Schrankenanlagen sind unverzichtbare Sicherheits- und Zugangskontrollsysteme in Gebäuden und Arbeitsstätten in Deutschland. Da es sich hierbei um elektrische Betriebsmittel handelt, unterliegen sie strengen gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Produktsicherheit, Arbeitsschutz und wiederkehrender Prüfungen. Facility Manager müssen eine Reihe spezifischer Dokumente vorhalten – von Herstellerunterlagen über Betreiberpflichten bis hin zu Prüf- und Nachweisprotokollen –, um die Einhaltung deutscher und europäischer Vorgaben (z. B. 1. ProdSV, Richtlinie 2014/35/EU, VDE-Normen, DGUV-Vorschriften) sicherzustellen.
Für Schrankenanlagen sind drei zentrale Dokumentarten zwingend vorzuhalten: Prüfprotokolle der elektrischen Sicherheit, Hersteller-Betriebsanleitungen sowie – bei Anforderung durch die Berufsgenossenschaft – ein Prüf- und Kontrollbuch. Facility Manager, die diese Dokumente nicht nur formal ablegen, sondern aktiv in Schulungen, Wartungspläne und Audits einbeziehen, minimieren Risiken, erhöhen die Anlagensicherheit und schaffen Rechtssicherheit im gesamten Lebenszyklus der Schrankenanlagen.
Prüfprotokolle zur elektrischen Sicherheit von Schrankenanlagen
Zweck & Anwendungsbereich
Nachweis, dass die elektrischen Komponenten der Schrankenanlage sicher, funktionsfähig und den Arbeitsschutzvorgaben entsprechend betrieben werden können
Rechtsgrundlagen/Normen
VDE 0701; VDE 0702; DGUV Vorschrift 3; DGUV Vorschrift 4; DGUV Information 203-070; DGUV Information 203-071
Wesentliche Inhalte
• Anlagenidentifikation und Standort • Prüftermin und Prüfer • Prüfverfahren (Sichtprüfung, Messung, Funktionsprüfung) • Ergebnisse mit Bestehen/Nichtbestehen-Kriterien • Nächster Prüftermin • Unterschriften und Qualifikation des Prüfers
Verantwortliche Stelle
Befähigte Person Elektrotechnik (elektrotechnisch qualifizierter Prüfer)
Praktische Hinweise
Nach jeder Neuinstallation, Reparatur oder Änderung zu aktualisieren. Erforderlich für DGUV- und BG-Prüfungen sowie als Nachweis für die Haftungsabsicherung.
Vertiefte Erläuterung
Prüfprotokolle stellen das Kernstück der technischen Nachweiskette dar. Sie dokumentieren nicht nur die Ergebnisse einer einmaligen Prüfung, sondern auch die Methodik, die Qualifikation des Prüfers und die Verknüpfung zum konkreten Betriebsmittel. Typische Fehler im Facility Management entstehen, wenn Prüfintervalle nicht eingehalten, Änderungen an der Anlage nicht nachgetragen oder Prüfergebnisse nicht archiviert werden. Ohne gültige Prüfprotokolle kann die Berufsgenossenschaft den Betrieb untersagen, zudem drohen Bußgelder und eine persönliche Haftung der Betreiber. Daher sollten Facility Manager eine revisionssichere Ablage mit klarer Terminüberwachung einrichten.
Betriebsanleitungen und Sicherheitsinformationen – Elektrische Betriebsmittel
Feld
Inhalt
Dokumenttitel/Typ
Betriebsanleitungen und Sicherheitsinformationen des Herstellers
Zweck & Anwendungsbereich
Sicherstellung, dass Betreiber und Nutzer über klare Vorgaben zur sicheren Verwendung, Montage und Wartung verfügen
• Bestimmungsgemäße Verwendung und Grenzen • Sicherheitshinweise und Gefahrenhinweise • Anforderungen an elektrische Anschlüsse • Anleitungen zu Betrieb und Stilllegung • Wartungsvorgaben • Hinweise zu Entsorgung und Recycling
Verantwortliche Stelle
Hersteller (Lieferung mit dem Produkt)
Praktische Hinweise
In die O&M-Unterlagen des Gebäudes aufzunehmen. Grundlage für Schulungen der Mitarbeiter und Gefährdungsbeurteilungen.
Vertiefte Erläuterung
Die Betriebsanleitung ist rechtlich gesehen ein integraler Bestandteil des Produkts. Sie bildet die Basis für Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen und Betriebsanweisungen im Facility Management. Facility Manager müssen darauf achten, dass die aktuellste Version in deutscher Sprache vorliegt, da eine fremdsprachige Anleitung keine Rechtssicherheit bietet. Außerdem sollte geprüft werden, ob sicherheitsrelevante Updates oder Nachträge vom Hersteller verteilt wurden. Typische Fehler entstehen, wenn die Anleitung lediglich abgelegt, aber nicht in Schulungen integriert wird. Ohne Nutzung dieser Dokumente in der Praxis besteht ein erhöhtes Unfall- und Haftungsrisiko.
Prüf- und Kontrollbuch – Elektrische Anlagen und Betriebsmittel (bei BG-Anforderung)
Feld
Inhalt
Dokumenttitel/Typ
Prüf- und Kontrollbuch für elektrische Schrankenanlagen
Zweck & Anwendungsbereich
Zentraler Nachweis über alle wiederkehrenden Prüfungen zur elektrischen Sicherheit
Rechtsgrundlagen/Normen
DGUV Vorschrift 3
Wesentliche Inhalte
• Anlagenkennzeichnung • Prüftermine und Prüfer • Festgestellte Mängel • Umgesetzte Korrekturmaßnahmen und Fristen • Abzeichnung der Mängelbeseitigung
Verantwortliche Stelle
Betreiber (Facility Manager oder beauftragte Person)
Praktische Hinweise
Nur erforderlich, wenn durch Berufsgenossenschaft oder Prüfer explizit gefordert. Ergänzt die Einzelprotokolle und dient als gebündelter Nachweis bei Audits.
Vertiefte Erläuterung
Das Prüf- und Kontrollbuch ist kein Ersatz für Einzelprotokolle, sondern eine Zusammenführung. Es erleichtert den Nachweis der Betreiberpflichten, wenn mehrere Prüfdokumente über längere Zeiträume anfallen. Besonders bei größeren Gebäudekomplexen mit mehreren Schrankenanlagen erhöht es die Übersichtlichkeit. Facility Manager sollten beachten, dass ein fehlendes Kontrollbuch bei ausdrücklicher BG-Forderung als Verstoß gegen die Betreiberpflichten gewertet werden kann. Vorteilhaft ist auch, dass sich mit einem Kontrollbuch Schwachstellen im Instandhaltungsprozess (z. B. häufige Defekte an denselben Bauteilen) schneller erkennen lassen.
