Zum Inhalt springen
FM-Connect Chat

Hallo! Ich bin Ihr FM-Connect Chat-Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Zutrittsregelungen für Besucher und Gäste

Facility Management: Zutritt » Strategie » Besucher und Gäste

Besucher und Gäste beim Zugang zu einem Unternehmensgelände mit Zutrittskontrolle

Zutrittsregelungen für Besucher und Gäste

Die Zutrittskontrolle für Besucher und Gäste ist eine wesentliche Maßnahme zur Sicherstellung der Unternehmenssicherheit. Um unbefugten Zugang zu verhindern, die Sicherheits- und Datenschutzanforderungen zu erfüllen und den Betrieb reibungslos zu gestalten, gelten für Besucher und Gäste bestimmte Zutrittsregelungen. Besucher unterliegen der Begleitpflicht, eingewiesene Fremdfirmen sind davon befreit, sofern die Unterweisung aktuell ist. Durch digitale Registrierung, Identitätsprüfung, Protokollierung und DSGVO-konforme Datenverarbeitung bleibt der Zutritt jederzeit kontrolliert, sicher und nachvollziehbar.

Diese Regelungen betreffen alle nicht festangestellten Personen, die das Unternehmensgelände betreten möchten. Eingewiesene Fremdfirmen unterliegen gesonderten Regeln und sind von der Besucherbegleitpflicht befreit, sofern ihre Fremdfirmenunterweisung nicht älter als 365 Tage ist.

Voranmeldung und Terminabstimmung

Voranmeldung von Besuchern

Flussdiagramm, das den Prozess des Besuchermanagements beschreibt. Der Prozess beginnt mit der Voranmeldung durch einen Gastgeber. Bei der Ankunft wird eine Identitätsprüfung mit einem Lichtbildauswe

Besuche müssen im Voraus angemeldet werden, um Sicherheitsrisiken zu minimieren und den Zutrittsprozess zu beschleunigen. Dies erfolgt über das Besuchermanagementsystem (BMS) oder eine Anmeldung durch den Gastgeber.

Pflicht zur Voranmeldung für:

  • Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten

  • Behördenvertreter oder Kontrollinstanzen

  • Externe Berater oder Schulungspersonal

  • Sonstige Gäste, die das Gelände betreten möchten

Ablauf der Voranmeldung:

  • Anmeldung des Besuchs durch den zuständigen Mitarbeitenden oder Gastgeber

Erfassung der Besucherinformationen:

  • Name des Besuchers

  • Firma oder Organisation

  • Zweck des Besuchs

  • Verantwortlicher Ansprechpartner

  • Geplanter Zeitraum des Aufenthalts

  • Zutrittsbereiche, die betreten werden dürfen

Automatische Benachrichtigung an Empfang und Sicherheit

  • Automatische Benachrichtigung an Empfang oder Sicherheitsdienst

Nachträgliche Identitätsprüfung bei unangemeldeten Besuchern

Falls ein Besucher nicht angemeldet wurde, ist eine nachträgliche Identitätsprüfung am Empfang erforderlich.

Identitätsprüfung bei Ankunft

Beim Betreten des Unternehmensgeländes muss jeder Besucher einen gültigen Lichtbildausweis (Personalausweis, Reisepass, Führerschein) vorlegen.

Zweck der Identitätsprüfung:

  • Verhinderung unbefugten Zutritts

  • Sicherstellung, dass nur angemeldete Personen das Gelände betreten

  • Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften

Zutrittsregelung bei fehlendem Ausweis

Falls ein Besucher keinen gültigen Ausweis vorlegen kann, muss der Gastgeber den Zutritt autorisieren oder der Zutritt wird verweigert.

Ausgabe temporärer Besucherausweise

Nach erfolgreicher Identifikation erhält der Besucher einen temporären Besucherausweis.

Regelungen für Besucherausweise:

  • Besucher müssen den Ausweis während ihres gesamten Aufenthalts sichtbar tragen.

  • Besucherausweise sind zeitlich begrenzt und an die besuchten Bereiche gebunden.

  • Rückgabe des Besucherausweises beim Verlassen des Geländes ist verpflichtend.

Verlustmeldung für Besucherausweise

Falls ein Besucherausweis verloren geht, muss dies sofort dem Empfang oder dem Sicherheitsdienst gemeldet werden.

Zutrittsregelungen für Besucher

Flussdiagramm, das den Prozess der Besucherbegleitung visualisiert. Der Prozess startet mit dem Abholen des Besuchers am Empfang durch einen Gastgeber, führt über den Zugang zu ausschließlich genehmig

Besucher dürfen sich nur in den im Besuchermanagementsystem genehmigten Bereichen aufhalten.

Unbefugter Zugang ist ausgeschlossen für:

  • Hochsicherheitszonen (z. B. Rechenzentren, Labore, Forschungseinrichtungen)

  • Serverräume und IT-Infrastrukturen

  • Produktionsstätten oder Lagerhallen mit sicherheitskritischen Prozessen

  • Vertrauliche Geschäftsbereiche (z. B. Vorstandsetagen oder sicherheitskritische Abteilungen)

Zugang zu Hochsicherheitsbereichen

Flussdiagramm zur Begleitpflicht für Besucher. Es zeigt einen Gastgeber, der einen Besucher vom Empfang durch autorisierte Bereiche führt. Der Zugang zu Hochsicherheitszonen ist blockiert. Der Prozess

Falls ein Besuch in einem Hochsicherheitsbereich notwendig ist, muss eine gesonderte Freigabe erfolgen.

Begleitpflicht für Besucher

Jeder Besucher muss während seines gesamten Aufenthalts von einer verantwortlichen Person begleitet werden.

Pflichten des begleitenden Gastgebers:

  • Abholung des Besuchers am Empfang und Registrierung

  • Begleitung während des gesamten Aufenthalts

  • Sicherstellen, dass der Besucher keinen Zugang zu nicht autorisierten Bereichen erhält

  • Begleitung des Besuchers zum Ausgang und Rückgabe des Besucherausweises

Meldepflicht bei Verstößen gegen Zutrittsregeln

Falls ein Besucher gegen die Zutrittsregeln verstößt, muss der Gastgeber den Vorfall sofort der Sicherheitsabteilung oder dem Empfang melden.

Sonderregelungen für eingewiesene Fremdfirmen

Flussdiagramm zur Sonderregelung für Fremdfirmen bezüglich der Befreiung von der Begleitpflicht. Der Prozess beginnt mit der Prüfung der Voraussetzungen: Sicherheitsunterweisung jünger als 365 Tage, S

Fremdfirmen, die regelmäßig auf dem Unternehmensgelände tätig sind und eine gültige Sicherheitsunterweisung absolviert haben, sind von der generellen Begleitpflicht befreit.

Voraussetzungen für die Befreiung von der Begleitpflicht:

  • Die Fremdfirmenunterweisung darf nicht älter als 365 Tage sein.

  • Die Fremdfirma muss eine vertragliche Sicherheitsvereinbarung mit dem Unternehmen haben.

  • Mitarbeitende der Fremdfirma müssen eine gültige Zugangskarte oder einen Fremdfirmenausweis besitzen und in den letzten 364 Tage unterwiesen sein.

Eingewiesene Fremdfirmen sind verpflichtet:

  • Die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens strikt einzuhalten.

  • Sich nur in den freigegebenen Bereichen aufzuhalten.

  • Sicherheitsverstöße oder Unfälle sofort dem Sicherheitsdienst zu melden.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung von Sicherheitsvorgaben

Flussdiagramm zur Sonderregelung für Fremdfirmen. Es beschreibt die Voraussetzungen für eine Befreiung von der Begleitpflicht, wie eine gültige Unterweisung, Sicherheitsvereinbarung und einen Ausweis.

Falls eine Fremdfirma sich nicht an die Sicherheitsvorgaben hält, kann die Zutrittsgenehmigung entzogen werden.

Dokumentation der Besucherzutritte

Flussdiagramm, das den Prozess des Besuchermanagements beschreibt. Der Prozess beginnt mit dem Besucherzutritt und der Erfassung von Daten. Bei einem Widerspruch zur Speicherung wird eine Sicherheitsp

Jeder Besucherzutritt wird im Zutrittskontrollsystem oder im Besuchermanagementsystem protokolliert.

Erfasste Daten:

  • Name des Besuchers

  • Firma oder Organisation

  • Zweck des Besuchs

  • Ankunfts- und Verlassenszeit

  • Name des Gastgebers

  • Zutrittsbereiche

Flussdiagramm, das den Prozess des Besucher-Datenmanagements darstellt. Es beginnt mit der Erfassung von Daten wie Name, Firma und Zeit. Diese Daten werden 30 Tage gespeichert und danach automatisch g

Registrierung zur Nachverfolgbarkeit

Diese Registrierung dient der Nachverfolgbarkeit im Sicherheitsfall.

Speicherung und Löschung der Besucherdaten

Die Erfassung personenbezogener Besucherdaten muss DSGVO-konform erfolgen.

Regeln für die Speicherung:

  • Besucherdaten werden maximal 30 Tage gespeichert.

  • Nach Ablauf der Speicherfrist werden alle Daten automatisch gelöscht, es sei denn, sie sind für Ermittlungszwecke erforderlich.

  • Daten über Zutritte zu Hochsicherheitsbereichen unterliegen besonderen Datenschutzrichtlinien.

Datenschutz und individuelle Sicherheitsprüfung

Falls ein Besucher der Speicherung seiner Daten widerspricht, kann der Zutritt nur nach einer individuellen Sicherheitsprüfung gewährt werden.

Zugriff und Auswertung von Zutrittsprotokollen

  • Nur autorisierte Personen (z. B. Sicherheitsbeauftragte) haben Zugriff auf Besucherdaten.

  • Zutrittsprotokolle werden nur für Sicherheitsanalysen oder Ermittlungen verwendet.

Konsequenzen bei Verstößen gegen die Zutrittsregelungen

Falls ein Besucher gegen die Sicherheitsregeln verstößt, können folgende Maßnahmen ergriffen werden:

Milde Maßnahmen:

  • Ermahnung und Aufklärung über die Zutrittsvorschriften

  • Neuausstellung des Besucherausweises (z. B. nach Verlust)

Strenge Maßnahmen:

  • Sofortiger Verweis vom Gelände bei vorsätzlichem Verstoß

  • Meldung an die Geschäftsführung oder Behörden bei sicherheitskritischen Vorfällen

  • Zukünftiges Zutrittsverbot für den Besucher oder seine Organisation