Die Selbstanmeldung Public ist eine digitale Lösung zur effizienten Erfassung und Verwaltung von Besucherdaten. Sie ermöglicht es Besuchern, sich dezentral und eigenständig zu registrieren, wodurch der Empfang entlastet und der Anmeldeprozess optimiert wird.
Durch die Automatisierung des Anmeldeprozesses profitieren sowohl Besucher als auch Empfangsmitarbeiter von einem reibungslosen und professionellen Erlebnis.
Besucher können sich selbstständig über ein digitales Formular anmelden, ohne den Empfang oder Sicherheitsmitarbeiter zu belasten.
Dies kann über eine Webplattform, eine App oder ein Self-Service-Terminal erfolgen.
Erfassung folgender Datenpunkte:
Name, Vorname
Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
Grund des Besuchs und Ansprechperson im Unternehmen
Datum und Uhrzeit des geplanten Besuchs
Besondere Anforderungen (z. B. Barrierefreiheit, Begleitperson)
Entlastung der Mitarbeitenden am Empfang
Durch die automatisierte Voranmeldung müssen Empfangsmitarbeiter nur noch eine Schnellüberprüfung durchführen.
Reduzierung von Wartezeiten und schnellere Abfertigung der Besucher.
Keine manuelle Dateneingabe mehr durch den Empfang, da alle relevanten Informationen bereits digital vorliegen.
Voranmeldung über Website oder persönlichen Link
Besucher können sich bereits vor dem eigentlichen Besuch über eine Website oder einen personalisierten Einladungslink registrieren.
Der persönliche Link kann von der einladenden Abteilung oder Person verschickt werden und enthält bereits vorab ausgefüllte Daten.
Durch diese Vorregistrierung können mögliche Sicherheitsfreigaben und Zutrittsberechtigungen bereits geprüft werden.
Automatische Übermittlung der Besuchsdaten an den Empfang
Alle erfassten Daten werden in Echtzeit an das Empfangssystem übermittelt.
Mitarbeiter am Empfang haben eine Übersicht aller erwarteten Besucher, inklusive deren Ankunftszeit und spezieller Anforderungen.
Integration mit Zutrittskontrollsystemen, sodass der Besucher automatisch ein digitales oder physisches Zutrittsmedium (QR-Code, RFID-Karte) erhalten kann.
Responsive Design für Smartphones und Tablets
Das System ist für mobile Endgeräte optimiert, sodass sich Besucher jederzeit und überall anmelden können.
Besucher können sich per Smartphone oder Tablet registrieren, ohne auf einen PC angewiesen zu sein.
Benutzerfreundliche Oberfläche mit intuitiver Bedienung, um die Anmeldung so einfach wie möglich zu gestalten.
Effizienzsteigerung und Zeitersparnis
Schnelle Abwicklung durch digitale Vorregistrierung
Weniger Wartezeiten für Besucher
Automatische Erfassung und Weiterleitung der Daten
Verbesserte Sicherheit und Nachverfolgbarkeit
Exakte Dokumentation aller Besucherbewegungen
Möglichkeit zur Sicherheitsprüfung im Voraus
Automatische Erstellung von Zutrittsberechtigungen
Entlastung des Empfangspersonals
Weniger Verwaltungsaufwand für Mitarbeitende
Reduzierung manueller Dateneingaben
Fokus auf individuelle Betreuung von Gästen
Erhöhte Flexibilität für Besucher
Anmeldung jederzeit und von überall aus möglich
Nutzung von mobilen Endgeräten für schnelle Registrierung
Einfache Handhabung durch personalisierte Links
Technische Integration und AutomatisierungVerknüpfung mit Zutrittssystemen (QR-Code, RFID, NFC)
Verknüpfung mit Zutrittssystemen (QR-Code, RFID, NFC)
Integration in Unternehmenssoftware (CRM, ERP, Facility Management)
Automatische Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS für den Gastgeber
Anbindung an Sicherheitsdatenbanken zur Blacklist-Prüfung
Zukunftsperspektiven und Erweiterungsmöglichkeiten
KI-gestützte Besuchererkennung für personalisierte Begrüßungen
Automatische Druckstationen für Besucherausweise
Self-Check-in-Terminals mit Kamera-Identifikation
Erweiterung um COVID-19-Screening-Fragen oder Gesundheitschecks
