Fremdfirmen-Peaks

Die Arbeitsschutzunterweisung aller betriebsfremden Personen vor Tätigkeitsbeginn ist gesetzlich vorgeschrieben. Bisher wurde dies oft ad-hoc an der Pforte per Papierformular und mit personeller Betreuung erledigt – ein Ansatz, der bei hohem Aufkommen zu erheblichen Zeitverzögerungen und Verständigungsproblemen führt. Ein modernes Zutrittskontrollsystem integriert daher eine digitale Sicherheitsunterweisung, die Fremdfirmenmitarbeiter bereits vor ihrem ersten Arbeitstag online absolvieren können.

Über eine webbasierte E-Learning-Plattform werden die Mitarbeiter der Partnerfirmen mit den am Standort geltenden Sicherheitsregeln, Verhaltensvorschriften und Gefahren vertraut gemacht. Diese Unterweisung lässt sich in mehreren Sprachen bereitstellen, sodass Sprachbarrieren abgebaut werden. Die Inhalte können in Form von Videos, Grafiken und kurzen Tests vermittelt werden, um das Verständnis sicherzustellen. Tatsächlich zeigt die Praxis, dass ein mehrsprachiges Online-Unterweisungssystem unverzichtbar ist – andernfalls unterschreiben viele Fahrer oder Handwerker zwar das Papier, verstehen aber die Regeln nicht, was zu Verstößen und Unfällen führen kann. Durch die Bereitstellung der Unterweisung in der Muttersprache wird sichergestellt, dass die Verhaltensregeln verstanden und eingehalten werden, was das Unfallrisiko deutlich senkt.

Wurde die Sicherheitsunterweisung erfolgreich absolviert, wird dies im System dokumentiert und dem Profil des jeweiligen Mitarbeiters zugeordnet. Das System verwaltet die Nachweise automatisch: Es speichert, wann und mit welchem Ergebnis eine Person die Unterweisung abgeschlossen hat, inklusive digitaler Bestätigung (z.B. einer elektronischen Unterschrift oder Testauswertung). Alle Unterweisungsdaten werden sicher und DSGVO-konform aufbewahrt. Die digitale Archivierung bietet gegenüber Papierformularen enorme Vorteile in Punkto Nachvollziehbarkeit: Geht ein Papiernachweis verloren, kann im Zweifel nicht bewiesen werden, dass die Unterweisung stattgefunden hat – ein Umstand, der im Unfallfall sogar den Versicherungsschutz gefährden kann. Mit einer digitalen Lösung dagegen gehen keine Unterlagen verloren, und der Nachweis der Unterweisung ist jederzeit abrufbar, selbst Jahre später. Dies gewährleistet Rechtssicherheit und Auditierbarkeit. Sollte es trotz aller Prävention zu einem Unfall kommen, kann das Unternehmen sofort belegen, dass die betreffende Person ordnungsgemäß unterwiesen war.

Ein weiterer Vorteil der Online-Unterweisung ist die Entzerrung des Anreiseprozesses: Da die Fremdfirmenmitarbeiter die Schulung bereits vorab von zu Hause oder unterwegs absolvieren können, entfallen lange Einweisungsprozeduren am Werkstor. Vor Ort ist nur noch eine kurze Verständnisprüfung oder Bestätigung nötig, dass die vermittelten Inhalte verstanden wurden, bevor die Zutrittsfreigabe erteilt wird. Dies reduziert den personellen Aufwand für Sicherheitspersonal erheblich und beschleunigt die Einlassphase signifikant, wie praktische Erfahrungen zeigen.

Statt erst bei Eintreffen alle Formalitäten zu erledigen, werden im vorgestellten System Besucherausweise bzw. Fremdfirmenausweise bereits vorab vorbereitet. Auf Basis der Vorabregistrierung und erteilten Berechtigungen kann für jeden externen Mitarbeiter ein temporäres Zutrittsprofil angelegt werden, das alle notwendigen Rechte enthält. Dieses Profil wird einem Ausweismedium zugeordnet – sei es ein physischer RFID-Chip/Badge oder ein virtueller Ausweis auf dem Smartphone des Besuchers.

Für kurzzeitige Einsätze bietet sich oft ein Tagesausweis aus Papier oder wiederverwendbarer Karte an. Dieser ist an die Person gebunden und gilt nur für die Dauer des geplanten Einsatzes. In vielen Anlagen werden z.B. Interimsausweise für einige Tage ausgestellt und müssen danach verlängert oder in einen Dauerausweis umgewandelt werden. Das System sorgt dafür, dass solche Ausweise zeitlich automatisch befristet sind und danach ihre Gültigkeit verlieren. Bei längerfristigen Projekten (über mehrere Wochen/Monate) kann ein Dauerausweis mit entsprechendem Profil erstellt werden, der jedoch ebenfalls ein Ablaufdatum (etwa Vertragsende) besitzt und vom System dann gesperrt wird. So wird sichergestellt, dass niemand länger als berechtigt Zugang hat, was eine wichtige Sicherheitsmaßnahme darstellt.

Die personalisierte Ausweiserstellung erfolgt idealerweise im Voraus. Ein komfortables Besuchermanagement-Modul erlaubt es, neue Besucher/Fremdfirmenmitarbeiter mit wenigen Eingaben anzulegen, die erforderlichen räumlichen und zeitlichen Zutrittsrechte direkt zu vergeben und einen Ausweis vorzudrucken. Im Falle einer kurzfristigen Änderung (z.B. Ausfall eines Mitarbeiters und Ersatzperson) kann das System flexibel reagieren: Neue Profile lassen sich auf Knopfdruck anlegen oder bestehende anpassen, und Ausweise können bei Bedarf neu kodiert oder gedruckt werden. Wichtig ist, dass Layout und Informationen des Ausweises an die Sicherheitsanforderungen angepasst sind. Üblich sind Name, Firmenname, Gültigkeitsdauer und ein Foto, sowie ein gut sichtbarer Hinweis „Besucher“ oder „Fremdfirma“ zur Unterscheidung von Mitarbeiterausweisen. Auch ein scannbarer QR-Code oder RFID-Chip wird integriert, um den Ausweis elektronisch auszulesen. In manchen Branchen kommen Farbcodierungen zum Einsatz, um z.B. verschiedene Zugangslevel oder Gewerke schnell erkennbar zu machen (etwa andersfarbige Westen/Helme oder Badge-Hintergründe je nach Qualifikation).

Eine moderne Lösung kann anstelle eines physischen Ausweises auch einen virtuellen Ausweis erzeugen, der an das Mobilgerät des Besuchers gesendet wird. Dieser Mobile Pass kann in einer Wallet-App oder speziellen App gespeichert werden und beim Zutritt vorgezeigt oder direkt berührungslos ausgelesen werden. Vorteil: Der Besucher kann theoretisch ohne Stop am Empfang direkt zum Drehkreuz gehen, sein Handy an den Leser halten und eintreten (vorausgesetzt, Identität und Unterweisung wurden vorher verifiziert). In der Praxis kombinieren viele Unternehmen beide Ansätze: Vorab erhält der Fremdfirmenmitarbeiter eine Registrierungsbestätigung mit QR-Code per E-Mail. Dieser Code dient als Ticket für den Self-Service-Check-in oder zur schnellen Ausgabe des vorbereiteten Ausweises. Physische Ausweise werden häufig dennoch genutzt, gerade bei länger dauernden Shutdowns, da sie robust und ohne Smartphone nutzbar sind. Wichtig ist, dass Druck und Kodierung der Ausweise effizient gestaltet ist – idealerweise automatisiert durch Selbstbedienungsterminals oder schnelle Batch-Druckverfahren am Empfang, um auch bei hunderten Ausweisen keinen Stau zu verursachen).

Am Tag des Einsatzes sollen die zuvor getroffenen Vorbereitungen in einen möglichst reibungslosen Check-in der Fremdkräfte münden. Moderne Zutrittssysteme setzen hier auf Self-Service-Terminals und automatisierte Abläufe, um die Geschwindigkeit zu erhöhen und Personal zu entlasten. Konkret bedeutet dies: An zentralen Zugängen (z.B. dem Werksgate oder Empfang) stehen Kiosk-Terminals bereit, an denen sich externe Mitarbeiter selbst anmelden können.

• Der Check-in-Prozess läuft beispielsweise wie folgt ab: Der Besucher scannt den ihm zugesandten QR-Code oder Barcode am Terminal ein, wodurch sein Datensatz aufgerufen wird. Anschließend authentifiziert er sich durch Vorlegen eines amtlichen Ausweisdokuments am integrierten Scanner oder Kamera. Das System vergleicht die Personendaten mit der Vorregistrierung (Name, Geburtsdatum, Ausweisnummer) und kann optional sogar das Ausweisfoto per Gesichtserkennung mit der Person vor dem Terminal abgleichen – so wird sichergestellt, dass tatsächlich die angemeldete Person erscheint. Nach erfolgreicher Identitätsbestätigung druckt das Terminal entweder automatisch den Besucherausweis aus oder gibt einen vorgefertigten Ausweis frei, den der Besucher entnehmen kann. Alternativ wird der virtuelle Ausweis auf dem Smartphone für den Zutritt aktiviert. Dieser gesamte Vorgang dauert in der Regel weniger als eine Minute pro Person, deutlich schneller als eine manuelle Abfertigung am Schalter.

• Ein solches Self-Service-Check-in bietet mehrere Vorteile: Wartezeiten werden minimiert, da mehrere Kiosks parallel arbeiten können und jeder Besucher seinen Anmeldevorgang selbst durchführen kann. Das System ist benutzerfreundlich gestaltet mit klaren Anweisungen auf dem Bildschirm in der gewählten Sprache, sodass auch unkundige Benutzer den Ablauf verstehen. Das Sicherheitspersonal muss nur noch im Ausnahmefall eingreifen – etwa wenn die Authentifizierung fehlschlägt oder bei Auffälligkeiten. In der Mehrheit der Fälle kann das Personal im Hintergrund den Prozess überwachen, anstatt jeden einzelnen Besucher aktiv zu betreuen.

• Zusätzlich gewährleistet der automatisierte Prozess eine lückenlose Dokumentation: Jede Anmeldung wird mit Zeitstempel und Personenzuordnung im System verzeichnet. Falls erforderlich, kann am Terminal der Besucher auch noch offene Punkte erledigen, z.B. eine kurzfristig erforderliche Erklärung elektronisch unterschreiben (z.B. Geheimhaltungsvereinbarungen oder Gesundheitsfragebögen). Einige Systeme ermöglichen es sogar, dass der Besucher am Terminal ein Foto von sich macht, falls kein Foto in der Datenbank hinterlegt wurde – dieses wird dann auf den Ausweis gedruckt, um visuelle Kontrolle durch Wachpersonal zu ermöglichen.

• Beispiele aus der Praxis zeigen, dass solche Self-Service-Konzepte funktionieren: Viele Unternehmen setzen Kiosk-Lösungen ein, bei denen Besucher und Fremdfirmen ihre Ausweise eigenständig ausdrucken, um einen zügigen Ablauf sicherzustellen. HID Global beschreibt, dass eine leistungsfähige Besuchermanagement-Plattform Self-Service-Kioske bereitstellt, an denen Besucher ihre Identität bestätigen und ihren Ausweis entgegennehmen können. Damit entfällt das händische Eintragen in Besucherbücher oder langwierige Registrieren am Schalter. Die Zutrittsfreigabe ist nahtlos: Nach dem Check-in sind die Rechte im Zutrittssystem sofort aktiv, und der Fremdfirmenmitarbeiter kann durch das Drehkreuz oder die Schranke gehen. Der zuständige Gastgeber im Werk wird digital benachrichtigt, dass sein Gast „eingecheckt“ hat und bereit zur Abholung oder Einweisung vor Ort ist.

Eine Kernfunktion moderner Zutrittskontrolle ist die feingranulare Steuerung, wer wann wo Zugang hat. Insbesondere bei Fremdfirmenmitarbeitern, die sich nicht überall auskennen und aus Sicherheitsgründen nur bestimmte Bereiche betreten dürfen, ist dies essenziell. Das Fachkonzept sieht vor, dass für jeden externen Mitarbeiter ein individuelles Zutrittsprofil angelegt wird, das genau die benötigten Berechtigungen umfasst – nicht mehr und nicht weniger (Prinzip der minimalen Rechte). Direkt bei der Anlage eines neuen Besuchers oder Fremdfirmenmitarbeiters können im System die erforderlichen räumlichen und zeitlichen Zutrittsrechte vergeben werden. So erhält z.B. ein Schweißtechniker während einer Anlagen-Stilllegung das Recht, an Werktagen zwischen 7:00 und 19:00 Uhr die betreffenden Produktionshallen und Werkstattbereiche zu betreten, jedoch keinen Zutritt zu Verwaltungsgebäuden oder Labors.

Die Zeitsteuerung stellt sicher, dass Zugang nur im genehmigten Zeitraum möglich ist. Außerhalb der Arbeitszeiten – etwa nachts oder nach Ende des Wartungsfensters – verweigert das System automatisch den Zutritt oder alarmiert, falls jemand versucht, unerlaubt einzutreten. Dies schützt sowohl vor Missbrauch der Ausweise als auch vor versehentlicher Anwesenheit zu unerlaubten Zeiten (etwa ein Fremdfirmenmitarbeiter, der sich verirrt und abends noch im Werksgelände wäre). Das System kann Zugangsrechte auch tageweise beschränken, z.B. gültig nur für bestimmte Wartungstage oder für die Dauer eines geplanten Shutdowns.

• Ebenso wichtig ist die räumliche Limitierung: Die Ausweise der Fremdfirmen werden so konfiguriert, dass sie nur an definierten Zutrittspunkten gültig sind – zum Beispiel Tor 3 (Süd) und die Drehkreuze vor Anlage X und Y. Versucht der Träger, einen anderen Bereich zu betreten, schlägt die Zutrittskontrolle fehl. Damit wird verhindert, dass sich ortsunkundige Gäste in Gefahrenbereiche begeben oder in vertrauliche Zonen gelangen. Gleichzeitig erleichtert es die Orientierung, da oft die legitimen Zugänge speziell für Fremde ausgewiesen sind (etwa „grüner Weg“ zu bestimmten Werkstätten).

• Die granulare Steuerung lässt sich in modernen Systemen dynamisch anpassen: Soll ein Auftragnehmer kurzfristig eine zusätzliche Halle betreten dürfen, kann die Berechtigung in der Software in Echtzeit ergänzt werden. Umgekehrt können Zutrittsrechte jederzeit entzogen oder gesperrt werden – z.B. bei Fehlverhalten oder wenn ein Mitarbeiter der Fremdfirma das Gelände früher verlassen muss. Bereichsverantwortliche im Werk haben dadurch jederzeit den Überblick, wer Zutritt zu ihrem Verantwortungsbereich hat und aus welchem Grund. Im System ist das Besuchermanagement direkt mit dem Zutrittsmanagement verknüpft, sodass man auch bei Besuchern jederzeit kontrollieren kann, wer, wann und wo Zutritt haben soll. Diese Transparenz und Kontrolle sind wesentliche Sicherheitsfaktoren.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass zeitlich begrenzte Zugangsrechte gerade bei Besuchern und Fremdfirmen die Sicherheit erheblich erhöhen, ohne die Abläufe unnötig zu erschweren. Die sofortige Wirksamkeit von Änderungen (z.B. Notsperrung eines Ausweises bei Verlust) stellt sicher, dass auf Vorfälle unmittelbar reagiert werden kann. Insgesamt gewährleistet die zeitliche und örtliche Steuerung der Zutritte, dass Fremdfirmenmitarbeiter sich nur dort und dann im Werk bewegen, wo und wann es vorgesehen ist – ein Grundprinzip, um gegenseitige Gefährdungen auszuschließen und das Schutzniveau hoch zu halten.

Ein oft unterschätzter Aspekt bei vielen externen Personen im Werk ist das Evakuierungsmanagement im Notfall. Bei einem Brandalarm oder Chemieunfall muss der Betreiber jederzeit wissen, wer sich aktuell auf dem Gelände befindet – inklusive aller Fremdfirmen und Besucher –, um eine vollständige Räumung zu gewährleisten. Deshalb sollte ein modernes Zutrittssystem nahtlos mit einem Evakuierungs- und Anwesenheitskontrollsystem gekoppelt sein.

Im vorgeschlagenen Konzept werden alle anwesenden Personen in einer dynamischen Evakuierungsliste geführt. Diese Liste aktualisiert sich in Echtzeit aus den Daten der Zutrittskontrolle und gegebenenfalls der Zeiterfassung: Jedes Ein- und Ausbuchen an einem Terminal wird sofort reflektiert. Die Liste enthält die Namen und relevanten Details aller Mitarbeiter, Fremdfirmenangehörigen und Besucher, die gemäß System gerade auf dem Betriebsgelände sind. Im Ernstfall (Alarmierung) kann die Evakuierungsliste von jedem berechtigten Mitarbeiter – z.B. dem Sicherheitsbeauftragten – aufgerufen werden, etwa auf einem Tablet oder ausgedruckt als PDF. Am Sammelplatz dient sie den Evakuierungshelfern dazu, Präsenz zu kontrollieren: Man sieht sofort, welche Personen sich laut System noch im Gefahrenbereich befinden müssten. Personen, die sich regulär am Terminal ausgebucht haben und das Gelände verlassen haben, werden in der Liste bereits als „außerhalb“ markiert.

Diese digitale Vorgehensweise ersetzt die früher üblichen Klemmbrett-Listen und erhöht Tempo und Genauigkeit erheblich. Dank der Echtzeit-Daten kann zielgerichtet geprüft werden, ob alle Fremdfirmenmitarbeiter den Sammelplatz erreicht haben oder ob jemand vermisst wird. Falls letztere, kann sofort nachgefasst werden – das System hält im Profil z.B. Notfallkontakte bereit, um im schlimmsten Fall Angehörige zu informieren. „Klemmbretter gehören der Vergangenheit an: Dank der dynamischen Liste werden mithilfe von Tablets Evakuierungen sicherer und effizienter“. Ein gut funktionierendes Evakuierungsmanagement kann Leben retten, besonders in kritischen Branchen (KRITIS). Daher fordern auch Gesetze wie das Arbeitsschutzgesetz und die Störfallverordnung regelmäßige Notfallübungen und durchdachte Evakuierungspläne. Die vorgesehene Lösung liefert hierfür die notwendige technische Unterstützung: aktueller Überblick aller erfassten an- und abwesenden Personen, exportierbar als Liste oder abrufbar auf mobilen Geräten. Zählkontrollen (Headcounts) am Sammelplatz werden durch automatisches Abhaken deutlich vereinfacht.

Zusätzlich kann das System präventiv genutzt werden, um z.B. die Zahl der anwesenden Fremdfirmenbeschäftigten in bestimmten Bereichen zu kontrollieren. Überschreitet die Personenzahl in einer Gefahrenzone einen Schwellenwert, könnte ein Alarm ausgelöst oder Zutritt vorübergehend gesperrt werden, bis sich die Lage entspannt. Solche Zählkontroll-Funktionen sind etwa wichtig, um in engen Räumen (Behältern, Gerüsten etc.) die gleichzeitige Personenzahl zu begrenzen (Stichwort „Entry Control“ bei Behälterrevisionen).

Durch die Integration von Zutrittskontrolle und Evakuierungsmanagement wird gewährleistet, dass auch in Extremsituationen – etwa einer Panik oder Explosion – keine Person übersehen wird. Dies schützt die Fremdfirmenmitarbeiter ebenso wie das Stammpersonal und erfüllt die hohen Auflagen der Arbeitssicherheit. Im Nachgang eines Vorfalls lassen sich zudem Evakuierungsberichte erstellen, die genau dokumentieren, wann welche Person das Gelände verlassen hat, was für die Aufarbeitung und Auditierbarkeit solcher Ereignisse von großer Bedeutung ist.

Die beschriebenen digitalen Prozesse entlasten das Sicherheitspersonal erheblich und erlauben eine effizientere Ressourcenplanung. In traditionellen Szenarien muss zu Peak-Zeiten (z.B. Montagebeginn eines Shutdowns mit hunderten Fremdfirmenkräften) das Werkschutz-Team massiv aufgestockt werden – zusätzliche Kontrollposten, Ausweisausgabe, manuelle Unterweisungen etc. Dank Voranmeldung, Self-Service und automatischer Unterweisung reduziert sich dieser Bedarf deutlich. Automatisierte Prozesse ersetzen repetitive manuelle Tätigkeiten, sodass das vorhandene Sicherheitspersonal mehr Zeit für überwachende und qualitative Aufgaben gewinnt.

Bereits im Vorfeld liefert das System einen genauen Plan der erwarteten Ankünfte: Da alle Fremdfirmen sich registrieren und Termine bestätigen, weiß man tagesgenau, wie viele externe Mitarbeiter kommen werden. Diese Daten erlauben eine vorausschauende Einsatzplanung des Sicherheitspersonals. Beispielsweise kann der Werkschutz in der ersten Woche des Stillstands zusätzliche Kräfte an der Pforte einplanen, wenn hier täglich 300 Personen neu eingecheckt werden müssen, während in der zweiten Woche (wenn nur noch 100 pro Tag kommen) weniger Personal genügt. Das System könnte auch Zeitslots für die Anreise vergeben – etwa bei der Registrierung werden den Fremdfirmen bestimmte Check-in-Zeitfenster zugewiesen. So verteilen sich die Ankünfte gleichmäßiger über den Morgen, was Spitzen glättet und einen kontinuierlichen Durchfluss ermöglicht, anstatt dass alle um 7:00 Uhr stauen. Für das Sicherheitsteam bedeutet dies eine gleichmäßigere Auslastung und weniger Stressspitzen.

Bereits im Vorfeld liefert das System einen genauen Plan der erwarteten Ankünfte: Da alle Fremdfirmen sich registrieren und Termine bestätigen, weiß man tagesgenau, wie viele externe Mitarbeiter kommen werden. Diese Daten erlauben eine vorausschauende Einsatzplanung des Sicherheitspersonals. Beispielsweise kann der Werkschutz in der ersten Woche des Stillstands zusätzliche Kräfte an der Pforte einplanen, wenn hier täglich 300 Personen neu eingecheckt werden müssen, während in der zweiten Woche (wenn nur noch 100 pro Tag kommen) weniger Personal genügt. Das System könnte auch Zeitslots für die Anreise vergeben – etwa bei der Registrierung werden den Fremdfirmen bestimmte Check-in-Zeitfenster zugewiesen. So verteilen sich die Ankünfte gleichmäßiger über den Morgen, was Spitzen glättet und einen kontinuierlichen Durchfluss ermöglicht, anstatt dass alle um 7:00 Uhr stauen. Für das Sicherheitsteam bedeutet dies eine gleichmäßigere Auslastung und weniger Stressspitzen.

Durch die Entlastung an der Zutrittspforte – z.B. kein Ausweisdruck von Hand, keine händische Datenerfassung – können qualifizierte Sicherheitskräfte zudem für wichtigere Aufgaben eingesetzt werden: Patrouillen in sensiblen Bereichen, Stichprobenkontrollen auf Arbeitsschutzausrüstung, Begleitung besonders gefährlicher Arbeiten etc. Das erhöht die Sicherheit im Werk insgesamt. Die Kosten für zusätzliches Personal in Peak-Zeiten lassen sich durch das digitale System ebenfalls senken, da weniger Aushilfen oder Überstunden benötigt werden. Summa summarum ermöglicht die Digitalisierung eine optimierte Personalsteuerung, die trotz hoher Besucherzahlen einen geordneten Ablauf garantiert, ohne das Sicherheitspersonal zu überlasten.

Bei der Konzeption eines solchen Zutrittskontrollsystems muss die Compliance mit allen relevanten Gesetzen und Vorschriften gewährleistet sein. Zwei Hauptaspekte sind hier hervorzuheben:

• Arbeitsschutz und Betreiberpflichten: Der Betreiber einer Anlage trägt Verantwortung dafür, dass auch Beschäftigte von Fremdfirmen sicher arbeiten können. Gesetzlich ist verankert, dass Auftraggeber und Fremdfirmen bei Arbeitsschutz und Gefahrenabwehr eng kooperieren müssen. Insbesondere muss der Auftraggeber sicherstellen, dass die Fremdfirmen-Mitarbeiter über die betriebsspezifischen Gefahren und Regeln angemessen unterwiesen wurden. Dieses Konzept unterstützt diese Pflicht durch die digitale Unterweisung mit Nachweis. Weiterhin verlangen z.B. die DGUV-Regeln und branchenspezifische Richtlinien, dass nur geeignet qualifizierte Personen bestimmte Arbeiten durchführen (z.B. Elektroschaltarbeiten nur durch Elektrofachkräfte mit Nachweis). Die Dokumentenvorabprüfung ermöglicht es, solche Qualifikationsnachweise vor Einsatzbeginn einzufordern und zu kontrollieren. Ebenfalls relevant sind Arbeitszeitgesetze: Das System kann so eingestellt werden, dass z.B. die Zugangsdauer pro Tag limitiert ist (keine Überschreitung der maximalen Arbeitszeit) – was indirekt Arbeitsschutzaspekte wie Ruhezeiten unterstützt. Bei Tätigkeiten mit besonderen Gefahren schreibt die Unfallverhütung eine Überwachung vor, was in der Praxis oft durch das Zugangssystem erleichtert wird (z.B. Protokollierung wer sich in einem gefährlichen Bereich aufhält, um diese Personen gezielt zu überwachen).

• Datenschutz: Da bei der Registrierung und Kontrolle eine große Menge personenbezogener Daten verarbeitet wird (Namen, Ausweisnummern, Fotos, Gesundheitszertifikate, Zutrittsprotokolle etc.), ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zwingend. Das System muss Prinzipien wie Datenminimierung (nur Daten erheben, die für den Zweck erforderlich sind), Zweckbindung (Verwendung der Daten nur für Sicherheits- und Zutrittszwecke) und Speicherbegrenzung (Löschen der Daten nach Zweckfortfall) berücksichtigen. Im Konzept wird darauf geachtet, dass alle Datenübertragungen verschlüsselt erfolgen, die Speicherung auf sicheren Servern (idealerweise innerhalb der EU) stattfindet und Zugriffe auf diese personenbezogenen Daten rollenbasiert beschränkt sind. Jeder Fremdfirmenmitarbeiter wird im Rahmen der Registrierung über die Datenverarbeitung aufgeklärt (Datenschutzhinweise) und muss ggf. seine Einwilligung geben, sofern keine andere Rechtsgrundlage greift.

Das System selbst unterstützt Datenschutz z.B. dadurch, dass Profile nach Ende des Einsatzes automatisiert deaktiviert und nach einer definierten Frist gelöscht werden (sofern keine gesetzliche Aufbewahrung greift). Besucherdaten werden also nicht länger als nötig vorgehalten. Außerdem lassen sich im Portal bereits erstellte Besucherprofile jederzeit vom berechtigten Betreiber einsehen und bei Bedarf löschen oder anonymisieren, ohne gegen die Verordnung zu verstoßen. Bei der digitalen Unterweisung wird explizit auf DSGVO-Konformität geachtet; alle erhobenen Nachweisdaten werden datenschutzgerecht auf internen Servern gespeichert.

Zusätzlich sollten vertragliche Vereinbarungen mit den Fremdfirmen geschlossen werden, um Verantwortlichkeiten abzugrenzen (Stichwort: Auftragsverarbeitung, gemeinsame Verantwortlichkeit). Rechtlich ist auch die Zutrittskontrolle selbst zu betrachten: In Deutschland ist z.B. das Verarbeiten von biometrischen Daten (z.B. Fingerabdrücke für Zugang) heikel und unterliegt strengen Regeln – dieses Konzept setzt stattdessen auf Ausweise/QR-Codes und Ausweisdokumente, was datenschutzfreundlicher ist.

In Summe erfüllt das vorgestellte System die rechtlichen Vorgaben, indem es für Arbeitsschutz lückenlose Unterweisungen und Gefährdungskontrollen ermöglicht und für Datenschutz transparente, sichere Datenverarbeitung implementiert. Der Betreiber bleibt damit rechtssicher: Alle Besucher werden vorschriftsgemäß instruiert und erfasst, und die Persönlichkeitsrechte der Beteiligten werden respektiert.

Ein weiterer wichtiger Baustein ist die vollständige Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge, um im Nachhinein prüfen zu können, wer wann was getan hat (Stichwort Audit Trail). Das System protokolliert automatisch jeden relevanten Schritt im Fremdfirmenprozess. Dadurch entsteht eine Revisionssicherheit, die in Audits (intern wie extern) oder bei Zwischenfällen als Nachweis herangezogen werden kann.

Zu den protokollierten Daten gehören unter anderem: Zeitpunkt der Registrierung und wer die Registrierung genehmigt hat, absolvierte Unterweisungen mit Datum/Uhrzeit und Ergebnis, erteilte Zutrittsberechtigungen (wer hat sie eingerichtet, wann, mit welcher Gültigkeit), Check-in und Check-out Zeiten jeder Person, sowie etwaige besondere Vorkommnisse (z.B. Alarm ausglöst, Zutrittsversuch außerhalb erlaubter Zeiten, manuelle Eingriffe durch Security). Diese Informationen werden in einer zentralen Datenbank gehalten und können über Berichtsfunktionen ausgewertet werden. Auditierbarkeit bedeutet hier, dass ein Prüfer z.B. nachvollziehen kann, ob alle Fremdfirmenmitarbeiter am 1. März die erforderliche Sicherheitsunterweisung hatten und wer dies kontrolliert hat. Oder es lässt sich genau nachvollziehen, welche Personen am Tag X um 10:35 in der Anlage Y anwesend waren – etwa relevant bei der Untersuchung eines Beinaheunfalls.

Die Software bietet typischerweise fertige Reports und Exportmöglichkeiten, um solche Nachweise zu erbringen. Beispielsweise kann der Betreiber monatlich einen Report ziehen mit allen Fremdfirmen-Zugängen und bestätigen, dass alle Vorgaben eingehalten wurden (das hilft auch bei Behördlichen Inspektionen oder Zertifizierungen nach ISO 45001 für Arbeitsschutzmanagement). Sollte ein Vorfall passieren – z.B. ein nicht unterwiesener Arbeiter verursacht einen Schaden – kann lückenlos ermittelt werden, wo der Prozessversäumnis war (etwa falls jemand unberechtigt aufs Gelände kam, zeigt das Protokoll die Lücke).

Ein weiterer Aspekt der Nachvollziehbarkeit ist die Gegenzeichnung von Dokumenten: Das System kann digitale Unterschriften der Besucher erfassen (z.B. Bestätigung von Sicherheitsanweisungen oder NDA). Diese werden abgelegt und können bei Bedarf abgerufen werden, sodass auch Vertrags- und Haftungsfragen auditfest dokumentiert sind. Jedes Fremdfirmenprofil fungiert quasi als digitale Akte, in der alle relevanten Dokumente und Ereignisse abgeheftet sind.

Durch solche Maßnahmen wird eine hohe Prozess-Compliance erreicht. In der Lösung etwa zählen „Revisionssicherheit“ und „Process Compliance“ explizit zu den Benefits der Workflow-Engine. Für den Betreiber bedeutet dies: er kann im Zweifel jederzeit belegen, dass er seinen Sorgfaltspflichten nachgekommen ist – sei es in punkto Unterweisung, Zugangskontrolle oder Reaktion auf Vorfälle. Das System fungiert damit auch als Risikomanagement-Werkzeug, das Transparenz über die Fremdfirmensteuerung schafft und kontinuierlich Verbesserungsdaten liefert (z.B. wie viele Zutrittsversuche wurden abgelehnt, wie oft mussten Unterweisungen nachgeholt werden etc.).

Transparenz gegenüber allen Beteiligten ist ein Kennzeichen moderner Plattformen. Das vorgestellte Konzept sorgt dafür, dass sowohl die Verantwortlichen der Fremdfirmen als auch die Betreiberorganisation jederzeit den Überblick behalten.

Für die Partnerfirma (Auftragnehmer) bietet das Portal eigene Zugänge, über die sie die Daten ihrer Mitarbeiter verwalten. Sie sieht dort den Status jeder Person: welche Dokumente sind hochgeladen, welche Unterweisungen sind abgeschlossen, welche Zugangsrechte wurden erteilt. Sollte etwas fehlen (z.B. ein abgelaufener Sicherheitspass), wird dies ersichtlich und kann proaktiv behoben werden, bevor es zu einer Zugangsverzögerung kommt. Fremdfirmenverantwortliche können zudem Auswertungen ziehen, z.B. wie viele Mannstunden ihre Leute vor Ort waren (für die Abrechnung) oder ob jemand die zulässige Arbeitszeit überschritten hat. Durch diese digitale Einbindung der Partnerfirma wird die Zusammenarbeit transparenter und partnerschaftlicher. Die Fremdfirma kann eigenständig dafür sorgen, dass ihre Leute „einsatzbereit“ sind, und behält gleichzeitig Kontrolle über die an den Betreiber übermittelten Daten. Zudem können sie im Portal z.B. Verlustmeldungen machen, falls ein Ausweis verloren ging, oder neue Mitarbeiter für Folgetermine anmelden. All das passiert in Abstimmung mit dem Betreiber, der letztlich die Freigaben erteilt.

Auf Seiten des Betreibers (Auftraggebers) entsteht durch die Systemintegration ein zentrales Cockpit für alle Fremdfirmenaktivitäten. Verantwortliche im Unternehmen – vom Sicherheitsingenieur bis zum Anlagenleiter – können je nach Berechtigung einsehen, welche Fremdfirmen heute im Haus sind, in welchen Bereichen wie viele Externe tätig sind, und ob alle Anforderungen erfüllt sind. Live-Dashboards zeigen z.B. an: „120 Fremdfirmenmitarbeiter aktuell vor Ort (50 in Anlage A, 30 in Anlage B, 40 in Werkstatt)“. Bei Bedarf kann man bis auf die Person herunterklicken und Details sehen (Name, Firma, Zutrittszeit, Unterweisungsstatus etc.). Diese Transparenz ermöglicht es dem Betreiber auch, gegenüber seinen Kunden oder Auditoren Nachweise zu erbringen, dass das Fremdfirmenmanagement im Griff ist.

Zudem erleichtert die Übersicht die Kommunikation: Die Ansprechpartner der Fremdfirmen im Betrieb (z.B. ein Koordinator) haben jederzeit die Liste ihrer Gäste parat und können bei Abweichungen handeln. Sollte etwa ein Fremdfirmenmitarbeiter nicht am vorgesehenen Ort auftauchen, sieht der Koordinator vielleicht im System, dass die Person gar nicht eingecheckt hat – und kann nachtelefonieren. Umgekehrt können Fremdfirmen-Verantwortliche im System Nachrichten vom Betreiber erhalten, z.B. „Mitarbeiter X fehlt noch die Feuerwehrübung, bitte nachholen vor Einsatz“. So entsteht ein digitaler Informationsaustausch in Echtzeit, der früher mühsam per E-Mail oder Telefon erfolgen musste.

Nicht zuletzt profitieren auch die Sicherheitsbehörden und Auditoren von dieser Transparenz: Im Ereignisfall kann man genau aufzeigen, welche Firma wo tätig war und welche Sicherheitsfreigaben vorlagen. Für den Betreiber ergeben sich aus dieser digitalen Transparenz wertvolle Erkenntnisse zur Steuerung: Man erkennt z.B., welche Fremdfirma besonders zuverlässig alle Schulungen vorab durchführt, oder welche Abläufe noch haken. Best Practices können identifiziert und mit allen Partnerfirmen geteilt werden, um den Gesamtablauf stetig zu verbessern.