Timeline

Ziel ist ein ganzheitliches, zukunftsfähiges Sicherheits- und Zutrittssystem, das alle Stakeholder (Mitarbeitende, Besucher, Fremdfirmen, Betriebsrat, IT, FM etc.) einbindet und den rechtlichen sowie technischen Anforderungen gerecht wird.

Diese Timeline schafft einen umfassenden Gesamtüberblick darüber, wie ein modernes, hochintegriertes Zutrittskontrollsystem mit Besuchermanagement, Fremdfirmen-Workflow, KFZ-Kennzeichenerkennung, , Barrierefreiheit, Alarmsystemen, Datenschutz und Betriebsvereinbarungen schrittweise umgesetzt wird. Von der Strategie über die Planung und Mitbestimmung bis hin zur Installation, dem Testbetrieb und dem Go-Live in Januar 2027 deckt das Projekt alle notwendigen organisatorischen, technischen und rechtlichen Aspekte ab.

• Phase 1: (April – Juni 2025) – Strategie & Grundsatzkonzept

• Phase 2: (Juni – September 2025) – Konzeption, Ausführungsplanung & Abgrenzung GU-/Nutzerausbau

• Phase 3: (September – Dezember 2025) – Mitbestimmung, Betriebsvereinbarungen & Normen

• Phase 4: (Dezember 2025 – März 2026) – Anbieterauswahl, Technologieentscheidung & Geschäftsdokumente

• Phase 5: (März – August 2026) – Installation, Integration & Testbetrieb (inkl. BIM, AI, Security, Barrierefreiheit)

• Phase 6: (Juni – Oktober 2026) – Erweiterte Funktionen (Besuchermanagement, Fremdfirmen, KFZ, Locker, Alarmsysteme)

• Phase 7: (September – November 2026) – Systemweite Tests, Evakuierungsmanagement & Feintuning

• Phase 8: (Dezember 2026 – Januar 2027) – Go-Live & Übergabe in den Regelbetrieb

• Technische Feinplanung,

• Organisation & Schulung,

• Service & Wartung,

• Datenschutz & Mitbestimmung,

• Erweiterte Funktionsmodi & Sonderthemen,

• Change-Management & Kommunikation,

• Kontinuierliche Verbesserung & künftige Anforderungen.

• PHASE 1 (April – Juni 2025): STRATEGIE & GRUNDSATZKONZEPT

  Ziele / Schwerpunkte:

  Standortabsicherung: Erste Risikoanalyse, priorisieren, welche Bereiche schützenswert sind (R&D, Produktion, Serverräume etc.).

  Strategische Entscheidungen:

  -AI (z. B. Anomalieerkennung, Gesichtserkennung) – Ja oder Nein?

  -BIM-Planungsunterstützung (digitaler Zwilling, Raumkataster).

  -On-Premise vs. Managed Service (Cloud) – grobe Vorentscheidung.

  Abgrenzung: Erste Abstimmung zu Ausführungsplanung (Türen, Kabelwege, Schlösser) und GU-/Nutzerausbau (welche Gewerke übernimmt was?).

  Grundsatzdokumente:

  -Start eines Glossars (alle Fachbegriffe wie Batteriemanagement, Schrankenanlagen, Kennzeichenerkennung etc.).

  -Grobentwurf von Sicherheitsrichtlinien, Betriebsrichtlinien.

  Zeitraum

  Beginn: April 2025

  Ende: Juni 2025

  

• PHASE 2 (Juni – September 2025): KONZEPTION, AUSFÜHRUNGSPLANUNG & ABGRENZUNG GU-/NUTZERAUSBAU

  Ziele / Schwerpunkte

  Detaillierte Konzeption

  -Identifikation aller Türen, Vereinzelungsanlagen, Schließanlagen (kabelgebundene, Online-Wireless, Offline-Card).

  -Einbindung von KFZ-Schlüsselausgabeautomaten, Locker (Spinde), Sammelplatz-Lesegeräten, Alarm- und Signalanlagen.

  -Berücksichtigung Barrierefreiheit: Aufzugstüren, Brandschutztüren, Meetingraumtüren.

  - Festlegung von Alarmsystemen (z. B. Alarmauslösung, Präsensmeldung).

  Besucher und Gäste:

  -Next-Level Besuchermanagement: Selbstanmeldung, QR-Code, ID-Check, Digitale Unterschrift.

  -Abgrenzung: Reine „Empfang- / Pforten“-Lösung vs. unternehmensweites Tool (inkl. Messenger-Integration?).

  Fremdfirmen & Workflow:

  -Disponentenportal: Projektierung eines Online-Zugangs für Wartungsfirmen, Logistiker (z. B. Upload von Dokumenten, Zuweisung zeitlich begrenzter Zutrittsrechte).

  Planungsunterstützung via BIM:

  -Erfassung im Raumkataster, vorläufiger Schließplan.

  Zeitraum

  Beginn: Juni 2025

  Ende: September 2025

  

• PHASE 3 (September – Dezember 2025): MITBESTIMMUNG, BETRIEBSVEREINBARUNGEN & NORMEN

  Ziele / Schwerpunkte

  Mitbestimmung & Datenschutz:

  -Gespräche mit Betriebsrat über Datenerfassung (Logs, Biometrie, Kamera?), DSGVO-Konformität.

  -Erste Betriebsvereinbarungen (z. B. Erfassung von Zutritts- und Zeiterfassungsdaten, Löschfristen).

  Normen & Sicherheitsrichtlinien:

  -Prüfung relevanter DIN/EN-Normen, Brandschutz, BSI-Grundschutz, ISO 27001-Aspekte.

  -Abgleich mit SAP/Zeiterfassung – Interoperabilität.

  Verfahrensanweisungen & Sicherheitsunterweisungen:

  -Festlegen, wie neue Türen/Türfunktionen (z. B. Panikverriegelung) in Betriebs- und Sicherheitsunterweisungen eingebettet werden.

  Zeitraum

  Beginn: September 2025

  Ende: Dezember 2025

  

• PHASE 4 (Dezember 2025 – März 2026): ANBIETERAUSWAHL, TECHNOLOGIEENTSCHEIDUNG & GESCHÄFTSDOKUMENTE

  Ziele / Schwerpunkte

  Anbieterauswahl:

  -Erstellung eines Leistungsverzeichnisses (kabelgebunden vs. Wireless, Offline-Card, Batteriemanagement, Biometrie, etc.).

  -Angebote einholen und bewerten (Preis, Datenschutz, SLA, Referenzen).

  -Entscheidung On-Premise vs. Managed Service, AI-Module (z. B. Anomalieerkennung).

  Technische Dokumentation & Verträge:

  -Abschluss von Wartungsverträgen (Reaktionszeiten, Ersatzteilverfügbarkeit).

  -Klärung von Service Desk-Konzept (z. B. Ticketsystem).

  Betriebsrichtlinie, Dienstanweisungen:

  -Finalisierung wichtiger Dokumente (z. B. wie Besucherkarten ausgestellt werden, Batteriewechsel-Verfahren, Alarmierung im Ernstfall).

  Zeitraum

  Beginn: Dezember 2025

  Ende: März 2026

  

• PHASE 5 (März – August 2026): INSTALLATION, INTEGRATION & TESTBETRIEB (INKL. BIM, AI, SECURITY, BARRIEREFREIHEIT)

  Ziele / Schwerpunkte

  Technische Feinplanung:

  -Strom- und Datenversorgung (Verkabelung, WLAN-Ausleuchtung für Wireless-Leser), USV für kritische Türen.

  -Fail-Safe vs. Fail-Secure-Konfiguration, Brandschutztüren (Notfreigabe).

  -Batteriemanagement: Lagerprozesse, Notfallroutinen, Monitoring (z. B. Alarm ans System bei niedrigem Batteriestand).

  Implementierung:

  -Einbau von Schrankenanlagen, KFZ-Kennzeichenerkennung, Schleusen, Spinden, etc.

  -Software-Anbindung an BIM (Raumkataster), Security (Alarmmeldungen), Messenger-Dienste (Alerts).

  -KI/AI: Erste Tests zur Anomalieerkennung (z. B. untypische Zutrittszeit).

  Pilotbetrieb & Test:

  -Probeläufe in relevanten Bereichen (z. B. Empfang, kritische Produktionszonen).

  -Prüfung auf Barrierefreiheit: Türöffner in geeigneter Höhe, Beschilderung, Leitsysteme.

  -DSGVO-Konformität: Test der Protokollierung, Löschroutinen, Zugriffsrechte.

  Zeitraum

  Beginn: März 2026

  Ende: August 2026

  

• PHASE 6 (Juni – Oktober 2026): ERWEITERTE FUNKTIONEN (BESUCHERMANAGEMENT, FREMDFIRMEN, KFZ, LOCKER, ALARMSYSTEME)

  Ziele / Schwerpunkte

  Next-Level Besuchermanagement:

  -Rollout der Selbstanmeldung (Kiosk, QR-Code, digitale Unterschrift für NDA, Sicherheitsunterweisungen).

  -ID-Check (Ausweisscan, Foto?), Besucherausweise (RFID, temporäre Online-Berechtigung).

  Fremdfirmen & Disponentenportal:

  -Sicherheitsunterweisungen digital (z. B. E-Learning, Tablet) + digitale Unterschrift.

  -Automatische Vergabe von zeitlich beschränkten Zutrittsrechten via Workflow.

  KFZ & Locker:

  -Inbetriebnahme von KFZ-Schlüsselausgabeautomaten (z. B. in SAP eingebettet).

  -Locker-/Spind-Management für Besucher oder Mitarbeitende.

  Alarmsysteme & Evakuierungsmanagement (erste Stufe)

  -Verknüpfung mit Alarmmeldungen und Präsensmeldungen (z. B. wer ist noch im Gebäude?).

  -Sammelplatz-Lesegeräte (Beta-Betrieb).

  Zeitraum

  Beginn: Juni 2026

  Ende: Oktober 2026

  

• PHASE 7 (September – November 2026): SYSTEMWEITE TESTS, EVAKUIERUNGSMANAGEMENT & FEINTUNING

  Ziele / Schwerpunkte

  Gesamtintegration & Lasttests:

  -Parallele Nutzung aller Komponenten: Zutrittskontrolle, Besucherverwaltung, Fremdfirmenportal, KFZ-Kennzeichenerkennung, Spinde, etc.

  -Lasttest (z. B. Großveranstaltung, Schichtwechsel).

  Evakuierungsmanagement:

  -Probeläufe mit Sammelplatz-Lesegeräten: Präsensmeldungen, Auswertung im Sicherheitsleitstand.

  -Check von Fluchtwegen, Panikfunktionen, Brandschutztüren.

  Feintuning:

  -Sammeln von Feedback (Mitarbeitende, Besucher, Fremdfirmen, BR), Einarbeitung in finale Prozessbeschreibungen.

  -Letzte Dokumentationsupdates (Glossar, Dienstanweisungen, Wartungschecklisten).

  Zeitraum

  Beginn: September 2026

  Ende: November 2026

  

• PHASE 8 (Dezember 2026 – Januar 2027): GO-LIVE & ÜBERGABE IN DEN REGELBETRIEB

  Ziele / Schwerpunkte

  Abschluss aller Arbeiten:

  -Finale Abnahme der Hardware, Software, Verkabelung, Schließpläne, Batteriemanagement.

  -Dokumentation (Schulungsunterlagen, Wartungshandbücher, Alarm- und Notfallpläne).

  -Übergabe an den Sicherheitsleitstand (On-Premise) oder an den Managed-Service-Provider.

  Kommunikation & Service:

  -Offizieller Informations- und Trainingsschub für alle Mitarbeitenden (z. B. Intranet, Schulungsvideos).

  -Etablieren eines Service Desk (Anlaufstelle bei Problemen, Kartenverlust, Workflowanpassungen).

  Nahtloser Übergang:

  -Start of Production (Januar 2027) mit vollständig implementiertem und getestem Zutrittssystem.

  -Monitoring und KPI-Auswertung (z. B. Systemverfügbarkeit, Störungsquote, Nutzerzufriedenheit).

  Zeitraum

  Beginn: Dezember 2026

  Ende: Januar 2027

  

• TECHNISCHE FEINPLANUNG (ERGÄNZUNGEN)

  Strom- und Datenversorgung: Detaillierte Planung der Energiezufuhr, ggf. USV, 4G/5G-Backups.

  Batteriemanagement: Intervalle (Wechsel nach X Monaten/Jahren), Notfallroutinen bei Batteriestörung.

  Ausfallszenarien: Fail-Safe (Tür öffnet) vs. Fail-Secure (Tür bleibt verriegelt) – abhängig von Fluchtwegen.

  Alarmierungslogik: Wer erhält in welcher Situation welchen Alarm (Security, Service Desk, BR-Vertreter)?

  

• ORGANISATION, SCHULUNG & SERVICE

  Rollen & Verantwortlichkeiten: Klar definierte Zuständigkeiten (Zutritts-Admin, Service Desk, Betriebsrat-Kontakt).

  Schulungsbedarf:

  -Technische Trainings (Batteriewechsel, Wartung), Prozess-Schulungen (Besucherverwaltung).

  -Regelmäßige Refreshers (z. B. jährliche Unterweisungen in Datenschutz, Notfallpläne).

  Wartungsverträge & SLAs: Detaillierte Regelungen mit Anbietern (Reaktionszeiten, Ersatzteile, Hotline).

  Key Performance Indicators (KPIs): Z. B. Bearbeitungszeit bei neuen Zutrittsanträgen, Störungsquote, Nutzungsfrequenz.-

  

• DATENSCHUTZ, MITBESTIMMUNG & CHANGE-MANAGEMENT

  DSGVO & Betriebsvereinbarungen:

  -Genaue Ausformulierung von Protokoll- und Löschfristen, Zugriffskonzepten.

  -Datenschutz-Folgenabschätzung (bei biometrischen Merkmalen, Kennzeichenerkennung).

  Eskalation & Konfliktlösung:

  -Interne Verfahren (Einigungsstelle bei BR-Unstimmigkeiten), Auskunftsrecht der Mitarbeitenden.

  Interne Kommunikation:

  -Führungsleitfäden, Workshops, Intranet-Infos, Gains (z. B. höhere Sicherheit, einfache Besuchererfassung).

  Feedback-Schleifen & kontinuierliche Verbesserung:

  -Einrichtung eines Ideen- und Beschwerdeportals.

  -Geplante Weiterentwicklungen (z. B. KI-Algorithmen, IoT-Anbindungen).