Modernisierung Zutrittskontrollsystem

Der Ist-Zustand vieler Unternehmen ist geprägt von heterogenen Insellösungen. Typische Komponenten sind konventionelle Schließzylinder, Schlüsselschränke, Standalone-Zeiterfassungsgeräte (Stempeluhr) und separierte Kartenleser. Diese Systeme werden oft manuell verwaltet, was zu doppelter Datenpflege und inkonsistenten Auswertungen führt.

Möglicherweise gibt es kein zentrales Fremdfirmen-Portal, während im Soll ein webbasiertes Portal für Anmeldung, Einweisung und Dokumentation eingerichtet wird. Zutrittskarten sind z.B. Plastikkarten mit Lichtbild; ergänzt werden sollen sie durch mobile Credentials (Apps) und biometrische Verfahren. Vorhandene Schranken und Drehkreuze an Werkstoren sollen mit automatischer Kennzeichenerkennung und Online-Steuerung nachgerüstet werden. Offline-Stempeluhren, die bisher manuell ausgelesen werden, werden durch vernetzte Terminals ersetzt, die Buchungen direkt ins SAP-System schicken.

Im Soll-Zustand wird konsequent eine End-to-End-Integration verfolgt: Personal- und Zugangsdaten werden zentral im ERP/HR verwaltet und automatisch mit den Zutritts- und Zeiterfassungssystemen abgeglichen. Änderungen in der Personalverwaltung (z. B. Versetzungen, Austritte) wirken sich unmittelbar auf Zugriffsrechte aus. Gleichzeitig werden Zeitbuchungen nahtlos in der SAP-Zeitwirtschaft verarbeitet. Auf diese Weise entfallen Medienbrüche und manuelle Schnittstellen – die Datenqualität steigt, und die Auswertung wird vereinfacht.

Die Einbindung in ein modernes ERP- oder HCM-System ist ein Schlüsselfaktor. SAP S/4HANA (on-premise oder Cloud) bietet mit seinen HR-Zeitwirtschaftsmodulen und Lösungen wie SuccessFactors die Grundlage. Über zertifizierte Schnittstellen (SAP CPI/HCI, SuccessFactors Connector, Fieldglass-Integration etc.) können Personalstammdaten und Zeitbuchungen synchronisiert werden. Beispielsweise lassen sich Mitarbeiterstammdaten (Betriebszugehörigkeit, Qualifikationen, Rollen) automatisch zu Zutrittsprofilen in der Zutrittssoftware werden. Umgekehrt fließen erfasste Zeiten direkt ins ERP, wo sie anhand hinterlegter Arbeitszeitmodelle verarbeitet werden. Fachliteratur weist darauf hin, dass bei solcher direkter Integration oft kein separates Zeiterfassungs-Subsystem mehr nötig ist – das SAP-System selbst übernimmt Buchung und Berechtigungsprüfung.

Durch diese Verzahnung wird SAP zur zentralen Berechtigungsplattform: Rechtevergabe kann dort rollenbasiert abgebildet werden. Funktionen wie Türöffnungszeitenkontrolle, Anti-Passback oder Zonenwechsel können in das SAP-Rollenmodell eingegliedert werden. Ändert sich die Rolle eines Mitarbeiters, werden seine Zugangsberechtigungen automatisch angepasst. Zugleich ermöglicht die Integration das transparente Monitoring aller Zutritts- und Zeiterfassungsdaten in der gewohnten SAP-Oberfläche.

Ein weiterer Vorteil: Über das ERP lassen sich Daten für Controlling und Audits konsolidiert auswerten. So können z. B. Personalkosten, Auslastung von Ressourcenzugängen und Compliance-Berichte ohne Medienbrüche erstellt werden. Insgesamt führt die ERP-Integration zu deutlich höherer Datenkonsistenz und Prozessautomatisierung.

• Biometrische Verfahren: Gesichtserkennung, Fingerabdruck, Handvenenscanner etc. gewinnen an Bedeutung. Sie bieten höhere Sicherheit, da biometrische Merkmale individuell und schwer fälschbar sind. Allerdings erfordern sie strenge Datenschutzmaßnahmen (z. B. verschlüsselte Speicherung, Einwilligungspflicht). Erforschungsthemen sind auch Sprachbiometrie (Stimmerkennung) als zusätzlicher Faktor.

• Mobile Credentials & Wearables: Smartphones und Wearables (Smartwatches, Armbänder) übernehmen zunehmend die Rolle von Ausweisen. Über Apps, QR-Codes oder NFC können digitale Schlüssel in Echtzeit ausgestellt und bei Bedarf sofort entzogen werden. Trägt ein Mitarbeiter oder Besucher ein Wearable, entfällt das Hantieren mit Karten – die Verifizierung kann automatisch erfolgen.

• Cloud- und Hybrid-Architekturen: Mehr und mehr Anbieter offerieren cloudbasierte Zutrittslösungen. Diese erlauben globales Management und Echtzeit-Updates, erfordern aber strikte Sicherheitskonzepte. Hybrid-Modelle (lokale Steuerung mit Cloud-Backup) steigern die Ausfallsicherheit. Zukünftig könnte man Daten ähnlich wie bei RAID-Systemen auf mehrere Cloud-Anbieter verteilt speichern, um Ausfallsicherheit zu erhöhen.

• Künstliche Intelligenz: KI und Machine Learning verbessern Automatisierung und Sicherheit. Systeme lernen übliche Zutrittsmuster und erkennen Anomalien automatisch (bspw. wiederholte Fehlschläge oder unerwartete Zutrittszeiten). Solche Algorithmen können automatisch Alarm auslösen oder Berechtigungen temporär anpassen. KI-basierte Analysen erlauben außerdem prädiktive Wartung von Zutrittsgeräten oder dynamische Zugangskontrollen.

• Konvergente Sicherheitsplattformen: Ein integrierter Ansatz vereint Zutrittskontrolle, Besuchermanagement, Videoüberwachung und Brandschutz unter einem Dach. Besucher erhalten einen temporären digitalen Ausweis (per App), der über dieselben Schnittstellen verwaltet wird wie die Personalausweise. Videokameras und Sensoren können Zutrittsereignisse überlagern, um ein ganzheitliches Lagebild zu schaffen. Dadurch werden Insellösungen überflüssig und Sicherheitsprozesse übersichtlicher.

• Offene Standards: Proprietäre Systeme verlieren an Bedeutung. Initiativen wie die OSS Mobile Access Association arbeiten an herstellerübergreifenden Protokollen für mobile Zutrittsmedien. Ähnlich gibt es Bestrebungen, cloudübergreifende Richtlinienstandards (z. B. IDQL, Hexa) zu etablieren, damit Zugriffsregeln einheitlich definiert und durchgesetzt werden können. Offene API-Standards (Webservices, SAML/OAuth) werden künftig zur Voraussetzung für Interoperabilität.

• Weitere Trends: Themen wie 5G/6G-Konnektivität, Blockchain-basierte digitale Identitäten oder die Nutzung kontaktloser Bezahlsysteme für Zutrittsfreigaben stehen am Horizont. Auch der Einsatz von Virtual/Augmented Reality für Sicherheitsunterweisungen könnte zukünftig relevant werden.

Die zukünftige Zutrittskontrolle wird also deutlich digitaler, mobiler und intelligenter sein. Physische und digitale Sicherheitsmaßnahmen verschmelzen zu einem ganzheitlichen System.

Neben der Technik entscheidet besonders die Organisation über den Erfolg.

• Prozessgestaltung: Jeder Schritt – von der Voranmeldung eines Fremdfirmenpersonals über Sicherheitsbelehrung, Zutrittsgenehmigung, Ausweisausgabe bis hin zur Ausreise – muss sauber definiert werden. Standardisierte Checklisten und digitale Workflows (z. B. Web-Registrierung mit integrierter Dokumentenprüfung) reduzieren Fehler und Bearbeitungszeiten.

• Verantwortlichkeiten: Klare Zuständigkeiten zwischen Facility Management, IT und Personalabteilung sind unerlässlich. IT stellt Infrastruktur und Schnittstellen, Personal verwaltet Arbeitszeitmodelle und Compliance, FM verantwortet Zutrittskonzepte und Sicherheitsunterweisungen. Eine gemeinsame Governance-Struktur verhindert Lücken.

• Notfall- und Ausfallkonzepte: Selbst hochredundante Systeme brauchen Fallback-Verfahren. Das kann ein mechanischer Notschlüssel sein oder temporäre Notfallkarten. Prozesse für Stromausfall, Cyberangriff oder pandemiebedingte Zugangsbeschränkungen müssen erarbeitet sein. Regelmäßige Übungen (z. B. Stromausfall-Simulation) gewährleisten die Wirksamkeit dieser Konzepte.

• Change Management und Schulung: Die Einführung neuer Technik erfordert gezieltes Training. Piloteinsätze (wie am Standort WI) ermöglichen es, Abläufe zu erproben und Schulungsmaterialien anzupassen. Endanwender brauchen klare Anleitungen (evtl. als Video-Tutorials oder Intranet-Post), damit neue Zugangsmedien und -prozesse akzeptiert werden.

• Evaluierung und Monitoring: Während der Pilot- und Einführungsphase sollten Metriken definiert werden (Nutzungszahlen, Prozessdurchlaufzeiten, Supportanfragen). Regelmäßige Reviews zeigen, ob die Anforderungen (Sicherheit, Effizienz, Benutzerzufriedenheit) erfüllt werden. Ein Key-Performance-Indicator-Reporting (z. B. über SAP Analytics) sorgt für Transparenz und hilft, notwendige Verbesserungen frühzeitig zu erkennen

Zukünftige Systeme werden tief in Security- und Privacy-by-Design-Prinzipien verankert sein: Datenverschlüsselung, Authentifizierung und Minimaldatenspeicherung sind grundlegende Vorgaben. Beispielsweise können Zutrittsdaten hardwareseitig in verschlüsselte Token verwandelt werden, die nur beim zentralen Server entschlüsselt werden.

Ein Trend ist das Verteilen von Daten über mehrere Cloud-Anbieter, um Abhängigkeiten zu reduzieren. Daten könnten verschlüsselt in Segmenten gespeichert werden, ähnlich wie RAID-Speicher, sodass kein Anbieter allein vollständige Profile erhält. Dies erhöht die Resilienz bei Ausfällen und Angriffen. Zugleich verpflichten international einheitliche Standards (etwa ISO 27017/27018, BSI C5) Anbieter zu hohem Datenschutz.

Bei biometrischen Systemen wird verstärkt gefordert, dass die Einwilligung der Betroffenen dokumentiert und leicht widerrufbar ist. Biometrische Templates könnten so gespeichert werden, dass eine Rekonstruktion des Gesichts- oder Fingerabdruckbildes unmöglich ist. Zudem wird wahrscheinlich eine Privacy-Gesetzgebung kommen, die festlegt, in welchen Branchen Biometrie zulässig ist.

In der Netzwerkinfrastruktur wird man auf Zero-Trust-Architekturen setzen: Jedes Gerät gilt als potenziell kompromittiert. Zugriffe auf die Steuerungs- und Managementsoftware werden durch Multi-Faktor-Authentifizierung abgesichert (z. B. PIN + Handy-Push). 5G/6G-Netzwerke ermöglichen zudem eine getrennte, dedizierte Verbindung für Sicherheitskomponenten (Network Slicing).

Im Gesamtsystem werden künftig KI-gestützte Sicherheitsdienste arbeiten, die Zutrittsprotokolle und Videodaten rund um die Uhr analysieren. Stellt die KI etwa fest, dass ein Mitarbeiter zu ungewöhnlicher Zeit mehrfach Zutrittsversuche unternimmt, kann sie sofort Alarm schlagen. So entstehen adaptive Sicherheitssysteme, die sich an das Verhalten der Nutzer anpassen.