Standardisierung von Prozessen im Kontext Zutritt und Zutrittskontrolle Die Standardisierung von Zutritts- und Zutrittskontrollprozessen ist entscheidend für die Sicherheit, Effizienz und Nachvollziehbarkeit in Unternehmen. Ein einheitlicher und dokumentierter Ablauf stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden, Besucher und externen Dienstleister gemäß den festgelegten Sicherheitsrichtlinien Zugang zu bestimmten Bereichen erhalten oder bewusst ausgeschlossen werden. Standardisierte Prozesse helfen dabei, Sicherheitsrisiken zu minimieren, Missbrauch zu verhindern, Datenschutzbestimmungen einzuhalten und die Effizienz der betrieblichen Abläufe zu verbessern. Eine klare Strukturierung der Zutrittskontrolle stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden und Verantwortlichen wissen, welche Regelungen gelten und wie sie durchgesetzt werden. Ein einheitliches Verfahren ermöglicht Transparenz, klare Zuständigkeiten und eine reibungslose Integration mit Unternehmens-IT und HR-Prozessen.
Grundsätze der Zutrittskontrolle Zutrittskontrolle Um eine einheitliche Umsetzung der Zutrittskontrolle sicherzustellen, müssen allgemeine Prinzipien definiert werden.
Zielsetzung der Zutrittskontrolle Sicherstellung des Schutzes von Mitarbeitenden, Unternehmenswerten und sensiblen Daten
Definition von Zutrittsrechten und Zugangsbeschränkungen für unterschiedliche Personengruppen
Gewährleistung der Datenschutz- und IT-Sicherheitsvorgaben
Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben (BetrVG, DSGVO, BDSG, ArbSchG)
Transparente und revisionssichere Protokollierung von Zutrittsvorgängen
Standardisierte Zutrittsbereiche Öffentlich zugängliche Bereiche (z. B. Eingangsbereiche, Besucherzonen)
Arbeitsbereiche mit allgemeiner Zugangsberechtigung (z. B. Bürobereiche)
Besonders geschützte Bereiche (z. B. Serverräume, Labore, Archive)
Hochsicherheitsbereiche (z. B. Forschungsabteilungen, Rechenzentren)
Einheitliche Sicherheitsmaßnahmen für Zutrittszonen Jede Zutrittszone wird durch einheitliche Sicherheitsmaßnahmen geregelt (z. B. RFID-Karten, Biometrie, PIN-Codes).
Antragsverfahren für Zutrittsrechte Jede Zutrittsberechtigung wird über einen definierten und dokumentierten Prozess vergeben.
Schrittweiser Ablauf für die Zutrittsvergabe: Antragsstellung : Mitarbeitende oder Vorgesetzte stellen über das digitale Zutrittsmanagementsystem oder per Service-Desk-Ticket einen Antrag.
Der Antrag enthält Angaben zur betroffenen Person, die benötigten Zutrittszonen sowie die Dauer der Berechtigung.
Prüfung und Genehmigung Erstprüfung durch HR oder Fachbereich: Klärung, ob die Berechtigung notwendig ist.
Freigabe durch die IT-/Sicherheitsabteilung: Abgleich mit den Sicherheitsrichtlinien und Datenschutzvorgaben.
Erstellung und Ausgabe des Zutrittsmediums Ausstellung einer RFID-Karte, eines Schlüsselanhängers oder einer digitalen Zutrittsberechtigung.
Verknüpfung mit der Personalnummer und Systemfreischaltung.
Dokumentation der Ausgabe und Berechtigungen im System.
Einweisung und Bestätigung Regelmäßige Überprüfung und Verlängerung Deaktivierung und Entzug von Zutrittsrechten Ein einheitlicher Prozess verhindert unbefugten Zutritt nach Vertragsende, Abteilungswechseln oder Sicherheitsverstößen.
Schrittweiser Ablauf für den Entzug von Zutrittsrechten: Manuelle Sperrung in Sonderfällen Rückgabe oder physische Deaktivierung des Zutrittsmediums Audits und Kontrollmechanismen Regelmäßige Überprüfung, ob alle gesperrten Zutrittsrechte auch tatsächlich deaktiviert wurden.
Automatische Reports für die Sicherheitsabteilung und den Betriebsrat.
Standardprozesse für den physischen Zutritt Automatisierte Zutrittsentscheidung durch das System Zusätzliche Prüfung durch den Service Desk oder Sicherheitsdienst Zutrittsprotokollierung Automatische Speicherung aller Zutrittsversuche.
Zugriff nur für autorisierte Personen (IT-Sicherheit, Datenschutzbeauftragte).
Standardprozesse für Besucher und Externe Ein einheitliches System für Besucherzugang verhindert Sicherheitslücken.
Voranmeldung im Besuchermanagementsystem Identitätsprüfung am Empfang Begleitpflicht für Besucher in sicherheitskritischen Bereichen Rückgabe des Besucherausweises und Abmeldung Standardisierte Zutrittskontrolle in Notfällen Automatische Entriegelung von Fluchtwegen bei Brand oder Evakuierung
Sofortige Sperrung von Zutritten bei Bedrohungslagen
Sonderzugang für Rettungsdienste und Feuerwehr
Qualitätssicherung und Schulungen Regelmäßige Audits zur Überprüfung der Prozesse.
Jährliche Schulungen für Mitarbeitende und Sicherheitskräfte.
Einführung eines Meldesystems für Probleme mit Zutrittsrechten.
