Halbjahresbericht zur Nutzung des integrierten Zutrittskontroll- und Sicherheitssystems
Fiktiv / Muster: Die Sicherheitsabteilung legt hiermit den Halbjahresbericht zur Nutzung des integrierten Zutrittskontroll- und Sicherheitssystems für den Zeitraum Januar bis Juni 2025 vor. Dieser Bericht erfolgt gemäß den Vereinbarungen mit dem Betriebsrat und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen (u. a. § 87 BetrVG, DSGVO) und dient der Transparenz und Kontrolle. Er enthält eine zusammenfassende Darstellung der wichtigsten Kennzahlen und Ereignisse im Berichtszeitraum, einschließlich der Anzahl der registrierten Mitarbeiter, der Besucher und Fremdfirmen, aufgetretener sicherheitsrelevanter Vorfälle, Trends sowie einer Einschätzung etwaiger Datenschutz- oder Sicherheitsverletzungen. Ergänzend wird auf die Aspekte des Fremdfirmenmanagements und der Effizienzsteigerung eingegangen.
Das integrierte Zutrittskontroll- und Sicherheitssystem hat sich im ersten Halbjahr 2025 als wirksames und effizientes Instrument erwiesen, um den Betrieb abzusichern und gleichzeitig die administrativen Prozesse zu optimieren. Sowohl bei Mitarbeitern als auch bei Besuchern und Fremdfirmen konnten Zutritts- und Sicherheitsprozesse schneller und transparenter gestaltet werden. Die Sicherheitsabteilung wird die eingeleiteten Verbesserungsmaßnahmen fortsetzen und dem Betriebsrat turnusgemäß wieder zum Ende des nächsten Halbjahres Bericht erstatten.
Standardisierte Dokumentation für Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Zum 30. Juni 2025 waren insgesamt 5.150 Mitarbeiter im Zutrittssystem registriert. Dies entspricht einem Anstieg gegenüber dem 1. Januar 2025 (5.000 registrierte Mitarbeiter). Im ersten Halbjahr wurden 200 neue Mitarbeiter registriert und 50 Beschäftigte aufgrund von Austritten oder internen Versetzungen aus dem System entfernt.
Der leichte Zuwachs deckt sich mit der allgemeinen Personalentwicklung und den erweiterten Tätigkeitsfeldern in den neuen Produktions- und Verwaltungsbereichen.
Besucher und Fremdfirmen
Im ersten Halbjahr 2025 wurden über das System insgesamt 1.920 Besucher erfasst.
Parallel dazu wurden 310 Fremdfirmenangehörige neu registriert, die projektbezogen oder für Wartungs- und Bauarbeiten auf dem Betriebsgelände tätig waren.
Im Bereich Fremdfirmenmanagement wurden folgende Entwicklungen dokumentiert:
85 % der Fremdfirmenmitarbeiter absolvierten ihre gesetzlich vorgeschriebene Sicherheitsunterweisung bereits im Vorfeld über das digitale Portal. Dadurch konnten Anreise- und Check-in-Zeiten erheblich reduziert werden.
Im Durchschnitt lag die Dauer der Zutrittsfreigabe für Fremdfirmen nach vollständiger Unterweisung und Dokumentenprüfung bei 1,2 Werktagen.
20 Fremdfirmen nutzten das neue Self-Service-Portal für eigenständige Registrierung und Statusabfragen, was die Belastung des Empfangs- und Sicherheitsbereichs weiter senkte.
Insgesamt hat sich die Nutzung des Fremdfirmenportals bewährt, indem sie sowohl die Sicherheitsstandards erhöht als auch die administrativen Prozesse vereinfacht hat.
Im Berichtszeitraum wurden 70 sicherheitsrelevante Ereignisse registriert. Die Aufteilung erfolgte wie folgt:
42 technische Alarme (z. B. Tür-offen-Alarm, Batteriewarnungen bei Geräten)
12 tatsächliche Einsätze des Sicherheitsdienstes zur Überprüfung von Vorfällen
Alle Vorfälle konnten ohne Eskalation bearbeitet werden.
Keiner der unbefugten Zutrittsversuche führte zu einem erfolgreichen Betreten sicherheitskritischer Bereiche.
Besondere Trends und Erkenntnisse - Im ersten Halbjahr 2025 wurden folgende Entwicklungen festgestellt:
Leichte Zunahme von Zutrittsversuchen außerhalb der Kernarbeitszeiten: +4 Fälle gegenüber Vorperiode.
Rückgang technischer Fehlalarme um 15 % gegenüber dem Vorhalbjahr, nach gezielten technischen Wartungen und Sensibilisierung der Belegschaft.
Erhöhte Eigenregistrierung von Fremdfirmen: Die Nutzung des digitalen Fremdfirmenportals stieg um 25 %. Dies reduzierte die Belastung der Empfangsbereiche und verkürzte Durchlaufzeiten bei der Fremdfirmenabwicklung.
Diese Entwicklungen bestätigen die positive Wirkung der eingeleiteten Effizienzmaßnahmen im Besuchs- und Fremdfirmenmanagement.
Datenschutz:
Im Berichtszeitraum wurden keine meldepflichtigen Datenschutzverletzungen festgestellt. Alle Verarbeitungen personenbezogener Daten erfolgten innerhalb der definierten Zwecke, unter Beachtung der gesetzlichen Löschfristen und Zugriffsbeschränkungen.
Sicherheitsverletzungen:
Es gab keine sicherheitsrelevanten Zwischenfälle, bei denen Unbefugte Zutritt zu sensiblen Bereichen erlangten oder Sachschäden entstanden.
Fünf Vorfälle betrafen den Verlust von Mitarbeiterausweisen; in allen Fällen erfolgte eine sofortige Sperrung und Neuausstellung.
Es gab keine Hinweise auf Missbrauch der verloren gegangenen Ausweise.
Ergebnisse des Datenschutz-Audits
Im Mai 2025 führte der Datenschutzbeauftragte eine routinemäßige Prüfung der Zutrittskontroll- und Sicherheitsdatenverarbeitung durch.
Ergebnisse:
Keine Beanstandungen bei Zugriffssicherungen oder Protokollierung.
Empfehlung, die Speicherfrist für Besucherdaten von 12 Monaten auf 6 Monate zu verkürzen (Umsetzung für Juli 2025 geplant).
Empfehlung, eine zusätzliche Schulung für Systemadministratoren durchzuführen (geplant für 3. Quartal 2025).
Der Datenschutzbeauftragte bescheinigte dem Unternehmen insgesamt eine ordnungsgemäße und datenschutzkonforme Verarbeitung.
Aspekte des Fremdfirmenmanagements und Effizienzsteigerung - Im Fremdfirmenmanagement konnten durch das digitale Fremdfirmenportal folgende Effekte erzielt werden:
Reduktion der Bearbeitungszeiten bei Fremdfirmenregistrierungen um durchschnittlich 25 % im Vergleich zum Vorjahr.
Steigerung der Transparenz: Alle Fremdfirmenmitarbeiter wurden mit vollständiger Unterweisungsdokumentation erfasst; Statusabfragen durch Fachabteilungen erfolgten über das Portal.
Abgleich von Zeitnachweisen und Zutrittsprotokollen: Durch automatisierte Prüfungen wurden drei Unregelmäßigkeiten bei Abrechnungen von Fremdfirmen frühzeitig erkannt und geklärt, ohne dass es zu finanziellen Schäden kam.
Im Bereich allgemeine Effizienz zeigte sich:
Die Self-Service-Terminals für Besucher senkten die durchschnittliche Check-in-Dauer pro Besucher von 6 Minuten auf 3 Minuten.
Die Auslastung der Pforten- und Empfangsmitarbeiter reduzierte sich um 12 %, wodurch mehr Kapazitäten für qualifizierte Tätigkeiten (Sicherheitsunterweisungen, Begleitung kritischer Gäste) frei wurden.
Durch die optimierte Evakuierungsanwendung auf Tablets konnte die Evakuierungszeit bei der Evakuierungsübung im Mai um 18 % verkürzt werden gegenüber der letzten Übung.
Insgesamt haben die eingeführten Maßnahmen sowohl die Sicherheit als auch die betriebliche Effizienz spürbar verbessert.
Rechtsgrundlagen
EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 87 Abs. 1 Nr. 6
Möchtest du noch eine passende, kurze Deckblatt-Vorlage dazu? (z.B. "Halbjahresbericht Sicherheitssystem – Stand: Juli 2025") – ich kann das in wenigen Minuten ergänzen, wenn du willst.
