Zum Inhalt springen
FM-Connect Chat

Hallo! Ich bin Ihr FM-Connect Chat-Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Fremdfirmenmanagement: Zutritt und Steuerung

Facility Management: Zutritt » Strategie » Fremdfirmen

Fremdfirmenmanagement für Zutrittskontrollsysteme zur sicheren Steuerung externer Mitarbeiterzugänge

Fremdfirmenmanagement – Effiziente Steuerung externer Dienstleister

Das Fremdfirmenmanagement ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmenssicherheit und des Facility Managements. Unternehmen müssen sicherstellen, dass externe Dienstleister und Subunternehmer kontrolliert, dokumentiert und regelkonform arbeiten – insbesondere in sensiblen Bereichen wie Produktion, IT-Infrastruktur, Forschung oder Hochsicherheitszonen.

Ein digitalisiertes Fremdfirmenmanagement ermöglicht eine effiziente Steuerung der Zutrittsrechte, Sicherheitsschulungen, Arbeitsfreigaben und Nachweispflichten. Durch die Integration mit Zutrittskontrollsystemen und Microsoft Teams kann sichergestellt werden, dass Fremdfirmen nur die für sie vorgesehenen Bereiche betreten dürfen, alle relevanten Sicherheitsvorgaben erfüllen und ihre Tätigkeiten transparent dokumentiert werden.

Fremdfirmenmanagement: Sichere und effiziente Zutrittsstrategien

Ziele eines modernen Fremdfirmenmanagements:

  • Digitale Erfassung und Verwaltung externer Dienstleister

  • Automatische Prüfungen von Unterweisungen, Zertifikaten und Nachweisen

  • Temporäre, rollenbasierte Zutrittsrechte für Fremdfirmenmitarbeitende

  • Echtzeitüberwachung von Arbeitsbereichen und Zutritten

  • Nahtlose Integration mit Zutrittskontroll- und Notfallmanagementsystemen

Beispiel

Ein Wartungstechniker meldet sich über ein Fremdfirmenportal an, lädt seine Sicherheitszertifikate hoch und erhält erst nach Genehmigung eine temporäre Zutrittskarte für den Wartungsbereich.

Dies erfolgt idealerweise über ein Online-Portal oder Microsoft Teams und umfasst:

  • Erfassung der Firmen- und Mitarbeitendendaten

  • Upload von Qualifikationsnachweisen, Schulungszertifikaten und Unterweisungen

  • Hinterlegung von Ansprechpartnern und Notfallkontakten

  • Sicherheitsprüfung und Genehmigung durch das Unternehmen

Beispiel

Ein Reinigungsunternehmen meldet seine Mitarbeitenden über ein digitales Fremdfirmenportal an. Erst nach erfolgreicher Prüfung durch die Sicherheitsabteilung werden Zutrittsrechte erteilt.

Automatische Prüfung von Schulungen und Zertifikaten

  • Pflichtunterweisungen vor Zutritt (z. B. Arbeitsschutz, Brandschutz, Datenschutz)

  • Digitale Schulungsnachweise mit automatischer Ablaufkontrolle

  • Erinnerungsfunktion für auslaufende Zertifikate und Nachweise

Beispiel

Falls ein Fremdfirmenmitarbeitender seit über einem Jahr keine Sicherheitsunterweisung erhalten hat, wird kein Zutritt gewährt, bis die Schulung erneut absolviert wurde.

Fremdfirmenmitarbeitende erhalten nur Zutritt zu festgelegten Bereichen, die für ihre Tätigkeit notwendig sind:

  • Zutrittsrechte sind auf bestimmte Zeitfenster beschränkt

  • Keine automatische Zutrittsfreigabe für Hochsicherheitsbereiche ohne gesonderte Genehmigung

  • Zutrittskontrolle über RFID-Karten, QR-Codes oder mobile App

  • Zugang nur bei gültigen Nachweisen und Schulungen

Beispiel

Flussdiagramm eines zweistufigen Sicherheitsprozesses für Fremdfirmen. Schritt 1: Ein Arbeiter erhält nach Qualifikationsprüfung zeitlich begrenzten Zutritt via RFID-Karte/App. Schritt 2: Für sicherhe

Ein Elektriker benötigt für Wartungsarbeiten Zutritt zur Technikzentrale. Sein Zutritt wird erst nach erfolgreicher Prüfung seiner Qualifikationen freigegeben.

Vor der Ausführung bestimmter Arbeiten müssen Freigaben durch das Unternehmen erfolgen:

  • Automatisierte Arbeitsfreigaben in Microsoft Teams oder einem digitalen System

  • Freigabeprozesse für sicherheitskritische Tätigkeiten (z. B. Heißarbeiten, Arbeiten in explosionsgefährdeten Bereichen)

  • Live-Tracking von aktiven Arbeitsaufträgen für bessere Koordination

Beispiel

Ein Bauunternehmen muss eine Sicherheitsfreigabe für Bohrarbeiten in einem sensiblen Bereich einholen. Erst nach Genehmigung durch das Facility Management werden die Arbeiten freigegeben.

Live-Monitoring von Fremdfirmen in Sicherheitszonen

  • Echtzeit-Tracking von Fremdfirmenmitarbeitenden in definierten Arbeitsbereichen

  • Automatische Benachrichtigung bei Verlassen genehmigter Zonen

  • Integration mit Videoüberwachung und Sicherheitsdienst

Beispiel

Falls ein Subunternehmer einen nicht freigegebenen Bereich betritt, erhält die Sicherheitszentrale eine sofortige Alarmmeldung, und sein Zutritt kann gesperrt werden.

Notfall- und Evakuierungsmaßnahmen für Fremdfirmen

  • Automatische Erfassung aller anwesenden Fremdfirmenmitarbeitenden

  • Digitale Evakuierungsliste mit Standortinformationen

  • Sofortige Notfallbenachrichtigung über Microsoft Teams oder SMS

Beispiel

Falls eine Evakuierung ausgelöst wird, erhalten Fremdfirmenmitarbeitende eine automatische Anweisung mit dem nächstgelegenen Sammelpunkt.

Automatische Protokollierung und Zeitabrechnung

  • Erfassung der Anwesenheitszeiten für Abrechnung und Nachverfolgung

  • Digitale Dokumentation von Arbeitsaufträgen und erbrachten Leistungen

  • Zugriffsrechte und Arbeitszeiten direkt mit Rechnungslegung verknüpft

Beispiel

Falls eine Fremdfirma eine Leistung in Rechnung stellt, kann das Unternehmen die Zutrittsprotokolle als Nachweis für erbrachte Arbeitsstunden verwenden.

Compliance und Datenschutz im Fremdfirmenmanagement

  • DSGVO-konforme Speicherung und Verwaltung von Fremdfirmendaten

  • Automatische Löschung oder Anonymisierung von Zutritts- und Arbeitsdaten

  • Zutrittsprotokolle nur für definierte Zeiträume abrufbar

Beispiel

Nach 6 Monaten werden die Zutrittsprotokolle anonymisiert, um DSGVO-Vorgaben einzuhalten.

Ein modernes Fremdfirmenmanagementsystem ermöglicht eine strukturierte, transparente und sichere Verwaltung externer Dienstleister.

  • Digitale Registrierung und Qualifikationsprüfung

  • Automatische Kontrolle von Schulungen und Zertifikaten

  • Temporäre, rollenbasierte Zutrittsrechte

  • Live-Überwachung und Echtzeit-Notfallmanagement

  • Einfache Integration mit Zutrittskontroll- und Abrechnungssystemen

  • DSGVO-konforme Speicherung und Datenverwaltung

  • Durch eine vollständig digitalisierte und automatisierte Verwaltung von Fremdfirmen werden sowohl Sicherheitsrisiken minimiert als auch betriebliche Abläufe optimiert.