Die Zutrittskontrolle für Besucher und Gäste ist eine wesentliche Maßnahme zur Sicherstellung der Unternehmenssicherheit. Um unbefugten Zugang zu verhindern, die Sicherheits- und Datenschutzanforderungen zu erfüllen und den Betrieb reibungslos zu gestalten, gelten für Besucher und Gäste bestimmte Zutrittsregelungen. Besucher unterliegen der Begleitpflicht, eingewiesene Fremdfirmen sind davon befreit, sofern die Unterweisung aktuell ist. Durch digitale Registrierung, Identitätsprüfung, Protokollierung und DSGVO-konforme Datenverarbeitung bleibt der Zutritt jederzeit kontrolliert, sicher und nachvollziehbar.
Diese Regelungen betreffen alle nicht festangestellten Personen, die das Unternehmensgelände betreten möchten. Eingewiesene Fremdfirmen unterliegen gesonderten Regeln und sind von der Besucherbegleitpflicht befreit, sofern ihre Fremdfirmenunterweisung nicht älter als 365 Tage ist.
Besuche müssen im Voraus angemeldet werden, um Sicherheitsrisiken zu minimieren und den Zutrittsprozess zu beschleunigen. Dies erfolgt über das Besuchermanagementsystem (BMS) oder eine Anmeldung durch den Gastgeber.
Pflicht zur Voranmeldung für:
Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten
Behördenvertreter oder Kontrollinstanzen
Externe Berater oder Schulungspersonal
Sonstige Gäste, die das Gelände betreten möchten
Ablauf der Voranmeldung:
Anmeldung des Besuchs durch den zuständigen Mitarbeitenden oder Gastgeber
Erfassung der Besucherinformationen:
Name des Besuchers
Firma oder Organisation
Zweck des Besuchs
Verantwortlicher Ansprechpartner
Geplanter Zeitraum des Aufenthalts
Zutrittsbereiche, die betreten werden dürfen
Automatische Benachrichtigung an Empfang und Sicherheit
Automatische Benachrichtigung an Empfang oder Sicherheitsdienst
Nachträgliche Identitätsprüfung bei unangemeldeten Besuchern
Falls ein Besucher nicht angemeldet wurde, ist eine nachträgliche Identitätsprüfung am Empfang erforderlich.
Identitätsprüfung bei Ankunft
Beim Betreten des Unternehmensgeländes muss jeder Besucher einen gültigen Lichtbildausweis (Personalausweis, Reisepass, Führerschein) vorlegen.
Zweck der Identitätsprüfung:
Verhinderung unbefugten Zutritts
Sicherstellung, dass nur angemeldete Personen das Gelände betreten
Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften
Zutrittsregelung bei fehlendem Ausweis
Falls ein Besucher keinen gültigen Ausweis vorlegen kann, muss der Gastgeber den Zutritt autorisieren oder der Zutritt wird verweigert.
Ausgabe temporärer Besucherausweise
Nach erfolgreicher Identifikation erhält der Besucher einen temporären Besucherausweis.
Regelungen für Besucherausweise:
Besucher müssen den Ausweis während ihres gesamten Aufenthalts sichtbar tragen.
Besucherausweise sind zeitlich begrenzt und an die besuchten Bereiche gebunden.
Rückgabe des Besucherausweises beim Verlassen des Geländes ist verpflichtend.
Verlustmeldung für Besucherausweise
Falls ein Besucherausweis verloren geht, muss dies sofort dem Empfang oder dem Sicherheitsdienst gemeldet werden.
Zutrittsregelungen für Besucher
Besucher dürfen sich nur in den im Besuchermanagementsystem genehmigten Bereichen aufhalten.
Unbefugter Zugang ist ausgeschlossen für:
Hochsicherheitszonen (z. B. Rechenzentren, Labore, Forschungseinrichtungen)
Serverräume und IT-Infrastrukturen
Produktionsstätten oder Lagerhallen mit sicherheitskritischen Prozessen
Vertrauliche Geschäftsbereiche (z. B. Vorstandsetagen oder sicherheitskritische Abteilungen)
Zugang zu Hochsicherheitsbereichen
Falls ein Besuch in einem Hochsicherheitsbereich notwendig ist, muss eine gesonderte Freigabe erfolgen.
Begleitpflicht für Besucher
Jeder Besucher muss während seines gesamten Aufenthalts von einer verantwortlichen Person begleitet werden.
Pflichten des begleitenden Gastgebers:
Abholung des Besuchers am Empfang und Registrierung
Begleitung während des gesamten Aufenthalts
Sicherstellen, dass der Besucher keinen Zugang zu nicht autorisierten Bereichen erhält
Begleitung des Besuchers zum Ausgang und Rückgabe des Besucherausweises
Meldepflicht bei Verstößen gegen Zutrittsregeln
Falls ein Besucher gegen die Zutrittsregeln verstößt, muss der Gastgeber den Vorfall sofort der Sicherheitsabteilung oder dem Empfang melden.
Sonderregelungen für eingewiesene Fremdfirmen
Fremdfirmen, die regelmäßig auf dem Unternehmensgelände tätig sind und eine gültige Sicherheitsunterweisung absolviert haben, sind von der generellen Begleitpflicht befreit.
Voraussetzungen für die Befreiung von der Begleitpflicht:
Die Fremdfirmenunterweisung darf nicht älter als 365 Tage sein.
Die Fremdfirma muss eine vertragliche Sicherheitsvereinbarung mit dem Unternehmen haben.
Mitarbeitende der Fremdfirma müssen eine gültige Zugangskarte oder einen Fremdfirmenausweis besitzen und in den letzten 364 Tage unterwiesen sein.
Eingewiesene Fremdfirmen sind verpflichtet:
Die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens strikt einzuhalten.
Sich nur in den freigegebenen Bereichen aufzuhalten.
Sicherheitsverstöße oder Unfälle sofort dem Sicherheitsdienst zu melden.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung von Sicherheitsvorgaben
Falls eine Fremdfirma sich nicht an die Sicherheitsvorgaben hält, kann die Zutrittsgenehmigung entzogen werden.
Dokumentation der Besucherzutritte
Jeder Besucherzutritt wird im Zutrittskontrollsystem oder im Besuchermanagementsystem protokolliert.
Erfasste Daten:
Name des Besuchers
Firma oder Organisation
Zweck des Besuchs
Ankunfts- und Verlassenszeit
Name des Gastgebers
Zutrittsbereiche
Registrierung zur Nachverfolgbarkeit
Diese Registrierung dient der Nachverfolgbarkeit im Sicherheitsfall.
Speicherung und Löschung der Besucherdaten
Die Erfassung personenbezogener Besucherdaten muss DSGVO-konform erfolgen.
Regeln für die Speicherung:
Besucherdaten werden maximal 30 Tage gespeichert.
Nach Ablauf der Speicherfrist werden alle Daten automatisch gelöscht, es sei denn, sie sind für Ermittlungszwecke erforderlich.
Daten über Zutritte zu Hochsicherheitsbereichen unterliegen besonderen Datenschutzrichtlinien.
Datenschutz und individuelle Sicherheitsprüfung
Falls ein Besucher der Speicherung seiner Daten widerspricht, kann der Zutritt nur nach einer individuellen Sicherheitsprüfung gewährt werden.
Zugriff und Auswertung von Zutrittsprotokollen
Nur autorisierte Personen (z. B. Sicherheitsbeauftragte) haben Zugriff auf Besucherdaten.
Zutrittsprotokolle werden nur für Sicherheitsanalysen oder Ermittlungen verwendet.
Konsequenzen bei Verstößen gegen die Zutrittsregelungen
Falls ein Besucher gegen die Sicherheitsregeln verstößt, können folgende Maßnahmen ergriffen werden:
Milde Maßnahmen:
Ermahnung und Aufklärung über die Zutrittsvorschriften
Neuausstellung des Besucherausweises (z. B. nach Verlust)
Strenge Maßnahmen:
Sofortiger Verweis vom Gelände bei vorsätzlichem Verstoß
Meldung an die Geschäftsführung oder Behörden bei sicherheitskritischen Vorfällen
Zukünftiges Zutrittsverbot für den Besucher oder seine Organisation
