3G5 Verfügbarkeitserklärung

• Türcontroller und Zentralprozessoren (CPUs): Steuerungs- und Recheneinheiten, die die Zutrittslogik und Systemintelligenz beherbergen.

• Kartenleser, PIN-Tastaturen und biometrische Terminalgeräte: Bedien- und Identifikationsgeräte (z. B. Kartenleser, PIN-Pads, Fingerabdruck- oder Gesichtsscanner) für die Nutzeridentifikation.

• Zutrittsausweise und mobile Zutrittslösungen: Chipkarten, Schlüsselanhänger, Smartphone-Module oder andere Credentials, die den Zutritt autorisieren.

• Elektromechanische Schließkomponenten: Magnetschlösser, Türöffner, Riegel, Schließzylinder und andere Beschläge, die mechanische Türvorgänge steuern.

• Netzteile und Stromversorgungsmodule: Netzadapter, USV-Systeme (unterbrechungsfreie Stromversorgungen) sowie Batterien und Akkus, die eine stabile Energieversorgung sicherstellen.

• Netzwerkschnittstellen und Kommunikationsmodule: Ethernet-Karten, Funkmodule und andere Schnittstellen zur Anbindung der Komponenten an das Gebäudenetzwerk oder an Managementsysteme.

• Softwarekomponenten und Lizenzen: Betriebssysteme, Anwendungssoftware, Firmware-Updates und erforderliche Lizenzen für den dauerhaft sicheren Betrieb und weitergehende Funktionalitäten des Systems.

• Zusätzliche Installations- und Montagematerialien: Kabel, Stecker, Sensoren, Montagerahmen, Gehäuse oder sonstiges Zubehör, das für den Austausch und die Instandhaltung der Hauptkomponenten erforderlich ist.

• Netzwerkhardware und Integrationskomponenten: Sofern Teil des Systems, zählen hierzu auch Switches, Router oder Gateways, die eine nahtlose Kommunikation innerhalb des Zutrittskontrollnetzwerks ermöglichen.

• Batterien und Akkus für mobile Geräte: Ersatzakkus oder Batterien für mobile Lesegeräte oder drahtlose Komponenten, um deren Ausfallsicherheit zu gewährleisten.

Der Auftragnehmer garantiert, dass alle relevanten Ersatzteile für einen Mindestzeitraum von sieben (7) Jahren ab dem Datum der offiziellen Systemabnahme verfügbar sein werden. Dieser Zeitraum umfasst sowohl die Herstellergarantie als auch eine Verlängerung der Ersatzteilversorgung über die Garantiezeit hinaus. Während dieses Zeitraums werden Ersatzteile bevorratet, nachproduziert oder über Alternativlösungen bereitgestellt, um eine nahtlose Versorgung sicherzustellen. Sollte ein ursprünglicher Hersteller den Lebenszyklus eines Bauteils vorzeitig beenden, stellt der Auftragnehmer alternative oder Nachfolgelösungen bereit, um die Funktionalität des Systems vollständig aufrechtzuerhalten.

• Ersatzteile werden zentral über den Auftragnehmer oder über autorisierte, zertifizierte Distributionspartner bereitgestellt. Dabei ist sichergestellt, dass langfristige Verträge mit den Lieferanten bestehen, um eine kontinuierliche Versorgung zu garantieren.

• Standard-Lieferzeiten werden vertraglich definiert und richten sich nach vereinbarten Service-Level-Agreements (SLA). Diese Fristen sind so konzipiert, dass ein zügiger Ersatzteilnachschub ermöglicht wird.

• Für besonders kritische Komponenten wird ein Notfall- oder Eilbestand in regionalen Ersatzteillagern vorgehalten. Auf diese Weise kann bei dringendem Bedarf innerhalb kürzester Zeit reagiert werden, ohne auf lange Lieferketten angewiesen zu sein.

• Es werden moderne Logistikprozesse eingesetzt, darunter ein elektronisches Bestell- und Tracking-System. Dieses ermöglicht die transparente Nachverfolgung von Bestellungen und Lagerbeständen, damit der Auftraggeber jederzeit den aktuellen Status einsehen kann.

• Express- oder Eilversandoptionen stehen zur Verfügung, um im Bedarfsfall kurzfristig Ersatzteile an den Einsatzort zu liefern. Ein zentraler Ansprechpartner oder eine Hotline beim Auftragnehmer stellt sicher, dass dringende Bestellungen beschleunigt bearbeitet werden können.

• Bei Bedarf werden Lagerstandorte strategisch nahe am Einsatzort gewählt, um Transportwege und Reaktionszeiten möglichst gering zu halten.

Defekte oder ausgemusterte Komponenten werden durch Ersatzteile gleicher oder besserer Qualität ersetzt.

• Identische oder äquivalente Teile: Ausgebauten Bauteile werden nur durch Original-Ersatzteile oder gleichwertige zertifizierte Produkte ersetzt. Die Ersatzteile weisen dieselben technischen Spezifikationen auf und erfüllen die gleichen Qualitätsanforderungen.

• Rückwärts- und Vorwärtskompatibilität: Die Ersatzteile sind so ausgewählt, dass sie sowohl rückwärtskompatibel sind und störungsfrei mit bestehenden Komponenten zusammenspielen als auch zukünftige Systemaktualisierungen unterstützen. Dies gewährleistet langfristige Integrität und Erweiterbarkeit des Systems.

• Qualitätssicherung: Jedes Ersatzteil durchläuft vor dem Austausch eine Inspektion und Freigabe durch das Qualitätsmanagement des Auftragnehmers. Nur geprüfte und freigegebene Teile werden installiert, um die Zuverlässigkeit und Sicherheit des Systems zu wahren.

• Dokumentation des Austauschs: Sämtliche Austauschvorgänge werden im Wartungsprotokoll dokumentiert. Dies umfasst die Identifikation des defekten Teils, die Teilenummer des verwendeten Ersatzteils sowie das Datum des Austauschs. Aufzeichnungen zu jeder Maßnahme stehen dem Auftraggeber auf Anforderung zur Verfügung.

• Umweltgerechte Entsorgung: Ausgetauschte oder defekte Komponenten können dem Auftragnehmer zur umweltgerechten Entsorgung oder Wiederaufbereitung übergeben werden. Die Entsorgung erfolgt nach den geltenden gesetzlichen Vorgaben und Umweltstandards.

• Erweiterte Serviceleistungen: Auf Wunsch bietet der Auftragnehmer für sicherheitsrelevante Komponenten erweiterte Servicepakete an, wie zum Beispiel Vor-Ort-Austausch oder zusätzliches Vor-Ort-Inventar, um Ausfallzeiten weiter zu minimieren und den Betrieb zu sichern.

• Zentrales Ersatzteil- und Bestandsmanagement: Der Auftragnehmer betreibt ein dokumentiertes Lagerverwaltungssystem, das den Bestand aller sicherheitsrelevanten Ersatzteile fortlaufend überwacht. Automatische Bestelltrigger sorgen für rechtzeitige Nachbestellungen, sobald Mindestbestände erreicht sind.

• Rahmenvereinbarungen und Lieferantenbindung: Langfristige Lieferverträge mit den Herstellern oder Großhändlern der Zugangskontrollkomponenten gewährleisten, dass Ersatzteile über die gesamte Lebensdauer des Systems bereitgestellt werden können.

• Redundante Versorgung: Ersatzteile werden bei Bedarf über mehrere Quellen bezogen, sodass Lieferunterbrechungen durch Diversifizierung der Lieferkette minimiert werden.

• Life-Cycle-Management und Informationspflicht: Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber proaktiv über Produktlebenszyklen, geplante Auslaufdaten sowie End-of-Life-Perioden und bietet rechtzeitig alternative Lösungen bzw. Nachfolgeprodukte an.

• Regelmäßige Risikoanalyse: Lagerbestände, Beschaffungswege und Produktentwicklungen werden in festgelegten Abständen überprüft. Potenzielle Engpässe werden frühzeitig identifiziert, und geeignete Gegenmaßnahmen werden eingeleitet.

• Audits und Qualitätssicherung: Interne Audits des Ersatzteilmanagements sowie der Logistik- und Beschaffungsprozesse (ggf. nach ISO-9001-Standards) werden durchgeführt, um die Einhaltung der vereinbarten Prozesse und Standards sicherzustellen.

• Dokumentation: Sämtliche Prozesse und Verfahren im Ersatzteil- und Beschaffungsmanagement sind umfassend dokumentiert und stehen auf Anfrage zur Prüfung zur Verfügung.

• Herstellerdokumentationen: Technische Datenblätter und Herstellerinformationen, die den Lebenszyklus der Komponenten und die Ersatzteilversorgung erläutern.

• Produktlebenszyklusberichte: Übersichtsdokumente zu eingesetzten Produktserien, inklusive geplanter Auslaufdaten (End-of-Life) und den vorgesehenen Nachfolgeprodukten.

• Konformitäts- und Qualitätszertifikate: CE-Konformitätserklärungen, RoHS-Zertifikate oder ähnliche Bescheinigungen, die bestätigen, dass alle Komponenten den einschlägigen Sicherheits- und Umweltstandards entsprechen.

• Wartungshandbücher und Ersatzteillisten: Handbücher der gelieferten Systeme, aus denen Wartungsintervalle und dazugehörige Ersatzteile hervorgehen, einschließlich Stücklisten und Teilenummern.

• Nachweis über Bestand und Logistikprozesse: Dokumentation zu Lagerbeständen und logistischen Abläufen (z. B. Bestell- und Lieferscheine, Protokolle der Lagerverwaltung), die die zuverlässige Ersatzteilversorgung belegen.

• Software- und Lizenzdokumentation: Nachweis über erworbene Softwarelizenzen, Versionsstände der eingesetzten Software sowie Dokumentation zu Firmware-Updates und deren Bereitstellung.

• Support- und Schulungsunterlagen: Materialien zu Schulungs- und Trainingsangeboten für das Bedien- und Wartungspersonal sowie Anleitungen zur Durchführung des Ersatzteilmanagements.

• Kontaktdaten Ansprechpartner: Übersicht der zuständigen Ansprechpartner beim Auftragnehmer für den Ersatzteilservice, inklusive Eskalationsstufen und Reaktionszeiten für Notfälle.

Hiermit bestätigt der Unterzeichnende im Namen des Auftragnehmers, dass alle Ersatzteile für das beschriebene Zugangskontrollsystem über einen Zeitraum von mindestens sieben (7) Jahren ab dem Datum der Projektabnahme verfügbar sein werden. Diese verbindliche Zusage sichert die Kontinuität des Betriebs, die Einhaltung aller relevanten technischen Standards sowie die betriebliche Sicherheit gemäß den Anforderungen der Ausschreibung.

Ort, Datum

Unterschrift

Name: __________________________

Position: ________________________

Firmenstempel