Betriebsvereinbarung Zeitwirtschaft

Diese BV gilt für alle Beschäftigten i. S. v. § 5 BetrVG. Für leitende Angestellte, Auszubildende, Praktikanten oder Fremdarbeitnehmer kann diese BV gelten, sofern dies vereinbart und arbeitsvertraglich/tariflich zulässig ist.

Sie erstreckt sich auf sämtliche Standorte des Unternehmens (In- und Ausland, falls dort nach BetrVG organisierte Betriebsteile bestehen).

Bei mobiler oder internationaler Arbeit (z. B. Homeoffice, temporäres Arbeiten im EU-Ausland) sind die Arbeitszeiten ebenfalls mittels des elektronischen Systems (z. B. App, Web-Portal) zu erfassen. Es gelten die gleichen Regularien zu Arbeitszeit, Datenschutz und Verlässlichkeit.

• Arbeitszeit: Zeit zwischen Arbeitsbeginn und -ende, abzüglich Pausen

• Break/Pause: gesetzliche bzw. tarifliche Ruhepause

• Arbeitsunterbrechung: Unterbrechung aus persönlichen Gründen (z. B. Arztbesuch, Raucherpause)

• Mehrarbeit/Überstunden: Überschreitung der normalen täglichen Arbeitszeit nach vorheriger Anordnung oder Genehmigung, je nach Tarif-/Betriebsregelung

• Das System (Hard-/Software, ggf. Cloud) ist in Anlage 1 dokumentiert (Version, Funktionalität).

• Ein Rollenkonzept legt fest, welche Datenabfragen (Reports) für welche Personengruppen (Führungskräfte, Zeitbeauftragte etc.) zulässig sind.

• Jede*r Beschäftigte bucht Arbeitsbeginn und -ende an einem Terminal, per Chipkarte/RFID, oder bei Remote-Work via sicherer App/Weblösung (Anleitung in Anlage x).

• Dienstgänge (betriebsintern) oder betriebliche Erledigungen außerhalb des Arbeitsplatzes können je nach betrieblicher Regelung erfasst oder automatisch als Arbeitszeit gewertet werden.

• Private Unterbrechungen (z. B. Arzttermine, kurzfristige Erledigungen) sind zu stempeln als „Abwesenheit priv.“ oder dem Zeitbeauftragten zu melden.

• Das System kann bei Verstößen gegen gesetzliche Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten Warnmeldungen generieren. Diese Meldungen gehen an den/die Beschäftigte*n und ggf. an die Führungskraft, um Zeitverstöße frühzeitig zu korrigieren.

• Mehrarbeit oder Überstunden sind nur zulässig, wenn sie nach den geltenden betrieblichen/tariflichen Regelungen angeordnet oder genehmigt wurden. Das System kann Kennzeichen für Mehrarbeit abfragen (z. B. Code oder Anmerkung).

• Bei Systemausfällen (Geräte-/App-Defekt) oder vergessenen Buchungen muss die Korrektur unverzüglich dem/der Zeitbeauftragten oder Führungskraft gemeldet werden. Das Verfahren dazu (z. B. manuelles Formular, E-Mail) ist in Anlage x beschrieben.

• Namentlich benannte Personen (Anlage 4) sind befugt, im System Korrekturen (Fehlbuchungen, Urlaub, Krankheit etc.) vorzunehmen. Sie haben Zugriffsrechte, die an den jeweiligen Personenkreis gebunden sind (Kostenstellen, Abteilungen).

• Sie sind schriftlich auf Datenschutz verpflichtet (§ 5 BDSG, DSGVO).

• Bei einer Fehlbuchung stellt der/die Beschäftigte einen Korrekturantrag (E-Mail, Self-Service oder Papier). Die Zeitbeauftragten prüfen mit dem/r zuständigen Vorgesetzten die Plausibilität und nehmen eine Korrektur im System vor.

• Alle Korrekturen werden dokumentiert (Wer, Wann, Warum?), um Missbrauch zu verhindern.

• Kommt es zu Unstimmigkeiten (z. B. wiederholte unklare Fehleinträge), kann der Betriebsrat eingeschaltet werden. Ggf. ist ein paritätisches Gremium (Personalabteilung, Zeitbeauftragte*r, BR) vorgesehen, das Einzelfälle klärt.

• Alle wesentlichen Veränderungen (z. B. Neuanschaffungen, Cloud-Migration, geänderte Auswertungslogik, KI-Funktion) werden dem Betriebsrat rechtzeitig mitgeteilt.

• Ein Verzeichnis aller Auswertungen, Berichte, Screens (Anlage 5) wird dem Betriebsrat vorgelegt. Neuerstellungen oder Änderungen, die über den bisherigen Umfang hinausgehen, bedürfen der Zustimmung des Betriebsrats, sofern sie potenzielle Leistungskontrolle erlauben.

• Eine gezielte Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ist nur mit vorheriger, ausdrücklicher Zustimmung des Betriebsrats zulässig, wobei die Betroffenen informiert werden müssen.

• Übermittlungen an andere Systeme, die Rückschlüsse auf individuelles Verhalten ermöglichen, bedürfen einer gesonderten Vereinbarung.

• Kommt es zu Konflikten über Auswertungen oder Systemfunktionen, kann der Betriebsrat das betreibliche Einigungsstellenverfahren anstrengen (§ 87 BetrVG).

• Es gilt das Prinzip der Datensparsamkeit (nur erfassen, was unbedingt nötig ist: Arbeitsbeginn/-ende, Pausen, Fehlzeiten).

• Eine Verhaltens-/Standortüberwachung (z. B. Tracking via Geofencing) ist untersagt, sofern nicht gesetzlich vorgeschrieben und mit dem Betriebsrat vereinbart.

• Zugriff haben nur solche Personen, die unmittelbar für Abrechnung, Zeitkontenführung oder Führungsaufgaben zuständig sind (Führungskraft, Zeitbeauftragte, HR).

• Zugriffsberechtigungen und Sicherheitsmaßnahmen sind in Anlage 2 spezifiziert (Rollen, Passwortrichtlinien etc.).

• Personenbezogene Zeitdaten werden maximal X Jahre aufbewahrt, sofern keine gesetzlichen Längerfristen existieren (z. B. Abgabenordnung).

• Nach Ablauf werden sie automatisiert gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, sie werden aufgrund einer laufenden arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung noch benötigt.

• Der/die betriebliche Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung der DSGVO/BDSG. Bei Verstößen (z. B. unbefugte Datennutzung) sind die zuständigen Stellen (Datenschutzbeauftragte*r, Betriebsrat) zu informieren.

• Die Zeiterfassung begründet keine Verpflichtung zur ständigen Erreichbarkeit. Außerhalb der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit oder Kernzeit muss sich niemand zwangsläufig ein- oder ausbuchen, wenn keine Arbeitsleistung erbracht wird.

• Die BV unterstützt flexible Arbeitsmodelle (z. B. Gleitzeit, Mobile Work), indem die Zeiterfassung online möglich ist. Die genaueren Regeln für Gleitzeitkonten, Plus-/Minussalden oder Zeitautonomie werden ggf. in separaten BV geregelt.

• Beschäftigte können Anregungen oder Beschwerden (z. B. Schwierigkeiten beim Buchen, Unklarheiten bei Korrekturen) an Zeitbeauftragte oder Betriebsrat richten, um laufende Verbesserungen anzustoßen.

Diese Betriebsvereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft, spätestens jedoch mit Go-Live der elektronischen Zeiterfassung.

• Sie kann beidseitig mit 6 Monaten Frist zum Jahresende gekündigt werden. Ohne gesonderte Regelung entfällt die Nachwirkung.

• Bei Kündigung gilt sie weiter, bis eine Nachfolgeregelung vereinbart wird, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder vertraglich vereinbart ist.

• Sollten Teile dieser BV unwirksam sein, bleiben die übrigen Teile davon unberührt. Die Parteien verhandeln umgehend eine ersetzende Regelung.

Ort, Datum

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| (Geschäftsleitung / Arbeitgeber) | (Betriebsrat / Arbeitnehmervertretung) |

(Optional: Personalabteilung, Datenschutzbeauftragter, IT-Leitung, Zeitbeauftragte etc.)*

• Falls das System Künstliche Intelligenz oder Big Data-Methoden einsetzt (z. B. Prognosen), bedarf es klarer Regelungen zum Zweck und Datenschutz.

• Definition, wann automatische Pausenabzüge stattfinden und wann Pausen manuell zu buchen sind. Wie z. B. Kurzpausen (Raucherpause) gewertet werden.

• Wie wird bei Geräteausfall oder Serverstörung vorgegangen? Wer erfasst Zeit manuell? Wie werden Daten nacherfasst?

• Falls gewünscht, kann man definieren, ob Ein- und Ausgänge (Zutritt) auch als Arbeitsbeginn/-ende gewertet werden. Dann sind Mitbestimmungs- und Datenschutzrechte unbedingt zu beachten.

Diese Fassung ist ein allgemeines Muster und muss auf betriebliche, rechtliche und tarifliche Realitäten zugeschnitten und juristisch geprüft werden.