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Präsensmeldungen und Evakuierungslisten

Facility Management: Zutritt » Konzeption » Schließanlagen » Präsensmeldungen

Präsensmeldungen und Evakuierungslisten in Zutrittskontrollsystemen

Präsensmeldungen und Evakuierungslisten in Zutrittskontrollsystemen

Moderne Zutrittskontrollsysteme dienen nicht nur der Zugangssicherheit, sondern sind auch essenziell für ein effektives Notfallmanagement. Im Krisenfall ist es entscheidend, sofort zu wissen, welche Personen sich im Gebäude oder in bestimmten Bereichen befinden. Dies ermöglicht eine schnelle und gezielte Evakuierung und hilft Sicherheits- und Rettungskräften, gefährdete Personen zu identifizieren.

Präsenzmeldungen: Echtzeit-Überwachung für intelligente Schließanlagen

Einsatzbereiche von Präsensmeldungen und Evakuierungslisten

  • Evakuierungen bei Bränden oder anderen Notfällen,

  • Sicherheitsüberprüfungen in Hochrisikobereichen,

  • Krisenreaktionen bei Amokläufen oder Terrorwarnungen,

  • Arbeitszeiterfassung und Compliance mit Sicherheitsvorschriften,

  • Koordination externer Dienstleister und Besucher in kritischen Situationen.

  • Ein intelligentes Präsens- und Evakuierungssystem verbessert nicht nur die Sicherheit, sondern steigert auch die Effizienz und Nachvollziehbarkeit von Evakuierungsprozessen.

Ein Präsensmeldesystem stellt in Echtzeit dar, welche Personen sich aktuell im Gebäude befinden. Dies geschieht über:

  • Zutrittsbuchungen durch RFID-Karten, mobile Apps oder biometrische Systeme,

  • RFID-Tracking oder Bluetooth-Beacons für Standorterkennung,

  • Erfassung von Arbeitszeiten in Zutrittskontrollsystemen,

  • IoT-Sensoren zur Belegungserkennung in Räumen.

Beispiel

Wenn ein Feueralarm ausgelöst wird, kann das System sofort ermitteln, wer sich noch im Gebäude aufhält und wo diese Personen zuletzt registriert wurden.

Erweiterte Präsensmeldungen für verschiedene Personengruppen

Eine vollständige Präsensmeldung muss neben den Mitarbeitenden auch Besucher, externe Dienstleister, Reinigungskräfte und Subunternehmer erfassen.

Integration mit Besucher- und Fremdfirmenmanagement:

  • Besucheranmeldung wird in das Präsenssystem übernommen,

  • Temporäre Zutrittsrechte für externe Dienstleister mit Echtzeitüberwachung,

  • Automatische Deaktivierung von Zutrittsrechten nach Verlassen des Geländes.

Beispiel

Ein externer Techniker wird automatisch in die Präsensliste aufgenommen, sobald er sich mit einer temporären Zutrittskarte am Empfang einbucht.

Generierung und Funktionsweise der Evakuierungsliste

Bei einer Evakuierung erstellt das System automatisch eine Evakuierungsliste, die alle Personen enthält, die sich laut Zutrittskontrolle oder Präsensmeldung noch im Gebäude befinden.

Diese Liste enthält:

  • Name und ID der Person,

  • Zugehörige Abteilung oder externe Firma,

  • Letzter registrierter Standort im Gebäude,

  • Zeitstempel der letzten Zutrittsbuchung,

  • Sonderhinweise (z. B. eingeschränkte Mobilität, VIPs, externe Dienstleister).

Beispiel

Während einer Brandschutzübung kann die digitale Evakuierungsliste in Echtzeit anzeigen, wer das Gebäude verlassen hat und wer noch vermisst wird.

Die Evakuierungsliste kann:

  • Auf Monitoren in der Sicherheitszentrale angezeigt werden,

  • Über mobile Apps oder E-Mails an Sicherheitskräfte und Feuerwehr übermittelt werden,

  • An Sammelpunkten für Echtzeit-Updates genutzt werden.

Beispiel

Sicherheitskräfte erhalten mobile Tablets mit Evakuierungslisten, um Personen an Sammelpunkten abzugleichen und Vermisste schneller zu lokalisieren.

Mobile Erfassung an Sammelpunkten

  • Mitarbeitende scannen ihre RFID-Karte oder QR-Codes an Sammelstellen,

  • Automatische Aktualisierung der Evakuierungsliste,

  • Sichtbarkeit von fehlenden Personen für Rettungsteams.

Beispiel

Nach einer Evakuierung kann das System anzeigen, wer sich bereits am Sammelpunkt befindet und wer noch gesucht werden muss.

Integration mit IoT- und Smart-Building-Technologien

  • Bewegungssensoren erkennen belegte Räume für effizientere Suchaktionen,

  • Automatisches Entriegeln von Fluchtwegen und Notausgängen,

  • Verknüpfung mit Gebäudetechnik für Evakuierungsanweisungen auf Monitoren.

Beispiel

Falls eine Evakuierung notwendig ist, öffnet das System automatisch alle Notausgänge und sperrt Hochsicherheitsbereiche.

Notfallkommunikation mit betroffenen Personen

  • Automatische SMS- oder Push-Nachrichten an Personen, die sich noch im Gebäude befinden,

  • Live-Anweisungen über Lautsprecher oder digitale Displays,

  • Gezielte Alarmierung von Teamleitern und Führungskräften.

Beispiel

Falls eine Person nach einer Evakuierung nicht gefunden wird, kann das System eine SMS mit Anweisungen an die betroffene Person senden.

DSGVO-konforme Verarbeitung von Anwesenheitsdaten

  • Präsensdaten dürfen nur für Evakuierungs- und Sicherheitszwecke genutzt werden,

  • Automatische Löschung oder Anonymisierung nach definierten Fristen (z. B. 24–48 Stunden),

  • Einschränkung des Zugriffs auf Evakuierungslisten auf autorisierte Sicherheitskräfte.

Beispiel

Nach einer Brandschutzübung wird die Evakuierungsliste automatisch nach 48 Stunden gelöscht, um Datenschutzbestimmungen zu erfüllen.

Zugriffskontrolle und Sicherheitsmaßnahmen

  • Logging aller Abfragen und Änderungen an Präsensmeldungen,

  • Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Zugriff auf sicherheitskritische Daten,

  • Automatische Reports für Audits und Compliance-Prüfungen.