Fremdfirmenhandbuch

Um einen effizienten und sicheren Fremdfirmeneinsatz zu gewährleisten, ist die Nutzung des unternehmenseigenen Fremdfirmenportals verpflichtend. Dieses webbasierte Portal dient der Registrierung aller Fremdfirmen und der Verwaltung sämtlicher erforderlicher Dokumente und Nachweise.

• Unternehmensregistrierung: Die Fremdfirma legt ein Firmenprofil an und gibt alle relevanten Unternehmensdaten an (Firmenname, Anschrift, Ansprechpersonen, ggf. Handelsregister und Steuer-ID). Zudem wird ein verantwortlicher Koordinator der Fremdfirma benannt, der als zentraler Ansprechpartner fungiert.

• Mitarbeiteranmeldung: Alle Mitarbeiter, die das Werksgelände betreten sollen, sind mit Personaldaten zu erfassen. Hierzu zählen Vor- und Zuname, Geburtsdatum, ein amtliches Ausweisdokument (z.B. Personalausweisnummer) sowie die Funktion/Aufgabe im geplanten Einsatz. Optional können auch Fotos für die späteren Werksausweise hochgeladen werden.

• Dokumentenupload: Das Portal fordert die Hinterlegung aller Pflichtdokumente (siehe Abschnitt Erforderliche Dokumente und Qualifikationen). Typische Unterlagen sind z.B. Versicherungsnachweise, Ausbildungs- und Befähigungsnachweise der Mitarbeitenden, gültige Sicherheitsunterweisungszertifikate, Gefährdungsbeurteilungen und ggf. spezielle Erlaubnisscheine. Jedes Dokument ist im Portal in der vorgesehenen Kategorie hochzuladen. Das System prüft die Vollständigkeit und Gültigkeit (z.B. Ablaufdaten) und erinnert an nötige Aktualisierungen.

• Nachweisverwaltung: Alle hochgeladenen Dokumente werden im Portal hinterlegt und versioniert. Die Fremdfirma ist verpflichtet, diese Nachweise stets auf aktuellem Stand zu halten. Abgelaufene Zertifikate (etwa eine abgelaufene Sicherheitsunterweisung oder ein abgelaufener Prüfnachweis eines Geräts) werden vom Portal automatisch markiert. Ein Einsatz auf dem Gelände ist nur zulässig, wenn alle erforderlichen Nachweise gültig vorliegen. Andernfalls verweigert das System die Freigabe zum Zutritt.

• Prüfung und Freigabe: Die im Portal eingestellten Daten und Dokumente werden durch zuständige Stellen unseres Unternehmens (z.B. Arbeitssicherheit, Werkschutz und Einkauf) geprüft. Bei Mängeln oder fehlenden Unterlagen erfolgt eine Rückmeldung über das Portal mit der Aufforderung zur Nachbesserung. Erst nach vollständiger Prüfung und Freigabe durch den Betreiber der Anlage erhält die Fremdfirma die Zulassung, Arbeiten aufzunehmen.

Das Fremdfirmenportal ist damit das zentrale Instrument zur Vorqualifizierung externer Unternehmen. Es gewährleistet eine lückenlose Dokumentation aller Anforderungen und dient zugleich als Nachweissystem bei Audits oder Behördenkontrollen. Die Benutzung des Portals ist aus Gründen der Rechtskonformität und Effizienz obligatorisch; eine manuelle Papierabwicklung ist nicht vorgesehen.

Datenschutz: Bei der Registrierung im Portal werden personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet. Unser Unternehmen stellt sicher, dass diese Daten ausschließlich zum Zwecke der Sicherheits- und Zugangsverwaltung verwendet werden. Die Datenverarbeitung erfolgt gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes. Fremdfirmen müssen ihre Mitarbeitenden über die Datenübermittlung informieren und ggf. deren Einwilligung einholen, sofern erforderlich. Alle Daten werden vertraulich behandelt und nach Wegfall des Zweckes bzw. gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht oder archiviert. Die Nutzung des Portals impliziert die Zustimmung zu dieser Datenverarbeitung. (Hinweis: Weitere Details zum Datenschutz finden sich in den Nutzungsbedingungen des Fremdfirmenportals.)

Arbeitssicherheit hat oberste Priorität. Jeder Mitarbeiter einer Fremdfirma darf die Arbeiten im Werk erst aufnehmen, nachdem er eine vollständige Sicherheitsunterweisung erhalten hat.

• Online-Sicherheitsunterweisung (Vorab-Unterweisung): Alle Fremdfirmenmitarbeiter müssen vor dem ersten Betreten des Geländes eine allgemeine Sicherheitsunterweisung absolvieren. Diese wird in der Regel über das Fremdfirmenportal als e-Learning oder Online-Test bereitgestellt. Sie umfasst die grundlegenden Gefahren und Verhaltensregeln im Werk, z.B. Informationen über die Alarm- und Notfallorganisation, generelle Sicherheitsregeln, das Tragen von persönlicher Schutzausrüstung (PSA), Verkehrsregeln auf dem Werksgelände, Verbot von Alkohol/Drogen, Rauchverbote, Umweltschutzmaßnahmen und ähnliches. Am Ende der Online-Unterweisung ist meist ein Wissenstest zu bestehen, der sicherstellt, dass die vermittelten Inhalte verstanden wurden. Bei Bestehen wird ein Zertifikat oder Nachweis erzeugt, der im Portal hinterlegt wird. Dieser Nachweis ist Voraussetzung für die Ausstellung eines Zutrittsausweises. Die Online-Unterweisung ist jährlich zu wiederholen (spätestens nach 12 Monaten) oder bei relevanten Änderungen im Sicherheitsregelwerk. So wird gewährleistet, dass auch Stamm-Mitarbeiter von Fremdfirmen regelmäßig aufgefrischt werden.

• Sicherheitsunterweisung vor Ort: Zusätzlich zur Online-Unterweisung erhalten Fremdfirmenmitarbeiter beim ersten Eintreffen am Werk eine standortspezifische Einweisung. Diese kann in Form einer kurzen Sicherheitsbelehrung durch den Werkschutz oder eine zuständige Fachkraft für Arbeitssicherheit erfolgen, oft direkt am Empfang oder am Werkstor. Dabei werden aktuelle Gefahrenlagen oder tagesaktuelle Hinweise gegeben (z.B. Baustellenbereiche, geänderte Fluchtwege, Wetterwarnungen) und die wichtigsten Verhaltensregeln nochmals betont. Jeder Mitarbeiter muss durch Unterschrift oder elektronische Bestätigung dokumentieren, dass er die Unterweisung erhalten und verstanden hat. Gegebenenfalls wird ein Unterweisungsnachweis (z.B. ein Stempel auf dem Besucher-/Arbeitsschein oder ein Eintrag im Portalprofil) hinterlegt. Bei länger dauernden Einsätzen oder komplexen Arbeiten kann zudem eine zusätzliche Sicherheitsunterweisung durch die zuständige Betriebsabteilung stattfinden, speziell bezogen auf die Gefahren des konkreten Arbeitsbereichs (z.B. Unterweisung in die Gefahren beim Arbeiten in Höhe in einer bestimmten Anlage).

• Fremdfirmenkoordinator und On-Job-Unterweisung: Für größere Projekte oder Tätigkeiten, bei denen mehrere Fremdfirmen beteiligt sind, benennt unser Unternehmen einen Fremdfirmenkoordinator. Dieser koordiniert die verschiedenen Parteien und stellt sicher, dass alle Beteiligten über die spezifischen Risiken im Arbeitsbereich Bescheid wissen. Vor Arbeitsbeginn kann durch den Koordinator oder den jeweiligen Aufsichtsführenden vor Ort eine kurze Unterweisung am Arbeitsplatz (Toolbox-Meeting) durchgeführt werden, um tagesaktuell auf Gefährdungen hinzuweisen und die vorgesehenen Schutzmaßnahmen zu besprechen. Hierbei werden auch die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung und gegebenenfalls der Arbeitsfreigabeschein (Erlaubnis) erläutert.

• Dokumentation und Nachweispflicht: Alle durchgeführten Sicherheitsunterweisungen werden dokumentiert. Die Fremdfirma muss auf Verlangen nachweisen können, dass ihre Beschäftigten unterwiesen wurden. Üblicherweise erfolgt dies automatisch über das Portal (hinterlegte Zertifikate) und durch Unterschriftenlisten oder digitale Bestätigungen vor Ort. Gemäß ArbSchG § 12 ist der Arbeitgeber (hier auch die Fremdfirma für ihre Beschäftigten) verpflichtet, seine Mitarbeitenden angemessen und regelmäßig zu unterweisen. Der Anlagenbetreiber überprüft stichprobenartig die Wirksamkeit der Unterweisungen (z.B. durch Befragung der Fremdfirmenmitarbeiter nach zentralen Sicherheitsregeln). Sollten Defizite festgestellt werden (etwa ein Mitarbeiter kennt die Notfallnummer nicht), kann eine Nachschulung verlangt werden, bevor die Arbeit fortgesetzt werden darf.

• Sprachverständnis: Die Sicherheitsunterweisungen werden in deutscher Sprache durchgeführt. Fremdfirmenmitarbeiter müssen daher ausreichende Deutschkenntnisse besitzen, um den Inhalten folgen zu können. Falls dies nicht der Fall ist, hat die Fremdfirma für eine Übersetzung zu sorgen (z.B. durch einen übersetzenden Kollegen oder bereitgestellte Unterweisungsmaterialien in anderen Sprachen). In jedem Fall muss sichergestellt sein, dass Sprachbarrieren die Sicherheit nicht beeinträchtigen – im Zweifelsfall ist der Einsatz nicht deutschsprachiger Personen nur unter Begleitung eines deutschsprachigen Verantwortlichen zulässig.

Durch dieses gestufte Unterweisungskonzept wird gewährleistet, dass alle externen Kräfte vor Aufnahme ihrer Tätigkeit umfassend über die Sicherheits- und Verhaltensregeln informiert sind. Das schützt sowohl die Fremdfirmenbeschäftigten selbst als auch unsere eigenen Mitarbeiter und die Anlagensicherheit.

Ein geregeltes Zutritts- und Ausweismanagement stellt sicher, dass nur berechtigte und vorbereitete Personen das Werksgelände betreten. Daher haben wir ein mehrstufiges System aus Vorabanmeldung, Zugangskontrolle und Ausweisausgabe etabliert.

Jeder geplante Einsatz von Fremdfirmen muss im Voraus über das Fremdfirmenportal angemeldet werden. Im Portal erfolgt für jeden Mitarbeiter der Fremdfirma eine digitale Besuchs- bzw. Arbeitsanmeldung mit Angaben zum geplanten Zeitraum des Aufenthalts, zum Einsatzort (Werk/Anlagenteil) und zum verantwortlichen Ansprechpartner im Werk (Auftraggeberseitig). Diese Voranmeldung ist spätestens bis zu einem definierten Stichtag vor dem Einsatz (z.B. 2-3 Werktage vorher) einzupflegen, damit der Werkschutz die Zugangsberechtigungen einplanen kann. Spontanes Erscheinen ohne Voranmeldung ist nicht zulässig und führt in der Regel zur Zurückweisung am Werkstor.

Nach erfolgreicher Registrierung und Prüfung aller Unterlagen (siehe vorherige Kapitel) erhält der Fremdfirmenmitarbeiter eine Zutrittsfreigabe. Diese kann in Form einer Bestätigung im Portal oder per E-Mail erfolgen, oft verbunden mit einem QR-Code oder einer Registrierungsnummer. Diese Freigabe berechtigt jedoch noch nicht allein zum Zutritt – vor Ort muss der Identitäts- und Dokumentencheck abgeschlossen werden.

Bei der Ankunft am Werk meldet sich der Fremdfirmenmitarbeiter beim Empfang bzw. Werkstor (oder nutzt einen Self-Service-Check-in-Terminal, falls vorhanden, siehe unten). Er muss ein gültiges Ausweisdokument (Personalausweis oder Reisepass) vorzeigen. Der Werkschutz vergleicht die Personendaten mit der Vorabanmeldung im System. Nur Personen, die vorgängig im Portal angemeldet und freigegeben wurden, erhalten Zutritt.

Nach erfolgreicher Identitätsprüfung wird ein Werksausweis erstellt. Dieser Ausweis kann je nach System ein personalisierter RFID-Chipkarte oder ein gedruckter Tagesbesucherausweis mit Foto sein. Der Ausweis enthält in der Regel Name, Firmenname, Gültigkeitsdauer und einen Kennzeichnungscode (z.B. farbliche Markierung) für die Zugangsbereiche. Der Werksausweis ist nicht übertragbar und stets gut sichtbar an der Kleidung zu tragen.

Falls das Werk über einen Self-Service-Check-in verfügt, kann der Fremdfirmenmitarbeiter alternativ einen speziellen Terminal nutzen: Dort scannt er z.B. den zuvor erhaltenen QR-Code oder gibt seine Registrierungsnummer ein, worauf der Automat die Identität überprüft (teils durch Kamera und Abgleich mit hinterlegtem Foto) und den Ausweis automatisch ausdruckt. Dieser Prozess beschleunigt den Einlass, setzt aber voraus, dass alle Daten vorab im System vorhanden und gültig sind. Ein Mitarbeiter des Werkschutzes überwacht die Selbstanmeldung und greift bei Unstimmigkeiten ein.

Der Zutritt zum Werk ist nur innerhalb der genehmigten Zeitfenster gestattet. Für jede Fremdfirmenanmeldung wird ein Zeitprofil hinterlegt, das z.B. das Datum und die täglichen Uhrzeiten umfasst, in denen Zugang erlaubt ist. Außerhalb dieser freigegebenen Zeiten wird der Ausweis vom elektronischen System nicht akzeptiert (Sicherheitsdrehsperre oder Schranke öffnet nicht). So wird verhindert, dass Fremdfirmen unautorisiert zu frühen, späten oder falschen Zeiten auf dem Gelände sind.

Möchte eine Fremdfirma ausnahmsweise außerhalb der regulären Arbeitszeiten (z.B. Nachtschicht oder am Wochenende) arbeiten, ist dafür rechtzeitig eine Sondergenehmigung über den Auftraggeber einzuholen. Der Werkschutz stellt dann ein angepasstes Zeitprofil ein. Ohne diese Genehmigung führen Versuche des Zutritts außerhalb der Standardzeit zu Alarm beim Werkschutz und der Zutritt wird verweigert.

Zugleich sind Zutrittsbereiche festgelegt: Der Ausweis wird so konfiguriert, dass er nur für die für den Auftrag relevanten Werksteile gültig ist. Beispielsweise kann der Zugang auf bestimmte Gebäude oder Anlagen beschränkt sein. Versucht der Fremdfirmenmitarbeiter, andere Bereiche zu betreten, bleibt der Zugang verwehrt. Auf diese Weise bleiben sicherheitskritische Zonen (Hochsicherheitsbereiche, siehe eigenes Kapitel) geschützt und Fremdpersonen bewegen sich nur in den Bereichen, in denen sie tätig werden dürfen.

Fremdfirmenmitarbeiter müssen ihren Werksausweis ständig bei sich tragen und auf Verlangen vorzeigen. Bei Verlust des Ausweises ist sofort der Werkschutz zu informieren, damit der verlorene Ausweis gesperrt wird und missbräuchlicher Gebrauch ausgeschlossen ist. Ein Ersatzausweis wird nach erneuter Legitimation ausgestellt.

Der Werksausweis ist grundsätzlich nur für den jeweiligen Einsatzzeitraum gültig. Bei Beendigung der Arbeiten oder am Ende des genehmigten Zutrittzeitraums (spätestens Tagesende) muss sich der Fremdfirmenmitarbeiter ordnungsgemäß austragen (Check-out) und den Ausweis zurückgeben bzw. am Terminal abmelden. Dauerausweise für Fremdfirmen (z.B. bei langfristigen Projekten oder regelmäßigen Einsätzen) sind mit einem festen Ablaufdatum versehen und werden nur bei nachgewiesener Aktualität aller Unterweisungen und Dokumente verlängert.

Die Zutritts- und Ausweismanagementprozesse gewährleisten somit, dass nur autorisierte, instruierte und zugelassene Personen sich im Werk aufhalten. Sie schaffen Transparenz darüber, wer sich wann und wo im Werk befindet, was sowohl für die Sicherheit (insbesondere im Notfall) als auch für nachgelagerte Prozesse wie die Leistungsabrechnung relevant ist.

Eine lückenlose Anwesenheitskontrolle aller Fremdfirmen auf dem Gelände ist aus Sicherheits- und Verwaltungsgründen unerlässlich. Daher wird die Anwesenheit elektronisch erfasst, in der Regel durch das Zutrittssystem. Jedes Betreten und Verlassen des Geländes mittels Werksausweis wird vom System mit Zeitstempel protokolliert. So entsteht ein transparentes Bild, welche externen Personen sich zu welchem Zeitpunkt im Werk aufhalten.

• Echtzeit-Anwesenheitsliste: Die Werkschutzleitstelle kann zu jeder Zeit eine aktuelle Anwesenheitsliste aller Fremdfirmenmitarbeiter abrufen. Diese listet Name, Firma, eingeloggte Uhrzeit und ggf. Aufenthaltsbereich auf. Sie dient im Alltag vor allem der Orientierung und Kontrolle, ob Unbefugte anwesend sind oder ob z.B. ein Fremdfirmenmitarbeiter nach Arbeitsschluss noch immer auf dem Gelände ist (was auf Versäumnis beim Ausloggen oder ein Problem hindeuten könnte).

• Pflicht zum Ein- und Ausloggen: Fremdfirmenmitarbeiter sind angehalten, sich bei jedem Verlassen des Werks – sei es am Tagesende, in einer Arbeitspause außerhalb des Geländes oder bei Fahrten zwischen verschiedenen Werkstandorten – ordnungsgemäß aus dem System auszuloggen (z.B. durch Durchziehen des Ausweises am Lesegerät beim Ausgang). Unterbleibt dies, wird die Person weiterhin als anwesend geführt, was im Notfall zu gefährlichen Fehlinformationen führt. Bleibt jemand im System als anwesend registriert, obwohl er das Gelände bereits verlassen hat, kann der Werkschutz nach einer definierten Karenzzeit Nachforschungen einleiten (bis hin zum Versuch, die Person telefonisch zu erreichen), um sicherzustellen, dass sich niemand unbemerkt im Werk befindet.

• Zeitnachweise für Abrechnung: Die elektronisch erfassten Anwesenheitszeiten dienen zugleich als Arbeitszeitnachweis für die Abrechnung der erbrachten Leistungen. Das Unternehmen behält sich vor, die Stundenaufstellungen in den Rechnungen der Fremdfirma mit den Zutrittszeiten abzugleichen (Rechnungsprüfung gegen Zeitnachweise). Differenzen zwischen gemeldeten Arbeitsstunden und den Zutrittsdaten müssen plausibel erklärt werden (etwa durch Pausen außerhalb des Werks oder Arbeiten an einem anderen Standort) oder werden entsprechend gekürzt. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass nur tatsächlich geleistete und im vorgegebenen Rahmen erbrachte Arbeitsstunden vergütet werden. Fremdfirmen sollten daher darauf achten, dass ihre Mitarbeiter präzise ein- und ausstempeln und auch Pausenzeiten im Rahmen der Vereinbarungen halten.

• Zeiterfassung bei besonderer Arbeitszeit: Falls keine elektronische Erfassung möglich ist (z.B. bei Arbeiten an entlegenen Stellen ohne Terminals oder wenn das elektronische System ausfällt), ist alternativ ein manueller Zeitnachweis zu führen. In solchen Fällen muss der Fremdfirmenmitarbeiter seine Ankunft und seinen Weggang unverzüglich beim Verantwortlichen vor Ort melden und z.B. in ein Besucherbuch eintragen oder einen handschriftlichen Schein von der Aufsicht unterschreiben lassen. Diese manuellen Aufzeichnungen sind der Abrechnung ebenso beizufügen. Das elektronische System ist jedoch der Standard und manuelle Verfahren bleiben die Ausnahme.

Die Anwesenheitskontrolle unterstützt nicht nur die Sicherheit (Wer ist im Notfall wo?), sondern liefert auch wichtige Daten für die Leistungsbewertung und -abrechnung. Sie stellt eine transparente und faire Grundlage dar, auf die sowohl das Unternehmen als auch die Fremdfirma zugreifen können. Dabei werden die datenschutzrechtlichen Vorgaben gewahrt – Auswertungen erfolgen nur zu legitimen Zwecken (Sicherheit, Abrechnung) und personenbezogene Zeitdaten werden nach Abschluss des Einsatzes und Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht oder anonymisiert.

Im Gefahren- oder Notfall (z.B. Betriebsunfall, Brandalarm, Gasaustritt) gelten für Fremdfirmenmitarbeiter dieselben Notfallverfahren wie für eigene Beschäftigte. Eine klare Regelung des Evakuierungsmanagements und der Anwesenheitskontrolle in Notfallsituationen stellt sicher, dass alle Personen im Werk geschützt und geborgen werden können.

• Alarmierung und Reaktion: Fremdfirmenmitarbeiter müssen mit den im Werk üblichen Alarmsignalen vertraut sein (z.B. Sirenentöne, Durchsagen, optische Signalgeber). Diese Informationen werden bereits in der Sicherheitsunterweisung vermittelt. Im Ereignisfall gilt: Arbeiten sofort einstellen, Maschinen und Werkzeuge in einen sicheren Zustand versetzen (sofern dies ohne Verzögerung möglich ist) und unverzüglich den Arbeitsbereich verlassen. Persönliche Gegenstände sollen zurückgelassen werden, um keine Zeit zu verlieren. Jedem Fremdfirmenmitarbeiter wird dringend geraten, sich stets einzuprägen, wo sich die nächsten Notausgänge und die nächstgelegenen Sammelplätze befinden.

• Fluchtwege und Sammelstellen: Das Werksgelände verfügt über deutlich markierte Fluchtwege und festgelegte Sammelstellen für Evakuierungen. Fremdfirmen haben sich an die ausgeschilderten Wege zu halten. Sie sollten den kürzesten sicheren Weg zur jeweiligen Sammelstelle im Voraus kennen (Informationen hierüber werden bei der Unterweisung bereitgestellt und sind auf Aushangplänen ersichtlich). Nach Auslösen eines Evakuierungsalarms begibt sich jede externe Arbeitskraft unverzüglich zur Sammelstelle, die für ihren Arbeitsbereich vorgesehen ist. Dort melden sie sich bei der Sammelstellen-Leitung oder dem verantwortlichen Sammelstellen-Koordinator.

• Anwesenheitskontrolle im Notfall: Der Werkschutz bzw. die Notfallleitung nutzt die zuvor erwähnten Anwesenheitslisten, um im Evakuierungsfall zu prüfen, welche Fremdfirmenmitarbeiter laut System auf dem Gelände sein müssten. Diese werden namentlich an den Sammelstellen ausgerufen oder durch die anwesenden Vorgesetzten der Fremdfirma identifiziert. Jeder Fremdfirmenverantwortliche (Team-/Gruppenleiter) sollte daher im Ernstfall seine anwesenden Mitarbeiter überprüfen und dem Sammelstellen-Koordinator Rückmeldung geben, ob alle aus seiner Gruppe anwesend sind oder wer ggf. vermisst wird. Die elektronische Zutrittskontrolle unterstützt diese Überprüfung, ersetzt aber nicht die physische Meldung – insbesondere da möglicherweise jemand zwar eingeloggt, aber vorübergehend nicht auffindbar ist oder sich bei Ausfall des Systems die Liste als letzte bekannte Information erweist.

• Such- und Rettungsmaßnahmen: Sollten Personen (egal ob eigene Mitarbeiter oder Fremdfirmen) vermisst werden, werden umgehend Such- und Rettungsmaßnahmen durch die Feuerwehr, Werksschutz oder andere Notfallkräfte eingeleitet. Fremdfirmenmitarbeiter dürfen keinesfalls eigenmächtig in evakuierte Bereiche zurückkehren, um z.B. nach Kollegen zu suchen – das ist ausschließlich den ausgebildeten Rettungskräften vorbehalten. Die Fremdfirma stellt nach Möglichkeit jemanden bereit, der den Rettungskräften Auskunft über mögliche Aufenthaltsorte oder besondere Risiken (z.B. Kenntnis: Person war zuletzt in einem Behälter) geben kann.

• Erste Hilfe und Notfallmeldungen: In jedem Notfall gilt: Sicherheit geht vor. Fremdfirmenmitarbeiter sind angewiesen, Unfälle oder gefährliche Situationen sofort zu melden – entweder über die interne Notfallnummer des Werks (wird bei Unterweisung bekannt gegeben) oder durch Alarmierung der nächstgelegenen Stelle (z.B. Feuermelder drücken, direkte Meldung an Werkschutz). Bei Arbeitsunfällen eines Fremdfirmenmitarbeiters leistet der betriebliche Rettungsdienst bzw. Ersthelfer vor Ort Hilfe. Fremdfirmen haben Unfälle ihrer Mitarbeiter zusätzlich unverzüglich ihrem eigenen Unternehmen und der Berufsgenossenschaft zu melden. Eine enge Abstimmung zwischen dem Unternehmen und der Fremdfirma erfolgt zur Unfalluntersuchung und -dokumentation.

• Notfallübungen: Fremdfirmen, die längerfristig auf dem Gelände tätig sind, werden in die regelmäßigen Notfall- und Evakuierungsübungen einbezogen. Sie sind verpflichtet, sich an Räumungsübungen zu beteiligen und die Anweisungen dabei genauso zu befolgen wie im Echtfall. So wird geprüft, ob die Evakuierungsabläufe funktionieren und allen Beteiligten bekannt sind. Sollte ein Fremdfirmenmitarbeiter die Teilnahme an einer Übung versäumen (z.B. weil er das Szenario nicht ernst nahm oder das Signal ignorierte), wird dies als Verstoß gegen die Verhaltensregeln gewertet.

Durch diese Maßnahmen wird sichergestellt, dass im Ernstfall jeder Fremdfirmenmitarbeiter ebenso geschützt wird wie eigene Mitarbeiter und niemand unberücksichtigt bleibt. Die enge Verzahnung von Anwesenheitskontrolle und Evakuierungsmanagement garantiert, dass wir jederzeit wissen, wer sich auf dem Gelände befindet und Hilfe benötigen könnte.

Neben regulären Fremdfirmen, die Aufträge abwickeln, betreten auch Besucher, Lieferanten, LKW-Fahrer und weitere Dienstleister unser Werksgelände. Für diese Personengruppen gelten angepasste Verfahren, da sie sich oft kürzer im Werk aufhalten oder andere Zwecke verfolgen. Dennoch müssen auch sie sich an bestimmte Sicherheitsvorgaben halten, um den Betriebsablauf und die Sicherheit nicht zu gefährden.

Besucher wie Kunden, Auditoren, Bewerber oder sonstige Gäste, die zu Meetings, Besichtigungen oder kurzen Terminen ins Werk kommen, werden normalerweise vom Empfang personalisiert erfasst. Jeder Besucher muss vorab vom internen Mitarbeiter (Gastgeber) angemeldet werden – idealerweise ebenfalls über das Fremdfirmenportal oder ein Besucher-Anmeldesystem, in dem Name, Firma, Besuchsgrund und verantwortlicher Ansprechpartner hinterlegt werden.

Am Empfang erhält der Besucher einen Besucherausweis. Dieser ist zeitlich datiert (gültig nur am Besuchstag) und berechtigt meist nur zum Zugang zu Verwaltungsgebäuden oder definierten Zonen. Besucher dürfen sich niemals unbegleitet in Produktions- oder Anlagenbereichen aufhalten. Der interne Gastgeber oder ein von ihm beauftragter Mitarbeiter muss den Besucher ständig begleiten, sofern dieser Bereiche betritt, die nicht allgemein zugänglich sind.

Vor dem Betreten von Produktionsbereichen erhalten Besucher eine Kurzunterweisung über Verhaltensregeln und Gefahren. Häufig unterschreibt der Besucher eine Erklärung, die Hausordnung zur Kenntnis genommen zu haben. Die Unterweisung beinhaltet z.B. das Verbot, Anlagen ohne Erlaubnis zu berühren, die Pflicht, ggf. bereitgestellte PSA (wie Schutzbrille, Helm) zu tragen, Hinweise zum Verhalten im Notfall und dass den Weisungen des Begleiters Folge zu leisten ist. Für reine Besuche in Bürobereichen kann diese Unterweisung entfallen oder sehr knapp ausfallen; betritt der Besucher aber z.B. eine Produktionhalle, wird ihm zumindest ein Helm und Gehörschutz gegeben mit kurzer Einweisung in deren Gebrauch.

Besucher sind verpflichtet, weiträumig Sicherheitsabstände einzuhalten und dürfen z.B. Maschinen oder Gefahrstofflager nur aus sicherer Distanz besichtigen. Fotografieren ist meist nur mit ausdrücklicher Genehmigung erlaubt und ggf. begleitet (Stichwort Schutz von Betriebsgeheimnissen und Sicherheitseinrichtungen). Auch Besucher unterliegen dem Evakuierungsplan: der begleitende Mitarbeiter muss im Alarmfall dafür sorgen, dass der Besucher mit ihm zusammen das Gebäude verlässt und zur Sammelstelle geht.

Beim Verlassen des Werks gibt der Besucher seinen Ausweis am Empfang ab, sodass die Anwesenheitsregistrierung beendet wird. Der interne Gastgeber achtet darauf, dass sich kein Besucher unbeaufsichtigt zurücklässt.

LKW-Fahrer und Lieferanten, die Material anliefern oder Produkte abholen, stellen eine besondere Gruppe dar, da ihr Aufenthalt in der Regel auf das Entladen/Beladen und kurze Wartezeiten beschränkt ist.

• Anmeldung am Werkstor: Jeder Fahrer meldet sich mit seinem Frachtpapier beim Werkschutz oder der Wareneingangskontrolle. Dort wird ihm ein temporärer Ausweis oder Fahrergästeschein ausgestellt, der meistens nur den Zutritt zum Ladebereich erlaubt. Der Fahrer bleibt in der Regel in der Nähe seines Fahrzeugs und betritt keine Produktionseinrichtungen ohne Begleitung.

• Sicherheitsanweisung für Fahrer: Viele Werke haben Sicherheitsmerkblätter für LKW-Fahrer, die bei der Anmeldung ausgehändigt werden (oft mehrsprachig). Darin stehen die wichtigsten Regeln: z.B. Schrittgeschwindigkeit auf dem Betriebsgelände, Anschnallpflicht, Fahrtrouten zum Abladeort, Rauchverbot, Motor abstellen beim Be- und Entladen, Aufenthalt im ausgeschilderten Wartebereich, Tragen von Warnweste und ggf. Helm beim Verlassen des Fahrerhauses, Verbot des Besteigens von Staplern etc. Der Fahrer bestätigt mit Unterschrift, diese Hinweise erhalten und verstanden zu haben.

• Begleitung und Durchführung der Beladung: An der Laderampe oder dem Entladeort übernimmt ein zuständiger Lagermitarbeiter oder Staplerfahrer. Die Kommunikation zwischen Fahrer und unseren Mitarbeitern soll geordnet verlaufen (wenn nötig in einer gemeinsamen Sprache oder mittels vorab definierter Handzeichen bei Rangiereinweisungen). Der Fahrer hat den Anweisungen des Lagerpersonals Folge zu leisten, z.B. LKW positionieren, Feststellbremse ziehen, ggf. Unterlegkeile setzen. Während des Beladens soll sich der Fahrer entweder im Fahrerhaus oder im dafür vorgesehenen Wartebereich aufhalten – auf keinen Fall direkt hinter dem Fahrzeug oder im Gefahrenbereich der Flurförderzeuge.

• Zutrittbeschränkung: LKW-Fahrer dürfen ausschließlich die für Lieferanten vorgesehenen Wege benutzen (meistens direkt von der Einfahrt zur Laderampe und zurück). Der Besuch anderer Anlagenteile ist untersagt. Toiletten und Waschräume stehen an definierten Stellen (z.B. Pförtnergebäude) zur Verfügung; die Nutzung von Kantinen o.ä. kann je nach Werk gestattet oder untersagt sein.

• Zeitmanagement: Lieferanten sollen pünktlich zu ihrem Zeitfenster erscheinen und das Gelände nach Abschluss des Geschäfts unverzüglich wieder verlassen. Unnötige Aufenthalte werden aus Sicherheitsgründen nicht gestattet. Nach dem Verladen meldet sich der Fahrer ggf. noch einmal beim Warenausgang oder Werkschutz ab, gibt seinen Gästeschein zurück und erhält die Ausfahrtfreigabe.

Auch Fahrer werden im Notfall nicht vergessen: Sollte z.B. während des Beladevorgangs ein Alarm ertönen, müssen sie das Fahrzeug sicher abbremsen/abstellen und sich zur nächstgelegenen Sammelstelle begeben oder den Anweisungen des Personals folgen. Sie zählen dann wie Besucher zu den externen Personen, die vom Werkschutz erfasst und betreut werden.

Unter Dienstleistern im weiteren Sinne verstehen wir hier externe Fachkräfte, die für kleine, spezifische Aufgaben ins Werk kommen, oft in Begleitung oder auf Anforderung – beispielsweise Techniker für die Wartung einzelner Geräte, Kalibrierer, externe Gutachter, Reinigungsfirmen, Kantinenpersonal, etc.

• Registrierung und Unterweisung: Auch Dienstleister müssen im Fremdfirmenportal registriert sein, sofern sie nicht als Besucher gelten. In der Praxis werden regelmäßige Dienstleister (z.B. das Unternehmen, das wöchentlich die Krananlagen wartet) ebenso behandelt wie andere Fremdfirmen und durchlaufen die gleichen Unterweisungen und Zugangsregelungen. Bei sehr kurzfristigen, einmaligen Einsätzen kann in Abstimmung mit dem Sicherheitswesen ein verkürztes Verfahren angewendet werden – etwa wenn eine externe Fachperson für eine einstündige Begutachtung ins Werk kommt. In solchen Fällen wird oft ein interner Betreuer abgestellt, der die Person begleitet, und die Sicherheitsunterweisung erfolgt ad hoc mündlich und gezielt auf den kleinen Bereich bezogen. Die Grundregeln (Helm, Sicherheitsschuhe, Notfallverhalten etc.) gelten aber selbstverständlich trotzdem.

• Begleitung in sensiblen Bereichen: Externe Dienstleister, die Arbeiten in sicherheitskritischen Zonen vornehmen (z.B. Wartung in einem elektrischen Schaltraum, Reinigung in einem Labor), werden nach Möglichkeit ständig von einem fachkundigen internen Mitarbeiter beaufsichtigt oder begleitet. Dies dient sowohl der Sicherheit (schnelles Eingreifen bei Abweichungen) als auch dem Schutz vor unbeabsichtigten Regelverstößen (z.B. könnte ein ortsunkundiger Techniker unabsichtlich eine falsche Leitung berühren – der interne Begleiter verhindert dies).

• Einhaltung der Hausordnung: Auch Dienstleister müssen sich an die Hygiene- und Verhaltensregeln (siehe nächstes Kapitel) halten. Gerade Reinigungs- oder Kantinenpersonal haben zusätzlich spezifische Hygienevorschriften (z.B. Lebensmittelhygiene, falls relevant) zu beachten. Hierfür gibt es oft separate Schulungen, die vor Einsatzstart nachzuweisen sind.

• Werkzeuge und Materialien: Externe Servicetechniker bringen oft eigene Werkzeuge oder Ersatzteile mit. Diese sind am Empfang anzugeben, insbesondere wenn es gefährliche Gegenstände oder Stoffe sind (z.B. mitgebrachte Chemikalien zur Kalibrierung). Das Sicherheitspersonal entscheidet, ob zusätzliche Maßnahmen nötig sind (wie Begleitung durch Gefahrstoffbeauftragten, Feuerlöscher-Bereitstellung bei Brenner-Arbeiten etc.).

Im Umgang mit all diesen Personengruppen gilt stets der Grundsatz: So viel Sicherheit wie nötig, so wenig Bürokratie wie möglich. Das heißt, die Verfahren werden an das Risiko und die Dauer des Aufenthalts angepasst, ohne die grundlegende Sicherheit zu kompromittieren. Alle Externen – ob Besucher, Fahrer oder Dienstleister – sollen einen positiven Eindruck von unserem Werk erhalten, wobei ihnen gleichzeitig klar vermittelt wird, dass Sicherheit und Ordnung oberste Priorität haben.

Auf dem gesamten Werksgelände gelten einheitliche Hygiene- und Verhaltensregeln, die von jedem – seien es eigene Mitarbeiter, Fremdfirmen oder Besucher – strikt einzuhalten sind. Diese Regeln dienen dazu, einen ordentlichen, sicheren und respektvollen Betriebsablauf zu gewährleisten. Fremdfirmen sind verpflichtet, ihre Mitarbeiter über diese Verhaltensanforderungen zu informieren und deren Einhaltung durchzusetzen.

• Weisungsbefolgung: Den Anweisungen des Auftragsgebers, seiner Vertretungen (z.B. Anlagenbediener, Sicherheitsfachkräfte) und dem Werkschutz ist stets Folge zu leisten. Dies betrifft insbesondere Sicherheitsanweisungen und betriebliche Abläufe. Diskussionen über Anordnungen sollen – sofern nötig – erst nach Befolgung der akuten Weisung in einem ruhigen Rahmen geführt werden.

• Hausordnung und Verbote: Das Betriebsgelände unterliegt einer Hausordnung, die u.a. folgende Verbote umfasst: Alkohol- und Drogenverbot, Rauchverbot (ausgenommen ausgewiesene Raucherzonen), Fotografier- und Filmverbot (ohne Genehmigung), sowie das Verbot, Waffen oder andere gefährliche Gegenstände mitzuführen. Zuwiderhandlungen werden konsequent geahndet. Personen, die erkennbar unter Alkohol- oder Drogeneinfluss stehen, wird der Zutritt verwehrt bzw. sie werden vom Gelände verwiesen. Auch das Konsumieren von Alkohol in Pausen ist untersagt.

• Zutritt auf festgelegte Bereiche beschränken: Fremdfirmenmitarbeiter dürfen sich nur in den Bereichen aufhalten, die für die Ausführung ihres Auftrags notwendig sind. Das Betreten anderer Gebäude oder Anlagenteile ist untersagt. Insbesondere das Betreten von Betriebsbereichen, die als gesperrt oder nur für autorisiertes Personal gekennzeichnet sind, ist verboten (siehe Hochsicherheitsbereiche). Bei Unklarheiten, welcher Bereich betreten werden darf, ist vorab Rücksprache mit dem Ansprechpartner zu halten.

• Sauberkeit und Ordnung: Jeder hat an seinem Arbeitsplatz und generell auf dem Gelände für Sauberkeit und Ordnung zu sorgen. Arbeitsplätze sind während und nach Beendigung der Arbeiten sauber zu halten bzw. zu hinterlassen. Abfälle sind in geeigneten Behältern zu entsorgen; gefährliche Abfälle (z.B. ölgetränkte Lappen, Chemikalienreste) müssen nach den im Werk geltenden Vorschriften entsorgt werden (siehe Umweltschutz). Materialien und Werkzeug dürfen keine Verkehrswege versperren oder Stolperfallen bilden. Kabel und Schläuche sind geordnet zu führen (z.B. mittels Kabelbrücken oder Aufhängungen, wo erforderlich).

• Kommunikation und Verhalten: Ein respektvoller Umgangston wird vorausgesetzt. Konflikte sind friedlich und professionell zu lösen. Belästigungen, Diskriminierungen oder aggressives Verhalten gegenüber irgendwem auf dem Gelände werden nicht toleriert. Zudem ist es wichtig, aufmerksam zu sein: Jeder sollte auf Gefahren oder Unregelmäßigkeiten achten (z.B. Leckagen, offene Feuer, unbefugte Personen) und diese umgehend melden.

Auf dem Werksgelände besteht je nach Bereich eine Pflicht zum Tragen persönlicher Schutzausrüstung (PSA). Die Mindestanforderung in Produktions- und Wartungsbereichen beinhaltet in der Regel: Sicherheitsschuhe, Arbeitskleidung (lange Hose, langärmelig), Schutzhelm und Warnweste. Zusätzlich können Schutzbrille und Gehörschutz vorgeschrieben sein, sofern mechanische oder akustische Gefahren vorliegen. Bereiche mit besonderen Gefahren können weitere PSA erfordern, z.B. Chemikalienschutzhandschuhe, Atemschutz, Auffanggurte bei Arbeiten in Höhe etc.

Fremdfirmen sind dafür verantwortlich, dass ihre Mitarbeiter eigene PSA in vorschriftsgemäßem Zustand mitbringen und benutzen. Die PSA muss den geltenden Normen (CE-Kennzeichnung, EN-Normen) entsprechen und für die jeweilige Tätigkeit geeignet sein. Beispielsweise müssen Helm und Schuhe der richtigen Schutzklasse entsprechen (mind. S3-Sicherheitsschuhe, Industrieschutzhelm nach EN 397, etc.).

Die Bereichsschilderung am Werk informiert in Piktogrammen über die geforderte PSA (z.B. Schild "Helm, Brille, Gehörschutz tragen"). Diese Vorgaben sind unbedingt umzusetzen. Wer ohne erforderliche PSA angetroffen wird, kann von der Arbeit ausgeschlossen werden, bis die Ausrüstung angelegt ist. Falls eine Fremdfirmenkraft benötigte PSA vergessen hat, kann in Einzelfällen durch den Ansprechpartner Ersatz gestellt werden (z.B. Besucherhelm, Gehörschutzstöpsel) – ein Anspruch darauf besteht jedoch nicht, da die Verantwortung beim Arbeitgeber der Fremdfirma liegt.

PSA ist durchgehend und korrekt zu tragen, d.h. der Helm muss geschlossen sitzen, die Warnweste über der Kleidung sichtbar sein, Schutzbrillen dürfen nicht hochgeschoben werden etc., solange man sich im Bereich mit PSA-Pflicht befindet. Erst wenn man in einen "weißen" (sicherheitsfreien) Bereich wie Büros oder Kantinen wechselt, darf die PSA abgelegt werden, sofern dies dort erlaubt ist.

Das Unternehmen legt großen Wert auf Hygiene am Arbeitsplatz, sowohl zur Qualitätssicherung (etwa in sensiblen Produktionsprozessen) als auch zum Gesundheitsschutz aller Anwesenden.

• Körperhygiene und Auftreten: Fremdfirmenmitarbeiter haben gepflegt und in sauberer, zweckmäßiger Arbeitskleidung zur Arbeit zu erscheinen. Verunreinigte Kleidung, die z.B. von einem vorherigen Einsatz mit Öl oder Chemikalien verschmutzt ist, sollte vor Betreten des Werks gewechselt werden, um Kontamination zu vermeiden. In bestimmten Bereichen (Lebensmittelproduktion, Reinräume etc.) wird spezielle Schutzkleidung vom Betrieb gestellt, wie Überzüge, Haarnetze oder ähnliche – deren korrekte Nutzung ist verpflichtend.

• Händehygiene: Vor Pausen, vor dem Essen und nach Arbeiten mit Chemikalien oder Schmutz sind die Hände gründlich zu reinigen (Waschgelegenheiten stehen in Sanitärräumen zur Verfügung). Sollte es infektiöse Lagen geben (z.B. während einer Grippewelle oder Pandemie), können zusätzliche Maßnahmen wie Desinfektion oder Abstandsregeln in Kraft gesetzt werden, über die alle informiert werden.

• Kantine und Gemeinschaftsräume: In Gemeinschaftseinrichtungen wie Kantine oder Raucherecke gelten ebenfalls Verhaltensnormen: Jacken und schmutzige Arbeitskleidung sind ggf. abzulegen oder zu reinigen, bevor man Speiseräume betritt, um Verschmutzungen zu vermeiden. Essensreste sind zu entsorgen, benutztes Geschirr ordnungsgemäß zurückzustellen. Es ist untersagt, Lebensmittel oder Getränke in Produktionsbereiche mitzunehmen (Gefahr der Verunreinigung von Produkten/Anlagen).

• Umgang mit Krankheit: Sollte ein Fremdfirmenmitarbeiter an einer ansteckenden Krankheit leiden (starkes Fieber, Durchfall, COVID-19-Symptome o.ä.), ist aus Rücksicht auf alle Beteiligten von einem Einsatz abzusehen. Der Fremdfirmen-Arbeitgeber hat in solch einem Fall für Ersatz zu sorgen. Mitarbeiter mit leichterer Erkältung haben beim Niesen/Husten die Etikette einzuhalten (in Ellenbeuge, abgewandt von Personen oder Produkten) und ggf. einen Mund-Nasen-Schutz zu tragen, falls vom Werksarzt empfohlen.

• Verkehrssicherheit auf dem Gelände: Das Werksgelände verfügt über interne Verkehrswege. Die Straßenverkehrsordnung gilt analog, ergänzt durch spezifische Werksvorschriften: Höchstgeschwindigkeit (meist 10-20 km/h), generelle Vorfahrtregel (z.B. Schienenverkehr oder Fußgänger haben Vorrang), Parken nur auf zugewiesenen Flächen. Fremdfirmenfahrzeuge müssen an der Pforte gemeldet werden und erhalten ggf. eine Parkerlaubnis. Unbefugtes Befahren von Produktionsbereichen ist untersagt. Beim Aussteigen in Ladezonen ist Warnkleidung zu tragen.

• Elektronische Geräte: Die Nutzung privater elektronischer Geräte (Handys, Tablets, Musikplayer) ist in Produktions- und Gefahrbereichen untersagt oder eingeschränkt. Einerseits besteht Ablenkungsgefahr, andererseits können solche Geräte in explosionsgefährdeten Bereichen Zündquellen darstellen. Fotos und Videos sind – wie erwähnt – nur mit Genehmigung erlaubt. Dienstliche Geräte, die für die Arbeit nötig sind (z.B. Prüfgeräte, Laptops zur Maschinenwartung), dürfen eingesetzt werden, müssen aber zuvor auf Eignung geprüft sein (ggf. EX-Schutz, EMV).

• Melden von Vorfällen: Jedes sicherheitsrelevante Ereignis (Beinahe-Unfall, Sachschaden, beobachtete Unsicherheit) ist offen anzusprechen und dem Ansprechpartner oder der Sicherheitsfachkraft zu melden. Nur so können wir gemeinsam aus Beinahe-Vorfällen lernen und echte Unfälle verhindern. Hier wird keine Schuldzuweisung, sondern proaktive Gefahrenabwehr betrieben – Meldende von Gefährdungen werden nicht benachteiligt, im Gegenteil ermutigt.

Zusammenfassend sollen Fremdfirmenmitarbeiter sich so verhalten, als wären sie Teil der Belegschaft: sorgfältig, sicherheitsbewusst, hygienisch und respektvoll. Die oben genannten Regeln gewährleisten einen geordneten Betriebsablauf und minimieren Risiken für Mensch und Anlage.

Unser Unternehmen erwartet von Fremdfirmen ein höchstes Maß an Arbeitssicherheit und Umweltschutz. Fremdfirmen tragen für ihre Beschäftigten die Arbeitgeberverantwortung und haben alle einschlägigen Arbeitsschutzvorschriften einzuhalten. Gleichzeitig müssen sie sich in das bestehende Sicherheits- und Umweltmanagement des Werks integrieren. Nachfolgend werden die zentralen Anforderungen an Fremdfirmen in Bezug auf Arbeitsschutz und Umweltschutz dargelegt.

• Gefährdungsbeurteilung und Arbeitsvorbereitung: Jede Fremdfirma ist verpflichtet, vor Aufnahme der Arbeiten eine Gefährdungsbeurteilung für die geplanten Tätigkeiten vorzunehmen. Darin sind alle mit der Arbeit verbundenen Gefahren für Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer zu ermitteln und geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen. Diese Gefährdungsbeurteilung ist mit dem Auftraggeber bzw. dem Fremdfirmenkoordinator abzustimmen, damit sie konsistent mit der Beurteilung des Werks für den Arbeitsplatz ist. Insbesondere bei nicht-routinemäßigen Arbeiten (Reparaturen, Montage, Öffnen von Apparaten, etc.) muss im Vorfeld zwischen Betrieb und Fremdfirma geklärt werden, welche Gefährdungen bestehen (z.B. heiße Oberflächen, Restenergien, Absturzgefahren) und wer welche Schutzmaßnahmen umsetzt.

• Arbeitsgenehmigung (Permit-to-Work): Für gefährliche oder eingriffsintensive Arbeiten setzt unser Werk ein Arbeitsfreigabeverfahren ein. Tätigkeiten wie Heißarbeiten (Schweißen, Trennschleifen), Arbeiten in engen Räumen oder Behältern, Arbeiten an elektrischen Anlagen unter Spannung, Gerüstbau in sensiblen Bereichen etc. erfordern einen schriftlichen Erlaubnisschein vom Betrieb. Fremdfirmen müssen rechtzeitig vor Arbeitsbeginn einen solchen Erlaubnisschein (Arbeitserlaubnis) beantragen, i.d.R. über den verantwortlichen Anlageningenieur oder Schichtmeister. Im Erlaubnisschein werden genaue Sicherheitsauflagen festgelegt (z.B. Brandwache stellen, Gasmessung durchführen, elektrische Anlage freischalten und gegen Wiedereinschalten sichern, etc.). Die Arbeit darf erst begonnen werden, wenn der Schein von allen Verantwortlichen unterschrieben vorliegt. Das Einhalten der darin genannten Auflagen wird stichprobenhaft kontrolliert. Dieses Permit-to-Work-System ist integraler Bestandteil unseres Sicherheitskonzepts und muss von Fremdfirmen strikt befolgt werden.

• Einsatz von qualifiziertem Personal: Fremdfirmen dürfen nur fachlich und gesundheitlich geeignete Mitarbeiter einsetzen. Die Mitarbeiter müssen für die vorgesehene Tätigkeit ausgebildet oder ausreichend angelernt und ausdrücklich beauftragt sein. Beispielsweise dürfen Elektroarbeiten nur von Elektrofachkräften im Sinne der Vorschriften durchgeführt werden; Bedienung von Flurförderzeugen nur durch geschulte Staplerfahrer mit gültigem Fahrausweis; Arbeiten auf dem Dach nur durch höhentaugliche Personen mit entsprechender PSA gegen Absturz, etc. Die Fremdfirma bestätigt mit der Anmeldung im Portal, dass alle eingesetzten Personen arbeitsmedizinisch nach den geltenden DGUV-Grundsätzen untersucht sind (z.B. G20 Lärmschutz bei Lärmarbeit, G41 Höhentauglichkeit bei Absturzgefahr) und für die Tätigkeit befähigt sind. Auf Verlangen sind Qualifikationsnachweise dem Auftraggeber vorzulegen.

• Arbeitsmittel und Werkzeug: Sämtliche von der Fremdfirma eingesetzten Arbeitsmittel (Werkzeuge, Geräte, Maschinen) müssen den Sicherheitsanforderungen entsprechen. Elektrische Geräte müssen z.B. nach DGUV Vorschrift 3 (ehem. BGV A3) geprüft und mit gültiger Prüfplakette versehen sein. Gleiches gilt für Hebezeuge, Druckgeräte oder persönliche Schutzausrüstungen wie Auffanggurte (diese bedürfen regelmäßiger Revision). Unsichere oder defekte Arbeitsmittel dürfen nicht verwendet werden. Der Auftraggeber ist berechtigt, stichprobenhaft die Prüfnachweise zu kontrollieren oder Geräte zu testen. Falls Arbeitsmittel des Auftraggebers genutzt werden (z.B. Hallenkran, ortsfeste Maschine), dürfen diese nur nach Einweisung durch unsere Mitarbeiter und Freigabe benutzt werden. Die Fremdfirma stellt sicher, dass ihre Mitarbeiter sich an die Betriebsanweisungen für jene Arbeitsmittel halten.

• Überwachung und Eigenverantwortung: Fremdfirmen müssen eine aufsichtsführende Person benennen (Vorarbeiter, Baustellenleiter), die vor Ort die Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen überwacht. Diese Person steht in Kontakt mit dem Fremdfirmenkoordinator des Werks. Insbesondere bei größeren Teams ist eine laufende Supervision nötig, um sicherheitswidriges Verhalten sofort zu korrigieren. Dennoch wird von jedem einzelnen Beschäftigten Eigenverantwortung erwartet: Gefährdungen sollen selbständig erkannt und beseitigt oder gemeldet werden, PSA ist eigeninitiativ zu tragen, und im Zweifel ist "Stop Arbeit" auszuüben – d.h. jeder Mitarbeiter hat das Recht und die Pflicht, unsichere Arbeiten sofort abzubrechen und Vorgesetzte zu informieren.

• Koordination bei mehreren Firmen: Wenn mehrere Fremdfirmen gleichzeitig im selben Bereich arbeiten (oder Fremdfirmen gemeinsam mit eigenen Mitarbeitern), ist eine besondere Abstimmung erforderlich. Wie vom ArbSchG vorgeschrieben, tragen alle Arbeitgeber gemeinsam Verantwortung, die Gefahren zu minimieren und sich gegenseitig zu informieren. Unser Unternehmen wird in solchen Fällen einen verantwortlichen Koordinator benennen, der als oberste Instanz die Arbeiten zeitlich und räumlich koordiniert. Fremdfirmen sind verpflichtet, dessen Anweisungen hinsichtlich des Zusammenspiels der Gewerke zu befolgen. Beispielsweise muss vermieden werden, dass eine Firma Staub oder Dämpfe verursacht, während nebenan eine andere mit offener Flamme arbeitet (Brand-/Explosionsgefahr). Oder dass gleichzeitig oben auf einer Anlage gearbeitet wird, während unten andere Mitarbeiter tätig sind (Herabfallgefahr). Durch Abstimmung (ggf. gemeinsame SiGe-Pläne) werden solche Konflikte vermieden. Die Fremdfirmen sind gehalten, kooperativ zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen, um gegenseitige Gefährdungen auszuschließen.

• Unfallmeldung und -analyse: Sollte es trotz aller Vorsichtsmaßnahmen zu einem Unfall oder Beinaheunfall kommen, ist dies umgehend dem Auftraggeber zu melden. Die Fremdfirma muss jeden meldepflichtigen Arbeitsunfall zudem bei ihrer Berufsgenossenschaft anzeigen. Eine Unfallanalyse wird idealerweise gemeinsam durchgeführt, um Ursachen zu ermitteln und Maßnahmen abzuleiten. Die Fremdfirma wirkt hierbei mit und stellt notwendige Informationen zur Verfügung. Ziel ist es, aus Vorfällen zu lernen und Wiederholungen zu verhindern. Je nach Schwere des Unfalls kann der Auftraggeber einen Bericht oder Nachweis über getroffene Maßnahmen von der Fremdfirma einfordern.

Neben dem Arbeitsschutz ist der Umweltschutz ein zentrales Anliegen unseres Unternehmens.

• Umgang mit Gefahrstoffen: Sollte die Arbeit den Einsatz von Gefahrstoffen (Chemikalien, Öle, Lacke etc.) erfordern, so sind diese Stoffe beim Auftraggeber anzumelden und abzustimmen. Sicherheitsdatenblätter sind bereitzuhalten und im Portal oder vor Ort zu hinterlegen. Es ist zu klären, ob die Stoffe ins bestehende Gefahrstoffkataster aufgenommen werden müssen. Lagerung von Fremd-Chemikalien auf dem Gelände ist nur an definierten Plätzen und mit geeigneter Sekundärsicherung (Auffangwanne etc.) erlaubt. Reste oder leere Gebinde müssen nach Abschluss der Arbeiten von der Fremdfirma wieder mitgenommen oder ordnungsgemäß entsorgt werden. Ein unsachgemäßer Umgang (Verschütten, Verdunsten lassen, Vermischen unzulässiger Stoffe) ist streng verboten.

• Abfallmanagement: Fremdfirmen sind angehalten, Abfälle zu minimieren und entstehende Abfälle korrekt zu trennen. Das Werk stellt Behälter für die gängigsten Abfallarten (z.B. Schrott, Holz, Kunststoff, Hausmüll, Gefahrgutabfälle) bereit. Die Fremdfirma hat ihre Abfälle den entsprechenden Behältern zuzuführen. Gefahrgut- oder Sonderabfälle (wie kontaminierte Filter, Chemikalienreste) müssen gesondert behandelt werden – hier ist der Umweltbeauftragte des Werks einzuschalten, um das weitere Vorgehen (Entsorgung über Werk oder Rücknahme durch Fremdfirma) festzulegen. Ein Vermischen von gefährlichen mit ungefährlichen Abfällen ist unzulässig. Sollten große Abfallmengen anfallen, ist dies vorab mitzuteilen. Altgeräte oder Demontagematerial verbleiben im Eigentum des Auftraggebers, sofern nichts anderes vertraglich geregelt – d.h. Fremdfirmen dürfen entfernte Maschinenteile oder Materialreste nicht einfach mitnehmen, außer es wurde eine entsprechende Vereinbarung getroffen (z.B. Entsorgung im Auftrag).

• Emissionen und Lärmschutz: Arbeiten, die Staub, Lärm oder Emissionen verursachen, müssen unter Kontrolle gehalten werden. Staubige Tätigkeiten sind z.B. durch Absaugungen oder Befeuchtung staubarm zu gestalten. Lärmende Arbeiten (Schlagen, Schleifen, Presslufthammer etc.) sind – sofern möglich – zeitlich zu koordinieren (z.B. auf Zeiten legen, in denen wenige Mitarbeiter anwesend sind, oder mit dem Nachbarbereich abstimmen). Gehörschutzbereiche sind ausgewiesen; wer in solchen Bereichen arbeitet oder Lärm verursacht, muss Gehörschutz tragen und auch umliegende Personen schützen. Für Abgase (etwa von Dieselaggregaten) ist für ausreichende Lüftung zu sorgen. In sensiblen Bereichen kann gefordert sein, elektrisch betriebene statt verbrennungsmotorische Maschinen zu nutzen, um Abgase zu vermeiden.

• Schutz von Boden und Gewässern: Jegliche Verunreinigung von Boden, Kanalisation oder Gewässern ist strikt untersagt. Sollte es zum Austritt von umweltgefährdenden Stoffen (Öl, Chemikalien, Abwasser) kommen, ist dies sofort dem Umweltschutzbeauftragten oder der Leitstelle zu melden, damit Gegenmaßnahmen (Eindämmen, Bindemittel einsetzen) ergriffen werden können. Fahrzeuge von Fremdfirmen müssen dicht sein – das Abstellen von undichten Fahrzeugen oder Geräten, aus denen Öl tropft, ist verboten. Im Außenbereich sind ggf. Auffangmatten unterzustellen. Das Waschen von Geräten oder das Ablassen von Flüssigkeiten ist nur an dafür vorgesehenen Plätzen mit Ölabscheider erlaubt.

• Energie und Ressourcen: Fremdfirmen sollen sparsam mit Ressourcen umgehen. Dazu zählt, dass elektrische Geräte oder Beleuchtung nach Arbeitsende abgeschaltet werden, kein Wasser unnötig laufen gelassen wird und dass Verbrauchsmaterial maßvoll eingesetzt wird. Falls das Unternehmen ein Energiemanagementsystem betreibt, sind Fremdfirmen aufgefordert, dieses zu unterstützen (z.B. Meldung von Leckagen in Druckluftsystemen).

Die Fremdfirmen werden im Vorfeld über besondere Umweltauflagen des Standorts informiert, z.B. wenn das Werk nach ISO 14001 zertifiziert ist und spezielle Verfahren dokumentiert hat. In manchen Fällen müssen Fremdfirmenmitarbeiter an einer kurzen Umweltschutzschulung teilnehmen, falls ihre Tätigkeit relevant ist (z.B. Schulung im Umgang mit dem Gefahrgutlager, wenn dort gearbeitet wird).

Durch Einhaltung dieser Arbeitsschutz- und Umweltschutzanforderungen leisten Fremdfirmen einen entscheidenden Beitrag dazu, Unfälle und Umweltvorfälle zu vermeiden. Das Unternehmen bekennt sich zu seiner Verantwortung gemäß ArbSchG und Umweltrecht – es erwartet dasselbe Verantwortungsbewusstsein von seinen Auftragnehmern. Bei Nichteinhaltung drohen nicht nur Sanktionen durch den Auftraggeber, sondern auch gesetzliche Konsequenzen, für die die Fremdfirma haftet (z.B. Bußgelder nach Arbeitsschutzgesetz oder Umweltschadensgesetz).

Ein zentrales Element der Fremdfirmensteuerung ist die Überprüfung aller notwendigen Dokumente und Qualifikationsnachweise. Nur wenn eine Fremdfirma die geforderten Nachweise erbringt, darf sie tätig werden. Dieser Abschnitt listet die Pflichtdokumente und Qualifikationen auf, die Fremdfirmen vorzulegen haben. Die meisten dieser Unterlagen werden bereits im Fremdfirmenportal erfasst (siehe Registrierung und Nutzung des Fremdfirmenportals); dennoch sollen sie hier der Vollständigkeit halber zusammengestellt sein.

• Gewerbliche Unterlagen: Nachweis der gewerblichen Zulassung der Fremdfirma (Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug bei Kapitalgesellschaften). Dies dient zur Überprüfung, ob die Firma legal tätig sein darf und in welchem Umfang (z.B. ob die Tätigkeitsbeschreibung zum Auftrag passt).

• Betriebshaftpflicht-Versicherung: Eine Kopie der aktuellen Haftpflichtversicherungs-Police mit ausreichender Deckungssumme. Da Fremdfirmen für von ihnen verursachte Personen- und Sachschäden haften, muss eine angemessene Versicherung bestehen (übliche Deckungssummen orientieren sich an branchenüblichen Risiken, z.B. 5 Mio € für Personenschäden). Der Versicherungsnachweis schützt beide Seiten und ist zwingend vorzulegen.

• Unbedenklichkeitsbescheinigungen (optional): Insbesondere im Bau- und Montagegewerbe wird oft verlangt, dass Fremdfirmen sog. Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Sozialkassen oder Finanzämter vorlegen (Nachweis, dass sie Sozialabgaben und Steuern ordnungsgemäß zahlen). Dies soll Schwarzarbeit und Scheinselbstständigkeit vorbeugen. Falls für den Auftrag relevant, wird unser Unternehmen solche Bescheinigungen anfordern.

• Referenzen/Zertifikate (bei Bedarf): Bei sicherheitskritischen Bereichen oder bestimmten Gewerken kann die Vorlage von Zertifikaten oder Referenzen verlangt werden, z.B. SCC-Zertifizierung (Sicherheits Certifikat Contraktoren) für Arbeiten in petrochemischen Anlagen, ISO 9001 Zertifikat für Qualitätsmanagement oder ähnliche branchenspezifische Auszeichnungen. Diese bestätigen, dass die Fremdfirma ein Mindestmaß an Managementstandards erfüllt. Auch wenn diese Zertifikate nicht generell verpflichtend sind, können sie Voraussetzung sein, um an Ausschreibungen teilzunehmen oder werden im Zuge der Gefährdungsbeurteilung eingefordert.

• Personalien und Zuverlässigkeit: Vorlage eines gültigen Lichtbildausweises zur Identitätsfeststellung bei der ersten Anmeldung vor Ort (dies wird nicht kopiert, dient aber der Prüfung). Je nach Sensitivität des Bereichs kann eine Zuverlässigkeitsüberprüfung notwendig sein (z.B. polizeiliches Führungszeugnis, wenn Arbeiten in Hochsicherheitsbereichen mit besonderen Anforderungen erfolgen). Solche Überprüfungen werden nur in begründeten Fällen und unter Wahrung des Datenschutzes verlangt.

• Facharbeiterbrief/Berufsabschluss: Nachweis der fachlichen Qualifikation entsprechend der auszuführenden Tätigkeit. Beispiele: Ein Elektrotechniker sollte einen Gesellen-/Meisterbrief im Elektrohandwerk oder vergleichbaren Abschluss nachweisen; ein Schweißer seine gültigen Schweißerprüfungs-Zeugnisse (nach ISO 9606); ein Gerüstbauer den Befähigungsnachweis nach entsprechenden BG-Regeln etc. Hilfskräfte ohne formale Ausbildung müssen zumindest in ihrem Tätigkeitsfeld angelernt sein – hier kann eine Bestätigung des Arbeitgebers genügen, allerdings behält sich das Unternehmen vor, unerfahrenes Personal abzulehnen, wenn Gefahr besteht, dass sie den Aufgaben nicht gewachsen sind.

• Sicherheitsunterweisungen und -schulungen: Nachweis über die erfolgte Sicherheitsunterweisung (s. Abschnitt Sicherheitsunterweisungen). Ebenso sind Zertifikate über spezielle Sicherheitsschulungen anzugeben, falls die Tätigkeit diese erfordert: z.B. Schulung für Arbeiten in engen Räumen, Ersthelferschulung, Feuerlöschtraining, Höhenrettungskurs etc. Auch der Nachweis der jährlichen Unterweisung gemäß DGUV Vorschrift 1 (Allgemeine Unterweisung im eigenen Betrieb des Arbeitnehmers) kann verlangt werden, um sicherzugehen, dass die Person nicht nur standortspezifisch, sondern auch generell im Arbeitsschutz belehrt ist.

• Arbeitsmedizinische Vorsorge: Für bestimmte Tätigkeiten sind arbeitsmedizinische Untersuchungen vorgeschrieben oder empfohlen. Die Fremdfirma muss bestätigen, dass diese Untersuchungen aktuell vorliegen.

• G 20 Lärm (für Lärmbereiche),

• G 25 Fahr-, Steuer- und Überwachungstätigkeiten (für Stapler- oder Kranführer),

• G 26 Atemschutz (bei Arbeiten mit Atemschutzgerät),

• G 37 Bildschirmarbeit (falls relevant im Büro, eher intern wichtig),

• G 41 Arbeiten mit Absturzgefahr (für Höhenarbeiten). Diese Bescheinigungen sind sensibel (Gesundheitsdaten) und werden in der Regel durch eine kurze Bestätigung "XY ist aktuell G41 tauglich" nachgewiesen, ohne medizinische Details. Eine Kopie der Vorsorgebescheinigung sollte im Portal hochgeladen werden, falls datenschutzkonform möglich, oder zumindest beim Einsatzleiter der Fremdfirma vorliegen, um sie im Bedarfsfall vorzeigen zu können.

• Besondere Berechtigungen: In manchen Fällen sind amtliche Berechtigungen oder Konzessionen erforderlich: z.B. ein Kranführerzeugnis, Sprengschein (falls Sprengungen, vermutlich nicht relevant hier), Prüferlaubnis. Fremdfirmen sollen solche Berechtigungen unaufgefordert vorlegen, wenn der Auftrag solche Tätigkeiten umfasst.

• Sprachkompetenz: Wie im Abschnitt Unterweisung erwähnt, ist es notwendig, dass zumindest der Vorarbeiter einer Fremdfirma deutschsprachig ist oder ein Dolmetscherkonzept besteht. Gegebenenfalls kann verlangt werden, dass ein bestimmter Anteil der Mannschaft Deutsch oder Englisch spricht, um im Notfall kommunizieren zu können. Eine formale "Bescheinigung" gibt es hierfür nicht, aber im Zweifelsfall kann das Unternehmen einen Test durchführen (z.B. kurze Sicherheitsunterhaltung auf Deutsch), um die Verständigungsmöglichkeit zu prüfen.

• Gefährdungsbeurteilung & Arbeitsverfahren (Method Statement): Wie im Arbeitsschutzteil beschrieben, muss für den Auftrag eine Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung und der vorgesehenen Schutzmaßnahmen (inkl. Arbeitsablaufbeschreibung) vorliegen. Oft wird diese in Form eines Method Statement oder einer Arbeitsanweisung der Fremdfirma eingereicht. Darin enthalten sind Details zum Vorgehen, Einsatz von Werkzeugen, vorgesehenen Zwischenprüfungen, Notfallmaßnahmen bei der Tätigkeit etc. Dieses Dokument wird vorab vom Auftraggeber geprüft und freigegeben.

• Arbeitsgenehmigungen (Permits): Für Tätigkeiten, die dem Erlaubnisscheinverfahren unterliegen, müssen Permits beantragt und am Arbeitsplatz mitgeführt werden (z.B. Heißarbeitserschein, Tankschein für Behälterarbeiten, usw.). Diese Formulare werden meist vom Betrieb bereitgestellt und tagesaktuell ausgestellt. Die Fremdfirma muss die darin geforderten Bedingungen erfüllen (z.B. Messprotokolle beifügen, Unterschriften der beteiligten Personen einholen). Ohne gültigen Permit darf die entsprechende Arbeit nicht begonnen werden.

• Anlagen-Dokumentation und Pläne: Wenn der Auftrag es erfordert, stellt das Unternehmen relevante Pläne zur Verfügung (Rohrleitungs- und Instrumentendiagramme, Stromlaufpläne, Übersichtspläne des Arbeitsbereichs). Die Fremdfirma muss diese vertraulich behandeln und nach Gebrauch zurückgeben oder vernichten. Sollte die Fremdfirma selbst Dokumentation erstellen (z.B. Aufmaß, Bestandsplan nach Umbau), ist dies in geforderter Qualität abzuliefern.

• Prüfnachweise und Freigaben: Bei Arbeiten an druckführenden Anlagen, elektrischen Anlagen oder anderen prüfpflichtigen Einrichtungen müssen Freigabe- oder Prüfprotokolle geführt werden. Beispiel: Ein Elektriker muss vor Inbetriebnahme einer Änderung einen Prüfbericht nach VDE 0100 erstellen; oder ein Gerüst muss nach Aufbau abgenommen werden (Gerüstschein). Solche Dokumente sind vom jeweiligen fachkundigen Mitarbeiter auszufüllen und dem Auftraggeber zu übergeben. Oft wird auch verlangt, dass Geräteprüfungen nachgewiesen werden, z.B. die letzte UVV-Prüfung eines mitgebrachten Kranes (mit Prüfzertifikat).

• Qualitätsnachweise: In gewissen Projekten kann es sein, dass von der Fremdfirma Qualitätsdokumente gefordert werden, etwa Schweißnahtdokumentationen, Materialzeugnisse, Funktionsprüfungen. Das hängt vom Auftrag ab (z.B. im Anlagenbau üblich). Diese müssen dann der zuständigen Fachabteilung übergeben werden, bevor das Gewerk abgeschlossen wird.

• Bescheinigungen über Unterweisungen vor Ort: Sollte eine spezielle Einweisung (z.B. Anlagenbriefing) stattgefunden haben, wird mitunter verlangt, dass alle Teilnehmer dies unterschriftlich bestätigen. Diese Listen sind ebenfalls Teil der Dokumentation.

Alle genannten Unterlagen sind vor Beginn bzw. im Verlauf der Arbeiten bereitzustellen. Sie werden in der Projektdokumentation abgelegt und können bei Audits, durch den Betriebsrat oder Aufsichtsbehörden eingesehen werden. Die lückenlose Dokumentation schützt sowohl den Auftraggeber als auch die Fremdfirma, da im Ereignisfall (Unfall, Schaden) nachvollziehbar ist, dass alle Sorgfaltspflichten erfüllt wurden.

In manchen Industriebereichen gibt es besondere Betriebsbedingungen, die über die allgemeinen Sicherheitsanforderungen hinausgehen. Zwei wichtige Beispiele sind explosionsgefährdete Bereiche (ATEX-Bereiche) und Hochsicherheitsbereiche. Arbeiten in solchen Bereichen stellen erhöhte Anforderungen an Fremdfirmen und erfordern strikte Zusatzmaßnahmen.

Explosionsgefährdete Bereiche sind Zonen im Werk, in denen brennbare Gase, Dämpfe oder Stäube in solcher Konzentration auftreten können, dass sie bei Kontakt mit Zündquellen explodieren könnten. Solche Bereiche werden gemäß internationaler Standards in Zonen (0, 1, 2 für Gase bzw. 20, 21, 22 für Stäube) eingeteilt. Die ATEX-Richtlinie 1999/92/EG (auch ATEX 137 oder ATEX Workplace Directive genannt) definiert Mindestanforderungen für den Schutz der Beschäftigten in solchen Atmosphären. In Deutschland sind diese Anforderungen im Explosionsschutzrecht (Gefahrstoffverordnung/Betriebssicherheitsverordnung) umgesetzt.

• Zonenkenntnis: Die Fremdfirma muss vor Arbeitsbeginn erfahren, ob ihr Einsatzort ganz oder teilweise in einer ATEX-Zone liegt und welcher Zone (z.B. Zone 1 = gelegentlich explosionsfähige Atmosphäre durch Gase). Diese Information gibt der Auftraggeber bekannt (das ist Teil des Explosionsschutzdokuments der Anlage). Entsprechende Bereiche sind vor Ort meist gekennzeichnet (gelbes "EX"-Warnzeichen). Fremdfirmenmitarbeiter sind verpflichtet, diese Kennzeichnungen zu beachten und keine abweichenden Arbeiten in solchen Zonen vorzunehmen, die nicht abgestimmt sind.

• Zertifizierte Ausrüstung: In ATEX-Zonen dürfen ausschließlich zugelassene Arbeitsmittel verwendet werden. Elektrische Geräte, Werkzeuge oder Messgeräte müssen eine entsprechende EX-Schutz-Klassifizierung haben (z.B. "ATEX Zone 1 II 2G Ex ib IIC T4" Kennzeichnung). Normale Handys, Taschenlampen oder Akkugeräte, die nicht ex-geschützt sind, sind streng verboten. Auch mechanische Werkzeuge müssen funkenarm sein (z.B. keine normalen Stahlwerkzeuge im Zone 1-Bereich – stattdessen evtl. Messing oder Kunststoff, um Funken zu vermeiden). Die Fremdfirma muss eine Liste der Geräte führen, die sie in die Zone mitbringt, und diese auf Verlangen vorzeigen.

• Antistatische Maßnahmen: Mitarbeiter, die in Ex-Bereichen arbeiten, müssen geeignete antistatische Kleidung tragen (keine Kunstfasern, sondern Baumwolle oder spezielle antistatische Arbeitskleidung) und Schuhwerk, das ableitfähig ist, um keine gefährliche elektrostatische Aufladung zu verursachen. Falls nötig, sind Erdungspunkte zu nutzen (z.B. beim Behältereinstieg).

• Arbeitsfreigabe und Messungen: In der Regel darf in explosionsgefährdeten Bereichen nur mit spezieller Freigabe gearbeitet werden. Bevor z.B. Hot-Work (Schweißen, Schleifen) in einer Ex-Zone durchgeführt wird, muss der Bereich freigemessen werden – d.h. es wird überprüft, ob das Atmosphärengemisch sicher ist (unter Explosionsgrenze, Sauerstoff normal). Diese Messungen übernimmt eine befähigte Person des Betreibers mit explosimeter Geräten. Die Fremdfirma darf erst nach schriftlicher Freigabe (Heißarbeitsgenehmigung mit EX-Freigabe) mit der Arbeit beginnen. Während der Arbeit kann eine Gasfreimessung kontinuierlich oder wiederholend stattfinden, um sicherzustellen, dass kein gefährliches Gemisch entsteht (gerade wenn z.B. Öffnungen zu Behältern in der Nähe sind).

• Arbeiten mit Zündgefahr: Jegliche Tätigkeit, die potentielle Zündquellen erzeugt (Funken, heiße Oberflächen, Reibung, statische Aufladung), ist in Ex-Bereichen nur mit besonderen Schutzmaßnahmen zulässig. Dazu gehört z.B. das Einrichten einer überdrückten Schutzbelüftung, Verwendung von Funkenfängern, Abdeckung und Abschottung des Arbeitsorts gegen den Rest der Zone oder das temporäre Außerbetriebsetzen der Zone (z.B. Spülen mit Inertgas, sodass keine explosive Atmosphäre mehr vorhanden ist). Solche Maßnahmen werden vom Betreiber vorgegeben. Die Fremdfirma hat strikt nach diesen Vorgaben zu arbeiten.

• Schulung und Bewusstsein: Mitarbeiter der Fremdfirma, die in EX-Bereichen arbeiten, müssen über Explosionsgefahren geschult sein. Idealerweise haben sie eine Explosionsschutz-Unterweisung erhalten oder zumindest der Vorarbeiter kennt sich gut aus. Begriffe wie zündquellenarmes Verhalten sollten bekannt sein. Der Fremdfirmenkoordinator wird vor Ort nochmals darauf hinweisen, worauf zu achten ist. Jeder sollte verstehen, dass bereits kleine Nachlässigkeiten (eine brennende Zigarette, ein Handy klingeln lassen, ein nicht geerdetes Teil) zu katastrophalen Folgen führen können.

Zusammengefasst sind Arbeiten in Ex-Bereichen hochreglementiert. Das Unternehmen stellt durch seine Explosionsschutzdokumente und Koordinatoren sicher, dass Fremdfirmen die Risiken kennen. Fremdfirmen müssen diese besonderen Vorschriften absolut zuverlässig umsetzen, da hier neben dem Arbeitsschutz auch erhebliche Anlagenschutz- und Umweltrisiken bestehen.

Einige Bereiche des Werks können als Hochsicherheitsbereiche eingestuft sein. Dies können z.B. Räume oder Anlagen mit besonders sensiblen Daten, strategisch wichtiger Infrastruktur oder erhöhtem Schutzbedarf (gegen Sabotage, Spionage oder Terror) sein. Auch Bereiche, in denen durch menschliches Fehlverhalten extreme Gefahren entstehen könnten (z.B. Steuerzentralen, Labore mit Krankheitserregern, militärisch kontrollierte Bereiche), fallen darunter.

• Besondere Zugangsberechtigung: Nicht jeder Fremdfirmenmitarbeiter, der allgemein fürs Werk zugelassen ist, darf automatisch Hochsicherheitszonen betreten. Es ist eine separate Berechtigung erforderlich, die in der Regel vom Werkschutz in Abstimmung mit der Bereichsleitung erteilt wird. Hierfür kann eine erweiterte Überprüfung nötig sein, z.B. eine Sicherheitsüberprüfung (analog § § der Sicherheitsüberprüfungs-Gesetze bei kritischer Infrastruktur) oder eine Prüfung durch die Werksicherheit. Fremdfirmen müssen diese Prozedur rechtzeitig durchlaufen – das kann mehrere Wochen dauern, weshalb solche Einsätze langfristig geplant werden müssen.

• Identifikation und Registrierung: In Hochsicherheitsbereichen sind oft zusätzliche Kontrollmechanismen installiert (z.B. biometrische Zugangssysteme, Schleusen). Fremdfirmenmitarbeiter erhalten entweder einen speziellen Sonderausweis oder werden vor Zutritt jedes Mal manuell registriert und begleitet. Teilweise gilt das Vier-Augen-Prinzip: ein Fremdfirmenmitarbeiter darf diesen Bereich nie allein betreten, sondern nur in Begleitung eines Bevollmächtigten des Unternehmens.

• Einschränkungen mitzuführender Gegenstände: Ähnlich wie bei Ex-Bereichen kann es Verbote für elektronische Geräte geben, aber hier eher aus Sicherheitsgründen: Kameras, USB-Sticks, Laptops, Mobiltelefone können verboten oder nur nach Anmeldung erlaubt sein. Werkzeuge werden kontrolliert; es ist ggf. eine Liste aller mitgebrachten Gegenstände beim Einlass zu hinterlegen und beim Auslass wieder abzuhaken, um sicherzustellen, dass nichts zurückbleibt (ggf. aus Spionagesicht oder auch, damit nichts Gefährliches deponiert wird).

• Verstärkte Überwachung: Arbeiten in Hochsicherheitszonen erfolgen meist unter Aufsicht. Das heißt, ein Verantwortlicher des sensiblen Bereichs oder ein Sicherungsposten beobachtet die Tätigkeit kontinuierlich. Videoüberwachung ist ebenfalls möglich und wird transparent gemacht. Die Fremdfirma hat dies zu dulden, da es im Interesse der Sicherheit unerlässlich ist.

• Zeitliche Begrenzung: Hochsicherheitsbereiche dürfen meist nur in bestimmten Zeitfenstern betreten werden (z.B. während der Geschäftszeit oder bewusst außerhalb, je nach Konzept). Abweichungen davon ziehen Alarm nach sich. Fremdfirmen sollten diese Zeitvorgaben strikt einhalten. Falls Arbeiten länger dauern, ist rechtzeitig Verlängerung zu beantragen.

• Geheimhaltung: Oft müssen Fremdfirmen, bevor sie in Hochsicherheitsbereiche dürfen, eine Verschwiegenheitserklärung (NDA) unterzeichnen. Informationen, die sie dort sehen oder erhalten (Konstruktionsdetails, Daten auf Bildschirmen, Sicherheitsvorkehrungen selbst) dürfen nicht nach außen getragen werden. Verstöße könnten straf- oder zivilrechtliche Folgen haben. Entsprechende Belehrungen finden im Vorfeld statt.

• Spezielle Vorschriften je nach Bereich: In manchen Anlagen mit Hochsicherheitscharakter (etwa Energieversorger, Pharmahersteller, Rechenzentren) gibt es zusätzliche Regelwerke. Z.B. dürfen in einem Rechenzentrum keine offenen Flüssigkeiten mitgenommen werden (Schutz vor Kurzschluss), in einem pharmazeutischen Bereich sind sterile Kittel zu tragen, in einem Hochspannungsprüfraum gelten spezielle Abstandsregeln. Fremdfirmen erhalten diese zusätzlichen Vorschriften schriftlich oder mündlich vor Betreten ausgehändigt und müssen sie ebenso beachten.

Kurz gesagt, in Hochsicherheitsbereichen bewegt sich die Fremdfirma in einer besonders kontrollierten Umgebung. Hier ist die persönliche Freiheit etwas stärker eingeschränkt zugunsten der überragenden Schutzgüter. Fremdfirmen müssen dies respektieren und eng mit der Sicherheitsorganisation zusammenarbeiten. Falls ein Mitarbeiter die Regeln nicht strikt einhält, wird ihm der Zugang sofort entzogen und ggf. die gesamte Fremdfirma für solche Bereiche gesperrt.

Die in diesem Handbuch formulierten Regeln sind verbindlich. Verstöße gegen Sicherheitsvorschriften, Verhaltensregeln oder Prozessvorgaben können schwerwiegende Folgen haben – im schlimmsten Fall Unfälle mit Personen- oder Sachschäden. Daher werden Regelverletzungen konsequent verfolgt. Dieser Abschnitt beschreibt die möglichen Sanktionsmaßnahmen sowie das Eskalationsverfahren, das bei Nichteinhaltung angewendet wird.

• Mündliche Verwarnung / Unterweisung vor Ort: Bei geringfügigen Verstößen oder offenkundiger Unachtsamkeit (z.B. fehlende Schutzbrille in einem Moment, falsches Abstellen eines Materials) erfolgt zunächst eine sofortige Ansprache der betreffenden Person durch den Ansprechpartner, den Werkschutz oder eine Fachkraft. Der Mitarbeiter wird auf sein Fehlverhalten hingewiesen und angehalten, es unverzüglich zu korrigieren (PSA sofort anlegen, Hindernis beseitigen etc.). Diese mündliche Verwarnung wird intern dokumentiert (z.B. Vermerk im Portal oder im Tagesbericht), verbleibt aber zunächst ohne direkte weitere Konsequenz, sofern der Mitarbeiter einsichtig ist und den Anweisungen nachkommt.

• Ermahnung der Fremdfirma (schriftlich): Bei wiederholten Verstößen desselben Mitarbeiters oder auch bei einem ersten gröberen Verstoß (der z.B. beinahe zu einem Unfall geführt hätte oder eine erhebliche Regelmissachtung darstellt) wird die Fremdfirma offiziell ermahnt. Dies geschieht in der Regel schriftlich durch den zuständigen Ansprechpartner unseres Unternehmens (etwa den Projektleiter) an die Ansprechpartner der Fremdfirma. Darin wird der Vorfall geschildert und verlangt, dass die Fremdfirma Maßnahmen ergreift, um Wiederholungen zu verhindern (z.B. Nachschulung des betreffenden Mitarbeiters, Austausch des Mitarbeiters, zusätzliche Kontrollen). Diese Ermahnung ist bereits als deutliche Warnung zu verstehen. Je nach Vertrag kann eine Ermahnung ggf. mit Vertragsstrafen verknüpft sein (wenn so vereinbart, z.B. X Euro für jeden Sicherheitsverstoß).

• Platzverweis / Entzug der Zugangsberechtigung einzelner Personen: Wenn ein Fremdfirmenmitarbeiter trotz Verwarnung gegen Regeln verstößt oder einen schweren Verstoß begeht (z.B. bewusst Umgehen einer Sicherheitseinrichtung, Arbeiten ohne Erlaubnisschein, aggressives Verhalten), kann ihm mit sofortiger Wirkung der weitere Aufenthalt untersagt werden. Er muss das Werksgelände verlassen (Platzverweis durch den Werkschutz). Die Zugangsberechtigung im System wird gesperrt. In einem solchen Fall fordert das Unternehmen von der Fremdfirma in der Regel, einen anderen geeigneten Mitarbeiter als Ersatz zu schicken, falls der Auftrag fortgeführt werden soll. Der betroffene Mitarbeiter darf bis auf Widerruf die Anlage nicht mehr betreten. Die Fremdfirma erhält darüber eine schriftliche Mitteilung. Dieser Ausschluss einzelner Personen ist eine häufige Maßnahme, wenn individuelle Uneinsichtigkeit festgestellt wird.

• Vertragskündigung / Baustellenverweis der gesamten Mannschaft: Bei fortgesetzten Verstößen einer Fremdfirma insgesamt, fehlender Kooperationsbereitschaft oder einem gravierenden Sicherheitsvergehen kann das Unternehmen den Vertrag fristlos kündigen bzw. die Fremdfirma gänzlich von der Baustelle/aus dem Werk verweisen. Beispiele: Wiederholte Missachtung von Stop-Arbeits-Aufforderungen, Manipulation an Schutzeinrichtungen, erhebliche Gefährdung anderer, Fälschung von Nachweisen. Diese Maßnahme wird nur im Extremfall gezogen, da sie das Projekt stören kann, zeigt aber die Grenzen auf. Juristisch relevante Verstöße können zusätzlich zu Schadenersatzforderungen und Meldung an Behörden führen.

• Vertragsstrafen und Haftung: Unabhängig vom personellen Ausschluss behält sich unser Unternehmen vor, gemäß vertraglicher Vereinbarung Vertragsstrafen zu verhängen. Z.B. könnte im Werkvertrag festgelegt sein: "Für jeden Verstoß gegen Arbeitsschutzvorschriften zahlt der Auftragnehmer eine Vertragsstrafe von X Euro." Solche Strafen dienen der Abschreckung. Zudem haftet die Fremdfirma für alle Schäden, die aus einem von ihr verschuldeten Verstoß entstehen. Verletzt ein Mitarbeiter der Fremdfirma durch Fahrlässigkeit jemanden oder verursacht einen Brand, wird die Fremdfirma für die Kosten aufkommen müssen (Arztkosten, Reparaturen, Produktionsausfall etc.), soweit nicht unsere Versicherung eintritt. Diese Konsequenzen sind nicht nur theoretisch – sie werden eingefordert, um klarzumachen, dass Regelbruch sich auch wirtschaftlich nicht "lohnt".

• Erste Ebene – direkte Ansprache: (siehe mündliche Verwarnung) Der Vorfall wird möglichst vor Ort gelöst. Die direkt zuständigen Personen (Fremdfirmenmitarbeiter und sein Supervisor sowie unser Fachbauleiter o.Ä.) klären das Problem direkt. Ziel: Sofortige Abstellung des Verstoßes, sensibilisieren des Betroffenen.

• Zweite Ebene – Information an Fremdfirmenleitung: Bei ernsteren Vorfällen oder Wiederholungen informiert unser zuständiger Koordinator den Projektleiter/Ansprechpartner der Fremdfirma (z.B. per Telefon oder E-Mail umgehend). Ein gemeinsames Gespräch wird angesetzt, um auf die Dringlichkeit hinzuweisen. Die Fremdfirmen-Führungskraft muss intern Maßnahmen (z.B. Austausch Personal, Zusatzunterweisung) einleiten. Unserseits wird evtl. der Sicherheitsingenieur oder EHS-Manager hinzugezogen, um die Forderungen zu unterstreichen.

• Dritte Ebene – Einbeziehung der Unternehmensleitung: Bleiben die Probleme bestehen oder war der Verstoß sehr gravierend (z.B. Beinahe-Unfall mit tödlichem Potential), wird die Angelegenheit an die höhere Stelle eskaliert: Die Einkaufsabteilung und ggf. unsere Geschäftsführung werden informiert. Es findet ein Formalgespräch auf Management-Ebene statt, ggf. mit schriftlicher Abmahnung an die Fremdfirma. Hier wird klar kommuniziert, dass bei nächstem Vorfall die Geschäftsbeziehung infrage gestellt ist. Gleichzeitig kann unser Betriebsrat informiert werden, sofern die Sicherheit unserer Belegschaft betroffen war – der Betriebsrat hat ein berechtigtes Interesse, dass unsichere Fremdfirmen vom Arbeitsplatz ferngehalten werden (BetrVG § 89 fordert die Beteiligung des Betriebsrats bei Arbeitsschutz und Unfallverhütung.

• Vierte Ebene – Abbruch der Zusammenarbeit / Meldung an Behörden: Als letzte Eskalationsstufe wird der Vertrag gekündigt (sofern noch relevant) und die Fremdfirma muss das Gelände verlassen. In Extremfällen behalten wir uns vor, bestimmte Vorfälle den Arbeitsschutzbehörden oder der Berufsgenossenschaft zu melden – etwa wenn systematische Verletzungen von Vorschriften beobachtet werden, die ggf. auch auf anderen Baustellen relevant sind. Dies könnte für die Fremdfirma weitere Konsequenzen haben (Überprüfung durch die Behörde, Auflagen, etc.).

• Dokumentation und Feedback: Jeder relevante Vorfall und die ergriffenen Maßnahmen werden dokumentiert. In Abschlussgesprächen (etwa am Projektende) wird das Verhalten der Fremdfirma in Punkto Sicherheit bewertet. Dieses Feedback fließt in zukünftige Auftragsvergaben ein. Eine Firma, die negativ aufgefallen ist, wird es schwer haben, erneut beauftragt zu werden. Umgekehrt schätzen wir Fremdfirmen, die proaktiv Sicherheitsarbeit leisten.

Dieses gestufte Verfahren soll Transparenz und Fairness gewährleisten: Fremdfirmen erhalten bei kleineren Vergehen Gelegenheit zur Korrektur. Gleichzeitig wird unmissverständlich deutlich gemacht, dass das Thema Sicherheit nicht verhandelbar ist. Im Ergebnis erwarten wir, dass Fremdfirmen Nichteinhaltungen von vorneherein vermeiden – durch sorgfältige Vorbereitung, Schulung ihrer Mitarbeiter und fortwährende Kontrolle. Präventiv wird zudem schon bei der Auswahl von Fremdfirmen auf deren Sicherheitskultur geachtet.

Abschließend soll der typische Ablauf eines Fremdfirmeneinsatzes in unserem Werk zusammengefasst werden. Dieser orientiert sich an den zuvor beschriebenen Regeln und macht die Schritte von der Planung bis zur Abrechnung transparent:

• Planung und Beauftragung: Unser Unternehmen identifiziert den Bedarf an externer Leistung (z.B. Wartung, Umbau). Es wird eine geeignete Fremdfirma ausgewählt, die die notwendigen Qualifikationen aufweist. Im Werkvertrag oder der Bestellung werden die Verpflichtung zur Einhaltung dieses Fremdfirmenhandbuchs und ggf. weitere spezielle Anforderungen fixiert. Die Fremdfirma benennt einen Verantwortlichen für das Projekt.

• Vorbereitung und Registrierung: Nach Vertragsschluss (oder Auftragserteilung) beginnt die Fremdfirma mit der Vorbereitung. Sie erstellt erforderliche Unterlagen wie Gefährdungsbeurteilungen und stellt intern sicher, dass alle einzusetzenden Mitarbeiter die nötigen Schulungen und medizinischen Untersuchungen haben. Parallel dazu registriert sich die Fremdfirma bzw. aktualisiert ihr Profil im Fremdfirmenportal. Alle Mitarbeiterdaten und Dokumente werden hochgeladen (Versicherungsnachweis, Qualifikationen etc., siehe Erforderliche Dokumente). Unser Unternehmen prüft diese und gibt bei Erfüllung aller Kriterien die grundsätzliche Zulassung der Fremdfirma frei.

• Einsatzplanung und Terminierung: Gemeinsam werden Einsatztermine und -zeiten festgelegt. Die Fremdfirma meldet über das Portal pro Einsatztag die vorgesehenen Personen an (Vorabanmeldung mit Datum/Uhrzeit). Eventuell finden im Vorfeld Abstimmungsgespräche statt (Kick-Off-Meeting), insbesondere bei größeren Projekten: Hier werden nochmal die Sicherheitsanforderungen besprochen, Ansprechpartner ausgetauscht und offene Fragen geklärt. Falls ein Sicherheits- oder Umweltplan erstellt werden muss (z.B. SiGe-Plan nach BaustellV bei großen Bauvorhaben), passiert das in dieser Phase in Zusammenarbeit mit der Fremdfirma.

• Online-Unterweisungen und Vorbereitung der Mitarbeiter: Alle vorgesehenen Fremdfirmenmitarbeiter absolvieren rechtzeitig vor dem Einsatz die Online-Sicherheitsunterweisung des Werks und bestehen den Test. Sie drucken oder speichern ihr Zertifikat. Intern erhalten sie von ihrer Firma ebenfalls letzte Einweisungen (z.B. Durchsprache der Gefährdungsbeurteilung, Bereitstellung der PSA, organisatorische Infos zur Anfahrt). Die Fremdfirma stellt sicher, dass ausreichend PSA und benötigtes Werkzeug vorhanden und geprüft ist, und lädt Werkzeuge/Maschinen ins Fahrzeug.

• Ankunft am Werk und Check-in: Am Einsatztag fährt die Fremdfirmen-Mannschaft zum Werkstor. Dort meldet sich der Fahrer/die Gruppe beim Pförtner bzw. nutzt den Self-Check-in. Identitätskontrolle erfolgt, die Namen werden mit der Voranmeldung abgeglichen. Da alle Unterlagen vorab geprüft sind und die Online-Unterweisung absolviert wurde, steht einer schnellen Abfertigung nichts im Wege. Die Mitarbeiter erhalten ihre Werksausweise und gegebenenfalls einen kurzen Hinweis auf spezifische Tagesumstände (z.B. "Heute ist es sehr windig, passen Sie bei Kranarbeiten auf"). Bei erstmaligem Einsatz erfolgt zudem die Unterweisung vor Ort, wie beschrieben, evtl. inklusive Rundgang zu Fluchtwegen.

• Arbeitsplatzeinweisung und Start der Arbeiten: Die Fremdfirmenmitarbeiter werden von ihrem internen Ansprechpartner (Fremdfirmenkoordinator oder Anlagenverantwortlicher) in Empfang genommen. Gemeinsam gehen sie zur Einsatzstelle. Dort findet eine kurze Arbeitsbesprechung statt: Vorstellung des Teams, Abgleich der Tätigkeiten, Durchsprache der Gefahren am Ort, Aushändigung von erforderlichen Permits (die im Voraus vorbereitet wurden, z.B. Freischaltauftrag für eine Anlage). Alle notwendigen Sicherheitsvorkehrungen werden getroffen (Absperrungen aufgestellt, Erdungen angebracht, Messungen durchgeführt etc.). Anschließend gibt der verantwortliche Betriebsingenieur die Arbeit frei. Die Fremdfirma beginnt mit der Ausführung der Aufgabe.

• Ausführung und Überwachung: Während der Durchführung der Arbeiten trägt die Fremdfirma Sorge, dass alle Sicherheitsregeln permanent eingehalten werden (PSA an, keine improvisierten Änderungen, Ordnung halten). Bei planmäßigen Arbeiten wird sie regelmäßig vom zuständigen Betreuer des Betriebs besucht – dieser überzeugt sich von der Einhaltung der Arbeitsschutzmaßnahmen und steht für Rückfragen bereit. Gibt es Änderungen oder Abweichungen vom Plan (etwa das Arbeitsverfahren muss geändert werden, es tauchen unerwartete Probleme auf), so ist die Arbeit zu unterbrechen und zunächst mit dem Auftraggeber abzustimmen. Gegebenenfalls ist eine Anpassung der Gefährdungsbeurteilung und Permits nötig, bevor weitergemacht wird. Falls mehrere Firmen parallel arbeiten, koordiniert der Fremdfirmenkoordinator laufend die Abläufe (z.B. Abstimmung von Schritten, um Interferenzen zu vermeiden).

• Pausenregelung und temporäres Verlassen: Bei längeren Einsätzen machen Fremdfirmenmitarbeiter Pausen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und Abstimmungen. Kleinere Pausen können vor Ort erfolgen (mitgebrachte Getränke/Essen), größere Mahlzeiten in der Kantine oder außerhalb. Wichtig: Wenn ein Mitarbeiter die Anlage verlässt (z.B. zum Mittagessen außerhalb des Werks), loggt er sich ordnungsgemäß aus und danach wieder ein, damit die Anwesenheitsliste stimmt. Die Werkstore erlauben mittels Ausweis ein zwischenzeitliches Verlassen. In der Kantine des Werks sind Fremdfirmen willkommen, sofern sie sich an die dortigen Hygiene- und Verhaltensregeln halten.

• Abschluss der Arbeiten und Aufräumen: Nach Erledigung der Aufgaben meldet die Fremdfirma dem Ansprechpartner Arbeitsende. Gemeinsam wird der Arbeitsbereich begutachtet: Wurden alle Arbeiten wie beauftragt durchgeführt? Ist die Anlage wieder in sicheren Zustand (Schutzabdeckungen dran, keine fremden Werkzeuge vergessen, kein Abfall liegengeblieben)? Erst wenn der Betriebsverantwortliche zufrieden ist, gilt die Arbeit als abgeschlossen. Etwaige Rückmeldungen (z.B. "Ein Teil konnte nicht repariert werden und bleibt außer Betrieb") werden protokolliert. Die Fremdfirma baut ggf. ihr Equipment ab, entfernt Absperrungen in Absprache und packt Material ein. Gefährliche Abfälle oder überschüssiges Material werden gemäß den Vorgaben entsorgt oder dem Betreiber übergeben.

• Abmeldung und Check-out: Das Team begibt sich zurück zum Werksausgang. Dort werden die Ausweise zurückgegeben bzw. elektronisch ausgecheckt. Falls Leihschlüssel, Spindschlüssel oder Geräte ausgegeben wurden, sind diese jetzt abzugeben. Der Werkschutz prüft, ob alles ordnungsgemäß zurückkommt. Gegebenenfalls bestätigt er der Mannschaft die Anwesentage/-zeiten (oft automatisch erfasst). Die Fremdfirma verlädt ihre Sachen und verlässt das Gelände. Der Einsatz ist damit vor Ort beendet.

• Nachbearbeitung und Dokumentation: Im Anschluss erstellt die Fremdfirma einen Leistungsnachweis oder Arbeitsbericht, in dem die ausgeführten Arbeiten und besondere Vorkommnisse festgehalten sind. Dieser wird vom Vertreter des Unternehmens gegengezeichnet (sofern vertraglich vorgesehen), was die vertragsgemäße Durchführung bestätigt. Sollten Restleistungen oder Mängel vorhanden sein, werden diese vermerkt und später nachgearbeitet. Gleichzeitig pflegt unser Fremdfirmenportal die Einsatzdaten: Welche Personen waren an welchen Tagen da, wie lange. Diese Daten stehen der Abrechnung zur Verfügung.

• Rechnung und Abrechnung: Die Fremdfirma stellt ihre Rechnung für die erbrachte Leistung. Unsere Buchhaltung prüft die Rechnung und vergleicht die berechneten Stunden mit den Zeitaufzeichnungen aus dem Zutrittssystem. Stimmen diese weitgehend überein (kleinere Abweichungen für Pausen etc. berücksichtigt), wird die Rechnung regulär bezahlt. Bei größeren Unstimmigkeiten wird Rücksprache gehalten (Rechnungsprüfung). Da durch das System Missverständnisse minimiert wurden, ist dieser Prozess meist reibungslos.

• Feedback und Erfahrungssicherung: Abschließend wird intern bewertet, wie der Fremdfirmeneinsatz verlaufen ist (Qualität, Termintreue, Sicherheit). Positive Aspekte und auch Probleme werden dokumentiert. Bei Bedarf gibt es ein Abschlussgespräch mit der Fremdfirma, um Erkenntnisse auszutauschen – beispielsweise, ob unsere Prozesse verbessert werden können oder ob die Fremdfirma etwas optimieren wird. Diese Lernschleife trägt dazu bei, die Zusammenarbeit stetig zu verbessern.

Dieser Prozessablauf zeigt in der Gesamtschau, wie all die einzelnen Bausteine (Portal, Unterweisung, Zugangskontrolle, etc.) ineinandergreifen, um einen sicheren und effizienten Fremdfirmeneinsatz von Anfang bis Ende zu gewährleisten. Jede Phase ist wichtig und trägt dazu bei, dass am Ende sowohl der Auftraggeber als auch die Fremdfirma ihr Ziel erreichen: Die Arbeiten sind erfolgreich abgeschlossen – unfallfrei, regelkonform, termingerecht und zur beiderseitigen Zufriedenheit.

Alle in diesem Handbuch genannten Regelungen orientieren sich an den geltenden Gesetzen, Verordnungen und Regeln der Technik. Im Folgenden sind die wichtigsten gesetzlichen und normativen Rahmenbedingungen aufgeführt, die für Fremdfirmeneinsätze in Industrieanlagen relevant sind.

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Zentrales Gesetz, das die Pflichten des Arbeitgebers zur Gewährleistung von Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten regelt. Besonders relevant sind § 5 (Gefährdungsbeurteilung), § 8 (Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber) – Grundlage für Fremdfirmenkoordination) und § 12 (Unterweisungspflicht). Das ArbSchG setzt die EU-Rahmenrichtlinie 89/391/EWG in deutsches Recht um und bildet die Basis für zahlreiche Verordnungen.

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Bereitstellung und Benutzung von Arbeitsmitteln und dem Betrieb überwachungsbedürftiger Anlagen. Relevante Inhalte: Gefährdungsbeurteilung bei Arbeitsmitteln, Prüfpflichten (z.B. von Werkzeugen, Hebezeugen), Regelungen zu Arbeiten mit besonderen Gefahren (z.B. Erlaubnispflicht für Behälter- und Heißarbeiten) sowie Explosionsschutz (Erstellung eines Explosionsschutzdokuments, Zoneneinteilung). Die BetrSichV ist besonders wichtig, wenn Fremdfirmen eigene Arbeitsmittel mitbringen oder in explosionsgefährdeten Bereichen arbeiten.

• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): Verordnung über die Sicherheit und Gesundheitsschutz in Arbeitsstätten. Sie fordert z.B. Flucht- und Rettungspläne, Brandschutzorganisation, Verkehrswege, Sanitäranlagen usw. Für Fremdfirmen relevant: Die Arbeitsstätte (Werk) muss so gestaltet sein, dass auch betriebsfremde Personen sicher darin arbeiten können. Fremdfirmen müssen die Vorgaben der ArbStättV (wie Freihalten von Fluchtwegen, Einhaltung von Kennzeichnungen) ebenfalls beachten.

• Gefahrstoffverordnung (GefStoffV): Regelt den Umgang mit Gefahrstoffen. Enthält Pflichten zur Gefährdungsbeurteilung bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen, zum Ergreifen von Schutzmaßnahmen, Kennzeichnung und Unterweisung. Das ist relevant, wenn Fremdfirmen mit Chemikalien arbeiten, Gefahrstoffe einsetzen oder freisetzen könnten. Auch der Explosionsschutz (mit Verweis auf ATEX 137) ist hier teilweise verankert. Die Fremdfirmen müssen die Vorgaben der GefStoffV erfüllen, z.B. Sicherheitsdatenblätter bereithalten, Personen mit Chemikalienkenntnis einsetzen, entsprechende PSA nutzen.

• DGUV Vorschriften und Regeln: Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) gibt Unfallverhütungsvorschriften heraus, die für alle bei den Berufsgenossenschaften versicherten Unternehmen verbindlich sind. Zentral ist DGUV Vorschrift 1 "Grundsätze der Prävention", die allgemeine Pflichten definiert (Organisation von Arbeitsschutz, Unterweisung, PSA-Bereitstellung, Erste Hilfe etc.). Diese Vorschrift gilt auch für Fremdfirmen und unsere Zusammenarbeit mit ihnen. Spezifischer gibt es DGUV-Regeln, z.B. DGUV Regel 100-001 (Inhalt ähnlich V1, Prävention allgemein) oder Regeln für einzelne Branchen/Tätigkeiten (z.B. DGUV Regel 113-004 "Arbeiten in engen Räumen" – relevant bei Kesselarbeiten). Fremdfirmen müssen mit den für sie einschlägigen DGUV-Vorschriften vertraut sein. Auch die BG/Berufsgenossenschaftlichen Informationen (DGUV Informationen) können hilfreiche Richtlinien bieten, z.B. zur Fremdfirmenkoordination.

• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): Dieses Gesetz regelt die Rechte des Betriebsrats. Für Fremdfirmen relevant: § 87 BetrVG gibt dem Betriebsrat Mitbestimmungsrechte bei Regelungen zur Unfallverhütung und zum Gesundheitsschutz sowie zur Ordnung des Betriebes. Das heißt, die Einführung dieses Fremdfirmenhandbuchs und der zugrundeliegenden Prozesse sollte mit dem Betriebsrat abgestimmt sein. Ferner verlangt § 89 BetrVG, dass der Betriebsrat über alle Angelegenheiten des Arbeits- und Umweltschutzes informiert wird. In der Praxis bedeutet dies, dass unser Betriebsrat ein Auge darauf hat, dass Fremdfirmen den gleichen Sicherheitsstandards folgen wie eigene Mitarbeiter, und Missstände ansprechen kann. Der Betriebsrat hat zwar kein direktes Weisungsrecht gegenüber Fremdfirmen, aber über den Arbeitgeber kann er Maßnahmen einfordern, die dann auch Fremdfirmen betreffen (z.B. verbesserte Schutzmaßnahmen, falls er Mängel sieht).

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Diese Rechtsnormen schützen personenbezogene Daten. Da wir im Rahmen des Fremdfirmenmanagements personenbezogene Daten von Fremdfirmenmitarbeitern verarbeiten (Name, Ausweisnummer, Zutrittszeiten etc.), müssen wir die DSGVO-Vorgaben einhalten. Relevante Prinzipien: Datenminimierung (nur die nötigsten Daten erheben), Zweckbindung (nur für Sicherheit/Zutritt nutzen, nicht für andere Zwecke), Speicherbegrenzung (Daten löschen, wenn nicht mehr nötig). Fremdfirmen sollten wissen, dass wir ihre Daten so behandeln. Umgekehrt müssen auch Fremdfirmen die DSGVO beachten, etwa wenn sie uns Daten ihrer Mitarbeiter übermitteln – das geschieht idealerweise mit Einwilligung oder aufgrund eines berechtigten Interesses (Sicherheitsanforderung). Beide Seiten stellen technisch-organisatorisch sicher, dass Unbefugte keinen Zugang zu den personenbezogenen Daten erhalten.

• EU-Rechtliche Vorgaben: Neben nationalen Gesetzen greifen auch EU-Richtlinien.schon genannt wurden:

• EU-Arbeitsschutz-Rahmenrichtlinie (89/391/EWG): Grundlegende Richtlinie, die Arbeitgeberpflichten in der EU regelt (durch ArbSchG umgesetzt).

• ATEX-Richtlinien: ATEX 137 (1999/92/EG) für den Explosionsschutz von Beschäftigten und ATEX 114 (2014/34/EU) für das Inverkehrbringen explosionsgeschützter Geräte. Letztere betrifft Fremdfirmen, wenn sie eigene Geräte mitbringen – diese müssen ATEX 114 konform sein in Ex-Zonen.

• Maschinenrichtlinie (2006/42/EG): Wenn Fremdfirmen Maschinen aufstellen oder nutzen, müssen diese den Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen der Richtlinie genügen (CE-Kennzeichnung). Die Einhaltung wird vorausgesetzt.

• Richtlinie über die Mindestvorschriften für Sicherheit und Gesundheit bei der Benutzung von Arbeitsmitteln (2009/104/EG): Entspricht inhaltlich der Betriebssicherheitsverordnung und DGUV V3, fordert z.B. regelmäßige Prüfung von Arbeitsmitteln.

• Datenschutzrichtlinie (wurde durch DSGVO abgelöst).

• Entsenderichtlinie (96/71/EG): Falls Fremdfirmen aus dem EU-Ausland Mitarbeiter entsenden, müssen sie hiesige Mindestarbeitsbedingungen einhalten; das tangiert uns in Bezug auf z.B. Arbeitszeiten und Arbeitsschutz, aber hauptsächlich der Fremdarbeitgeber ist in der Pflicht.

• Sonstige nationale Vorschriften: Je nach Branche und Tätigkeit können weitere Gesetze relevant sein, z.B. Chemikaliengesetz, Wasserhaushaltsgesetz (WHG) und Bundes-Immissionsschutzgesetz (BImSchG) in Umweltbelangen (Vermeidung von Gewässerverunreinigungen, Emissionen – z.B. WHG relevant, wenn Fremdfirmen an Tanks arbeiten; BImSchG relevant, wenn Lärm/Geruch entsteht). Im Bereich Arbeitssicherheit können etwa die Baustellenverordnung (BaustellV) greifen, wenn es sich um ein Bauvorhaben handelt (Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator erforderlich ab bestimmten Umfang). Auch branchenspezifische Verordnungen (DruckbehälterV, StrahlenschutzV, etc.) sind im Einzelfall zu beachten, wenn Fremdfirmen in entsprechenden Feldern tätig sind.

• Normen und Standards: Schließlich gibt es technische Normen (DIN, ISO, VDE) und anerkannte Regeln der Technik, die zwar nicht Gesetz sind, aber de-facto einzuhalten, um dem Stand der Sicherheitstechnik zu genügen. Beispiele: DIN VDE 0105 für das sichere Arbeiten an elektrischen Anlagen, ISO 45001 (Managementsystem Arbeitsschutz) als freiwilliger Standard den manche Fremdfirmen haben, oder VDI-Richtlinien zur Reinraumhygiene etc. Unser Unternehmen setzt voraus, dass Fremdfirmen nach dem Stand der Technik arbeiten und diese Normen kennen. Wo nötig, verweisen wir in unseren Anforderungen auf konkrete Normen (z.B. "Gerüstbau nach DIN EN 12811").

Diese Übersicht macht deutlich, dass die Zusammenarbeit mit Fremdfirmen in einem dichten Geflecht von Vorschriften eingebettet ist. Durch Einhaltung dieses Handbuchs werden gleichzeitig die meisten relevanten Vorschriften erfüllt. Das Handbuch fungiert gewissermaßen als praxisorientierte Zusammenfassung der gesetzlichen Pflichten für Fremdfirmen.

Unser Ziel ist es, gemeinsam mit unseren Partnerfirmen ein sicheres, gesetzeskonformes Arbeitsumfeld zu schaffen. Indem wir die oben genannten Rahmenbedingungen beachten, schützen wir nicht nur Leben und Gesundheit, sondern erfüllen auch unsere rechtliche Verantwortung gegenüber Mitarbeitern, Umwelt und Aufsichtsbehörden.

Dieses Fremdfirmenhandbuch ist Teil dieser Verantwortung und wird bei Bedarf an geänderte gesetzliche Vorgaben oder betriebliche Erfordernisse angepasst. Alle Fremdfirmen sind angehalten, sich über aktuelle Änderungen selbst ebenfalls informiert zu halten und proaktiv den Dialog zu suchen, falls Unklarheiten bestehen. Nur mit gegenseitigem Verständnis der Regeln und einer vertrauensvollen Zusammenarbeit können wir die hohen Sicherheits- und Qualitätsstandards auf dem Werksgelände gewährleisten.

Ende des Fremdfirmenhandbuchs. Bei Fragen oder Unstimmigkeiten stehen die Koordinatoren für Fremdfirmen sowie die Fachkraft für Arbeitssicherheit des Werks als Ansprechpartner zur Verfügung. Wir danken unseren Fremdfirmen für die sorgfältige Beachtung aller genannten Punkte und freuen uns auf eine weiterhin unfallfreie und erfolgreiche Zusammenarbeit.Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung. Vielen Dank vorab.