Einladungsportal für externe Firmen (Disponentenportal)
Ein Einladungsportal für externe Firmen, auch als Disponentenportal bezeichnet, ist eine digitale Lösung für Unternehmen, die mit festen externen Dienstleistern zusammenarbeiten, jedoch häufig wechselndes Personal im Einsatz haben. Eine solche Plattform ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Automatisierung des Anmeldeprozesses, indem der administrative Aufwand direkt auf die Dienstleister ausgelagert wird. Unternehmen profitieren von einer deutlichen Reduzierung des administrativen Aufwands, während externe Dienstleister mehr Eigenverantwortung und Flexibilität erhalten. Die Automatisierung dieser Prozesse verbessert die Sicherheit, Compliance und Effizienz und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und externen Partnern.
Verwaltung fester Dienstleistungsverträge mit wechselndem Personal
Unternehmen arbeiten mit festen externen Dienstleistern, die verschiedene Aufgaben übernehmen, z. B.: Gebäudereinigung
Wartung & Instandhaltung
IT-Dienstleistungen
Sicherheitsdienste
Logistik & Transport
Da sich das eingesetzte Personal häufig ändert, ist eine flexible und einfache Anmeldeverwaltung erforderlich.
Das Portal ermöglicht es, dass der Dienstleister selbstständig neue Mitarbeiter anmeldet und verwaltet.
Auslagerung des administrativen Aufwands auf den Dienstleister
Bisher mussten Unternehmen selbst: Mitarbeiterdaten von externen Dienstleistern erfassen
Zutrittsgenehmigungen verwalten
Sicherheitsunterweisungen organisieren
Zugangsberechtigungen erstellen
Durch das Disponentenportal werden diese Prozesse automatisiert und auf den Dienstleister übertragen: Der Dienstleister pflegt eigenständig die Daten seines Personals.
Zugangsberechtigungen werden automatisch erstellt oder erneuert.
Sicherheitsunterweisungen können online absolviert und nachverfolgt werden.
Unternehmen behalten die volle Kontrolle und Übersicht, ohne den manuellen Aufwand.
Selbstständige Anmeldung durch den Dienstleister
Jeder externe Dienstleister erhält Zugang zum Einladungsportal.
Über das Portal kann der Disponent des Dienstleisters: Sein Personal selbst anmelden
Einsatzzeiträume definieren
Daten pflegen und aktualisieren (z. B. Adressen, Sicherheitszertifikate)
Besondere Anforderungen oder Zutrittsrechte beantragen
Zutrittsausweise generieren (digital oder als Druck)
Automatische Synchronisation mit den internen Systemen des Unternehmens stellt sicher, dass alle Änderungen in Echtzeit aktualisiert werden.
Effizienzsteigerung durch Automatisierung
Keine manuelle Erfassung von Mitarbeiterdaten durch das Unternehmen
Automatische Zutrittsfreigabe & Verlängerung von Berechtigungen
Schnelle und einfache Anmeldung neuer Dienstleister-Mitarbeiter
Reduzierung von Wartezeiten und administrativem Aufwand
Verbesserte Sicherheit & Compliance
Einhaltung von Sicherheitsvorschriften durch digitale Dokumentation
Automatische Prüfung von Zertifikaten und Qualifikationen
Schnelle Sperrung oder Deaktivierung von Zutrittsrechten bei Bedarf
Entlastung interner Abteilungen
HR, Facility Management und Sicherheitspersonal werden entlastet
Bessere Kontrolle und Nachverfolgbarkeit von externem Personal
Reduzierung der Fehleranfälligkeit durch standardisierte Prozesse
Mehr Transparenz und Übersicht
Echtzeit-Übersicht aller angemeldeten Dienstleister-Mitarbeiter
Detaillierte Historie aller Zutrittsaktivitäten
Berichtsfunktion für Audits, Sicherheitsprüfungen & Nachverfolgung
Technische Integration und Automatisierung
Anbindung an Zutrittssysteme (RFID, QR-Code, NFC)
Schnittstellen zu HR- und ERP-Systemen
Automatische Erinnerungen für ablaufende Zertifikate
Self-Service-Funktion für externe Dienstleister
Zukunftstechnologien in der Zutrittskontrolle
KI-gestützte Sicherheitsprüfungen (automatische Verifikation von Unterlagen)
Biometrische Authentifizierung für Hochsicherheitsbereiche
Integration mit mobilen Apps für Zutrittskontrolle und Zeiterfassung
Blockchain-basierte Identitätsprüfung für maximale Datensicherheit
