Das Fremdfirmenmanagement ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmenssicherheit und des Facility Managements. Unternehmen müssen sicherstellen, dass externe Dienstleister und Subunternehmer kontrolliert, dokumentiert und regelkonform arbeiten – insbesondere in sensiblen Bereichen wie Produktion, IT-Infrastruktur, Forschung oder Hochsicherheitszonen.
Ein digitalisiertes Fremdfirmenmanagement ermöglicht eine effiziente Steuerung der Zutrittsrechte, Sicherheitsschulungen, Arbeitsfreigaben und Nachweispflichten. Durch die Integration mit Zutrittskontrollsystemen und Microsoft Teams kann sichergestellt werden, dass Fremdfirmen nur die für sie vorgesehenen Bereiche betreten dürfen, alle relevanten Sicherheitsvorgaben erfüllen und ihre Tätigkeiten transparent dokumentiert werden.
Fremdfirmenmanagement: Sichere und effiziente Zutrittsstrategien
Digitale Erfassung und Verwaltung externer Dienstleister
Automatische Prüfungen von Unterweisungen, Zertifikaten und Nachweisen
Temporäre, rollenbasierte Zutrittsrechte für Fremdfirmenmitarbeitende
Echtzeitüberwachung von Arbeitsbereichen und Zutritten
Nahtlose Integration mit Zutrittskontroll- und Notfallmanagementsystemen
Beispiel
Ein Wartungstechniker meldet sich über ein Fremdfirmenportal an, lädt seine Sicherheitszertifikate hoch und erhält erst nach Genehmigung eine temporäre Zutrittskarte für den Wartungsbereich.
Dies erfolgt idealerweise über ein Online-Portal oder Microsoft Teams und umfasst:
Erfassung der Firmen- und Mitarbeitendendaten
Upload von Qualifikationsnachweisen, Schulungszertifikaten und Unterweisungen
Hinterlegung von Ansprechpartnern und Notfallkontakten
Sicherheitsprüfung und Genehmigung durch das Unternehmen
Beispiel
Ein Reinigungsunternehmen meldet seine Mitarbeitenden über ein digitales Fremdfirmenportal an. Erst nach erfolgreicher Prüfung durch die Sicherheitsabteilung werden Zutrittsrechte erteilt.
Automatische Prüfung von Schulungen und Zertifikaten
Pflichtunterweisungen vor Zutritt (z. B. Arbeitsschutz, Brandschutz, Datenschutz)
Digitale Schulungsnachweise mit automatischer Ablaufkontrolle
Erinnerungsfunktion für auslaufende Zertifikate und Nachweise
Beispiel
Falls ein Fremdfirmenmitarbeitender seit über einem Jahr keine Sicherheitsunterweisung erhalten hat, wird kein Zutritt gewährt, bis die Schulung erneut absolviert wurde.
Fremdfirmenmitarbeitende erhalten nur Zutritt zu festgelegten Bereichen, die für ihre Tätigkeit notwendig sind:
Zutrittsrechte sind auf bestimmte Zeitfenster beschränkt
Keine automatische Zutrittsfreigabe für Hochsicherheitsbereiche ohne gesonderte Genehmigung
Zutrittskontrolle über RFID-Karten, QR-Codes oder mobile App
Zugang nur bei gültigen Nachweisen und Schulungen
Beispiel
Ein Elektriker benötigt für Wartungsarbeiten Zutritt zur Technikzentrale. Sein Zutritt wird erst nach erfolgreicher Prüfung seiner Qualifikationen freigegeben.
Vor der Ausführung bestimmter Arbeiten müssen Freigaben durch das Unternehmen erfolgen:
Automatisierte Arbeitsfreigaben in Microsoft Teams oder einem digitalen System
Freigabeprozesse für sicherheitskritische Tätigkeiten (z. B. Heißarbeiten, Arbeiten in explosionsgefährdeten Bereichen)
Live-Tracking von aktiven Arbeitsaufträgen für bessere Koordination
Beispiel
Ein Bauunternehmen muss eine Sicherheitsfreigabe für Bohrarbeiten in einem sensiblen Bereich einholen. Erst nach Genehmigung durch das Facility Management werden die Arbeiten freigegeben.
Live-Monitoring von Fremdfirmen in Sicherheitszonen
Echtzeit-Tracking von Fremdfirmenmitarbeitenden in definierten Arbeitsbereichen
Automatische Benachrichtigung bei Verlassen genehmigter Zonen
Integration mit Videoüberwachung und Sicherheitsdienst
Beispiel
Falls ein Subunternehmer einen nicht freigegebenen Bereich betritt, erhält die Sicherheitszentrale eine sofortige Alarmmeldung, und sein Zutritt kann gesperrt werden.
Notfall- und Evakuierungsmaßnahmen für Fremdfirmen
Automatische Erfassung aller anwesenden Fremdfirmenmitarbeitenden
Digitale Evakuierungsliste mit Standortinformationen
Sofortige Notfallbenachrichtigung über Microsoft Teams oder SMS
Beispiel
Falls eine Evakuierung ausgelöst wird, erhalten Fremdfirmenmitarbeitende eine automatische Anweisung mit dem nächstgelegenen Sammelpunkt.
Automatische Protokollierung und Zeitabrechnung
Erfassung der Anwesenheitszeiten für Abrechnung und Nachverfolgung
Digitale Dokumentation von Arbeitsaufträgen und erbrachten Leistungen
Zugriffsrechte und Arbeitszeiten direkt mit Rechnungslegung verknüpft
Beispiel
Falls eine Fremdfirma eine Leistung in Rechnung stellt, kann das Unternehmen die Zutrittsprotokolle als Nachweis für erbrachte Arbeitsstunden verwenden.
Compliance und Datenschutz im Fremdfirmenmanagement
DSGVO-konforme Speicherung und Verwaltung von Fremdfirmendaten
Automatische Löschung oder Anonymisierung von Zutritts- und Arbeitsdaten
Zutrittsprotokolle nur für definierte Zeiträume abrufbar
Beispiel
Nach 6 Monaten werden die Zutrittsprotokolle anonymisiert, um DSGVO-Vorgaben einzuhalten.
Ein modernes Fremdfirmenmanagementsystem ermöglicht eine strukturierte, transparente und sichere Verwaltung externer Dienstleister.
Digitale Registrierung und Qualifikationsprüfung
Automatische Kontrolle von Schulungen und Zertifikaten
Temporäre, rollenbasierte Zutrittsrechte
Live-Überwachung und Echtzeit-Notfallmanagement
Einfache Integration mit Zutrittskontroll- und Abrechnungssystemen
DSGVO-konforme Speicherung und Datenverwaltung
Durch eine vollständig digitalisierte und automatisierte Verwaltung von Fremdfirmen werden sowohl Sicherheitsrisiken minimiert als auch betriebliche Abläufe optimiert.
