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Zutrittskontrollsystem: Ausschreibung

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Ausschreibung für ein Zutrittskontrollsystem (ZKS)

Ausschreibung für ein Zutrittskontrollsystem (ZKS)

Eine Zutrittskontrollsystem-Ausschreibung für einen großen Unternehmensstandort berücksichtigt Strategie (AI, Abgrenzung GU/Nutzerausbau, Inklusion, EHS), Recht, Normen und Standards (BetrSichV, DGUV, DIN EN 60839/50133, DSGVO, BV Zeit/Video?), Ausführungsplanung (Schnittstellen, Verkabelung, Testphase, Montagerisiken), Barrierefreiheit (DIN 1450, 32975, taktile Elemente), Besucher- und Fremdfirmenmanagement (Self-Check-In, e-Sign, ID-Check), Next-Level Funktionen (KFZ-Kennzeichenerkennung, Spinde, Schlüsselausgabe), Workflow (SAP- Zeit, Messenger), Mitbestimmung (Betriebsvereinbarungen Zutritt/Zeit/Video), Gefährdungsbeurteilung, Security (Alarmsystem, Schranken, Evakuierungsmanagement), Inbetriebnahme und Wartung (SLA, KPI, Reaktionszeiten) und Datenschutz (DSGVO, Logging, Löschfristen).

So entsteht ein, skalierbares ZKS, das alle Sicherheits-, EHS-, DSGVO- und Inklusions-Anforderungen abdeckt, mit digitalen und intelligenten Funktionen (AI, IoT, occupant flow) und maximaler Prozessintegration (SAP, Fremdfirmenportal) – ein Schlüsselfaktor für die sichere und effiziente Standortverwaltung.

Ausschreibung für ein skalierbares Zutrittskontrollsystem

Hintergrund

  • Ein großer Unternehmensstandort plant die Einrichtung / Erneuerung eines Zutrittskontrollsystems für Mitarbeitende, Besucher und Fremdfirmen.

  • Das ZKS soll skalierbar, sicher, DSGVO-konform, barrierefrei und workflow-fähig (Fremdfirmen-, Besuchermanagement, Ausweiserstellung) sein.

  • Es steht unabhängig von möglichen GU-Verträgen (etwa Bau-/TGA-Grundleistungen), umfasst aber Nutzerausbau-Bezugsbereiche (z. B. Hardware, Verkabelung, Software-Integration), und es sind kein eigenes Service Desk, sondern alternative Abstimmungsmechanismen vorgesehen.

Ziel

  • Vergabe an einen Dienstleister, der Hard- und Software (inkl. KI-/AI-Optionen, Offline- und Online-Leser, KFZ-Kennzeichenerkennung, Schlüsselausgabeautomaten) liefert, installiert, parametriert und optional wartet.

  • Einhaltung aller Rechts-, Normen- und Standard-Vorgaben (BetrSichV, DGUV, DIN EN 60839, DIN EN 50133, DIN 1450, 32975, DSGVO, BV Zeit, BV Videokameras?), Integration in betriebliche Workflows (SAP-HCM, Zeitwirtschaft, Fremdfirmenportal), Gewährleistung Barrierefreiheit und Inklusion.

Rechtliche Grundlagen

  • BetrSichV: Bei elektronischen Verriegelungen, Brandschutztüren, Drehkreuzen, Gefährdungsbeurteilung,

  • DGUV-Regelungen (z. B. Tore, Schranken?), ArbSchG (Fluchtwege, Rettungspläne?),

  • DSGVO: Personaldaten, Besucherdaten, definierte Löschfristen, Betriebsvereinbarungen (Zutritt, Video, Zeit?).

DIN / ISO

  • DIN EN 60839, 50133 (Einbruch-/Zutrittstechnik?), DIN 1450 (Lesbarkeit), DIN 32975 (Barrierefreie Schriftdarstellung), DIN 32984 (taktile Bodenleitsysteme?),

  • ISO/IEC 27001 (Option, wenn Info-Security relevant?), DIN EN ISO 7010 (Sicherheitszeichen, falls kombiniertes Rettungs- / Alarmkonzept?).

Betriebliche Standards

  • Betriebsvereinbarungen (BV Zutritt, BV Videokameras, BV Zeitwirtschaft?),

  • Interner EHS-Standard (Gefährdungsbeurteilung an Drehkreuzen?), Corporate Identity?

Strategie

  • Ein Next-Level Zutrittskontrollsystem, optional AI-Integration (Anomalieerkennung, occupant flow analytics?),

  • Abgrenzung GU- vs. Nutzerausbau: GU kann TGA-Grundleitungen, Türrohbau?, Das hier beauftragte Los = ZKS-Hardware, -Software, -Montage.

Ausführungsplanung

  • Detaillierte Türlisten, Raumkataster, Brandabschnittspläne, Integrationskonzept (Brandschutztüren, Fluchtwege?),

  • Ggf. Anbindung an BIM (Door-Objekte?), Minimierung Planungsfehler, IT-Netzwerk(Plan), EHS-Freigabe.

AI und Analytics

  • Option: KI-Analysen von Nutzerströmen, wöchentliche Auslastung (z. B. Kantine?), Alarm bei untypischem Zutrittsmuster?

  • DS-GVO: Minimierung Profiling, definierte Genehmigungen.

Barrierefreiheit

  • Automatiktüren in kritischen Bereichen (barrierefreier Zugang?), Taster in Rollstuhlhöhe, akustische Signale?

  • Lesegeräte in ausreichender Kontrastfarbe, ggf. taktile Markierungen?

Besucher und Gäste

  • Next-Level Besuchermanagement: Selbstanmeldung (Tablet / Kiosk?), E-Mail-Einladungen mit QR-Code?

  • ID-Check (Personalausweis?), Unterweisungen (DGUV), e-Signatur?

Fremdfirmen

  • Workflow: Disponentenportal, Zeitfenster, Sicherheitsunterweisungen digital unterschreiben, definierte ID-Karten?

  • Minimierung manueller Pfortenarbeit, DS-GVO, EHS-Integration?

Workflow

  • Automatisierte Zuweisung Zutrittsrechte (z. B. SAP-HCM Onboarding?),

  • Zeitwirtschaft (Stempeln?), Alarmmeldungen (offene Tür zu lange?), Evakuierungsmanagement (Sammelplatz-Lesegeräte?).

Mitbestimmung

  • Betriebsrat: Betriebsvereinbarung (Zutritt, Zeit, Video?), DS-GVO: Minimierung Überwachung, definierte Logzugriffe, Löschfristen,

  • Gefährdungsbeurteilung: Kran- oder Gabelstaplerbereiche (Tore?), Schranken? EHS-Vorgaben?

Verfahrensanweisungen

  • Betriebsrichtlinie: Kartenverlust, Sperrung, Notfall?

  • Dienstanweisungen: Security-Personal, IDs, NDienst?

Service Desk

  • Meldungen / Koordination: E-Mail, Portal, Meetings, Minimierung Doppelaufwand,

  • Falls Störungsmeldung (Reader defekt?), TTS-Dienstleister reagiert nach SLA?

Sicherheitstechnik

  • Koppelung an Alarmsystem, Sicherheitsleitstand, GA?

  • Alarmmeldungen (unautorisierte Türöffnung, Sabotage?), Schranken, Kennzeichenerkennung.

Security

  • On-Premise vs. Cloud? Netzwerk-Segmentierung, Patchmanagement.

  • AI-gestützter Security-Layer? Minimierung unbemerktes Eindringen.

Timeline

  • Kick-off, Feinplanung (1–3 Monate?), Montage / Installation (3–6 Monate?), Inbetriebnahme (1–2 Monate?),

  • Pilotphase, Schulungen, Endabnahme.

Konzeption

  • Doors: Kabelgebunden, Wireless, Offline-Card? Batteriemanagement?

  • Schrankenanlagen, KFZ-Kennzeichenerkennung: Flowchart? Alarmmeldungen?

Alarmsysteme

  • Einbruchmeldeoption (z. B. Wenn Türmanipulation?), Integration in GA / Meldesystem,

  • Ggf. Sammelplatz-Leser, Evakuierungsmanagement.

Empfang

  • Integration TTS-Empfang? Check-In-Prozess (Besucherausweis?),

  • Automatisches Ausdrucken / e-Signatur EHS-Unterweisung?

KFZ-Schlüsselausgabeautomaten

  • Personal identifiziert sich am Terminal, Fach mit Fahrzeugschlüssel entriegelt, Logging in ZKS,

  • Minimierung manueller Ausgabe, Revisionssichere Dokumentation.

Locker / Spinde

  • ZKS-Karte / ID öffnet personalisierte Spinde, Minimierung separate Schließsysteme, Batteriebetrieb?

  • Optional Messenger-Integration: Benachrichtigung “Spind offen gelassen”?

Smartphone als Key

  • BLE / NFC-Apps, Minimierung physischer Badges?, 2-Faktor-Auth (App + PIN?),

  • DS-GVO: Zugriffskontrolle, definierte Device-Policy?

Tablets / Kioske

  • In Meetingräumen? Raum-Zutritt via QR-Code?

  • Zeitanzeige, Buchungsstatus?

Interoperabilität

  • GA, Building IoT, Alerts an Messenger-Integration, Logs in TTS-Portal?

Anschreiben / Projektinfo

  • Titel: „Ausschreibung Zutrittskontrollsystem (inkl. AI, KFZ-Kennzeichenerkennung, Offline-Leser etc.) im Nutzerausbau – ohne Service Desk“

  • Ziel: Hochsicheres, DSGVO-konformes, barrierefreies ZKS, Integration in betriebliche Prozesse, Minimierung Personalausweis?

Projektbeschreibung

  • Standortgröße, Zugänge, Schicht-/Mitarbeiterzahl, EHS / BV-Spezifika,

  • Vorhandene Schließanlagen? GU-Grundleitungen?

Leistungsbeschreibung

  • Hardware
    -Türleser, Schlösser, Controller, Schranken, Kennzeichenerkennung, KFZ-Schlüsselausgabe, Locker-Lösungen,
    -Kabelgebunden vs. Wireless, Offline, Batteriemanagement.

  • Software
    -On-Prem vs. Cloud, AI-Funktionen? Schnittstellen SAP, AD, Zeit, GA, DS-GVO konforme Logging,
    -Workflow-Funktionen (Besucher, Fremdfirmen, e-Sign).

  • Montage / Inbetriebnahme
    -Verkabelung, EHS (Bohren?), Zeitplan Koordination,
    -Test, Piloteinrichtung, Freigabe, Abnahme.

  • Wartung (optional)
    -Reinigungs- und Reparaturzyklen, SW-Updates, SLA: Störungsreaktion < x h?,
    -KPI: max. y% Ausfall, Batteriewechsel offline-Leser?

Formblätter

  • Preis
    -Einheitspreise / Pauschale: Hardware, Montage, SW-Lizenzen, Wartung?
    -Bonus/Malus: SLA, Zeitplan?

  • Eignungsnachweise
    -Referenzen in großen Standorten, IT-Security (ISMS?), DS-GVO, Tariftreue,
    -AI-Know-how, Schnittstellen?

  • Vertragsentwurf
    -SLA, KPI, Pönale, Eskalation, Interimsmanagement, Mediationsklausel,
    -Laufzeit Implementierung + optional Wartung (3–5 Jahre?).

Pläne / Anlagen

  • Grundrisse, Türlisten, Raumkataster, EHS-Vorgaben, BV Zeit/Video, Corporate ID?

Implementierung

  • Kick-off, Feinplanung, Vor-Ort-Aufmaß, IT-Vorbereitung (Netzwerk?),

  • Montage, Testphase, Key-User-Schulungen, DSGVO-Freigabe, Endabnahme.

Betrieb

  • ZKS in laufendem Betrieb, Workflow Onboarding/Offboarding, Alarm-Handling,

  • Ggf. KI-basiertes occupant flow monitoring, Minimierung Wartezeiten.

Audit / KVP

  • SLA-/KPI-Kontrolle min. 1× / Jahr, Audit DS-GVO / BetrSichV, EHS?

  • KVP: Potenzielle Upgrades, AR/VR-Fernwartung?