten. FMs prüfen die Angemessenheit der Preise, die technische Qualifikation des Bieters sowie Fristen für Ausführung und Gewährleistung. Wird das Angebot angenommen, bilden diese Unterlagen später die Vertragsgrundlage; somit müssen eventuelle Abweichungen von der Ausschreibung deutlich vermerkt sein.

Ausschreibungspläne (Technische Ausrüstung)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Ausschreibungspläne für die technische Ausrüstung (TGA)
Zweck & Umfang	Definieren den Leistungsumfang, die Qualität und die Schnittstellen für alle Bieter. Die Pläne dienen als Grundlage für Angebotskalkulation und später für die Vertragsausführung.
Relevante Vorschriften/Normen	Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI); VOB/A 2019; Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)
Schlüsselelemente	Grundrisse und Schnitte mit eingezeichneten TGA-Bauteilen, Leistungsbeschreibungen, Definitionen von Schnittstellen zu anderen Gewerken, Einbauten und Montageflächen
Verantwortlich	Fachplaner der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA)
Praktische Hinweise	FMs nutzen die Ausschreibungspläne, um die Angebote verschiedener Bieter objektiv vergleichen zu können. Sie kontrollieren, ob alle Gewerke (Elektro, Aufzug, Brandschutz) richtig koordiniert sind und ob die Pläne später als Vertragsbestandteil verbindlich sind.

Erläuterung

Ausschreibungspläne sind detaillierte technische Zeichnungen, die den Zustand der Anlage nach Fertigstellung beschreiben. Sie enthält Leitungsführun gen, Platzbedarf, Schnittstellen sowie Komponenten wie Aufzugsschacht, Antriebseinheit, Tragmittel oder Steuerung. Alle Bieter müssen auf identischer Informationsbasis kalkulieren; dadurch wird sichergestellt, dass die Angebote vergleichbar sind. Für die spätere Abnahme haben diese Pläne bindenden Charakter.

Planungskonzepte und Berechnungen

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Planungskonzept, Berechnungen
Zweck & Umfang	Enthält die technischen Konzepte zur Dimensionierung der Anlagen, Sicherheitsbetrachtungen, Energiebilanzen und Kostenanalysen. Dient als Entscheidungsgrundlage für den Bauherrn und für Genehmigungsbehörden.
Relevante Vorschriften/Normen
Schlüsselelemente	Last- und Belastungsberechnungen (z. B. Personen-/Warentransportkapazitäten), Berechnung des Energieverbrauchs und der Antriebsleistung, Sicherheitskonzepte (z. B. Berechnung der Bremswege, Notbetrieb), Lebenszyklus- und Wirtschaftlichkeitsanalyse
Verantwortlich	TGA-Fachplaner, ggf. in Zusammenarbeit mit Statikern und Energieberatern
Praktische Hinweise	Facility Manager prüfen, ob die geplanten Anlagen die notwendigen Sicherheitsreserven besitzen, die erwarteten Lasten tragen und in das Energiekonzept des Gebäudes passen. Kalkulationen zu Lebenszykluskosten unterstützen Investitionsentscheidungen und Vergleich unterschiedlicher Systeme.

Erläuterung

Die technische Planung beinhaltet umfassende Berechnungen und Konzepte: Leistungsdimensionierung (z. B. Anzahl und Tragkraft der Aufzüge), Antriebsauslegung, Energieverbrauch, Ökobilanz, voraussichtliche Instandhaltungskosten und Sicherheitsbetrachtungen. Die HOAI verpflichtet Ingenieure dazu, diese Unterlagen in definierter Tiefe vorzulegen. FMs nutzen sie für Machbarkeitsprüfungen, für Wirtschaftlichkeitsnachweise und für die Vorlage bei Behörden (z. B. im Rahmen eines Bauantrags).

Bau und Genehmigung- Abnahmebericht (Förderanlagen)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Abnahmebericht
Zweck & Umfang	Dokumentiert die Fertigstellung, die erfolgreiche Funktionsprüfung, festgestellte Mängel und die formale Abnahme der Anlage durch Auftraggeber und Auftragnehmer.
Relevante Vorschriften/Normen	HOAI; VOB/B; BGB
Schlüsselelemente	Protokoll der geprüften Funktionen (z. B. Notrufsystem, Türverriegelung), Liste der Mängel und Restarbeiten, Abnahmeerklärung mit Datum und Unterschriften, Hinweise zum Start der Gewährleistungsfrist
Verantwortlich	Auftraggeber (Bauherr/F±M) und Auftragnehmer (Unternehmen), ggf. Sachverständige der zugelassenen Überwachungsstelle
Praktische Hinweise	Nach deutschem Recht darf eine Anlage erst betrieben werden, wenn die formale Abnahme erfolgt ist. Die Abnahme markiert den Gefahrenübergang und den Beginn der Gewährleistungszeit. FMs müssen sicherstellen, dass alle festgestellten Mängel ordnungsgemäß behoben und dokumentiert werden.

Erläuterung

Der Abnahmebericht stellt ein zentrales Dokument dar: Er bestätigt die vertragliche Leistungserfüllung und ist Voraussetzung für die Inbetriebnahme. Bei Aufzügen und anderen überwachungsbedürftigen Anlagen wird die Abnahme häufig in Anwesenheit einer zugelassenen Überwachungsstelle (ZÜS) durchgeführt. Die Abnahme umfasst die Funktionsprüfung (z. B. Notrufsystem, Sicherheitsbremsen), die Einsicht in die Montage- und Prüfunterlagen sowie die Übergabe der gesamten Dokumentation. Ab der Abnahme beginnt die vertragliche Gewährleistungsfrist (nach BGB oder VOB/B), innerhalb derer Mängel gerügt werden können.

Antrag auf behördliche Genehmigung

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Antrag auf behördliche Genehmigung
Zweck & Umfang	Beantragt die Erlaubnis für den Einbau und Betrieb von Aufzügen oder anderen überwachungsbedürftigen Anlagen bei der zuständigen Behörde (z. B. Bauaufsichtsbehörde) oder der ZÜS.
Relevante Vorschriften/Normen	HOAI; BetrSichV; Landesbauordnungen; Überwachungsbedürftige Anlagen-Gesetz (ÜAnlG)
Schlüsselelemente	Technische Beschreibung der Anlage, Sicherheits- und Brandschutzkonzept, statische Nachweise, Zeichnungen und Lagepläne, Nachweis der Qualifikation des Errichters
Verantwortlich	TGA-Planer bzw. Architekt gemeinsam mit dem Bauherrn; bei genehmigungspflichtigen Anlagen oft die ZÜS
Praktische Hinweise	Der Antrag muss vor Baubeginn eingereicht werden. FMs koordinieren die Zusammenstellung aller Nachweise und sorgen für fristgerechte Einreichung. Genehmigungen sind Auflage des Betriebs und können Auflagen enthalten (z. B. Notfallplan, Prüfintervalle).

Erläuterung

Für Aufzugsanlagen und andere überwachungsbedürftige Anlagen ist eine behördliche Genehmigung zwingend erforderlich. Der Antrag umfasst unter anderem eine detaillierte technische Beschreibung, Pläne, Sicherheits- und Brandschutzkonzepte, Berechnungen zur Statik sowie Nachweise über die Qualifikation der ausführenden Unternehmen. Die Behörde prüft, ob die Anlage den geltenden Normen (z. B. DIN EN 81 für Aufzüge) entspricht und ob der Betreiber in der Lage ist, die Anlage sicher zu betreiben. Erst nach erteilter Genehmigung darf mit der Installation begonnen werden.

Befreiungsantrag (BetrSichV)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Befreiungsantrag nach BetrSichV
Zweck & Umfang	Antrag auf Abweichung von gesetzlichen Vorgaben oder Normen, wenn eine besondere Situation vorliegt und gleichwertige Sicherheitsstandards nachgewiesen werden können.
Relevante Vorschriften/Normen	Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
Schlüsselelemente	Begründung der Abweichung (z. B. bauliche Einschränkung), Beschreibung alternativer Schutzmaßnahmen, Gutachten zum Nachweis der gleichwertigen Sicherheit, ggf. Zustimmung der Arbeitnehmervertretung
Verantwortlich	Arbeitgeber/Betriebsinhaber; ggf. in Absprache mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit
Praktische Hinweise	Befreiungen sind Ausnahmen und müssen gut begründet werden. FMs müssen sicherstellen, dass alternative Sicherheitsmaßnahmen dokumentiert, umgesetzt und von der Behörde genehmigt sind.

Erläuterung

Die BetrSichV lässt in begründeten Fällen Abweichungen zu, wenn die Sicherheit anderweitig gewährleistet ist. Ein Befreiungsantrag ist beispielsweise erforderlich, wenn bauliche Gegebenheiten nicht den Normabständen entsprechen, aber technische oder organisatorische Maßnahmen (z. B. redundante Sicherheitsvorrichtungen, Zusatzschulungen) eine gleichwertige Sicherheit herstellen. Die Behörde prüft die Unterlagen streng; der FM trägt die Verantwortung, diese Maßnahmen zu planen, nachzuweisen und zu überwachen.

Technische Dokumentation (Bauphase)- Anlagenbeschreibung

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Anlagenbeschreibung
Zweck & Umfang	Detaillierte Beschreibung der technischen Anlage mit Angaben zu Funktion, Aufbau und relevanten Kenndaten.
Relevante Vorschriften/Normen	HOAI; VDI 6026-1; DIN EN 81 bzw. DIN EN 115 für die jeweiligen Anlagen
Schlüsselelemente	Standort der Anlage, Hersteller und Modell, Seriennummern, technische Daten (Tragkraft, Geschwindigkeit, Leistung), Beschreibung der Hauptkomponenten, Schnittstellen zu anderen Gewerken, Umgebungsbedingungen
Verantwortlich	TGA-Planer bzw. Hersteller/Errichter
Praktische Hinweise	Die Anlagenbeschreibung ist Grundlage für Inbetriebnahme, Wartung, Risikoanalyse und spätere Umbauten. FM stellen sicher, dass sie mit allen relevanten Daten gepflegt und archiviert wird.

Erläuterung

Eine vollständige Anlagenbeschreibung ist das Basisdokument für die technische Anlage. Sie umfasst Angaben zum Standort (Gebäudeteil, Geschoss), zur Funktion (Personen- oder Lastenaufzug, Fahrtreppe), zur Leistungsfähigkeit (Traglast, Fahrgeschwindigkeit, Förderleistung) und zu den installierten Komponenten (Antrieb, Steuerung, Sicherheitseinrichtungen). Zudem werden die Schnittstellen zu anderen Gewerken wie Stromversorgung, Brandmeldeanlage oder Gebäudeleittechnik beschrieben. Diese Angaben sind für Wartung und Störungssuche unerlässlich.

Systemübersicht (Diagramm)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Systemübersicht (Diagramm)
Zweck & Umfang	Grafische Gesamtdarstellung der Anlage mit Darstellung der Hauptkomponenten und deren Verbindungen.
Relevante Vorschriften/Normen
Schlüsselelemente	Blockdiagramme der Anlagenteile (z. B. Aufzugsschacht, Maschinenraum, Schaltschrank), Darstellung von Hauptleitungen und -signalen, Funktionsabläufe
Verantwortlich	TGA-Planer
Praktische Hinweise	Systemübersichten helfen FM und Wartungspersonal, die Anlage in ihrer Gesamtheit zu verstehen. Sie dienen als Orientierung und Ausgangspunkt für detaillierte Einzelpläne.

Erläuterung

Die Systemübersicht visualisiert, wie einzelne Baugruppen zusammenarbeiten. Sie zeigt Hauptkomponenten wie Antrieb, Steuerung, Sensoren, Notrufsysteme und deren elektrische oder mechanische Verbindungen. Für das Facility Management dient dieses Diagramm als Kompass, um Störungen zu lokalisieren, Erweiterungen zu planen oder bei Umbauten den Einfluss auf andere Komponenten abschätzen zu können.

Montage- und Aufbaupläne

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Montage- und Aufbaupläne
Zweck & Umfang	Legen die genaue Position und Montageweise der Anlage und ihrer Komponenten fest.
Relevante Vorschriften/Normen
Schlüsselelemente	Positionspläne mit Einbaumaßen, Befestigungspunkte, Toleranzen, Materialangaben, Schallschutz- und Brandschutzdetails
Verantwortlich	TGA-Planer und ausführendes Unternehmen
Praktische Hinweise	Falsche Montage kann zu Funktionsstörungen oder Sicherheitsmängeln führen. FMs sollten kontrollieren, ob die Montagepläne eingehalten wurden und ob Änderungen dokumentiert sind.

Erläuterung

Montagepläne legen fest, wie Bauteile einzubauen sind (z. B. Position der Schachtführun gen, Art und Lage der Befestigungen, Kabelwege). Sie enthalten oft auch Angaben zu Kran- oder Transportwegen auf der Baustelle. Diese Pläne werden während der Bauphase vom Unternehmen fortgeschrieben; Änderungen durch Baubehinderungen müssen dokumentiert werden. Bei der Abnahme prüft der FM, ob die Realisierung den Plänen entspricht.

Schaltpläne

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Schaltpläne
Zweck & Umfang	Detaillierte Darstellung der elektrischen Steuer- und Leistungsschaltungen sowie ihrer Schutzkomponenten.
Relevante Vorschriften/Normen
Schlüsselelemente	Stromlaufpläne, Kabel- und Aderlisten, Verdrahtungspläne, Anschlusskennzeichnungen, Erdungs- und Potentialausgleichspläne
Verantwortlich	Elektroplaner / TGA-Planer
Praktische Hinweise	Schaltpläne werden von Installations- und Wartungsteams zur korrekten Verdrahtung und Fehlersuche genutzt. FM müssen sicherstellen, dass aktuelle Schaltpläne verfügbar sind und Änderungen (z. B. nach Umbauten) dokumentiert werden.

Erläuterung

Schaltpläne sind unverzichtbare Unterlagen für die Elektrotechnik. Sie zeigen, welche Bauteile wie miteinander verbunden sind, welche Sicherungen und Schutzschalter verbaut werden und welche Leitungsquerschnitte verwendet werden. Bei Störungen oder Modernisierungen können Fehlersuche und Umbauten nur anhand korrekter Schaltpläne sicher erfolgen.

Übersichtsschaltpläne

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Übersichtsschaltpläne
Zweck & Umfang	Bieten eine vereinfachte, zusammenfassende Darstellung der elektrischen Gesamtverschaltung, um schnell einen Überblick über Hauptstromkreise und Baugruppen zu erhalten.
Relevante Vorschriften/Normen
Schlüsselelemente	Abstrakte Gruppierung von Stromkreisen, Darstellung der Energieverteilung, Hauptschalter, Not-Aus-Schalter
Verantwortlich	Elektroplaner
Praktische Hinweise	Die Übersichtsschaltpläne sind besonders für Schulungen und für das schnelle Verständnis der Anlage nötig. Sie sollten für Mitarbeiter leicht zugänglich sein.

Erläuterung

Diese Pläne bieten den groben Rahmen und verweisen auf detailliertere Unterlagen. Sie erleichtern die Orientierung und dienen als Einstieg für Technikpersonal, bevor diese in die detaillierten Schaltpläne einsteigen.

Schlitze- und Durchbruchspläne

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Schlitze- und Durchbruchspläne
Zweck & Umfang	Planen die Lage und Dimension von Wand-, Decken- und Bodenöffnungen für Kabel, Leitungen oder Tragmittel.
Relevante Vorschriften/Normen
Schlüsselelemente	Positions- und Maßangaben für Kabelschlitze, Kernbohrungen, Aussparungen; Angaben zur Feuerwiderstandsklasse und Abdichtung
Verantwortlich	TGA-Planer; Koordination mit Bauplanung
Praktische Hinweise	Diese Pläne verhindern Kollisionen mit anderen Gewerken (z. B. Statik, Sanitär, Brandmeldeanlage). FMs prüfen, ob alle Durchbrüche korrekt hergestellt und brandschutztechnisch abgedichtet sind.

Erläuterung

Schlitze- und Durchbruchspläne sind insbesondere bei der Integration von technischen Anlagen in den Rohbau wichtig. Sie legen fest, wo Bohrungen für Kabelkanäle, Leitungsführungen oder Schachteinbauten hergestellt werden müssen. Eine enge Abstimmung mit Statikern und Brandschutzplanern ist notwendig, um Tragwerksbeeinträchtigungen und Brandschutzverletzungen zu vermeiden.

Funktions- und Stromlaufpläne

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Funktions- und Stromlaufpläne
Zweck & Umfang	Stellen die logischen Abläufe der Steuerung (Funktionsplan) sowie die detaillierte elektrische Verdrahtung (Stromlaufplan) dar.
Relevante Vorschriften/Normen
Schlüsselelemente	Logikdiagramme der Steuerung, Programmablaufpläne, Verknüpfungen von Sensoren und Aktoren, detaillierte Stromkreise, Klemmen- und Kontaktpläne
Verantwortlich	Elektroplaner / Automatisierungsingenieur
Praktische Hinweise	FMs benötigen diese Unterlagen, um Steuerungen zu verstehen, bei Störungen die richtige Abfolge der Signale zu prüfen und spätere Erweiterungen anzupassen.

Erläuterung

Funktionspläne legen fest, welche Sensoren welche Aktoren ansteuern, wie Sicherheitsfunktionen eingebunden sind und wie Not- oder Wartungsbetriebe aktiviert werden. Stromlaufpläne gehen einen Schritt weiter und zeigen die exakte Verkabelung. Diese Unterlagen sind auch für Programmierer von speicherprogrammierbaren Steuerungen (SPS) von Bedeutung, um den Code korrekt zu entwickeln oder anzupassen.

Grafische Darstellungen

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Grafische Darstellungen
Zweck & Umfang	Visualisierung komplexer Zusammenhänge mittels Flussbildern, Pösitionsskizzen oder Rohrleitungs- und Instrumentenfließbildern (P&ID).
Relevante Vorschriften/Normen	HOAI; VDI 6026-1
Schlüsselelemente	Flussdiagramme der Steuerung, Lagepläne von Komponenten, Flussrichtungen, Symbollegenden
Verantwortlich	TGA-Planer
Praktische Hinweise	Grafische Darstellungen erleichtern Schulungen und dienen dem schnellen Verständnis. Sie werden häufig in Bedienungs- und Schulungsunterlagen integriert.

Erläuterung

Diese Darstellungen sind z. B. Rohrleitungs- und Instrumentierungsdiagramme, die zeigen, wie Medien (Strom, Wasser) fließen und wo Messstellen sitzen. Sie ermöglichen es, komplexe Systeme zu erfassen und Unterweisungen anschaulich zu gestalten.

Betrieb und Instandhaltung- Anlagenbuch

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Anlagenbuch
Zweck & Umfang	Zentrales Verzeichnis aller installierten Anlagen und Betriebsmittel mit ihren technischen Daten.
Relevante Vorschriften/Normen	DIN EN 13306 (Begriffe der Instandhaltung)
Schlüsselelemente	Inventar- bzw. Anlagennummer, Standort, Baujahr, Hersteller, Kapazität, betriebliche Zuordnung, Wartungsintervalle
Verantwortlich	Facility Manager / Betreiber
Praktische Hinweise	Das Anlagenbuch dient als Basis für die Planug von Wartungen, Investitionen und Stilllegungen. Aktualisierungen (z. B. Austausch von Komponenten) müssen zeitnah eingepflegt werden.

Erläuterung

Ein Anlagenbuch fasst alle technischen Geräte und Anlagen eines Gebäudes in einer strukturierten Datenbank zusammen. Neben den Grunddaten werden hier die zugehörigen Dokumente (z. B. Bedienungsanleitungen, Wartungsverträge) hinterlegt. Dies erleichtert die Planung von Wartungsarbeiten, die Budgetierung von Ersatzinvestitionen und die Nachverfolgung von Gewährleistungsfristen.

Verzeichnis überwachungsbedürftiger Anlagen (Verzeichnis nach ÜAnlG)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Verzeichnis überwachungsbedürftiger Anlagen (nach ÜAnlG)
Zweck & Umfang	Liste aller Anlagen, die laut Gesetz überwachungsbedürftig sind, inkl. der vorgeschriebenen Prüfintervalle und der zuständigen Überwachungsstellen.
Relevante Vorschriften/Normen	Überwachungsbedürftige Anlagen-Gesetz ( ÜAnlG); BetrSichV
Schlüsselelemente	Art der Anlage (z. B. Personenaufzug), Prüfart (Prüfung vor Inbetriebnahme, Zwischen- und Hauptprüfung), nächste Prüftermine, zuständige ZÜS, Notrufplan, Verantwortliche
Verantwortlich	Betreiber / Facility Manager
Praktische Hinweise	Das Verzeichnis dient als Kontrollinstrument gegenüber den Behörden. FMs müssen sicherstellen, dass Prüftermine rechtzeitig angesetzt und Prüfberichte archiviert werden.

Erläuterung

Die BetrSichV definiert Aufzüge als überwachungsbedürftige Anlagen; sie müssen vor Inbetriebnahme und regelmäßig alle zwei Jahre von einer zugelassenen Überwachungsstelle geprüft werden. Das Verzeichnis dokumentiert diese Anlagen und erleichtert die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen. Es enthält auch Verweise auf Notrufpläne und besondere Auflagen, etwa zur Personenbefreiung.

Betriebsprotokolle

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Betriebsprotokolle
Zweck & Umfang	Laufende Dokumentation des Betriebszustands, der Nutzung und der Störungen einer Anlage.
Relevante Vorschriften/Normen	DIN EN 13460 (Instandhaltungsdokumentation)
Schlüsselelemente	Datum und Uhrzeit, Betriebsstunden, transportierte Last, besondere Ereignisse (Störungen, Notbefreiungen), ergriffene Sofortmaßnahmen
Verantwortlich	Bedienpersonal / Facility Manager
Praktische Hinweise	Betriebsprotokolle dienen der Nachvollziehbarkeit und helfen, Störungen zu analysieren. FMs werten die Protokolle aus, um Wartungstermine anzupassen und wiederkehrende Probleme zu erkennen.

Erläuterung

Ein Betriebstagebuch liefert die Historie der Anlage: Fahrbewegungen, Betriebsstunden, Störungen oder Notfalleinsätze werden dokumentiert. Anhand dieser Daten lassen sich Muster erkennen, z. B. häufige Ausfälle zu bestimmten Zeiten, die auf eine Fehlbedienung hinweisen. Zudem dienen sie als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden.

Wartungs- und Instandhaltungspläne

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Wartungs- und Instandhaltungspläne
Zweck & Umfang	Planen Zeitpunkte und Umfang der regelmäßigen Wartungen und Inspektionen der Anlage.
Relevante Vorschriften/Normen	DIN EN 13306; DIN 31051
Schlüsselelemente	Auflistung der zu wartenden Komponenten, vorgegebene Intervalle (z. B. monatlich, halbjährlich), zuständige Personen bzw. Dienstleister, Sicherheitsvorkehrungen für die Wartung
Verantwortlich	Facility Manager / Wartungsabteilung
Praktische Hinweise	Der Wartungsplan sollte an die Herstellerangaben (z. B. Wartungsvorschriften des Aufzugsherstellers) angepasst sein. Eine lückenlose Dokumentation der durchgeführten Arbeiten ist notwendig, um Gewährleistungsansprüche und gesetzliche Pflichten nachzuweisen.

Erläuterung

Wartungspläne orientieren sich am Risiko und an der Nutzung der Anlage. Für Aufzüge gilt z. B., dass eine überwachungsbedürftige Anlage zwischen zwei Hauptprüfungen eine Zwischenprüfung absolvieren muss. Wartungen können vom Hersteller oder von externen Dienstleistern durchgeführt werden; die Pläne müssen klare Vorgaben für Sicherheit (z. B. Abschalten des Hauptschalters) und Ablauf enthalten.

Wartungsberichte und -protokolle

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Wartungsberichte und -protokolle
Zweck & Umfang	Dokumentation der ausgeführten Wartungs- und Reparaturarbeiten, der Befunde und der eingesetzten Ersatzteile.
Relevante Vorschriften/Normen	DIN EN 13306; DIN EN 13460
Schlüsselelemente	Datum, durchgeführte Arbeiten, Messwerte, eingesetzte Teile, erkannte Mängel, Empfehlungen für künftige Maßnahmen
Verantwortlich	Wartungspersonal / beauftragter Dienstleister
Praktische Hinweise	Wartungsprotokolle dienen als Nachweis für Behörden und Versicherungen. Der FM prüft, ob alle festgestellten Mängel behoben und ob nächste Schritte (z. B. Ersatz von Verschleißteilen) terminiert wurden.

Erläuterung

Diese Protokolle sind wichtig für die Nachvollziehbarkeit: Sie zeigen, was bei der Wartung geprüft wurde (z. B. Funktionsprüfung des Notrufsystems), welche Teile gewechselt wurden (z. B. Seile, Bremsbeläge) und welche Abweichungen festgestellt wurden. Sie bilden die Grundlage für die Beurteilung der Anlagensicherheit und für die Planung weiterer Maßnahmen.

Instandhaltungsdokumentation (VDMA 24186)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Instandhaltungsdokumentation (VDMA 24186)
Zweck & Umfang	Standardisierte Formblätter, Checklisten und Anleitungen für Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten, die von der VDMA (Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau) herausgegeben werden.
Relevante Vorschriften/Normen	VDMA 24186; DIN EN 13306
Schlüsselelemente	Arbeitsanweisungen für einzelne Komponenten, Checklisten für Wartung, Auflistung von Verschleißteilen und Schmierstoffen, Sicherheits- und Umweltauflagen
Verantwortlich	Instandhaltungsabteilung / Hersteller
Praktische Hinweise	Die Nutzung der VDMA-Formulare sorgt für Einheitlichkeit und erleichtert die Qualitätskontrolle der Wartung. FMs sollten sicherstellen, dass diese Unterlagen aktuell und auf die jeweilige Anlage zugeschnitten sind.

Erläuterung

Die Richtlinie VDMA 24186 liefert standardisierte Anleitungen für die Wartung. Dies erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und stellt sicher, dass beim Austausch von Wartungsfirmen oder Personal alle die gleiche Informationsbasis nutzen. Die Dokumentation enthält präzise Ablaufpläne, Sicherheitsregeln und Hinweise zu Schmierstoffen oder Reinigungsmitteln.

Hersteller-Wartungsunterlagen

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Hersteller-Wartungsunterlagen
Zweck & Umfang	Dokumente des Herstellers, in denen die spezifischen Wartungsanforderungen und -intervalle für die jeweilige Anlage festgelegt sind.
Relevante Vorschriften/Normen	DIN EN 13460; DIN EN 81; DIN EN 115
Schlüsselelemente	Wartungshäufigkeit, detaillierte Anweisungen zum Austausch von Teilen, Schmier- und Pflegehinweise, Grenzwerte für Verschleiß
Verantwortlich	Hersteller; Aufbewahrung und Bereitstellung durch den Betreiber
Praktische Hinweise	Herstellerangaben sind verbindlich. Sie bilden die Grundlage für Wartungsverträge und sind zur Wahrung von Garantieansprüchen zwingend einzuhalten.

Erläuterung

Hersteller von Aufzügen und Fahrtreppen geben detaillierte Anleitungen zur Instandhaltung, um die Betriebssicherheit zu gewährleisten. Diese Angaben sind in vielen Fällen Teil der Konformitätserklärung und müssen vom Betreiber umgesetzt werden, um Haftungs- und Gewährleistungsansprüche nicht zu gefährden.

Betriebs-/Bedienungsanleitungen (VDI 6026-1)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Betriebs- und Bedienungsanleitungen
Zweck & Umfang	Anleitung für die sichere Bedienung und Nutzung der Anlage durch das Personal.
Relevante Vorschriften/Normen	VDI 6026-1; Produktsicherheitsgesetz (ProdSG); DIN EN 81/115
Schlüsselelemente	Bedienungsschritte, Erläuterung der Anzeigen und Melder, Sicherheits- und Warnhinweise, Verhalten im Störungsfall
Verantwortlich	Hersteller (Erstellung); Betreiber (Bereitstellung und Schulung)
Praktische Hinweise	Diese Anleitungen müssen in der Nähe der Anlage in verständlicher Sprache (Deutsch und ggf. weitere Sprachen) vorliegen. FMs stellen sicher, dass das Personal geschult ist und die Anleitungen verstanden hat.

Erläuterung

Betriebs- und Bedienungsanleitungen beschreiben die normale Nutzung, die Befolgung von Sicherheitsanweisungen und den Umgang mit Fehlermeldungen. Nach VDI 6026 müssen sie strukturiert, leicht verständlich und bebildert sein. Sie beinhalten auch Hinweise zu Notbetrieb und zur Personenbefreiung. Für Gäste- und Mitarbeiteraufzüge in öffentlichen Gebäuden sind sie Teil der Arbeitsschutzunterweisung.

Betriebsanweisungen (BetrSichV, EU 2023/1230)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Betriebsanweisungen
Zweck & Umfang	Unternehmensinterne Anweisungen nach BetrSichV zur sicheren Bedienung der Anlage, angepasst an die konkrete Nutzungssituation.
Relevante Vorschriften/Normen	BetrSichV; EU-Maschinenverordnung 2023/1230 (ersetzt die Maschinenrichtlinie); DGUV-Vorschrift 1
Schlüsselelemente	Gefahrenhinweise, persönliche Schutzmaßnahmen, Vorgehen bei Störungen, Erste-Hilfe-Maßnahmen, Ansprechpartner
Verantwortlich	Arbeitgeber/Betreiber; erstellt durch Sicherheitsfachkraft
Praktische Hinweise	Betriebsanweisungen sind Pflicht. Sie müssen in deutscher Sprache (und ggf. weiteren Sprachen) verständlich formuliert sein, regelmäßig aktualisiert werden und für alle Mitarbeiter zugänglich sein.

Erläuterung

Die BetrSichV verpflichtet Arbeitgeber dazu, für jede Maschine oder Anlage Betriebsanweisungen zu erstellen, die die spezifischen Gefahren berücksichtigen. Mit der neuen EU-Maschinenverordnung (2023/1230) werden diese Vorgaben weiter konkretisiert, u. a. durch Anforderungen an digitale Betriebsanweisungen. Betriebsanweisungen sind die Grundlage für Unterweisungen und müssen den aktuellen Stand der Technik wiedergeben.

Gebrauchsanweisungen (ProdSG)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Gebrauchsanweisungen
Zweck & Umfang	Anleitungen für die sichere und bestimmungsgemäße Verwendung durch Endnutzer, insbesondere wenn die Anlage von Laien bedient wird (z. B. in öffentlichen Gebäuden).
Relevante Vorschriften/Normen	Produktsicherheitsgesetz (ProdSG); DIN EN 82079
Schlüsselelemente	Zweckbestimmung, Warnhinweise, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Symbole und Piktogramme, Hinweise zur Fehlerbeseitigung
Verantwortlich	Hersteller; Bereitstellung durch Betreiber
Praktische Hinweise	Gebrauchsanweisungen müssen bereits bei der Inbetriebnahme vorliegen. FMs stellen sicher, dass sie in der Nähe der Anlage angebracht sind und Laien sie verstehen können.

Erläuterung

Anders als Betriebsanweisungen, die intern erstellt werden, sind Gebrauchsanweisungen Teil der Herstellerdokumentation gemäß ProdSG. Sie richten sich an nicht eingewiesene Nutzer und sind z. B. in Hotels, Einkaufszentren oder Bahnhöfen erforderlich, damit Besucher den Aufzug sicher benutzen können. Sie umfassen Piktogramme, Verhaltensregeln (z. B. Kinder beaufsichtigen) und Hinweise zum Handeln bei Störungen.

Dokumentation für Wartung (DIN EN 13460)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Dokumentation für Wartung nach DIN EN 13460
Zweck & Umfang	Normierte Struktur für Wartungsunterlagen, insbesondere für Hebezeuge und Aufzugsanlagen.
Relevante Vorschriften/Normen	DIN EN 13460; DIN EN 13015 (Instandhaltungsmanagement für Aufzüge)
Schlüsselelemente	Wartungskalender, Checklisten, Sicherheitsprüfungen, Ersatzteillisten, Berichtsformulare
Verantwortlich	Facility Manager / Wartungsunternehmen
Praktische Hinweise	Die Norm definiert, wie Wartungsdokumente strukturiert und welche Informationen enthalten sein müssen. FMs sollten darauf achten, dass die Dokumentation der Wartung normkonform ist, um behördlichen Anforderungen zu genügen.

Erläuterung

DIN EN 13460 legt fest, welche Dokumente für den reibungslosen Betrieb und die Wartung von technischen Anlagen benötigt werden. Für Aufzüge wird beispielsweise ein Wartungsbuch gefordert, in dem alle Wartungen chronologisch eingetragen sind. Die Norm stellt sicher, dass die Dokumentation einheitlich und auditierbar ist.

Sicherheit und Compliance- Gefährdungsbeurteilung

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Gefährdungsbeurteilung
Zweck & Umfang	Systematische Ermittlung und Bewertung von Gefährdungen sowie Festlegung von Schutzmaßnahmen für Beschäftigte und Nutzer.
Relevante Vorschriften/Normen	BetrSichV § 5; DGUV Vorschriften; TRBS 1111 (Gefährdungsbeurteilung und sicherheitstechnische Bewertung)
Schlüsselelemente	Beschreibung der Arbeitsabläufe, Identifikation von Gefährdungen (mechanisch, elektrisch, Brandschutz), Risikobewertung, Festlegung von technischen/organisatorischen Maßnahmen, Verantwortlichkeiten
Verantwortlich	Arbeitgeber/Betriebsleiter; Unterstützung durch Fachkraft für Arbeitssicherheit
Praktische Hinweise	Die Gefährdungsbeurteilung ist vor Inbetriebnahme und regelmäßig zu aktualisieren. FMs müssen sicherstellen, dass alle Gefährdungen erfasst und Schutzmaßnahmen umgesetzt werden.

Erläuterung

Gemäß TRBS 1111 müssen Arbeitgeber Gefährdungen ermitteln, bewerten und geeignete Maßnahmen ableiten. Die Gefährdungsbeurteilung für Aufzüge umfasst u.a. das Risiko des Absturzes, elektrische Gefahren, Eingeschlossensein sowie Brandrisiken. Die daraus resultierenden Schutzmaßnahmen können baulich (z. B. redundante Bremsen), technisch (z. B. Notrufsystem) oder organisatorisch (z. B. regelmäßige Unterweisung) sein.

Prüfprotokolle (TRBS 1201, VDE 0701/0702, DGUV)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Prüfprotokolle
Zweck & Umfang	Dokumentieren die Ergebnisse von sicherheitstechnischen Prüfungen, z. B. elektrischer Anlagen oder mechanischer Sicherheitseinrichtungen.
Relevante Vorschriften/Normen	TRBS 1201 (Prüfungen von Arbeitsmitteln und überwachungsbedürftigen Anlagen); VDE 0701/0702 (Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel); DGUV Vorschrift 3
Schlüsselelemente	Messwerte (z. B. Isolationswiderstand), Prüfdatum, Art der Prüfung (Erstprüfung, wiederkehrende Prüfung), gerügte Mängel, Name des Prüfers
Verantwortlich	Befähigte Person oder ZÜS
Praktische Hinweise	Prüfprotokolle müssen aufbewahrt und bei behördlichen Kontrollen vorgelegt werden. FMs prüfen, ob festgestellte Mängel zeitnah behoben werden.

Erläuterung

Nach TRBS 1201 werden Aufzüge vor Inbetriebnahme und regelmäßig (mindestens alle zwei Jahre) von einer zugelassenen Überwachungsstelle geprüft. Darüber hinaus sind elektrische Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3 und VDE 0701/0702 zu prüfen. Die Ergebnisse (Messwerte, Beurteilungen) werden in Prüfprotokollen festgehalten. Diese dienen als Nachweis der Betriebssicherheit und Basis für weitere Maßnahmen.

Prüfzeugnisse ( ÜAnlG, ZÜS)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Prüfzeugnisse und Bescheinigungen
Zweck & Umfang	Nachweis der behördlichen Abnahme oder Wiederholungsprüfung durch eine zugelassene Überwachungsstelle (ZÜS).
Relevante Vorschriften/Normen	ÜAnlG; BetrSichV § 15/16; TRBS 1201; Aufzugsrichtlinie
Schlüsselelemente	Daten der Anlage, Ergebnis der Prüfung, Festgestellte Mängel und Auflagen, Gültigkeitsdauer, Prüfplakette
Verantwortlich	ZÜS; Aufbewahrung durch Betreiber
Praktische Hinweise	Prüfzeugnisse sind im Original aufzubewahren. Die daran geknüpften Plaketten müssen im Fahrkorb sichtbar angebracht sein und informieren über den nächsten Prüftermin.

Erläuterung

Prüfzeugnisse werden von ZÜS (z. B. TÜV, Dekra) ausgestellt und bescheinigen, dass die Anlage die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Sie enthalten auch Auflagen oder Einschränkungen, die der FM umzusetzen hat. Das Fehlen gültiger Prüfzeugnisse gilt als Ordnungswidrigkeit und kann zum Betriebsverbot führen.

Benennung befähigter Personen (VDI 4068-1, BetrSichV)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Benennung befähigter Personen
Zweck & Umfang	Schriftliche Beauftragung und Nachweis der Qualifikation von Personen, die besondere Arbeiten (z. B. Sicherheitsprüfungen, Reparaturen) ausführen dürfen.
Relevante Vorschriften/Normen	BetrSichV § 2 und § 14; VDI 4068 Blatt 1
Schlüsselelemente	Name der befähigten Person, Nachweise der Qualifikation (z. B. Schulungszertifikate), festgelegter Aufgabenbereich, Dauer der Benennung
Verantwortlich	Arbeitgeber / Betreiber
Praktische Hinweise	Nur befähigte Personen dürfen Prüfungen und bestimmte Instandhaltungsarbeiten vornehmen. FMs müssen die entsprechenden Benennungsurkunden dokumentieren und Aktualisierungen (z. B. nach Schulungen) nachführen.

Erläuterung

BetrSichV und VDI 4068 definieren, wann eine Person als befähigt gilt (fachliche Ausbildung, praktische Erfahrung, zeitnahe berufliche Tätigkeit). Für Aufzüge sind befähigte Personen u. a. für die Sicht- und Funktionsprüfung zuständig. Die schriftliche Benennung dokumentiert ihre Kompetenzen und dient als Nachweis gegenüber den Aufsichtsbehörden.

Brandschutzmatrix (VDI 3819-3)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Brandschutzmatrix
Zweck & Umfang	Systematisierte Darstellung der brandschutztechnischen Einrichtungen und Maßnahmen für jeden Bereich der Anlage.
Relevante Vorschriften/Normen	VDI 3819 Blatt 3; Landesbauordnungen; Arbeitsstättenverordnung
Schlüsselelemente	Auflistung von Brandabschnitten, Brandmeldern, Rauchabzügen, Feuerlöschern, Flucht- und Rettungswegen; Zuständigkeiten
Verantwortlich	Facility Manager / Brandschutzbeauftragter
Praktische Hinweise	Die Brandschutzmatrix dient als Kontroll- und Schulungsinstrument und wird bei Prüfungen durch die Feuerwehr oder Versicherung vorgelegt. FMs prüfen regelmäßig die Vollständigkeit und Aktualität.

Erläuterung

In der Brandschutzmatrix werden alle brandschutzrelevanten Maßnahmen (z. B. Rauchmelder, Löschsysteme, Fluchtwege) pro Raum oder Bereich erfasst. Sie zeigt, wo welche Ausrüstung installiert ist, wer verantwortlich ist und wann Prüfungen fällig sind. Das erleichtert Audits und die Umsetzung von Brandschutzkonzepten.

Unfall- und Schadensberichte (TRBS 3151, BetrSichV)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Unfall- und Schadensberichte
Zweck & Umfang	Erfassen und analysieren Unfälle, Beinaheunfälle oder Schäden an der Anlage, um Ursachen zu ermitteln und Maßnahmen abzuleiten.
Relevante Vorschriften/Normen	TRBS 3151; BetrSichV; DGUV Unfallverhütungsvorschriften
Schlüsselelemente	Datum und Uhrzeit, Beschreibung des Ereignisses, betroffene Personen, Ursachenanalyse, Sofortmaßnahmen, geplante Präventionsmaßnahmen
Verantwortlich	Facility Manager / Sicherheitsbeauftragter; Mitwirkung der betroffenen Abteilungen
Praktische Hinweise	Unfallberichte müssen zeitnah erstellt und an die zuständigen Stellen (Betriebsrat, Aufsichtsbehörde) weitergeleitet werden. FMs nutzen sie, um Sicherheitsunterweisungen anzupassen.

Erläuterung

Nach einem Unfall oder Schaden an einer Anlage müssen die Umstände dokumentiert und ausgewertet werden. Dies dient nicht der Schuldzuweisung, sondern der systematischen Verbesserung der Arbeitssicherheit. Die Berichte fließen in die Gefährdungsbeurteilung ein und führen zu technischen oder organisatorischen Anpassungen.

Schutz- und Sicherheitskonzepte (TRBS 1111, 1115)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Schutz- und Sicherheitskonzepte
Zweck & Umfang	Dokumentieren spezielle Sicherheitspläne für gefährliche Arbeiten oder Situationen (z. B. Arbeiten in Höhe, bei Stromabschaltungen, in engen Räumen).
Relevante Vorschriften/Normen	TRBS 1111 (Gefährdungsbeurteilung); TRBS 1115 (Sicherheitsrelevante Mess-, Steuer- und Regeleinrichtungen)
Schlüsselelemente	Beschreibung der Gefahrensituation, technische Maßnahmen (z. B. Sicherungslinien, Abschrankungen), organisatorische Maßnahmen (z. B. Sicherheitsaufsicht), Rettungs- und Notfallpläne
Verantwortlich	Facility Manager / Sicherheitsfachkraft
Praktische Hinweise	Solche Konzepte sind vor Beginn der Arbeiten zu erstellen und mit den Beteiligten zu kommunizieren. FMs müssen die Umsetzung und Aktualität überwachen.

Erläuterung

Spezielle Gefahren wie Arbeiten an hohem Gerät, Wechsel von Steuerungsgeräten oder Eingriffe in Sicherheitsschaltungen erfordern detaillierte Schutzkonzepte. Diese regeln, wie das Personal geschützt wird (z. B. Persönliche Schutzausrüstung, Sicherungsseile), wie Systeme vorübergehend deaktiviert werden dürfen und wie im Notfall vorzugehen ist. Die TRBS 1115 konkretisiert Anforderungen an sicherheitsrelevante Mess- und Steuereinrichtungen, inklusive Anforderungen an Cyber-Security.

Unterweisungsnachweise (DGUV-V1)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Unterweisungsnachweise
Zweck & Umfang	Nachweise, dass Arbeitnehmer regelmäßig und angemessen unterwiesen wurden.
Relevante Vorschriften/Normen	DGUV Vorschrift 1 (Grundsätze der Prävention); BetrSichV; Arbeitsschutzgesetz
Schlüsselelemente	Thema der Unterweisung, Datum, Teilnehmerliste mit Unterschriften, Name des Unterweisenden, Dauer
Verantwortlich	Arbeitgeber; Dokumentation durch Sicherheitsbeauftragten
Praktische Hinweise	Unterweisungsnachweise sind für Auditierungen und im Schadensfall wichtig. FMs organisieren regelmäßige Schulungen (z. B. Bedienung des Aufzugs, Verhalten bei Notfällen) und dokumentieren diese ordnungsgemäß.

Erläuterung

Unterweisungen vermitteln die notwendige Kenntnis zu Gefahren, Bedienung und Verhalten im Notfall. Die DGUV Vorschrift 1 fordert, dass Unterweisungen mindestens einmal jährlich und bei besonderen Anlässen (z. B. neue Anlagen) durchgeführt werden. Die Nachweise beweisen die Erfüllung dieser Pflicht.

Auditunterlagen (VDI 6026-1)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Auditunterlagen
Zweck & Umfang	Dokumentieren die Ergebnisse interner oder externer Audits zur Vollständigkeit und Qualität der technischen Dokumentation.
Relevante Vorschriften/Normen	VDI 6026-1; ISO 9001 (Qualitätsmanagement)
Schlüsselelemente	Auditberichte, Feststellungen, Abweichungen, korrigierende Maßnahmen, Zuständigkeiten und Termine
Verantwortlich	Facility Manager / Qualitätsmanagementbeauftragter
Praktische Hinweise	Audits sollten regelmäßig durchgeführt werden, um Lücken in der Dokumentation früh zu erkennen. FMs setzen die im Audit festgelegten Verbesserungsmaßnahmen um und dokumentieren deren Wirksamkeit.

Erläuterung

Die VDI 6026-1 fordert, dass technische Dokumentationen regelmäßig auf Vollständigkeit, Aktualität und Struktur geprüft werden. Auditunterlagen dienen als Nachweis gegenüber Auftraggebern, Behörden und Zertifizierern, dass das Dokumentationssystem den Anforderungen entspricht. Sie enthalten auch Pläne zur Behebung festgestellter Abweichungen.

Finanzielles und Vertragliches- Kostenschätzung und -berechnung (HOAI)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Kostenschätzung und Kostenberechnung
Zweck & Umfang	Prognose der zu erwartenden Bau- und Anlagekosten zur Unterstützung der Budgetplanung.
Relevante Vorschriften/Normen	HOAI (Leistungsphasen 2 und 3); DIN 276 (Kosten im Bauwesen)
Schlüsselelemente	Kosten nach Kostengruppen (z. B. 300 Bauwerk, 400 Technische Anlagen), Mengenansätze, Einheitspreise, Risikozuschläge, Berechnungsmethode (z. B. nach Leitfaden für Energieeffiziente Gebäude)
Verantwortlich	Fachplaner / Kostenermittler; Überprüfung durch FM
Praktische Hinweise	Eine frühe Kostenschätzung hilft bei der Wahl des Systems (z. B. Anzahl und Art der Aufzüge) und bildet die Grundlage für die Vergabe. FMs nutzen die Kostenberechnung, um Investitionsentscheidungen zu treffen und um Mittel bereitzustellen.

Erläuterung

In den Leistungsphasen 2 und 3 der HOAI sind die Kostenschätzung und die Kostenberechnung festgelegt. Dabei werden mit Hilfe von Kennwerten und Mengengerüsten die voraussichtlichen Kosten ermittelt. Die DIN 276 gliedert die Kosten in Kostengruppen, damit die Zuordnung zu Gewerken klar ist. FMs greifen auf diese Daten zurück, um Kostentransparenz zu schaffen und auf Basis von Lebenszykluskosten zu entscheiden.

Betriebskostenberechnung

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Betriebskostenberechnung
Zweck & Umfang	Ermittlung der jährlich anfallenden Kosten für Energie, Instandhaltung, Reinigung, Versicherung und Verwaltung der Anlage.
Relevante Vorschriften/Normen	DIN EN 15331 (Bewertung von Bauwerken); DIN 18960 (Nutzungskosten im Hochbau)
Schlüsselelemente	Prognostizierter Energieverbrauch, Wartungsverträge, Instandhaltungskosten, Verwaltungskosten, Zuschläge für Ausfallzeiten
Verantwortlich	Facility Manager / Controlling
Praktische Hinweise	Die Betriebskostenberechnung wird häufig im Rahmen der Lebenszykluskostenanalyse erstellt. FMs nutzen sie, um den wirtschaftlichsten Betrieb zu gewährleisten und um Einsparpotenziale (z. B. energieeffizientere Antriebe) zu identifizieren.

Erläuterung

Die Betriebskostenberechnung berücksichtigt alle wiederkehrenden Ausgaben. Für Aufzüge z. B. umfassen die Betriebskosten die Energiekosten (abhängig von der Nutzung), Wartung, Prüfgebühren, Reinigung und Versicherung. Eine genaue Prognose ermöglicht eine realistische Nebenkostenabrechnung und die Planung von Effizienzmaßnahmen.

Wirtschaftlichkeitsnachweis

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Wirtschaftlichkeitsnachweis
Zweck & Umfang	Gegenüberstellung der Kosten und Nutzen verschiedener Alternativen (z. B. zwei unterschiedliche Antriebskonzepte) zur Entscheidungsunterstützung.
Relevante Vorschriften/Normen	HOAI; interne Richtlinien; ggf. DIN 20612 (Investitionsrechnungen)
Schlüsselelemente	Amortisationsrechnung, Kapitalwert- und Kostenvergleichsrechnung, Szenarioanalyse, Umwelt- und Energiekosten
Verantwortlich	Facility Manager / Controller
Praktische Hinweise	Der Nachweis ist für Investitionsentscheidungen und für Finanzierungsanfragen (z. B. bei öffentlichen Bauherren) notwendig. FM nutzen ihn, um langfristig günstige Anlagenkonfigurationen auszuwählen.

Erläuterung

Ein Wirtschaftlichkeitsnachweis geht über die reine Kostenschätzung hinaus: Er bewertet die Lebenszykluskosten, Berücksichtigt Erlöse (z. B. mögliche Werterhöhung des Gebäudes) und vergleicht Alternativen nach betriebswirtschaftlichen Kennzahlen (Kapitalwert, interner Zinsfuß). FMs setzen diese Methode ein, um Investitionen zu begründen und um Stakeholder zu überzeugen.

Liste der Verjährungsfristen (Mängelansprüche)

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Liste der Verjährungsfristen für Mängelansprüche
Zweck & Umfang	Dokumentiert, bis wann Mängelansprüche geltend gemacht werden können, um die rechtzeitige Inanspruchnahme der Gewährleistung zu sichern.
Relevante Vorschriften/Normen	Bürgerliches Gesetzbuch (BGB); VOB/B § 13; Werkvertragsrecht
Schlüsselelemente	Start und Ende der Gewährleistungsfristen pro Gewerk oder Bauteil, Hinweis auf Hemmungsgründe (z. B. bei Nachbesserung), zuständige Ansprechpersonen
Verantwortlich	Facility Manager / Rechtsabteilung
Praktische Hinweise	Die Verjährungsfristen (in der Regel 4 Jahre nach Abnahme gemäß VOB/B, 5 Jahre nach BGB) müssen überwacht werden. FMs sollten Mängel rechtzeitig rügen, um Ansprüche nicht zu verlieren.

Erläuterung

Bei Bauleistungen gilt nach VOB/B eine Gewährleistungspflicht von 4 Jahren, im Werkvertragsrecht nach BGB meist 5 Jahre. Eine Liste der Fristen pro Bauteil erleichtert die Verwaltung der Ansprüche. Treten Mängel auf, muss der FM schnell handeln, denn eine versäumte Frist führt zum Verlust des Gewährleistungsanspruchs.

Protokolle zur Beseitigung von Mängeln

Feld	Beschreibung
Dokumententitel/-typ	Protokolle zur Beseitigung von Mängeln
Zweck & Umfang	Dokumentieren die Meldung, Bearbeitung und abschließende Beseitigung von festgestellten Mängeln an der Anlage.
Relevante Vorschriften/Normen	VOB/B § 13; BGB; interne Qualitätsrichtlinien
Schlüsselelemente	Beschreibung des Mangels, Datum der Feststellung, verantwortliche Stelle für die Mangelbeseitigung, durchgeführte Maßnahmen, Datum der Abnahme
Verantwortlich	Auftragnehmer und Facility Manager
Praktische Hinweise	FMs dokumentieren alle Mängel und prüfen die Beseitigung. Der Auftragnehmer sollte eine Mängelbeseitigungsanzeige vorlegen. Nach der Mangelbeseitigung wird eine Teilabnahme protokolliert.

Erläuterung

Mängelbeseitigungsprotokolle sind wichtig für die Nachverfolgung und die Beweissicherung. Sie zeigen, dass der Auftragnehmer seiner Pflicht nachgekommen ist und der Mangel behoben wurde. Zugleich dienen sie als Basis für eventuelle Gewährleistungsansprüche, falls derselbe Mangel erneut auftritt.