Ein Zutrittskontrollsystem gewährleistet, dass nur autorisierte Personen Zugang zu definierten Bereichen erhalten, während SAP als führendes Enterprise Resource Planning (ERP)-System die zentrale Datenverwaltung für Mitarbeitende, Besucher und externe Dienstleister übernimmt. Eine direkte Integration von SAP mit Zutrittskontrollsystemen ermöglicht eine vollständig automatisierte Verwaltung von Zutrittsrechten, Arbeitszeiten und Sicherheitsrichtlinien. Dies ermöglicht eine automatische Synchronisation von Personalstammdaten und Zutrittsrechten, die Verbindung zwischen Zutrittskontrolle und Zeiterfassung für exakte Arbeitszeitnachweise, die zentralisierte Verwaltung von Zutrittsrechten basierend auf SAP-Rollen und Berechtigungen, die Einhaltung von Compliance- und Datenschutzanforderungen (DSGVO, ISO 27001, BSI IT-Grundschutz), die Verbindung zwischen Sicherheitsmanagement, Zeiterfassung und HR.
Funktionsweise der SAP-Integration mit einem Zutrittskontrollsystem
Die Integration basiert auf einer bidirektionalen Datenkommunikation zwischen SAP und dem Zutrittskontrollsystem. Diese Verbindung kann durch direkte API-Schnittstellen, Middleware oder den SAP Business Connector erfolgen.
Datenfluss zwischen SAP und dem Zutrittskontrollsystem
Ein typischer Datenfluss bei einer SAP-Integration mit Zutrittskontrollsystemen sieht folgendermaßen aus:
Neuer Mitarbeitender wird in SAP HCM oder SAP SuccessFactors angelegt
SAP erstellt automatisch eine eindeutige Personalnummer
Die Abteilung, Rolle, Arbeitszeitmodelle und Standorte werden festgelegt
Diese Daten werden in Echtzeit an das Zutrittskontrollsystem übertragen
Automatische Zuweisung von Zutrittsrechten basierend auf der SAP-Rolle
Das Zutrittskontrollsystem weist dem Mitarbeitenden Zutrittsrechte für bestimmte Gebäude, Etagen oder Räume zu
Je nach Sicherheitsstufe werden unterschiedliche Authentifizierungsmethoden (RFID, Biometrie, PIN) verwendet
Erfassung und Rückmeldung von Zutrittsereignissen an SAP
Jede Zutrittsbewegung wird protokolliert und in SAP zur Arbeitszeit- oder Schichterfassung verarbeitet
SAP erkennt Abweichungen (z. B. verspätetes Eintreffen) und kann automatisch Benachrichtigungen oder Workflows auslösen
Sperrung oder Anpassung von Zutrittsrechten bei Änderungen
Verlässt ein Mitarbeitender das Unternehmen, wird das SAP-Profil deaktiviert
Das Zutrittskontrollsystem sperrt sofort den Zugang zu allen Bereichen
SAP-Module und ihre Rolle in der Zutrittskontrolle
SAP bietet verschiedene Module, die für die Integration mit Zutrittskontrollsystemen genutzt werden können:
SAP HCM (Human Capital Management)
Verwaltung von Personalstammdaten und Zutrittsberechtigungen
Automatische Synchronisation von Eintritts- und Austrittsdaten
Verbindung mit Zeiterfassungssystemen
SAP SuccessFactors
Cloudbasierte Verwaltung von Mitarbeitenden und deren Zutrittsrechte
Zentrale Steuerung von Berechtigungen für internes Personal und externe Dienstleister
Automatische Anpassung von Zutrittsrechten bei Jobwechseln innerhalb des Unternehmens
SAP ERP HR
Verwaltung von Zutrittsrechten auf Basis von Abteilungszugehörigkeit
Automatisierte Zutrittsprotokollierung für Audit-Zwecke
SAP S/4HANA
Unternehmensweites Identitäts- und Berechtigungsmanagement
Direkte Integration mit IT-Sicherheitslösungen
SAP Identity Management (SAP IDM)
Zentralisierte Verwaltung von Identitäten, Rollen und Berechtigungen
Automatische Synchronisation mit Active Directory (AD), ERP-Systemen und Zutrittskontrolllösungen
Direkte API-Integration
Viele moderne Zutrittskontrollsysteme bieten REST- oder SOAP-APIs, die eine Echtzeitkommunikation mit SAP ermöglichen. Dies erlaubt:
Automatisierte Zutrittsverwaltung und Echtzeit-Synchronisation
Sofortige Synchronisation von Zutrittsrechten mit den SAP-Personalstammdaten
Echtzeitprotokollierung von Zutritten zur Nutzung in Zeiterfassung und Sicherheitsanalysen
Automatische Anpassung von Berechtigungen bei Abteilungswechseln
SAP Cloud Platform Integration (SAP CPI) oder SAP Process Orchestration (SAP PO)
Diese Middleware-Plattformen ermöglichen eine nahtlose Verbindung zwischen SAP und externen Systemen. Vorteile:
Effiziente Integration und Skalierbarkeit von Zutrittssystemen
Reduktion von Integrationsaufwand durch standardisierte Konnektoren
Hohe Skalierbarkeit für Unternehmen mit mehreren Standorten
SAP IDocs (Intermediate Documents)
SAP kann über IDoc-Schnittstellen regelmäßig Zutritts- und Mitarbeiterdaten in das Zutrittskontrollsystem exportieren oder Änderungen übernehmen.
Automatisierte Berechtigungsverwaltung
Keine manuelle Vergabe oder Löschung von Zutrittsrechten notwendig
Zutrittsrechte basieren auf der Position und Abteilung des Mitarbeitenden
Automatische Sperrung von Berechtigungen bei Ausscheiden
Erhöhung der Sicherheit
Echtzeitüberwachung von Zutrittsereignissen zur Prävention von Sicherheitsvorfällen
DSGVO- und ISO 27001-konforme Speicherung von Zutrittsdaten
Integration mit Videoüberwachungssystemen für zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen
Effiziente Zeiterfassung und HR-Prozesse
Automatische Arbeitszeiterfassung durch Zutrittsbuchungen
Einfache Verbindung mit SAP Payroll für Lohnabrechnung
Optimierung von Schichtplanung und Ressourcenmanagement
Datenschutz & Compliance
Lösung: End-to-End-Verschlüsselung & rollenbasierte Zugriffskontrolle in SAP
Systemkompatibilität
Lösung: Nutzung von offenen Schnittstellen (APIs, IDocs, SAP CPI)
Echtzeitverarbeitung großer Datenmengen
Lösung: Cloud-native Architektur mit Load-Balancing und redundanten Servern
