Einführung in Zutrittskontrollsysteme
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Zutrittskontrolle als Bestandteil des Facility Managements
Zutrittskontrolle regelt, wer wann, wo und unter welchen Voraussetzungen Zugang zu Gebäuden, Bereichen und Räumen erhält. Damit verbindet sie Sicherheitstechnik mit Organisation, Personalprozessen, Gebäudebetrieb und IT.
Ein modernes Zutrittssystem besteht deshalb nicht nur aus Ausweisen, Lesern und Türen. Erst das Zusammenspiel von Berechtigungen, Identitäten, technischen Komponenten, organisatorischen Regeln und betrieblichen Prozessen schafft ein belastbares Zutrittsmanagement.
- Schutzbedarf
- Berechtigungen
- Lebenszyklus
- Fremdfirmen und Besucher
- Schnittstellen
- Verfügbarkeit
- Datenschutz
- Bedienbarkeit
- Ziel
Schutzbedarf bestimmt die Lösung
Nicht jeder Bereich benötigt dasselbe Sicherheitsniveau.
Büroflächen, Produktionsbereiche, Technikzentralen, Rechenzentren, Labore, Lager oder besonders sensible Unternehmensbereiche stellen unterschiedliche Anforderungen an Identifikation und Zutrittskontrolle.
Ausgangspunkt sollte deshalb eine Schutzbedarfsanalyse sein:
Wer benötigt Zutritt?
Welche Bereiche sind besonders schutzwürdig?
Zu welchen Zeiten darf Zutritt erfolgen?
Welche Personengruppen sind zu unterscheiden?
Welche Risiken bestehen bei unberechtigtem Zugang?
Welche Anforderungen gelten im Not- oder Störfall?
Professionelles Zutrittsmanagement sollte möglichst vermeiden, Rechte dauerhaft individuell und manuell zu vergeben
Sinnvoller sind nachvollziehbare Rollen und Berechtigungsprofile, beispielsweise für: Beschäftigte → Führungskräfte → Facility Management → Technik → Reinigung → Sicherheitsdienst → Fremdfirmen → Besucher
Dabei gilt grundsätzlich: Personen erhalten nur diejenigen Zutrittsrechte, die sie für ihre Aufgaben tatsächlich benötigen. Besonders wichtig sind geregelte Prozesse bei Eintritt, Arbeitsplatzwechsel, veränderten Aufgaben und Austritt.
Erst daraus sollten Berechtigungsmodell und Technik abgeleitet werden.
Wer benötigt Zutritt?
Welche Bereiche sind besonders schutzwürdig?
Zu welchen Zeiten darf Zutritt erfolgen?
Welche Personengruppen sind zu unterscheiden?
Welche Risiken bestehen bei unberechtigtem Zugang?
Welche Anforderungen gelten im Not- oder Störfall?
Zutritt ist ein Prozess, kein einzelnes System
Der Lebenszyklus einer Zutrittsberechtigung umfasst mehrere Schritte: Identität feststellen → Berechtigung beantragen → prüfen und freigeben → Medium ausgeben → Zutritt ermöglichen → Änderungen nachführen → Berechtigung entziehen. Für jeden Schritt sollten Verantwortlichkeiten festgelegt sein.
Dadurch wird vermieden, dass ehemalige Beschäftigte, abgeschlossene Projekte oder nicht mehr eingesetzte Fremdfirmen unnötig lange aktive Berechtigungen behalten.
Fremdfirmen und Besucher gesondert betrachten
Externe Personen benötigen häufig andere Prozesse als eigene Beschäftigte. Bei Fremdfirmen können beispielsweise Auftrag, Einsatzort, Einsatzdauer, Qualifikation oder Sicherheitsunterweisung Voraussetzungen für den Zutritt sein. Besucher benötigen dagegen meist zeitlich und räumlich begrenzte Berechtigungen, die mit Einladung, Anmeldung, Identifikation und gegebenenfalls Begleitung verbunden werden.
Ein gutes Zutrittsmanagement bildet diese Unterschiede ab, ohne unnötige administrative Hürden zu schaffen.
Systeme sinnvoll integrieren
Zutrittskontrolle besitzt zahlreiche Schnittstellen zu anderen betrieblichen Systemen.
Je nach Organisation können hierzu gehören:
Personal- und Identitätsmanagement,
Active Directory oder andere Verzeichnisdienste,
Zeiterfassung,
Besuchermanagement,
Fremdfirmenmanagement,
Einbruchmelde- und Videosysteme,
Aufzüge und Vereinzelungsanlagen,
Schranken und Zufahrtskontrolle,
CAFM,
Sicherheitsleitstand sowie
Evakuierungs- und Sammelplatzmanagement.
Verfügbarkeit und Notbetrieb mitdenken
Zutrittskontrollsysteme sind selbst Teil der betrieblichen Infrastruktur. Deshalb muss geklärt werden, was bei technischen Störungen, Netzwerkproblemen oder Stromausfällen geschieht. Für kritische Bereiche sollten geeignete Fallback-Prozesse festgelegt werden.
Dabei ist insbesondere zu berücksichtigen, dass Sicherheit und Fluchtmöglichkeiten unterschiedliche Anforderungen stellen können: Der Schutz vor unberechtigtem Eintritt darf eine erforderliche sichere Räumung des Gebäudes nicht behindern.
Datenschutz und Nachvollziehbarkeit ausbalancieren
Elektronische Zutrittssysteme erzeugen Daten über Berechtigungen und Zutrittsereignisse. Diese Informationen können für Sicherheit, Störungsanalyse und Nachvollziehbarkeit erforderlich sein. Gleichzeitig müssen Erhebung, Zugriff, Verwendung und Aufbewahrung klar geregelt werden.
Deshalb gehören Datenschutz, Berechtigung zur Dateneinsicht, Protokollierung und Löschregeln bereits in die Konzeption des Systems und nicht erst in den späteren Betrieb.
Bedienbarkeit gehört zur Sicherheit
Ein technisch leistungsfähiges Zutrittssystem verliert an Wirkung, wenn Berechtigungen nur kompliziert vergeben werden können oder Verantwortliche die Bedienung nicht beherrschen.
Gute Systeme unterstützen deshalb einfache und kontrollierte Prozesse: Antrag → Freigabe → automatische Berechtigung → dokumentierte Änderung → automatischer Entzug.
Self-Service-Funktionen können administrative Abläufe zusätzlich vereinfachen, sofern Freigaben und Verantwortlichkeiten erhalten bleiben.
Ziel ist kontrollierter und praktikabler Zugang
Professionelle Zutrittskontrolle soll nicht möglichst viele Türen sperren oder möglichst viele Daten erzeugen.
Sie soll sicherstellen, dass berechtigte Personen unkompliziert Zugang erhalten, unberechtigte Personen zuverlässig ausgeschlossen werden und Berechtigungen jederzeit nachvollziehbar gesteuert werden können.
Damit ist Zutrittsmanagement zugleich Sicherheits-, Organisations- und Serviceprozess – und ein wesentlicher Bestandteil eines professionell betriebenen Gebäudes.